Je ne sais pas si vous l’avez remarqué, mais l’industrie de la vidéoconférence a explosé au cours des deux dernières années. Et ce n’est pas seulement à cause du COVID-19…

Selon Globe Newswire, les réunions vidéo étaient en hausse de 48 % avant le début de la pandémie. Maintenant, en raison de la distanciation sociale et du travail à distance, elles sont devenues monnaie courante. Et il n’y a aucune raison de croire qu’elles cesseront d’ être banales de si tôt.

La question est donc de savoir comment vous épanouir dans ce nouveau monde éprouvant de réunions virtuelles? C’est simple, vraiment : vous construisez une salle de vidéoconférence pour vous et/ou votre équipe.

Votre salle de vidéoconférence peut être aussi simple ou complexe que vous le souhaitez. Beaucoup de gens utilisent l’ordinateur portable qu’ils possèdent déjà et un logiciel abordable et s’en sortent très bien. D’autres investissent dans des options matérielles coûteuses pour améliorer l’expérience de réunion virtuelle.

Dans cet article, je discute de tout ce qui concerne les logiciels, le matériel et l’environnement afin que vous puissiez créer la salle de vidéoconférence parfaite pour vos besoins.

Votre salle de visioconférence : Logiciels

Outre un ordinateur puissant, que vous possédez probablement déjà, un logiciel de visioconférence est la seule chose dont votre salle de visioconférence a réellement besoin. Tout le reste est futile.

En ce qui concerne les logiciels de visioconférence, vous ne pouvez pas vous tromper avec ClickMeeting. Notre plate-forme est abordable, puissante et appréciée par des milliers d’utilisateurs dans le monde. Il est également incroyablement facile à utiliser, ce qui est un facteur important pour de nombreuses personnes.

Avec ClickMeeting, vous aurez accès à un large éventail de fonctionnalités de haut niveau, notamment :

  • Interface personnalisée : Personnalisez votre espace de réunion numérique  en ajoutant des logos et en ajustant les couleurs. Il s’agit d’une fonctionnalité particulièrement importante si vous prévoyez d’organiser des événements publics, et pas seulement des réunions internes, dans votre salle de vidéoconférence.

  • Mode présentation : Avec cette fonctionnalité, vous pouvez télécharger du contenu numérique comme des tableaux et des graphiques pour soutenir vos présentations, partager facilement votre écran avec vos collègues et collaborer avec d’autres participants à la réunion via un tableau blanc numérique.

  • Sondages et enquêtes :La clé d’une vidéoconférence réussie est l’engagement. ClickMeeting permet aux hôtes de conférence d’envoyer des sondages et des enquêtes numériques, qui aident à stimuler la participation des participants et donnent un aperçu précieux de leurs processus de réflexion.

  • Options de chat multiples : Si vous prévoyez d’héberger des événements publics, les fonctionnalités de chat de ClickMeeting vous seront utiles. Le chat modéré permet des conversations publiques qui ne perturberont pas le flux de vos réunions, tandis que le chat privé permet une communication 1:1.

  • Diffusion sur les réseaux sociaux :Que se passe-t-il si vous prévoyez d’organiser d’énormes événements en ligne depuis votre salle de vidéoconférence et souhaitez toucher le plus de personnes possible ? Utilisez ClickMeeting pour diffuser votre événement sur Facebook ou YouTube et augmenter votre audience.

  • Analyse du webinaire : Si vous utilisez ClickMeeting pour héberger des webinaires, vous apprécierez certainement le tableau de bord analytique, qui vous indiquera qui a participé et depuis , quelles sont ses coordonnées et s’il a apprécié ou non votre événement.

  • Enregistrements de réunion :Peu importe que vous organisiez une conférence numérique pour 1 000 personnes ou une réunion interne pour deux. C’est toujours une bonne idée d’appuyer sur le bouton d’enregistrement pour que vos conversations puissent être consultées. ClickMeeting facilite l’enregistrement.

Il existe de nombreux logiciels de visioconférence. Mais ClickMeeting est préféré car il combine des fonctionnalités de haut niveau avec une interface intuitive et un prix abordable.

Commencez votre essai gratuit de 30 jours de ClickMeeting aujourd’hui pour découvrir notre solution par vous-même. Nous ne vous demanderons même pas votre numéro de carte de crédit ! Si vous aimez utiliser l’outil, inscrivez-vous pour seulement 25 $ par mois et transformez votre ordinateur portable en une salle de vidéoconférence très fonctionnelle.

Votre salle de visioconférence : Équipement

Comme mentionné précédemment, un logiciel fiable est la seule chose dont votre salle de vidéoconférence a besoin. Mais si vous souhaitez améliorer l’expérience de réunion et/ou accueillir plusieurs personnes dans une même pièce en même temps, découvrez ces solutions audio-vidéo pour salle de conférence :

Casques

Les écouteurs amélioreront vos réunions virtuelles car ils aideront à minimiser l’écho.

