Od momentu wybuchu pandemii upłynęły już niemal dwa lata. W tym czasie wiele naszych aktywności przeniosło się do przestrzeni wirtualnej, a dla sporej części z nas spotkania online stały się codziennością. Ma to oczywiście nie tylko pozytywne, ale również negatywne strony.

Malva Gasowski – międzynarodowa trener biznesu i coach zajmujący się m.in. szkoleniami online – w trakcie webinaru ClickMeeting przyjrzała się bliżej kwestii zmęczenia spotkaniami online.

Poniżej znajdziesz pełne nagranie webinaru. Zapraszamy również do zapoznania się z relacją tekstową.

Zapraszamy do zapoznania się z relacją i nagraniem z poprzedniego webinaru poprowadzonego przez Malvę Gasowski w ramach Akademii ClickMeeting: Angażujące webinary. Poznaj skuteczne techniki aktywizowania uczestników i autoprezentacji.

Spotkania online pozostaną z nami

Różnego typu formaty online są stałym elementem naszej rzeczywistości. Bez wątpienia tak już zostanie. Dla edukatorów i przedstawicieli świata biznesu ich zalety są oczywiste. Pozwalają na błyskawiczny kontakt i docieranie do użytkowników rozproszonych po całym świecie. Pandemia koronawirusa znacząco przyspieszyła proces digitalizacji komunikacji. Takie zjawiska jak praca i edukacja zdalna na stałe wpiszą się do naszego życia. Warto więc nie tylko nauczyć się z nimi żyć, ale także po prostu je polubić.

Praca zdalna jest dodatkowym narzędziem, którego trzeba się nauczyć. Część osób już zdążyła to zrobić, część jeszcze nie najlepiej odnajduje się w nowej rzeczywistości, jednak coraz więcej pracodawców po prostu wymaga tej umiejętności.

Malva Gasowski

Niewłaściwe przygotowanie do tych uwarunkowań wpływa na obniżenie komfortu i poczucie zmęczenia spotkaniami online. Jak temu zaradzić? Na szczęście istnieją sprawdzone sposoby na redukcję poszczególnych typów przemęczenia.

Co męczy uczestników spotkań online?

Uczestnicy webinaru podzielili się swoimi spostrzeżeniami dotyczącymi zmęczenia formatami online. Jakich odpowiedzi udzielali? Wielu z nich stwierdziło, że prowadzą one do zmęczenia wzroku, problemem jest konieczność długotrwałego wpatrywania się w ekran, siedząca pozycja, ból kręgosłupa, bierność, zabieranie głosu równocześnie przez wielu uczestników, złe przygotowanie prezenterów, brak interaktywności, problemy techniczne z dostępem do Internetu, brak zaangażowania uczestników i niewłaściwa organizacja. Często mamy do czynienia z tak zwaną „spotkaniozą”, a więc organizacją zbyt dużej liczby spotkań, które często mogłyby być zastąpione chociażby zwykłym mailem.

7 oznak zmęczenia spotkaniami online

Malva Gasowski przywołała wyniki badań naukowych, w których wzięło udział kilkaset tysięcy dorosłych osób pracujących na co dzień za pośrednictwem Internetu. Dzięki temu udało się wyodrębnić 7 oznak zmęczenia spotkaniami online.

1.     Po spotkaniu jesteś bardziej zmęczony niż przed nim

Podczas spotkań online wykorzystujemy więcej kognitywnych zasobów do wykonywania tej samej czynności w porównaniu do świata naturalnego. O ile przy bezpośrednim spotkaniu wydziela się oksytocyna, czyli hormon szczęścia, niestety w większości przypadków przy spotkaniach online nie ma to miejsca. To potęguje poczucie zmęczenia.

Malva Gasowski

2.     Nie odczuwasz takiej samej radości z przebywania w grupie / społeczeństwie, co w przypadku bezpośredniej komunikacji

W realnym życiu nawet w dużych grupach pojawiają się tak zwane mikrogrupy. Możemy np. zwrócić się bezpośrednio do osoby siedzącej blisko nas. W przypadku spotkań online często mamy wrażenie chaosu: wiele osób mówi jednocześnie, co zaburza komunikację. Z drugiej strony możemy odnieść wrażenie, że mówi tylko jedna osoba, a wielu uczestników spotkania rezygnuje z aktywności. To wpływa na poczucie satysfakcji.

