Praca zdalna towarzyszy nam od dłuższego czasu, a wiele firm postanowiło korzystać z tego modelu również po zakończeniu pandemii. 7 kwietnia 2023 roku weszła w życie nowelizacja Kodeksu pracy, która reguluje tę kwestię. Przygotuj się na zmiany!
Bezcenną wiedzę znajdziesz w webinarze zrealizowanym przez ClickMeeting wspólnie z centrum Verte. Ekspertka prawa pracy Adriana Głuchowska opowiedziała o najważniejszych zasadach dotyczących pracy zdalnej z perspektywy zarówno pracodawcy, jak i pracownika. Odpowiedziała również na pytania zadawane przez uczestników w trakcie sesji Q&A.
Zapraszamy do obejrzenia nagrania webinaru i zapoznania się z relacją tekstową z wydarzenia.
Table of Contents
Czym jest praca zdalna?
Każdy z nas ma pewne wyobrażenie na temat pracy zdalnej. Część osób mogła korzystać z niej jeszcze przed wybuchem pandemii koronawirusa, jednak to właśnie w jej trakcie zaczęła cieszyć się rekordową popularnością. W badaniu, które przeprowadziliśmy w 2021 roku, 51,5% respondentów deklarowało, że pracuje zdalnie, a kolejnych 26,5% wykonywało swoje obowiązki hybrydowo. Obecnie w wielu branżach praca – przynajmniej częściowo – spoza siedziby firmy jest już niemal standardem. Do tej pory nie była jednak szczegółowo określana przez przepisy.
Zmieniło się to 7 kwietnia 2023 roku. W Kodeksie pracy znalazły się zapisy precyzyjnie regulujące tę kwestię. Zgodnie z nimi praca może być częściowo lub całkowicie wykonywana w miejscu wskazanym przez pracownika i uzgodnionym z pracodawcą (w tym również pod adresem zamieszkania pracownika). W jej ramach w szczególności można wykorzystywać środki bezpośredniego porozumiewania się na odległość.
Rodzaje pracy zdalnej
Sama praca zdalna może jednak przybrać różne formy.
Pracę zdalną dzielimy na dwie części. Pierwsza może być całkowicie lub częściowo wykonywana w miejscu uzgodnionym pomiędzy pracownikiem a pracodawcą. Można roboczo określić ją mianem pracy zdalnej na stałe. Drugim rodzajem jest praca zdalna na wniosek pracownika, czyli praca zdalna okazjonalna.
Adriana Głuchowska
Ekspertka wyróżnia cztery rodzaje pracy zdalnej:
Praca zdalna na polecenie pracodawcy
Co do zasady praca zdalna jest dobrowolna. Istnieją jednak sytuacje, w których będzie wynikać z polecenia pracodawcy. Jest to możliwe:
- W czasie obowiązywania stanu nadzwyczajnego, zagrożenia epidemicznego lub stanu epidemii oraz przez 3 miesiące po ich odwołaniu albo
- Jeśli zapewnienie bezpiecznych i higienicznych warunków w miejscu pracy nie jest możliwe z powodu działania siły wyższej (o ile pracownik złoży wcześniej oświadczenie, że posiada odpowiednie warunki do wykonywania pracy zdalnej.
Praca zdalna regulaminowa
To wspomniana wcześniej „stała” praca zdalna lub hybrydowa, która jest rezultatem ustaleń pomiędzy pracodawcą a pracownikiem.
Praca zdalna okazjonalna
Każdy pracownik ma prawo do złożenia wniosku o okazjonalną pracę zdalną. Pracodawca musi rozpatrzyć ten wniosek, jednak nie w każdym przypadku musi wyrazić na nią zgodę. Praca zdalna okazjonalna może być wykonywana maksymalnie przez 24 dni w ciągu roku.
Praca zdalna kobiet w ciąży, rodziców i opiekunów osób niepełnosprawnych
Rodzice dzieci do 4 roku życia, kobiety w ciąży i pracownicy opiekujący się osobą niepełnosprawną zyskują szczególne uprawnienia w zakresie dostępu do pracy zdalnej.
