Biura rachunkowe w 2020 roku – Relacja z webinaru dla księgowych

Kiedy wraz z Kamilą Kurkowską, Stanisławem Hońko i Sebastianem Goschorskim zaplanowaliśmy webinar poświęcony biurom rachunkowym i wpływie pandemii na ich działalność, nie spodziewaliśmy się, że zaangażuje wszystkich uczestników na ponad 2 godziny.

W spotkaniu, które odbyło się 22 czerwca, wzięli udział eksperci ze Stowarzyszenia Księgowych w Polsce (SKwP), Firemind oraz ClickMeeting. Wydarzenie cieszyło się ogromnym zainteresowaniem, a sesja pytań i odpowiedzi okazała się niezwykle wartościową dyskusją prelegentów z uczestnikami.

Jeśli nie udało Ci się dołączyć do spotkania na żywo, możesz obejrzeć nagranie tutaj:

ZOBACZ NAGRANIE WEBINARU

Czy wirus wyrzuci księgowych z pracy?

Webinar rozpoczął się wystąpieniem dr hab. Stanisława Hońko. Jest on profesorem Uniwersytetu Szczecińskiego, przewodniczącym Rady Naukowej Instytutu Ekonomii i Finansów, wiceprezesem Zarządu Głównego Stowarzyszenia Księgowych w Polsce, prezesem Oddziału Okręgowego SKwP w Szczecinie, doradcą podatkowym, wieloletnim wykładowcą akademickim oraz trenerem na kursach SKwP i innych kursach dla praktyków.

Stanisław Hońko pytanie tytułowe rozbił na trzy bardziej szczegółowe:

1. Jak zmieniła się praca księgowych na skutek pandemii?

2. Jakie działania podejmuje SKwP na rzecz księgowych w czasie pandemii?

3. Jak pandemia wpływa na rynek pracy księgowych?

Według badania LEXOMETR większość biur rachunkowych w czasie pandemii pracuje stacjonarnie, a jedynie 1/5 zadeklarowała, że pracuje zdalnie. Respondenci nie obawiają się również utraty stanowisk. To dla nich czas wytężonej pracy przy wspieraniu przedsiębiorców.

Co ciekawe badanie wykazało, że zapisy tarczy antykryzysowej nie są dla księgowych trudne do zrozumienia. Jedynie 14% respondentów z branży księgowej uznało te zapisy za skomplikowane. To niski wynik, szczególnie mając na uwadze fakt, że dla 54% badanych przedsiębiorców sposób sformułowania tarczy nie jest czytelny.

Co robi Stowarzyszenie Księgowych w Polsce na rzecz księgowych? Działań jest sporo, a wszystkie są dostępne na stronie skwp.pl jako Antykryzysowe pogotowie dla księgowych. To m.in. baza wiedzy z darmowymi spotkaniami dla księgowych, artykułami czy informacjami ze stron rządowych. Dodatkowo Stowarzyszenie przeszło na pracę online i na bieżąco organizuje serię kursów i szkoleń.

Jednak najbardziej znanym działaniem Stowarzyszenia są pisma kierowane do różnych ministerstw. Dzięki tym inicjatywom udało się przesunąć terminy składania deklaracji i zeznań podatkowych. Pod pierwszym tego typu listem podpisało się ponad 17 tys. osób, co świadczy o dużym poparciu społecznym.

Jak pandemia wpływa na rynek pracy księgowych?

Stanisław Hońko przytoczył kilka artykułów z mediów internetowych, w których dowodzi się, że z powodu pandemii ilość pracy wzrosła, szczególnie dlatego, że wszelkie działania z tarczy antykryzysowej przechodzą przez ręce księgowych.

Jak wynika z raportu GrantThornton, liczba ofert pracy dla księgowych w maju 2020 r. w porównaniu do maja 2019 r. wzrosła o 21%. Inne badane zawody odnotowały znaczące straty, przykładowo ofert na specjalistę ds. marketingu było o 41% mniej.

Czy zatem wirus wyrzuci księgowych z pracy? Nie, księgowi są i zawsze będą potrzebni biznesowi. Czasy są jednak szczególne. Księgowi są na pierwszej linii frontu w walce o ratowanie biznesu w czasie pandemii. Jednocześnie idzie za tym ryzyko, że przedsiębiorcy będą szukać oszczędności, a część zdecyduje się na zmniejszenie wynagrodzeń księgowych i biur rachunkowych. Może to doprowadzić do zwiększenia dysproporcji wynagrodzeń czy przychodów.