Malva Gasowski

3.     Ciągłe przerywanie wypowiedzi redukuje poczucie bezpieczeństwa

Podobnie jak w poprzednim punkcie, podczas spotkania online zdecydowanie łatwiej o konflikty komunikacyjne. Część osób może więc celowo rezygnować z aktywnego udziału, kiedy spotyka się z problemami z przekazaniem swoich myśli.

Malva Gasowski

4.     Problemy techniczne wpływają na poczucie złości

Kiedy udajemy się na spotkanie twarzą w twarz, problemem może być na przykład ustalenie pokoju, w którym ma się odbyć. To wpływa na podniesiony poziom stresu, jednak kiedy udaje się odnaleźć pomieszczenie, rozluźniamy się, ponieważ wiemy, że nic nie zakłóci spotkania. Pod tym względem spotkania online prezentuje się inaczej. Problemy techniczne mogą mieć różne źródła i występować nieoczekiwanie. Mogą wynikać np. z nagłego odcięcia od Internetu czy problemów z obsługą platformy. To przekłada się na większe zmęczenie.

Malva Gasowski

5.     Podczas spotkań czujesz się niezręcznie

Wpływa na to wiele czynników – od wizualnych po technologiczne. Wszystkie mogą sprawiać, że czujemy się niekomfortowo w trakcie spotkania, a to przekłada się na zdecydowanie wyższe zmęczenie.

Malva Gasowski

6.     Nie masz ochoty włączyć kamery. Nie chcesz patrzeć na innych w trakcie spotkania

W trakcie spotkań online wielu uczestników nie skupia się bezpośrednio nie tylko na swoich rozmówcach, ale też np. prezentowanych materiałach. Równocześnie wielu uczestników spotkań online, zwłaszcza o bardziej introwertycznym usposobieniu, nie chce dzielić się z innymi swoim wizerunkiem. Jeżeli jest to obowiązkowe, potęguje to poczucie zmęczenia.

Malva Gasowski

7.     Zastanawiasz się, po co w ogóle uczestniczysz w rozmowach wideo

Spotkania online często zastępują nam rozmowy telefoniczne czy korespondencję mailem. Nie zawsze organizacja spotkania jest konieczna. Organizatorzy często nie biorą pod uwagę tego, że można zaoszczędzić czas i nie angażować bezpośrednio wielu osób, wybierając inny, mniej obciążający model komunikacji.

Malva Gasowski

Zbyt duża liczba spotkań nie sprzyja efektywności

Organizowanie spotkań online jest niezwykle proste. Wystarczy kilka chwil, aby je utworzyć, zaprosić uczestników i zgromadzić ich w wirtualnym pokoju. Często mają charakter spontaniczny. Zamiast zadzwonić czy napisać, decydujemy się na stworzenie spotkania. Również uczestnicy webinaru potwierdzili, że stosunkowo często spotykają się z takimi sytuacjami.

To przy tym globalna tendencja, a świat się zmienił. Obecnie w spotkaniach online bierze udział 300 mln osób. W porównaniu z okresem poprzedzającym pandemię to wzrost aż o 2900%! Zmęczenie formatami online dotyczy więc wszystkich.

Nie należy wobec tego obawiać się dzielenia swoimi emocjami dotyczącymi spotkań online. Jeżeli czujesz przytłoczenie i chcesz np. wyłączyć w danej chwili kamerę, możesz powiedzieć o tym swojemu rozmówcy. Prawdopodobnie doskonale zrozumie, z czego to wynika, bo sam również doświadcza podobnych problemów.

Malva Gasowski

Fałszywe poczucie swobody

Spotkania online w pewien sposób „oszukują” swoich uczestników. Przybiera to różne formy. Jedną z nich jest poczucie fałszywej swobody. Często objawia się chociażby w ubiorze nieadekwatnym do sytuacji, ubieraniu się „do połowy” czy dzieleniu spotkań służbowych z wykonywaniem domowych obowiązków.