Kiedy pracodawca może odmówić wykonywania pracy zdalnej?
Zmiana przepisów nie oznacza jednak, że pracodawca musi wprowadzić możliwość stałej pracy zdalnej lub hybrydowej albo wyrazić zgodę na okazjonalną pracę zdalną na wniosek pracownika. Nawet w przypadku rodziców małych dzieci, kobiet w ciąży i opiekunów osób niepełnosprawnych może odmówić pracy zdalnej, jeśli nie jest możliwa ze względu na organizację pracy albo rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika. W przypadku tej grupy pracowników powinien powiadomić o przyczynie odmowy w formie papierowej lub elektronicznej w ciągu 7 dni od złożenia wniosku. Nie jest to jednak konieczne w odniesieniu do pozostałych pracowników.
Pracodawca ma również obowiązek wycofania polecenia pracy zdalnej, jeśli pracownik poinformuje go o zmianie warunków lokalowych i technicznych, co wiązałoby się z brakiem możliwości wykonywania pracy zdalnej.
Jak wprowadzić pracę zdalną? Obowiązki pracodawcy
Rzecz jasna w wielu firmach przynajmniej część pracowników może wykonywać swoje obowiązki zdalnie lub hybrydowo. Zaoferowanie im możliwości pracy spoza siedziby firmy może być więc atrakcyjnym argumentem przemawiającym za podjęciem lub przedłużeniem zatrudnienia. Co powinien zrobić pracodawca w takiej sytuacji?
Jeżeli pracodawca widzi możliwość wprowadzenia pracy zdalnej lub hybrydowej w firmie, musi w odpowiedni sposób ją umocować. Może zrobić to albo w formie porozumienia z zakładową organizacją związkową, albo w regulaminie pracy. Można również przygotować dodatkowy regulamin pracy zdalnej.
Adriana Głuchowska
Należy wobec tego zadbać o odpowiednią dokumentację.
Ekspertka wskazuje również kwestie, która powinny być określone w tego typu dokumentach. Są to przede wszystkim:
- grupa lub grupy pracowników, którzy mogą być objęci pracą zdalną: oczywiście można również wskazać np. liczbę przysługujących konkretnym pracownikom dni pracy zdalnej w ciągu miesiąca.
- zasady pokrywania kosztów energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych: dobrym rozwiązaniem jest zastosowanie uproszczonego rozliczenia w formie ryczałtu. Jest to świadczenie nieopodatkowane i nieoskładkowane.
- zasady ustalania ekwiwalentu za użytkowanie narzędzi niepowierzonych przez pracodawcę: oczywiście pracodawca ma obowiązek zapewnienia pracownikowi narzędzi do wykonywania pracy. Może również zawrzeć z pracownikiem porozumienie dotyczące wykorzystywania jego prywatnych urządzeń i wypłacać za to ustalony ekwiwalent.
- zasady porozumiewania się pracodawcy i pracownika wykonującego pracę zdalną, w tym sposób potwierdzania obecności na stanowisku pracy: warto wskazać sposób porozumiewania się i odbierania poleceń oraz narzędzia, które będą wykorzystywane w tym celu.
- zasady kontroli wykonywania pracy: kontrola wykonywania pracy jest nie tylko prawem, ale również obowiązkiem pracownika. W tej formie może sprawdzić się na przykład raport wysyłany przez pracownika po zakończonym dniu pracy. Przy okazji pomoże również w rozliczeniu czasu trwania pracy.
- zasady kontroli w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy: pracownik musi znać i przestrzegać zasady BHP także kiedy pracuje poza siedzibą firmy.
- zasady kontroli przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym ochrony danych osobowych: to niezwykle ważny obszar w dobie dzisiejszych zagrożeń. Wyzwania związane z pracą zdalną są przy tym nieco inne niż w przypadku pracy stacjonarnej. Pracodawca powinien zadbać o to, aby pracownik znał i stosował normy postępowania.