Kryzys, w którym tkwimy, zweryfikuje kompetencje księgowych i biur rachunkowych. Bezpiecznie przejdą przez to ci, którzy inwestują w swoje kompetencje i ci, którzy są otwarci na zmiany. Wakacje są odpowiednim okresem na podniesienie kompetencji, choćby z pomocą szkoleń Stowarzyszenia Księgowych w Polsce.

Cyberbezpieczeństwo w pracy zdalnej w biurze rachunkowym

Sebastian Goschorski, wiceprezes Stowarzyszenia Księgowych w Polsce oddział Szczecin oraz Business Development Partner i Head of China Desk w RSM Poland, poruszył temat cyberbezpieczeństwa w pracy zdalnej.

W 2019 r. w Polsce dochodziło do ponad 100 tys. ataków hakerskich dziennie. Dzisiaj ta liczba jest jeszcze wyższa i dotyczy nie tylko dużych firm, ale też małych biznesów. Niestety świadomość społeczeństwa, jak zabezpieczyć się przed tego typu atakami, nadal jest znikoma.

Jakie są cyfrowe nawyki, z którymi księgowi powinni się zapoznać, aby zmniejszyć ryzyko cyberataków? Sebastian Goschorski podzielił się ciekawą ilustracją:

Z wymienionymi wyżej nawykami wiąże się niejako konieczność edukowania swoich pracowników i siebie w zakresie cyberbezpieczeństwa. Warto przygotować jasne wytyczne pracy, aby zapewnić sobie bezpieczeństwo w sieci. Sebastian Goschorski kładzie nacisk na cztery punkty, które muszą znaleźć się na takiej liście kontrolnej:

• Prośba o sprawdzenie aktualizacji oprogramowania, zarówno księgowego, jak i antywirusowego; ​

• Prośba o sprawdzenie bezpieczeństwa haseł do systemów, czy są zapamiętane, a nie np. zapisane na karteczce przyczepionej do monitora;

  ​

• Przypomnienie o konieczności zapisania plików, nad którymi pracujemy w firmowej chmurze, tak żeby były bezpieczne i dostępne w przyszłości; ​

• Przypomnienie o nieotwieraniu podejrzanych maili z nieznanego źródła i każdorazowe sprawdzanie takiej wiadomości programem antywirusowym, a w razie konieczności poinformowanie właściciela biura.

Nie należy mówić, że to nas nie dotyczy. Nawet największe firmy ulegają cyberatakom. Konsekwencji tego typu zdarzenia jest wiele. Wśród nich koszty poniesione z tytułu nałożenia odpowiednich zabezpieczeń, odzyskania danych czy systemu, a w najgorszym przypadku trzeba liczyć się z koniecznością zamknięcia firmy.

Czy webinar dla biura rachunkowego może być źródłem dochodu oraz nowych klientów?

W trzeciej części spotkania Tomasz Bołcun, Brand Manager w ClickMeeting, podjął temat webinarów i tego, dlaczego warto je organizować.

Webinary w środowisku księgowych powinny być przede wszystkim nakierowane na przekazywanie twardej wiedzy. Mogą to być konsultacje, porady inwestycyjne, podatkowe, księgowe czy też kursy przygotowujące do egzaminów państwowych. Co ważne, wiedza ekspercka zawsze jest w cenie, a z publikowania jej w sieci możemy uczynić sobie dodatkowe (lub główne!) źródło dochodu.

Jeden z zagranicznych klientów ClickMeeting zorganizował w 2019 r. webinar na temat przepisów podatkowych. Wygenerował nim przychód w wysokości 20 930 USD. Wbrew pozorom nie jest to kwota nieosiągalna. Jeśli tylko posiadamy odpowiednią i unikalną wiedzę warto ją monetyzować.

Webinary mogą mieć też inny cel. Tomasz Bołcun zachęca do dzielenia się wynikami swojej pracy za darmo poprzez webinary. Choć pozornie brzmi to kontrowersyjnie, darmowe wydarzenia przyciągają wielu potencjalnych klientów. Webinary doskonale sprawdzają się w pozyskiwaniu nowych kontaktów biznesowych, które już w momencie dołączenia do wydarzenia są żywo zainteresowane tym, co chcemy przekazać.

W przypadku, gdy swoje wystąpienie nagramy, możemy je później wykorzystywać niezliczoną ilość razy, tworząc webinar na żądanie lub automatyczny, publikując je na kanale YouTube lub w mediach społecznościowych.