Wydaje nam się, że jesteśmy w komfortowej sytuacji, ale tak nie jest. W końcu zapraszamy rozmówców do naszego domu i dzielimy się z nimi częścią naszej prywatności. W kontakcie bezpośrednim stosujemy się do zupełnie innych norm. Fałszywe poczucie swobody sprawia, że musimy przypominać sobie, że znajdujemy się w pracy.

Malva Gasowski

Zasada „jak nas widzą, tak nas piszą” nie przestaje obowiązywać! Aby być odbieranym jako profesjonalista, należy zadbać o swój wygląd i zachowanie podczas spotkania online. Dwa kluczowe czynniki, które pozwolą na osiągnięcie satysfakcjonującego efektu, to schludność (zarówno ubioru i uczesania, jak i otoczenia) oraz dobre oświetlenie.

Oświetlenie wpływa na odbiór wydarzenia

W wielu przypadkach okazuje się, że bardzo dobre rezultaty uda się osiągnąć naprawdę małym nakładem sił i środków. Aby było to możliwe, trzeba jednak wybrać odpowiednią barwę światła.

Światło odbijane od komputera, zwłaszcza w przypadku osób, które noszą okulary, jest niebieskie. W naszych domach bardzo często korzystamy przy tym z oświetlenia o żółtej barwie. Wobec tego, jeżeli doświetlisz się, np. stawiając przed sobą nocną lampkę, połączenie niebieskiej i żółtej barwy da zielony odcień. Przez to prezenter wygląda nienaturalnie: wydaje się, że jest dużo starszy albo ma problemy ze zdrowiem.

Malva Gasowski

Należy postawić na białe światło. Pozwoli to uniknąć wystąpienia zielonego koloru i wyeliminować fałszywe poczucie swobody, któremu sprzyja żółte światło, kojarzące nam się przede wszystkim z domowymi warunkami.

Fałszywe poczucie intymności

W trakcie spotkań online łatwo zapomnieć również o tym, że inni uczestnicy wydarzenia są dla nas często obcymi ludźmi. Zachowanie odpowiedniego dystansu jest wobec tego trudne. Jednocześnie mamy zwykle do czynienia jedynie z podglądem kamery prezenterów czy współrozmówców, co bywa dla naszego mózgu skomplikowane do przetworzenia.

Powyższa grafika odzwierciedla oczywiście to, w jaki sposób podchodzimy do dystansu społecznego w przypadku bezpośrednich spotkań. Ma to jednak również przełożenie na spotkania online.

Odległość pomiędzy twarzą a kamerą powinna wynosić długość całej ręki, żeby zachować przestrzeń osobistą. Komputer powinien znajdować się też na 10 cm podwyższeniu. Często zapominamy o tym, zbliżając się do kamery, przez co wchodzimy do sfery intymnej. Z perspektywy wielu osób może być to męczące, nawet jeśli sobie tego nie uświadamiamy. Nasz mózg nie zmienia się tak szybko, jak technologia.

Malva Gasowski

Popełnianie tego błędu wpływa na zmęczenie innych osób i może zniechęcać je np. do włączenia kamery czy aktywnego uczestnictwa.

Opóźnienia rozpraszają relację

Przesyłanie danych teoretycznie odbywa się w czasie rzeczywistym niezależnie od tego, jaka odległość dzieli uczestników wydarzeń online. W praktyce jednak doskonale wiemy, że opóźnienia mogą się zdarzać. Jak bardzo wpływają na odbiór? Okazuje się, że to poważny problem, który zaburza relację pomiędzy uczestnikami czy prezenterem a jego słuchaczami. Oczywiście im dłuższe opóźnienie, tym jest on poważniejszy, a opóźnienie sięgające 1,2 sekundy jest już bardzo niekomfortowe.

Podczas spotkań online zapominamy również o tym, że czas niezbędny na reakcję jest zdecydowanie dłuższy. Wobec tego łatwo o złą interpretację pozornej bierności uczestników, którzy po prostu potrzebują nieco więcej czasu, aby reagować na to, co dzieje się w trakcie wydarzenia. To kolejny czynnik, który komplikuje nawiązywanie odpowiedniej relacji pomiędzy osobami zgromadzonymi w wirtualnym pokoju.