Lorsque vous faites passer le son par les haut-parleurs de votre ordinateur, il est possible que votre microphone capte le son et le renvoie dans le système. Cela provoquera un écho audible qui peut être incroyablement ennuyeux à gérer lors de conférences virtuelles.

Heureusement, vous avez probablement déjà ce dont vous avez besoin dans ce domaine. Une paire d’écouteurs comme les AirPod d’Apple fonctionne très bien, tout comme des options moins chères comme le modèle Elite 65t de Jabra. Fondamentalement, n’importe quel type d’écouteur, intra-auriculaire ou supra-auriculaire, est préférable à l’utilisation des haut-parleurs de votre ordinateur.

Une caméra externe

Les webcams intégrées à la plupart des ordinateurs portables sont de qualité inférieure. Si vous souhaitez améliorer la qualité de votre flux vidéo, investissez dans une caméra externe. Vous avez quelques options ici :

  • Une webcam de qualité: La webcam Logitech C920e est une excellente option que vous pouvez acheter pour environ 70 $.Trop riche pour ton sang ? Essayez plutôt la webcam Logitech C310.Presque toutes les webcams externes seront meilleures que celles intégrées à votre ordinateur.

  • Une caméra autonome :Si la qualité vidéo est vraiment importante pour vous, investissez dans une caméra autonome. Assurez-vous simplement que vous pouvez facilement la connecter à votre ordinateur et qu’elle est compatible avec le logiciel de vidéoconférence de votre choix. Note: Je ne recommande pas cette option à moins que vous n’ayez vraiment besoin de vidéo HD… La plupart des gens n’en ont pas besoin.

N’oubliez pas qu’une caméra externe n’est PAS NÉCESSAIRE. Une grande majorité de professionnels utilisent la webcam intégrée de leur ordinateur pour assister à des vidéoconférences sans problème.

La seule fois où je suggère d’investir dans une solution externe, c’est si la qualité vidéo HD est très importante pour vous. Ou lorsque vous envisagez de construire une salle de vidéoconférence dédiée et d’y accueillir plusieurs personnes à la fois. Si tel est le cas, allez-y et achetez une caméra externe quelconque.

Un microphone externe

La qualité audio lors des visioconférences est importante. La meilleure façon de l’améliorer est d’acheter un microphone externe. Comme pour les caméras externes, vous avez plusieurs options :

    • Micros USB :L’option de microphone externe la plus simple et la plus populaire pour les salles de vidéoconférence est un simple micro USB. Tout ce que vous avez à faire est de le brancher et votre son s’améliorera. Considérez le Blue Yeti et le Shure MV5.

    • Lav Mics: Un micro lav (le petit microphone qui se fixe à votre chemise) est une autre option et peut être acheté pour aussi peu que 20 $. Je suggère le Rode Lavalier GO si une option filaire ne vous dérange pas et le  système Rode Wireless GO si c’est le cas.

    • Shotgun Mics: Un micro canon de qualité diffusion vous offrira la meilleure qualité audio, même si vous devrez peut-être investir dans un panneau de commande pour l’utiliser. Encore une fois, j’aime les solutions de Rode. Choisissez une option de la gamme VideoMic qui correspond à vos besoins et à votre budget.

Le type de microphone externe que vous choisirez dépendra de vos objectifs. Si vous construisez une salle de vidéoconférence personnelle, un micro USB est probablement votre meilleur choix.

Mais si vous construisez une grande salle de vidéoconférence qui sera utilisée par plusieurs membres de l’équipe en même temps, un micro canon (ou quelque chose de similaire) sera une meilleure option.

Écrans vidéo, haut-parleurs et panneaux de commande

Nous avons regroupé les écrans vidéo, les haut-parleurs et les panneaux de commande, car chacun n’est nécessaire que si vous construisez une salle de vidéoconférence dédiée. Si ce n’est pas le cas, n’hésitez pas à passer à la section suivante où nous parlons de l’environnement dans lequel vous construisez votre salle de réunion.

Toujours là ? D’accord, parlons de la façon de transformer votre espace de bureau vide en la salle de vidéoconférence ultime pour les réunions de groupe et les conférences virtuelles…

Affichages vidéo

Un grand écran vidéo permettra à tout le monde dans votre salle de conférence de voir le matériel à l’écran et de participer. Voici quelques points à considérer lors de l’achat d’un écran :

  • Taille de l’écran :Quelle doit être la taille de votre écran ? La sagesse conventionnelle dit que la longueur diagonale de votre écran doit être la moitié de la longueur de votre pièce. Donc, si votre pièce mesure 10 pieds de long, vous aurez besoin d’un écran de 60 pouces. Au final, choisissez une taille d’écran qui permettra à tous les participants à la réunion de voir facilement la présentation.

