Technologische Entwicklungen haben die Online-Zusammenarbeit und die Durchführung von Fernunterricht immer weiter vereinfacht. Aber nicht nur die Technologie ändert sich, sondern auch die Gewohnheiten und das Verhalten der Teilnehmer. Oft sind dies die Faktoren, die den größten Einfluss auf solche Veranstaltungen haben.
In 2021 haben wir unsere erste Umfrage zur Etikette bei Online-Meetings sowie zu den Erkenntnissen und Erwartungen in Bezug auf das Verhalten anderer Personen durchgeführt. Im Juni 2022 haben wir uns erneut diesem Thema gewidmet. Wir haben 500 Teilnehmer von Online-Veranstaltungen zu ihren Standards und den häufigsten Problemen befragt. Dies stellt wertvolles Wissen für jeden dar, der Webinare oder Online-Meetings abhält oder einfach nur daran teilnimmt. Es erleichtert die Schaffung einer Atmosphäre, die den Informationsaustausch und die Zusammenarbeit fördert.
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Wie bewerten wir das Verhalten anderer? Es ist besser!
Der wichtigste Schluss aus der Umfrage ist sehr optimistisch. Die Befragten haben festgestellt, dass sich das Verhalten der Teilnehmer bei Online-Veranstaltungen im letzten Jahr verbessert hat. Dies war die Antwort von 53 % der Befragten. Nur 18 % kamen hingegen zu dem Schluss, dass dies nicht der Fall war.
Was ist der Grund dafür? Das Wichtigste ist wohl eine wachsende Erfahrung. Zu Beginn der Pandemie waren viele Menschen nicht auf die Umstellung auf den Remote- oder Hybridmodus vorbereitet. Im Laufe der Zeit haben wir uns aber sowohl Werkzeuge als auch gute Gewohnheiten angeeignet, die die Zusammenarbeit und den Wissensaustausch effizienter machen.
Gleichzeitig erwarten immerhin 49 % der Befragten die Einführung eines standardisierten Etikette-Katalogs für Online-Veranstaltungen. Vor einem Jahr gaben noch 53 % der Befragten eine solche Antwort. Sie sehen also, dass wir uns in der Welt der virtuellen Meetings immer sicherer fühlen, aber wir haben noch immer Zweifel.
Wenn Sie diese ausräumen wollen, lesen Sie bitte den ClickMeeting Savoir-Vivre-Leitfaden für Online-Meetings und Webinare.
Verhalten der Teilnehmer und Annahme der Veranstaltung
Es ist weithin anerkannt, dass technische Fragen hauptsächlich für den Erfolg oder Misserfolg von Online-Projekten verantwortlich sind. Das ist jedoch nicht immer der Fall. In vielen Fällen spielt die Art und Weise, wie sich die Teilnehmer verhalten und – ebenso wichtig – wie sie die Werkzeuge nutzen, eine entscheidende Rolle.
Es gibt eine Reihe von Faktoren, die beeinflussen, wie wir ein Ereignis wahrnehmen. Wir baten die Befragten, die drei Themen zu nennen, die sie am meisten ablenken.
– Flüstern, andere Töne und Geräusche 63 %
– Personen, die nicht sprechen, aber ihr Mikrofon eingeschaltet haben 53 %
– Personen, die ihren Bildschirm teilen, aber keine Dokumente vorbereitet haben 31 %
– Die meisten Meeting-Teilnehmer haben ihre Kameras ausgeschaltet 25 %
– Der Vortragende schaut nicht in die Kamera 22 %
– Hintergrund der anderen Personen 20 %
– Outfits des Vortragenden und der Teilnehmer 12 %
Wie Sie sehen, lassen sich die meisten dieser Probleme relativ einfach lösen. Es genügt, sich gut auf die Veranstaltung vorzubereiten und anerkannte Verhaltensnormen zu befolgen. Ein wichtiger Aspekt ist die Verwendung von Funktionen, die die Zusammenarbeit erleichtern. Wie gehen die Teilnehmer selbst mit ihnen um?
Das Mikrofon ausschalten und die Hand heben
Das Mikrofon nicht stumm zu schalten, wenn nicht gesprochen wird, oder andere Teilnehmer zu unterbrechen, anstatt den „Hand heben“-Status zu verwenden … Fast jeder von uns hat diese Situation in einem Online-Meeting schon einmal erlebt. Es ist wohlbekannt, wie ablenkend das sein kann.
