E-Mail-Einladung zu Ihrer Veranstaltung – wie schreibe ich eine wirksame Einladung?

Erfahren Sie, wie Sie eine Einladung schreiben, die bei Ihren potenziellen Zuschauern Interesse wecken wird

Keiner in Ihrem Umfeld zweifelt daran, dass Sie auf Ihrem Gebiet der absolute Experte sind. Wenn Sie aber ein Online-Geschäft betreiben, reicht das möglicherweise nicht aus, um neue Kunden zu gewinnen und langfristige Geschäftsbeziehungen einzugehen. Die Online-Präsenz hat bestimmte Regeln und einige von ihnen betreffen die Art und Weise, auf die man die potenziellen Partner in der Online-Welt anspricht.

Diese Ansprache kann in verschiedenen Kontexten stattfinden. Manchmal passiert es durch einen Newsletter, manchmal durch ein Sonderangebot… es ist aber ratsam, die bestehenden und potenziellen Kunden oder Geschäftspartner über das nächste Webinar zu informieren. In diesem Fall brauchen Sie eine geschickte Einladung. Muster, die immer und für jede Branche funktionieren, gibt es nicht. Dafür gibt es ein paar Tipps, die dabei helfen, eine ansprechende digitale Einladungskarte zu erstellen.

Bereit? Also legen wir los!

1. Formulieren Sie einen aussagekräftigen Text für die Betreffzeile

Die Betreffzeile ist das, was der Empfänger sieht, bevor er die E-Mail überhaupt öffnet. Deswegen dürfen Sie die Bedeutung dieser Worte nicht ignorieren – sie können darüber entscheiden, ob der potenzielle Teilnehmer die Nachricht öffnet oder in den Papierkorb verschiebt.

Keine E-Mail ohne Betreff – diese Regel kennen Sie wahrscheinlich. Eine E-Mail-Einladung ohne Betreff endet garantiert mit einer Katastrophe – möglicherweise kommt eine solche Mail überhaupt nicht an, weil der Maildienst des Empfängers sie gleich als Spam einstuft. Überzeugen Sie in der Betreffzeile die potenziellen Teilnehmer, dass Sie die Lösung für ihre Probleme haben und dass Sie das auf eigene, bahnbrechende Art machen. Fassen Sie es kurz, was Sie tun und wecken sie das Interesse daran, wie Sie das tun – das sollen die Teilnehmer ja während des Webinars erfahren.

Wenn Sie die Möglichkeit haben, in der Betreffzeile eine persönliche Ansprache (mit Vor-, Nachname oder beiden, je nach dem allgemeinen Stil der Einladung), sollen Sie das tun – je direkter Sie ansprechen, desto besser.

2. Fassen Sie es kurz und einfach

Das Schlimmste, was Sie tun können, wenn Sie eine Einladung schreiben, ist es, die Empfänger zu überfordern. Und dies passiert meistens, wenn digitale Einladungskarten zu viel Text enthalten. Der Inhalt könnte dabei brillant sein, das hat aber keine Bedeutung, wenn er zu lang ist. Zu viel ist einfach zu viel und wahrscheinlich wird niemand das lesen und die Nachricht landet im Papierkorb.

Der Inhalt der E-Mail signalisiert, wie das Webinar aussehen wird. Wenn Sie jetzt schon den potenzieller Zuhörer mit einer Unmenge an Fließtext quälen, warum sollte er in der Online-Veranstaltung was Anderes erwarten? Da ist Langeweile so gut wie vorprogrammiert – also lieber Finger weg davon.

3. Verkaufen Sie mit Text – und bei Bedarf kaufen Sie ihn

Wir wissen schon, dass alles möglichst kurz gefasst werden soll… Doch was soll der Text überhaupt beinhalten? Wir wissen, dass Sie über Ihren Tätigkeitsbereich stundenlang erzählen könnten, dafür gibt es aber in der E-Mail-Einladung keinen Platz. Sie können der Beste in Ihrer Branche sein, dies bedeutet aber nicht unbedingt, dass Sie automatisch die besten Texte verfassen.