Znajduje to również odzwierciedlenie w badaniach. Według nich kobiety o 13,8% częściej od mężczyzn odczuwają zmęczenie spotkaniami online. Może być to związane z tym, że są bardziej od nich nastawione na relacje międzyludzkie.

Brak sygnałów niewerbalnych

Podczas standardowych spotkań olbrzymią rolę odgrywają komunikaty niewerbalne. Jesteśmy nauczeni interpretowania nie tylko mowy, ale również gestów czy zachowania innych osób. W trakcie spotkania online, zwłaszcza kiedy uczestnicy nie chcą włączyć kamery, jest to albo o wiele trudniejsze, albo praktycznie niemożliwe. Trudniej również o monitorowanie uczestników, diagnozowanie problemów, na jakie napotykają, czy udzielanie im pomocy. To przede wszystkim duże większe wyzwanie dla organizatorów, którzy muszą nauczyć się właściwie komunikować z osobami biorącymi udział w wydarzeniu.

Redukcja zmęczenia dzięki technologii

Ostatnie lata znacząco przyspieszyły rozwój komunikacji online. Zmieniło się również przeznaczenie i możliwości wielu platform. Technologia wychodzi nam naprzeciw, pomagając w odpowiadaniu na realne potrzeby, które są związane z szybkimi zmianami. Dobór odpowiedniego narzędzia pozwala na redukcję poczucia zmęczenia i rozwiązywanie pojawiających się problemów.

Jednym z takich udogodnień jest zaproponowany przez ClickMeeting Tryb Edu. Pozwala prezenterowi (na przykład nauczycielowi, edukatorowi czy osobie prowadzącej kurs) na bieżąco obserwować podglądy kamer uczestników, jednak sami uczestnicy widzą wyłącznie prowadzących. Umożliwia to z jednej strony zachowanie pewnych relacji, z drugiej natomiast obniża poczucie zmęczenia uczestników i redukuje ryzyko rozproszenia.

O czym należy pamiętać podczas tworzenia swoich wydarzeń online?

  • kontakt wzrokowy – jego brak bywa bardzo męczący, jednak nieumiejętne zarządzanie przestrzenią (np. nadmierne zbliżanie się do kamery) powoduje spory dyskomfort. Należy więc go unikać.

  • efekt lustra – w normalnym życiu nie obserwujemy siebie z perspektywy trzeciej osoby. Podgląd obrazu własnej kamery jest jednak powszechny w niemal wszystkich narzędziach do współpracy online. Z perspektywy wielu osób to bardzo uciążliwe. Problemem jest również sam efekt lustra (odwrócenie stron), który potęguje zmęczenie i może wpływać na postrzeganie samego siebie. W ClickMeeting można w łatwy sposób wyeliminować lustrzane odbicie.

  • brak mobilności – przeniesienie się komunikacji do przestrzeni wirtualnej obniżyło naszą standardową mobilność. Nawet jeśli spotkania odbywały się w siedzibie firmy, wiązały się z koniecznością podejmowania zróżnicowanych aktywności fizycznych. Teraz często zastępuje je kilka kliknięć. Warto zapewnić sobie przerwę pomiędzy spotkaniami chociażby po to, aby zagwarantować sobie czas na krótkie ćwiczenia fizyczne czy zrobienie kawy. Dobrym pomysłem jest również zapewnienie takiej przerwy uczestnikom swoich wydarzeń. Dzięki temu organizator może w łatwy sposób wyeliminować brak mobilności, obniżyć zmęczenie i wpłynąć na pozytywny odbiór wydarzenia.

  • obciążenie poznawcze – spotkania wideo wiążą się z dużym obciążeniem poznawczym. Osoba, która zabiera głos, musi pamiętać o odpowiednim zarządzaniu przestrzenią, zachowywaniu pozycji, kontrolowaniu np. prezentacji, bieżącej obsłudze narzędzia, z którego korzysta, czy przypatrywaniu się komentarzom pozostawianym przez uczestników w oknie czatu. Co ważne: im lepsza znajomość narzędzi, tym mniejsze obciążenie. Organizator musi przy tym również zarządzać zmęczeniem poznawczym uczestników. Należy unikać między innymi zbyt szybkiego przełączania slajdów. Zgodnie z aktualnymi badaniami slajd powinien wyświetlać się przez co najmniej dwie minuty.