  • Hauteur de montage :Ensuite, pensez à l’aménagement de votre salle de visioconférence. Votre disposition dictera la hauteur de montage de votre écran vidéo. Par exemple, si votre salle comprend une table de conférence et des chaises, installez votre écran de manière à ce que les participants à la réunion puissent facilement et confortablement voir l’écran lorsqu’ils sont assis.

Haut-Parleurs

Ensuite, considérez la situation des haut-parleurs de votre salle de conférence. De nombreuses options s’offrent à vous, selon l’aménagement de votre pièce.

Si votre pièce est petite, par exemple, une barre de son, montée sous votre écran vidéo, devrait parfaitement faire l’affaire. Pour les pièces plus grandes, pensez à des enceintes de qualité. Ou, si vous voulez vraiment tout mettre en œuvre, installez des haut-parleurs au plafond de votre salle de vidéoconférence.

Rappelez-vous toujours que le son n’est pas la fin en soi. Choisissez des haut-parleurs qui sont puissants ni diffusent un son de haute qualité sans échos, larsen et autres désagréments.

Panneaux de contrôle

Enfin, examinez les panneaux de contrôle de votre salle de vidéoconférence dédiée, qui faciliteront grandement l’organisation de réunions virtuelles efficaces. Mais quel panneau de contrôle choisir ?

Tout d’abord, vérifiez si votre logiciel de visioconférence de choix dispose d’une option préférée. Si c’est le cas, c’est probablement votre meilleur choix. Si ce n’est pas le cas, pensez à l’ATEM Mini. Il ne coûte que 295 $ et vous permettra d’afficher des graphiques et des vidéos, de collaborer avec des employés à distance et d’utiliser plusieurs caméras, le tout depuis le confort d’un petit appareil de bureau.

Votre salle de visioconférence : Environnement

Ensuite, réfléchissez à l’espace dans lequel vous construisez votre salle de vidéoconférence. S’il est bruyant, mal éclairé ou distrait les autres participants de quelque manière que ce soit, vos réunions virtuelles ne seront pas aussi efficaces qu’elles pourraient l’être. Discutons de chacune de ces choses plus en détail :

Un espace calme

Ce n’est pas parce que votre “salle” de vidéoconférence est un ordinateur portable et une paire d’écouteurs que vous pouvez organiser des réunions où vous voulez.

Choisissez un espace calme afin que les personnes à l’autre bout de vos appels vidéo puissent vous entendre haut et fort. En d’autres termes, ne travaillez pas depuis le café du coin en bas de la rue ou au milieu de votre espace de coworking préféré. Il y a trop de distractions dans ces endroits.

Gardez ce conseil à l’esprit si vous construisez également une salle de vidéoconférence complète. Essayez de construire votre salle de conférence loin du vacarme général de votre bureau. Si nécessaire, envisagez d’insonoriser les murs d’une manière ou d’une autre pour éviter les bruits indésirables.

Bon éclairage

Un bon éclairage améliorera la qualité de vos diffusions plus que les caméras et microphones externes haut de gamme. Heureusement, l’éclairage est facile à réparer !

Parfois, tout ce que vous avez à faire est d’allumer les lumières de votre pièce et d’ouvrir une fenêtre. Si cela ne fonctionne pas, procurez-vous une lampe et placez-la derrière la caméra dirigée vers votre visage. Toujours pas satisfait des résultats ? Achetez un kit d’éclairage sur Amazon et utilisez-le comme indiqué.

Un arrière-plan propre

Dernier point, mais non le moindre, jetez un œil derrière vous avant de rejoindre une visioconférence. Y a-t-il un tas de linge par terre ? Avez-vous des affiches gênantes sur le mur ? Rendez service à tous et présentez-leur un arrière-plan épuré lors de vos réunions virtuelles.

Cela peut être fait en nettoyant simplement votre espace. Ou, si c’est trop compliqué (et votre logiciel de visioconférence le permet), choisissez un arrière-plan numérique simple à afficher.

Organisez de meilleures réunions et événements virtuels

Si vous organisez régulièrement des réunions virtuelles, vous devez absolument créer une salle de vidéoconférence pour vous-même. Heureusement, ce n’est pas difficile. Tout ce que vous avez à faire est de démarrer votre ordinateur, d’investir dans ClickMeeting et de vous assurer que votre environnement de réunion est professionnel.

Bien sûr, vous pouvez toujours mettre à niveau votre matériel pour améliorer la qualité de vos réunions. Que vous le fassiez ou non dépend de vos objectifs. Quoi que vous décidiez de faire, nous espérons que ce guide de salle de vidéoconférence vous a été utile. Bonne chance !

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Auteur Jacob Thomas

Content writer @ ClickMeeting

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