Und das ist völlig in Ordnung! Dafür gibt es in der Online-Welt Spezialisten – ein guter Copywriter ist Goldes wert, also zögern Sie nicht, einen zu beauftragen, wenn Sie ihrer schriftstellerischen Fähigkeiten nicht ganz sicher sind. Fachlich sind Sie aber immer noch der Spezialist – das bedeutet, dass Sie den von einem Copywriter verfassten Text überprüfen sollen, bevor er verschickt wird. Mit dem fachlichen Inhalt müssen Sie letztendlich völlig einverstanden sein.

4. Kümmern Sie sich um ein attraktives Helden- oder Bannerbild

Ein universelles Einladungsmuster für Webinare gibt es zwar nicht, eins ist aber immer so gut wie gleich – der Empfänger soll möglichst schnell erfahren, von wem die Veranstaltung moderiert wird und wer als Experte eingeladen wurde. Doch reicht es nicht, einfach nur den Vor- und Nachnamen zu nennen – viel persönlicher wird die Einladungskarte, wenn die Gesichter der Sprecher auf dem Bannerbild zu sehen sind.

Sehen Sie aber davon ab, das Heldenbild mit Informationen zu überladen. Der Titel des Webinars, das Datum, die Uhrzeit, die Bilder der Helden des Events und die Logos der Organisationen/Unternehmen, denen sie gehören. Und ringsherum viel Leerraum und ein schlauer Call-to-Action. Das war’s.

5. Call-to-Action (CTA) – rufen Sie zum Handeln auf!

Sie können die beste Einladung schreiben, dies bringt aber nicht viel, wenn Sie dem Eingeladenen keine Möglichkeit geben, sie anzunehmen. Auf digitale Einladungskarten antwortet man meistens, indem man auf einen Button klickt, auf dem etwas wie „Jetzt anmelden“, „Sichern Sie sich jetzt Ihren Platz“ oder einfach nur „Los geht’s!“ steht.

Ein CTA in der ganzen E-Mail ist eher zu wenig – dies müssen Sie beachten, wenn Sie eine solche Einladung schreiben. Muster für die ideale Anzahl an solchen Buttons gibt es nicht, viele Veranstalter bauen aber heute drei solche Buttons oder Links in die Einladung ein: einen ganz oben (z.B. in das Bannerbild integriert), einen mitten im Einladungstext und einen ganz unten, der sichtbar sein sollte, sobald der Empfänger sich die ganze Einladung angeschaut hat. Das Schlimmste, was Sie tun können, ist es, den Kunden auf die Suche nach dem CTA zu schicken – er sollte gefunden werden, bevor er überhaupt gesucht wird.

Dank der Tools von ClickMeeting ist das Platzieren von CTAs recht einfach – probieren Sie es einfach aus!

6. Kein Meeting ohne Agenda

Diesen Spruch kennen Sie wahrscheinlich aus allen möglichen Richtlinien für Besprechungen. In einer Webinar-Einladung ist es besonders wichtig, weil der Inhalt des Webinars das ist, womit Sie Umsatz machen möchten.

Ein knackiger, schön formulierter Titel ist zwar gut, es kann aber für viele Empfänger etwas zu allgemein sein, um die Entscheidung über Teilnahme oder Nichtteilnahme zu treffen. Wenn Sie jedoch ein paar Unterthemen nennen, aus denen das Thema Ihres Webinars besteht, können Sie das Interesse an der Veranstaltung steigern. Sie brauchen aber keine komplexe Struktur mit Unter- und Unterunterpunkten etc. Ein übersichtlicher Rahmenplan ist das, was sich viele Teilnehmer wünschen.