Złote rady: jak prowadzić spotkanie?

  • Start na autopilocie. Dobre rozpoczęcie spotkania znacznie ułatwia dalszą pracę. Warto wobec tego przygotować powitanie i wprowadzenie, które będzie można wygłosić jak na „autopilocie”.

  • Pytania wywołujące emocje. Emocje wspierają zapamiętywanie. Warto więc zadać swoim uczestnikom pytanie, które wywoła emocje. Może być przy tym bardzo proste i np. dotyczyć tego, w jaki sposób uczestnikom spotkania minął weekend.

  • Strategiczne planowanie spotkania. Dobre spotkanie to przygotowane spotkanie. Musi mieć więc konkretny cel, a zgromadzone w jego ramach osoby muszą być bezpośrednio zainteresowane tematem. Organizator powinien zastanowić się, kogo należy angażować, oraz jeszcze przed rozpoczęciem wydarzenia przygotować jego plan i materiały.

  • Respektowanie różnic osobistych: ludzie znacząco się od siebie różnią. Część z nas lubi np. występować publicznie, niektórzy wolą unikać takich sytuacji. Organizator powinien je uwzględniać i proponować różne sposoby komunikacji dostosowane do indywidualnych preferencji i możliwości.

  • Przygotowanie wizualne: zadbanie o przestrzeń, oświetlenie i schludny wygląd pozwoli na obniżenie zmęczenia i komfortowe prowadzenie wydarzenia.

  • Listy do i do-not. Warto przygotować listę rzeczy, których nie należy robić w trakcie spotkania oraz tych, które są niezbędne. Może to dotyczyć np. wyłączenia innych aplikacji, zwłaszcza tych, które wyświetlają notyfikacje. Z drugiej strony warto mieć np. pod ręką telefon, aby zapewnić sprawną komunikację i monitorować wydarzenie.

  • Zarządzanie pokojem. Organizator powinien dostosować okno pokoju, w tym prezentację czy podgląd kamery, do swoich oczekiwań. Może np. powiększyć czat i pomniejszyć okno obecnych uczestników czy zminimalizować podgląd swojej kamery.

  • Wyłącz kamerę, jeżeli możesz. Nie zawsze podczas spotkania konieczne jest włączenie swojej kamery internetowej. Jej wyłączenie, jeżeli to możliwe, obniży poczucie zmęczenia. Co ważne: w tym czasie nie należy np. odpowiadać na zaległe maile czy wykonywać inne zadania.

  • Odpocznij: planując spotkania, warto uwzględnić czas na odpoczynek. Dobrą praktyką jest również uwzględnienie go w swoim kalendarzu.

O prelegentce

Malva Gasowski to międzynarodowy trener biznesu i coach. Jest absolwentką Uniwersytetu Wrocławskiego na kierunku Literatura amerykańska i Metodyka Nauczania, edukacji i doradztwa w DSWE TWP, studiowała psychologię i socjologię na Uniwersytecie w Toronto. Uzyskała dyplom ukończenia studiów podyplomowych w zakresie zarządzania projektami w metodologii PMI oraz nauczania online na Uniwersytecie New South Wales w Sydney. Ukończyła Szkołę Trenerów Biznesu MODERATOR oraz Szkołę Coachingu Managerskiego MODERATOR.

Prowadzi szkolenia dotyczące m.in. zarządzania talentami, komunikacji, negocjacji, zarządzania ludźmi, technik prowadzenia prezentacji, autoprezentacji, zarządzania stresem, rozwiązywania konfliktów i współpracy w sektorach biznesowym, szkoleniowym, kosmetycznym, usługowym i produkcyjnym.

 

1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars (3 votes, average: 5.00 out of 5)
Loading...

Autor Paweł Łaniewski

Paweł is the Content Expert at ClickMeeting.

Przenieś wydarzenia do świata online. Z pomocą ClickMeeting

WYPRÓBUJ ZA DARMO
G2Crowd

Zostaw odpowiedź

Your email address will not be published.