- Zasady instalacji, inwentaryzacji, konserwacji, aktualizacji oprogramowania i serwisu powierzonych pracownikowi narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych: w dokumentach dotyczących pracy zdalnej warto zawrzeć również zapisy dotyczące obsługi należących do firmy narzędzi.
W przypadku pracy zdalnej okazjonalnej nie trzeba wprowadzać odrębnego regulaminu pracy zdalnej.
Projekt regulaminu powinien być skonsultowany z działającymi w zakładzie pracy związkami zawodowymi, a w przypadku ich braku należy przeprowadzić konsultacje z przedstawicielami pracowników.
Na czym polega praca zdalna okazjonalna?
Poza regulaminową pracą zdalną przepisy dają również możliwość każdemu pracownikowi skorzystania z okazjonalnej pracy zdalnej. W ciągu roku kalendarzowego nie może przekraczać 24 dni. Jest dostępna wyłącznie na wniosek pracownika. Pracodawca nie ma przy tym obowiązku wyrażenia zgody na okazjonalną pracę zdalną.
Co musi zrobić pracownik w kontekście pracy zdalnej?
Przed rozpoczęciem pracy zdalnej konieczne jest również złożenie przez pracownika oświadczeń dotyczących:
- Posiadania warunków technicznych i lokalowych do wykonywania pracy zdalnej,
- Zapoznania się z zasadami ochrony danych osobowych poza miejscem pracy i zobowiązania do ich przestrzegania,
- Zapoznania się z przygotowaną przez pracodawcę Oceną ryzyka zawodowego dla stanowiska pracy i zasadami BHP wraz ze zobowiązaniem do ich przestrzegania.
Te oświadczenia mogą przybrać zarówno formę elektroniczną, jak i papierową, a pracodawca jest zobowiązany do ich przechowywania. Oczywiście również w interesie pracodawcy leży przygotowanie zaleceń w jak najbardziej przejrzystej i zrozumiałej formie. Warto wziąć pod uwagę czynniki charakterystyczne dla pracy zdalnej, która pomogą zredukować ryzyko w obszarze zarówno ochrony danych, jak i bezpieczeństwa i higieny pracy.
Te dokumenty są niezbędne niezależnie od formy pracy zdalnej wykorzystywanej w firmie.
Jak kontrolować pracownika podczas pracy zdalnej?
Z pewnością jedne z największych kontrowersji wzbudzają zasady kontrolowania pracowników w trakcie pracy zdalnej.
Tego typu kontrola może obejmować różne obszary. Zarówno bezpieczeństwo i higienę pracy, ochronę danych osobowych, wykonywanie obowiązków, jak i na przykład trzeźwość pracownika.
Adriana Głuchowska
Sama kontrola może być zrealizowana w miejscu wykonywania pracy zdalnej, a więc najczęściej w miejscu zamieszkania pracownika. Z tego względu powinna przebiegać przede wszystkim z poszanowaniem miru domowego i uwzględnieniem pozostawania mieszkania do dyspozycji innych osób.
Zasady kontroli w przypadku regulaminowej pracy zdalnej powinny zostać opisane w jej regulaminie. Samą kontrolę przeprowadza się w porozumieniu z pracownikiem z poszanowaniem prywatności jego i innych osób oraz w godzinach pracy zdalnej.
Adriana Głuchowska
Bezpieczeństwo informacji podczas pracy zdalnej
Jednym z najistotniejszych aspektów, o które należy zadbać w trakcie pracy zdalnej, jest bezpieczeństwo informacji, w tym przede wszystkim danych osobowych. Ekspertka wskazuje podstawowe zasady, których wdrożenie pomoże w osiągnięciu tego celu.
- Każdy pracownik jest zobowiązany do przejścia szkolenia dotyczącego ochrony danych osobowych podczas pracy zdalnej przed jej rozpoczęciem.