Wie stehen die Umfrageteilnehmer dazu? 74 % von ihnen geben an, dass es störend ist, wenn jemand ohne vorherige Ankündigung das Wort ergreift, was zu Verwirrung führt. Gleichzeitig geben 76 % an, dass sie ihr Mikrofon stumm schalten, wenn sie nicht sprechen, und weitere 13 % versuchen zumindest, dies zu tun.
Vorbereitungen für die Veranstaltung
Ein weiterer Faktor, der die Teilnehmer außergewöhnlich ablenkt, ist unzureichende Vorbereitung der Veranstaltung. Dies gilt natürlich insbesondere für Vortragende bei Webinaren und Online-Meetings. Dazu gehören sowohl inhaltliche als auch technische Fragen.
Immerhin 46 % der Befragten empfinden es als lästig, wenn der Vortragende während der Veranstaltung nach benötigten Materialien suchen muss. Gleichzeitig geben 70 % der Teilnehmer an, dass sie Dateien oder Notizen rechtzeitig vorbereiten, während nur 8 % der Befragten diesem Punkt keine Aufmerksamkeit schenken.
Interessanterweise gaben 79 % der Befragten an, dass sie noch nie eine Veranstaltung unterbrochen haben, weil sie nach einer benötigten Datei suchen mussten. 21 % hatten leider bereits mit diesem Problem zu tun.
Raum, Stille und Ordnung
Was sollten die Vorbereitungen noch umfassen? Einer der wichtigsten Faktoren ist ohne Frage ein komfortabler Raum, der es Ihnen ermöglicht, sich voll und ganz auf die Veranstaltung zu konzentrieren und das Risiko möglicher Probleme minimiert. Es lohnt sich außerdem, dafür zu sorgen, dass ein wichtiges Meeting nicht durch einen unerwarteten Anruf unterbrochen wird. Ordnung muss nicht nur in dem Rahmen herrschen, der für die anderen Teilnehmer der Veranstaltung sichtbar ist, sondern auch in den Ordnern oder Desktops, die während des Meetings mit den Teilnehmern geteilt werden.
– 69 % der Teilnehmer verfügen über einen entsprechenden Raum, um bei Online-Meetings für Ruhe zu sorgen. 23 % geben jedoch an, dass sie ein Problem mit diesem Faktor haben.
– Die gleiche Anzahl der Teilnehmer denkt daran, Telefone und andere elektronische Geräte stumm zu schalten. Weitere 19 % tun es manchmal, und 12 % achten nicht darauf.
– 66 % der Befragten vergewissern sich vor der Veranstaltung, dass sie beim Teilen ihres Bildschirms nicht versehentlich Elemente zeigen, die nicht mit anderen geteilt werden sollten. 16 % tun dies gelegentlich, und 18 % der Umfrageteilnehmer vergewissern sich nie darüber.
Es gibt noch ein weiteres Element der Vorbereitung, das nicht außer Acht gelassen werden sollte. Dabei genügt ein kurzer Augenblick, um viele potenzielle Probleme zu vermeiden, die selbst die am besten vorbereitete Veranstaltung ruinieren können.
Gerätetest
Mit Tools wie einem AV-Tester können Sie im Handumdrehen sicherstellen, dass Ihre Audio- und Videogeräte einwandfrei funktionieren. Doch wie oft verwenden wir sie? Es zeigt sich, dass 60 % der Menschen dies immer tun, 26 % manchmal, und jeder zehnte Teilnehmer an Online-Meetings tut dies vor wichtigeren Gesprächen. Nur 4 % aller Befragten tun dies entweder überhaupt nicht oder planen, es zu tun, vergessen es aber.
Von Unternehmen eingeführte Regeln für Online-Meetings
Kehren wir noch einmal kurz zu der Frage zurück, wie ein einheitlicher Verhaltenskodex für Online-Meetings entwickelt werden kann. Obwohl es diese Art von Dokument nicht gibt, entscheiden sich viele Unternehmen und Organisationen dafür, bei den von ihnen organisierten Veranstaltungen bestimmte Regeln einzuführen. Auf diese Weise gelingt es ihnen, effizienter zu arbeiten und gleichzeitig aufkommende Zweifel bei den Teilnehmern zu verwerfen.
Unserer Umfrage zufolge haben sich 30 % der Unternehmen bereits zu diesem Schritt entschlossen. Welche Regeln wurden eingeführt?
– 25 % der Unternehmen fordern, dass die Kameras bei Online-Meetings eingeschaltet sind.
– 17 % der Befragten gaben an, dass ihr Unternehmen vorschreibt, wie man sich zu Wort meldet.
– 16 % der Befragten gaben an, dass die Teilnehmer in ihren Unternehmen während Meetings keine Telefone oder andere elektronische Geräte benutzen sollten.