Jeśli tylko webinar ma przejrzystą strukturę, możemy go również pociąć na krótsze kawałki i dodawać jako osobne treści, tworzyć slajdy z najważniejszymi wnioskami lub infografiki. Ogranicza nas tu tylko wyobraźnia.

Dzięki temu potencjalni klienci dostaną jasny przekaz: nasza firma jest ekspertem, który chce dzielić się wiedzą. Dobrym przykładem jest Tomasz Klecor, który wziął udział w jednym z poprzednich webinarów ClickMeeting.

Webinary są dla niego źródłem leadów. Zamiast tracenia wielu godzin na prowadzenie rozmów z potencjalnymi klientami, wystarcza mu jeden, dobrze przygotowany webinar, który porusza konkretne problemy. Jest to zatem ogromna oszczędność czasu.

Jak zmienia się proces zakupu usług B2B, w tym usług księgowych

Kamila Kurkowska to doświadczona menedżerka, ekspertka nowoczesnego marketingu, rozwoju biznesu i innowacji w branży prawniczek. Prezeska Fundacji Women in Law, ambasadorka European Legal Tech Association w Polsce, dyrektorka zarządzającą firmy Firemind.

Podczas webinaru Kamila Kurkowska wyjaśniła również, jak zmienia się proces zakupu usług księgowych. Nie sposób tutaj nie poruszyć tematu millenialsów. To oni wypełniają w tej chwili znaczący odsetek rynku pracy. Ponad połowa osób decydujących o zakupie usług B2B należy właśnie do pokolenia millenialsów, zatem konieczne jest dostosowanie do nich komunikatów i kanałów komunikacji.

Millenialsi informacji poszukują głównie w sieci, a nowe technologie są dla nich codziennością. Daje to biurom rachunkowym i firmom księgowym furtkę w postaci wielu kanałów dotarcia swoimi treściami do wysegmentowanej grupy docelowej.

Według Kamili Kurkowskiej już 68% klientów prowadzi samodzielne poszukiwania w sieci przed zakupem usług. Stąd konieczność istnienia firmy w sieci i regularnego publikowania treści. Dzięki temu będziemy dostrzegani przez potencjalnych klientów, którzy najczęściej podejmują decyzję po dokładnym przejrzeniu informacji umieszczanych w Internecie, w tym na forach, mediach społecznościowych czy portalach branżowych.

Medium polecanym przez Kamilę Kurkowską jest LinkedIn. Na 546 milionów użytkowników tylko milion aktywnie zapełnia go treściami. Dlatego też, jak mówi prelegentka, stosunkowo łatwo jest tam zaistnieć. Należy jednak spełnić kilka warunków, aby nasz profil był skuteczny na LinkedIn:

• Pomóż klientom znaleźć to, czego potrzebują,
• Mów o kliencie, a nie o sobie,
• Bądź dostępny.

Cel, jaki powinien nam przyświecać to pomoc klientowi, tak aby miał świadomość, że może polegać na nas i naszej wiedzy.

Sesja pytań i odpowiedzi

Czy dobre jest łączenie kilku branż w jednym miejscu? Prowadzę biuro rachunkowe i oprócz usług księgowych świadczymy również usługi IT. Nasi klienci korzystają z obu typów usług, ale nowi przychodzą głównie z polecenia. Jak zaistnieć w Internecie przy takim układzie?

Kamila Kurkowska: Bardzo często wśród klientów pojawia się informacja, że szukają miejsca typu „one-stop shop”, czyli miejsca, gdzie będą mogli kupić usługi różnego rodzaju. Takie, które będą się wzajemnie uzupełniały. Myślę, że branża księgowa będzie się digitalizowała i coraz większa jej część będzie zautomatyzowana i znajdowała się w Internecie. Jak sprzedawać takie usługi na zewnątrz? Moim zdaniem zależy się zastanowić, jaka jest nasza przewaga konkurencyjna. Musimy pokazać klientom, że to jest coś więcej niż tylko księgowanie. W tym przypadku dużą przewagą na rynku jest oferowanie usług IT.

Stanisław Hońko: W pełni zgadzam się z panią Kamilą. W dzisiejszych czasach nie uciekniemy od usług IT i to dobrze, że są one jak najbliżej księgowych, więc odpowiadając na pytanie – łączyć.