- Pracownicy mogą przetwarzać dane osobowe wyłącznie w celu realizacji obowiązków służbowych podczas pracy zdalnej.
- Pracownik jest zobowiązany do przestrzegania zasady integralność oraz poufności danych osobowych określonej w Art. 5 ust. 1 lit. f RODO.
- Pracownik powinien unikać prowadzenia służbowych rozmów w obecności osób postronnych.
- W przypadku wystąpienia jakiegokolwiek incydentu związanego z ochroną danych pracownik jest zobowiązany natychmiastowo powiadomić Inspektora Ochrony Danych oraz bezpośredniego przełożonego.
Ważną kwestią jest uregulowanie, w jaki sposób będą przetwarzane dane zarówno w formie elektronicznej, jak i papierowej. W tym pierwszym kontekście dotyczy to przede wszystkim zasad wykorzystywania i przechowywania firmowego sprzętu czy skrzynki pocztowej.
Pracownik nie powinien przede wszystkim samodzielnie instalować na sprzęcie służbowym żadnego oprogramowania. Nie może również korzystać ze skrzynek służbowych w celach prywatnych. Należy pamiętać o tym, że pracodawca jest zobowiązany do zapewnienia rozwiązań pozwalających chronić dane osobowe.
Adriana Głuchowska
Nie jest oczywiście zabronione, aby pracownik podczas pracy zdalnej korzystał z papierowych wersji dokumentów. Zasady ich udostępniania i korzystania z nich powinny być jednak w jasny sposób ustalone.
Sesja Q&A
Czy pracodawca może w regulaminie pracy zapisać, że nie przewiduje żadnej pracy zdalnej ze względu na specyfikę zakładu pracy?
Nie powinien tego robić. Zwłaszcza w kontekście pracy zdalnej okazjonalnej: wnioski można rozpatrzyć negatywnie, jednak należy to zrobić.
Na jakiej zasadzie powinna zostać przyznana stała praca zdalna?
Właśnie po to tworzone są regulaminy pracy zdalnej, aby tę kwestie określić i wskazać np., jakie grupy pracowników mogą pracować zdalnie. To pracodawca je określa, jednak oczywiście nie musi wprowadzać możliwości stałej pracy zdalnej.
Czy pracodawca może zapisać w regulaminie, że powiadamia pracownika o kontroli najpóźniej 24 godziny przed kontrolą?
Przepisy mówią o wspólnym uzgodnieniu takiej kontroli. Sztywne określenie terminu 24 godzin wydaje się więc pewnym nadużyciem. Pracodawca powinien zapytać pracownika, kiedy odpowiadałaby mu kontrola. Lepszym rozwiązaniem byłby zapis „nie później niż 24 godziny po wcześniejszym uzgodnieniu z pracownikiem”.
Czy każda firma musi mieć regulamin pracy zdalnej?
Nie każda. Jeżeli firma dopuszcza jedynie możliwość okazjonalnej pracy zdalnej, nie jest on potrzebny.
Czy jeśli firma nie ma ogólnego regulaminu pracy może stworzyć wyłącznie regulamin pracy zdalnej?
W przypadku małej firmy, która nie jest zobligowana do stworzenia regulaminu pracy, jest to oczywiście jak najbardziej możliwe. Ważne żeby taki regulamin zawierał wszystkie punkty, o których mówiliśmy.
Czy można wprowadzić regulamin pracy zdalnej tylko w jednym dziale firmy?
Tak. Jeżeli wyłącznie jeden dział w firmie jest uprawniony do korzystania z regulaminowej pracy zdalnej (np. programiści zatrudnieni w przedsiębiorstwie), regulamin pracy zdalnej może obejmować wyłącznie ten dział.
Czy po wprowadzeniu regulaminu pracy zdalnej należy dodatkowo podpisać porozumienie z pracownikiem?
Tak, takie porozumienie powinno określać między innymi miejsce wykonywania pracy zdalnej i inne istotne informacje.