– In 13 % der Fälle wurde eine Form der Begrüßung und Verabschiedung festgelegt.
– In 12 % der Unternehmen wurde eine Kleiderordnung für Online-Meetings festgelegt.
Kleiderordnung für Online-Veranstaltungen und virtueller Hintergrund
Vor allem in der Anfangsphase der Pandemie kam es zu erheblichen Diskussionen über eine Kleiderordnung für Teilnehmer verschiedener Online-Veranstaltungen. Einerseits gab es Zeiten, in denen sie zu förmliche Outfits wählten. Andererseits entschieden sie sich oft für bequeme Kleidung für Zuhause, die jedoch leider sehr oft von den Standards abwich, die die anderen Meeting-Teilnehmer erwarteten.
Welches Outfit wählen die Befragten am häufigsten für die Teilnahme an Online-Meetings?
– Lässige Outfits werden von 39 % der Befragten gewählt
– 31 % der Veranstaltungsteilnehmer entscheiden sich für elegante Outfits
– 15 % wählen in der Regel einen Trainingsanzug oder andere bequeme Outfits für zu Hause
– 2 % nehmen in der Regel im Schlafanzug an Meetings teil.
Wie Sie sehen, finden wir immer häufiger das richtige Gleichgewicht zwischen formeller Kleidung, die wir beispielsweise für ein Vor-Ort-Meeting mit einem wichtigen Kunden wählen würden, und einem bequemen Trainingsanzug. Die lässige Variante ist auch die von Rufexperten am häufigsten empfohlene. Natürlich gibt es Situationen, in denen es ratsam ist, sich etwas eleganter zu kleiden, oder in denen man es sich erlauben kann, etwas legerer zu sein.
Auch die Verwendung eines virtuellen Hintergrunds ist relativ umstritten. Früher wurde diese Funktion häufig genutzt, um zum Beispiel unordentliche Zimmer zu verstecken. Andererseits sieht ein schlecht gewählter Hintergrund nicht nur unattraktiv aus, sondern kann auch die anderen Teilnehmer ablenken. Wie oft nutzen die Umfrageteilnehmer diese Möglichkeit? Es hat sich gezeigt, dass 26 % der Menschen dies tatsächlich tun. Die Hälfte nutzt diese Funktion überhaupt nicht, und 25 % tun es manchmal.
Unerwartete Situationen und wie man sie löst
Es lässt sich nicht leugnen: Nicht alles lässt sich vorhersagen. Während einer Online-Veranstaltung können Sie von einem bellenden Hund, Renovierungsarbeiten in der Wohnung Ihres Nachbarn, einem verspäteten Kurier oder einem weinenden Kind überrascht werden. Die Liste der möglichen Situationen ist natürlich viel länger. Was ist in einer solchen Situation zu tun? Machen Sie sich zunächst einmal klar, dass es einfach passiert und Sie sich keine Sorgen machen müssen. Natürlich sind, wie in jedem anderen Fall auch, eine persönliche Kultur und gute Kommunikation mit Ihren Gesprächspartnern von Vorteil.
Wie verhalten sich unsere Befragten in einer solchen Situation?
– 70 % lächeln und sich entschuldigen.
– 17 % hatten noch nie mit dieser Art von Problem zu tun.
– 7 % stehen wortlos vom Computer auf, um das Problem zu lösen.
– 6 % tun so, als ob nichts passiert und reagieren nicht.
Wie haben sich Online-Veranstaltungen im Laufe des letzten Jahres verändert? Zusammenfassung
Die Ergebnisse unserer jüngsten Umfrage – insbesondere im Vergleich zu der vor einem Jahr durchgeführten Umfrage – sind zweifellos ermutigend. Zunächst einmal sieht mehr als die Hälfte der Befragten eine allgemeine Verbesserung des Teilnehmerverhaltens in diesem Zeitraum. Auch die Zahl derjenigen, die die Einführung eines einheitlichen Verhaltenskodex für Online-Veranstaltungen erwarten, ist leicht zurückgegangen, was darauf hindeuten könnte, dass immer mehr Menschen einfach wissen, wie sie sich zu verhalten haben. Gleichzeitig entscheiden sich bereits 30 % der Unternehmen dafür, zumindest teilweise Etikette-Regeln einzuführen. Die Umfrage bestätigt außerdem eindeutig, dass wir gerne Funktionen nutzen, die die Zusammenarbeit erleichtern, und es zu schätzen wissen, wie sie Veranstaltungen rationalisieren und ihre Teilnehmer unterstützen.
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