Kamila Kurkowska: Z mojego doświadczenia wiem, że jeżeli w danej firmie czy biurze rachunkowym łączy się usługi doradztwa podatkowego i księgowości, a nie jest to dobrze skomunikowane i rozdzielone, wtedy trudno jest sprzedawać usługi doradztwa podatkowego. Klienci uważają często, że skoro już płacą jakąś miesięczną ryczałtową kwotę za prowadzenie ksiąg rachunkowych, to niejako z automatu są w to włączone usługi doradztwa podatkowego. Jeśli ktoś łączy takie usługi, trzeba ostrożnie to komunikować, aby klienci nie wpadli w tę pułapkę, że usługi doradztwa podatkowego im się należą.

Tomasz Bołcun: Nawiążę jeszcze do tego, o czym mówił pan Sebastian, czyli o cyberbezpieczeństwie. Jeśli te usługi przenoszą się do świata wirtualnego, a firma potrafi doradzić, jak bezpiecznie świadczyć usługi i jak zabezpieczyć dane, myślę, że jest to dodatkowa przewaga konkurencyjna. Fakt, że wszystkie te usługi można załatwić w jednym miejscu.

Jaka jest optymalna długość webinaru? 45 minut, 1 godzina, 1,5 godziny?

Tomasz Bołcun: Z naszych danych wynika, że średni webinar trwa 53 minuty. Ja bym zalecał, żeby webinar nie trwał krócej niż 45 minut. Sam nie zapisałbym się na webinar trwający 20 minut. To byłby znak, że temat zostanie omówiony pobieżnie, a webinary z założenia mają wchodzić w szczegóły i prezentować temat w różnych aspektach, mieć formę wykładu online. Czy ma trwać dłużej niż 45 minut? To zależy od celu i treści, które chcemy przekazać. Jeżeli chcemy przekazać tak dużo treści, jak dzisiaj, to webinar musi trwać dłużej, czyli 1,5 godziny. Natomiast może być tak, że zaplanujemy sobie godzinny webinar, a sesja pytań i odpowiedzi będzie tak gorąca, że szkoda będzie go przerywać. My jesteśmy dla uczestników, więc jeśli możemy zostać dłużej, niż planowaliśmy, to zachęcam do wydłużenia webinaru.

Stanisław Hońko: Wspomniane 20 minut mogłoby też być potraktowane przez uczestników webinaru jako próba wyłudzenia danych osobowych.

Czy biur rachunkowych po epidemii przybędzie, czy ubędzie?

Stanisław Hońko: To jest trochę jak wróżenie z fusów. Liczba biur rachunkowych jest związana z trendami gospodarczymi. Jeśli jest lepiej w gospodarce, to oczywiście liczba biur rośnie. Myślę, że po okresie kryzysu będziemy mieli sytuację, że ta liczba się zmniejszy, a zostaną te biura, które oferują wartość dodaną.

Kamila Kurkowska: Moim zdaniem biur rachunkowych przybywa. Nie są to do końca tylko biura rachunkowe. Czytam tutaj komentarze, że klienci coraz częściej chcą, aby w jednym miejscu był doradca podatkowy, księgowy, prawnik czy ekspert RODO. Mam wrażenie, że przyszłość należy do takich podmiotów, które w jednym miejscu będą w stanie zaspokoić te podstawowe potrzeby klienta. Powiedziałabym, że biur nie będzie przybywać, ale będą się one zmieniały. Księgowi powoli przejmują nawet rolę doradcy biznesowego.

Sebastian Goschorski: Mamy tu do czynienia ze sporą liczbą różnego typu biur rachunkowych. Mamy małe biura, które mogły trochę odczuć spowolnienie gospodarcze w związku z tym, że część osób pod wpływem fali strachu pozamykała swoje firmy lub zmniejszyła liczbę klientów. Branża jako całość z kolei nie odczuwa jeszcze tych zmian. Jesteśmy w momencie, kiedy wszyscy czekają, „odmrażają się” i obserwują, co się wydarzy. Pytanie, na ile działania mające wspierać firmy, np. w postaci tzw. tarczy, wspomogą je czy też nie.

Istotne jest też to, że mamy bardzo silny rozwój technologii. Klienci, szczególnie młodsi, mają większe oczekiwania. Nie chcą już chodzić z fakturami do biura, wolą je zeskanować i mieć na bieżąco wgląd w cashflow, mieć wgląd, które faktury są niezapłacone. Jest dosyć silny trend digitalizacji, więc ci, którzy to wychwycą, mają spore szanse na rynku.

Czy biura świadczące tylko usługi księgowe mają szansę przetrwać? Klient na ogół chciałby mieć księgowego, kadrowego, doradcę podatkowego, specjalistę RODO, prawnika i informatyka w jednym.