Ile pracodawca ma czasu na rozpatrzenie wniosku o okazjonalną pracę zdalną?
W świetle przepisów należy to zrobić niezwłocznie. Przyjęło się, że powinien to zrobić w ciągu 7 dni. Warto spojrzeć na to jednak z perspektywy praktycznej. Złożenie wniosku o okazjonalną pracę zdalną zwykle będzie dotyczyć ważnej z perspektywy pracownika sprawy. Na przykład pracownica ma chore dziecko i może albo pójść na zwolnienie lekarskie, albo pracować zdalnie. W związku z tym warto rozpatrywać te wnioski w taki sposób, aby korzystanie z pracy zdalnej było faktycznie użyteczne z perspektywy pracownika i organizacji.
Czy praca w systemie zadaniowym, gdzie nie jest określone miejsce i czas pracy, jeśli jest częściowo wykonywana w domu, podlega pod pracę zdalną?
Z automatu nie podlega. Ale jeżeli w firmie występuje taka sytuacja, można określić, że pracownik pracuje zdalnie. W systemie zadaniowym sporym ułatwieniem jest to, że nie jest konieczna ewidencja czasu pracy, a pracownik rozliczany jest za realizację powierzonych mu zadań. Może więc dobrze sprawdzić się w takim modelu współpracy.
Czy pracodawca może odgórnie ustalić, że w firmie nie będzie dopuszczalna praca zdalna, nawet okazjonalna, mimo że charakter pracy na to pozwala?
Może ustalić, że w firmie nie będzie pracy zdalnej lub hybrydowej na stałe. Nie może jednak zrobić tego w odniesieniu do okazjonalnej pracy zdalnej. Zwłaszcza w odniesieniu do grupy uprzywilejowanej. Pracownik, który ma małe dziecko, opiekuje się osobą niepełnosprawną czy pracownica w ciąży, muszą otrzymać uzasadnienie odmowy przyznania pracy zdalnej. Należy więc wskazać, dlaczego nie będzie możliwa.
Jakie dokumenty powinien przedstawić pracownik, który chce pracować zdalnie na stałe na przykład z powodu opieki nad dzieckiem z niepełnosprawnościami? Czy takie dokumenty powinny zostać dołączone do jego akt osobowych?
Ochrona danych osobowych również ma zastosowanie w takich przypadkach. Lepiej więc nie przechowywać takich dokumentów. Jedynym dobrym rozwiązaniem będzie wgląd w dokumenty podczas rozpatrywania zasadności wniosku pracownika.
Czy wniosek w formie elektronicznej musi być podpisany kwalifikowanym podpisem elektronicznym?
Nie musi. Może być to zwykły mail czy inna forma kontaktu.
Jak określić format pracy, jeśli firma umożliwia pracownikom pracę z biura, ale pracownicy sami wybierają, skąd chcą pracować, i znacznie częściej wybierają home office?
Powinno to zostać zapisane w taki sposób w regulaminie pracy. Można w nim wskazać, że jest to praca zdalna hybrydowa, a pracownik może samodzielnie wybierać miejsce pracy.
O prelegentce
Adriana Głuchowska – ekspert z wieloletnim doświadczeniem, praktyk, niezależny konsultant, audytor kadrowy, wykładowca Krajowej Szkoły Sądownictwa i Prokuratury, uczestnik Międzynarodowych Konferencji Naukowych, inspektor ochrony danych osobowych. Właściciel firmy AUDITOR zajmującej się doradztwem, weryfikacją i przeglądem stanu dokumentacji prawno-pracowniczej pod kątem zgodności z przepisami prawa powszechnie obowiązującego. Przygotowuje propozycje kompleksowych rozwiązań zmierzające do poprawy funkcjonowania HR firmy. Jako głos doradczy i ekspert na co dzień rozwiązuje nietypowe problemy z praktyki Przedsiębiorstw i Urzędów. Od 1998 roku przeszkoliła kilkadziesiąt tysięcy osób, przeprowadzając tysiące szkoleń.
Loading...