7. Direkte Ansprache

Dies haben wir bereits erwähnt – die Basis des Online-Geschäfts ist es, miteinander zu kommunizieren. Wenn Sie die Einladung schreiben, dürfen Sie also nicht vergessen, an wen Sie schreiben. Und formulieren Sie den Text so, als ob Sie mit dem Teilnehmer reden würden – eine E-Mail-Einladung ist weder ein Geschäftsbericht noch eine Über-uns-Unterseite.

Stellen Sie sich vor, Sie treffen Ihren potenziellen Zuschauer im realen Leben oder auf dem Chat. Wie würden Sie versuchen, ihn davon zu überzeugen, dass er Ihre Veranstaltung besuchen soll? Finden Sie heraus, auf welche Art und Weise Ihre Kunden angesprochen werden möchten – und tun Sie es in der Einladung!

8. Animationen unter Kontrolle

Fast alle Internet-User lieben GIFs. Ein Bild kann oft Bänder erzählen… und ein sich bewegendes Bild ist noch ein weiterer Schritt nach vorne. Je mehr Animationen, desto besser? Nein, definitiv nicht – man kann sehr einfach mit den GIFs übertreiben und dann wird die Einladung alles andere als attraktiv!

Wenn die Einladung sich an mehreren Stellen bewegt, ist das eigentlich schon zu viel. Eine überschaubare und leicht zu verstehende Animation kann die digitale Einladungskarte interessanter machen, es soll aber eben überschaubar bleiben. Bei längeren Animationen besteht die Gefahr, dass der Empfänger nicht mehr weiß, wo sie beginnt und wo sie endet – und wir haben bereits festgestellt, dass ein überforderter Empfänger das Schlimmste ist, was uns passieren kann.

9. Erinnern und mit der Zeit Interesse steigen

Einladung erhalten, angemeldet, Webinar vergessen und verpasst… das passiert häufiger als man denkt. Warum? Weil die Einladung meistens einige Wochen vor dem Event verschickt wird und zwischen der Einladung und der Veranstaltung gar nichts passiert. Das Angebot an verschiedenen Online-Events ist heute sehr groß und wenn Sie Ihre Kunden nicht an die Veranstaltung erinnern, werden sie wahrscheinlich vergessen, dass sie sich überhaupt angemeldet haben.

Vergessen Sie nicht, dass die Annahme der Einladung noch nicht bedeutet, dass die eingeladene Person wirklich erscheinen wird. Deswegen erinnern Sie die angemeldeten Gäste an das Event und verraten Sie in jeder E-Mail etwas über die Veranstaltung selbst. Versenden Sie keinesfalls mehrmals die gleiche E-Mail – das wirkt unprofessionell und weckt kein Interesse. Ganz im Gegenteil – dadurch zeigen Sie, dass Sie während des Webinars wahrscheinlich nicht viel Interessantes zu sagen haben werden.

Die wichtigsten Erinnerungen finden direkt vor dem Webinar statt – also etwas 24 Stunden vor dem Beginn und am besten noch eine Stunde davor. Warum? Wenn die letzte Information über das Webinar mehrere Wochen her verschickt wurde, besteht die Gefahr, dass der Teilnehmer zum Beginn des Webinars den Teilnahme-Link (z.B. zu einem ClickMeeting-Webinar) nicht finden wird… und dadurch das Meeting verpasst. Sorgen Sie also dafür, dass das nicht passiert.

Effektives Webinar-Marketing mit ClickMeeting

Wenn Sie diese 9 Tipps mit der effektiven und einfach zu bedienenden Plattform von ClickMeeting verbinden, können Sie zuversichtlich in die Zukunft schauen – also in Ihr nächstes Webinar. Wir sind sicher, dass das Webinar selbst dann zu einem großen Erfolg wird – dank Ihrer Expertise und unseren Tools. Sie müssen einfach nur dafür sorgen, dass die ganze Welt von Ihrer Veranstaltung erfährt und von Ihren Produkten und Leistungen genauso überzeugt wird wie Sie!