Stanisław Hońko: Zawsze mnie trochę to sformułowanie gryzie. Czy to są tylko usługi księgowe? Nie uciekniemy od tego, że będziemy te usługi integrować. Takie są faktycznie oczekiwania rynku. Czy mają szansę przetrwać? Pewnie tak. To będzie kwestia relacji ceny do oczekiwań klientów.

Sebastian Goschorski: Takie biura najbardziej mają możliwość przetrwania na rynku. Nie jest powiedziane, że klient chciałby wszystko. W szczecińskim oddziale Stowarzyszenia Księgowych mamy sporo biur, gdzie osoby zdecydowały się na świadczenie jednego rodzaju usług. Takie biura mają pewne ograniczenia związane z wielkością, więc jeśli ktoś chciałby mieć większą firmę, musi przygotować się na to, że klienci chcieliby widzieć więcej tzw. service lines. Niekoniecznie jest tak, że musimy zatrudniać nowe osoby. Możemy znaleźć osoby, które będą z nami współpracować, np. prawnika, doradcę podatkowego.

Kamila Kurkowska: Przyszłość biur rachunkowych to już nie będzie ręczne księgowanie faktur. Będzie tu następowała daleko idąca automatyzacja. Pogłębiać z kolei będzie się rola doradcy biznesowego, którą, mam wrażenie, już w tej chwili pełni wielu księgowych.

Sebastian Goschorski: W tej digitalizacji ważne jest rozróżnienie kilku rzeczy. Przede wszystkim ludzie wysyłają swoje faktury online, co zdecydowanie ułatwia pracę i jest już nie do uniknięcia. Z drugiej strony jako właściciele i pracownicy biur mamy bardzo często rzeczy wprowadzane przez nasze państwo. W pierwszej chwili mają one ułatwić nam prace, a potem okazuje się, że wiele rzeczy musimy wprowadzać ręcznie, co zajmuje dużo czasu.

Jak często próbować angażować leady? Ile razy wysyłać artykuł, zaproszenie, broszurę do potencjalnego klienta, który jak do tej pory nic nie kupił?

Kamila Kurkowska: Wiem, że uczestnikami webinaru są księgowi, którzy chcieliby uzyskać konkretne dane, a najlepiej konkretne liczby. Nie wiem. To jest kwestia bardzo indywidualna. Pamiętajmy, że w przypadku zakupu usług B2B nie mamy potrzeby zmiany biura rachunkowego, np. co miesiąc. Musimy jednak funkcjonować w świadomości potencjalnych klientów jako potencjalny wybór. Wtedy klient będzie pamiętał, że jest taka firma w Internecie.

Jako przedsiębiorca, składając różnego rodzaju wnioski, korzystałam z filmów edukacyjnych, które przygotowuje jedna z firm księgowych. Nie chcę zmienić biura rachunkowego, ale wiem, że istnieje taka firma, która produkuje bardzo ciekawe treści. Gdybym nie była zadowolona z usług obecnego księgowego, to zastanowiłabym się, czy nie zwrócić się do tej firmy.

Musimy uważać, aby tego leada nie przegrzać. To znaczy, że jeżeli wysłaliśmy już 2-3 komunikaty i okazuje się, że on w ogóle nie reaguje, dajmy spokój lub odczekajmy jakiś czas i potem wróćmy do komunikacji z potencjalnym klientem. Dlatego tak bardzo lubię media społecznościowe, a w szczególności LinkedIn. Jeśli zbudujemy sobie sieć kontaktów wśród naszej grupy docelowej i będziemy publikować jako eksperci treści, które mogą być dla nich interesujące, wtedy jest to dużo mniej inwazyjne. Jeśli ludzie będą mieli potrzebę zmiany biura rachunkowego, będą o nas pamiętali.

Jakie są najlepsze formy reklamy webinaru dla klientów z sektora B2B?

Tomasz Bołcun: Zachęcam, aby korzystać z bazy własnej kontaktów, czyli bazy mailingowej czy kontaktów na LinkedInie. W przypadku większych firm lepszym kanałem promocji będzie LinkedIn. Z naszego doświadczenia wynika, że bardzo dobrze sprawdza się również Facebook. Możemy tym samym trafić do wielu mniejszych przedsiębiorców, umieszczając bezpłatne posty. Zachęcam jednak do stosowania płatnych kampanii, szczególnie takich, które są oparte na retargetingu – takie reklamy są kierowane do osób, które co najmniej raz odwiedziły naszą stronę. Mamy wtedy większe prawdopodobieństwo, że będą chciały zapisać się na taki webinar.