Préparer son webinaire : comment captiver votre public

Organiser un webinaire n’a rien très compliqué, avec ClickMeeting, c’est même le contraire !
Ignorez les mauvaises langues arguant que cela coûte cher et que cela requiert un équipement hors-de-prix… En réalité, vous n’aurez besoin que de ces conseils pour savoir mettre en place, depuis chez vous ou dans votre bureau, votre propre salle de Webinaire.

Autre avantage de ce document, nous vous y expliquerons comment être un animateur de qualité, plein de vie et stimulant. Car nul ne veut avoir à faire à un zombie !

Les webinaires se développent et s’améliorent constamment. Il est loin le temps où ce format était réservé aux éducateurs. Que vous soyez une entreprise ou un expert indépendant, le webinaire est un medium puissant pour la création de votre image de marque et pour votre promotion. En effet, un webinaire de qualité saura attirer de nouveaux publics, tout en renforçant le lien avec votre audience régulière.

Si vous vous lancez pour la première fois dans cette aventure du webinaire, vous êtes entre de bonnes mains. En prenant en compte les points que nous allons énumérer, vous serez définitivement prêts à vous préparer pour organiser des webinaires de qualité.

Comment rendre mon webinaire attrayant ?

Un webinaire attrayant doit être envisagé sous deux angles différents : contenu et visuel.
De par sa dimension subjective déterminée en fonction de son sujet, de son groupe cible et du niveau de connaissances de celui-ci, nous ne pourrons fournir ici que quelques conseils.

Tout d’abord, rassemblez du contenu succinct mais engageant, répondant à votre ligne narrative puis, dans l’optique de tester la qualité de votre présentation, procédez à une répétition sans public. Cela vous aidera à définir une stratégie pour stimuler la participation de votre audience.

À présent, l’aspect technique.
Le plus important ? Vérifiez les qualités audio et vidéo. Tout aussi important, soignez la composition du cadre vidéo et les éléments annexes : présentation engageante, ajouts de vidéos, graphiques, classements… 

Comment préparer mon webinaire ?

Lorsque vous organisez votre webinaire, en plus du contenu que vous partagerez avec votre public, vous devrez également prêter attention à différents aspects techniques.
N’ayez crainte : grâce aux plates-formes modernes de webinaires et de réunions en ligne telles que ClickMeeting, débuter avec ce format sera vraiment un jeu d’enfant.

Voici quelques informations qui pourront vous être utiles :

Aucun équipement professionnel exigé

Contrairement aux idées reçues, la création d’un webinaire de qualité ne nécessite pas d’un appareil photo dernier cri. Comme son nom l’indique, le webinaire n’est rien de plus qu’une réunion virtuelle entre le présentateur et les participants, en lieu et place de séminaires traditionnels.

Naturellement, il offre aussi des possibilités beaucoup plus variées : vous pourrez notammen créer des webinaires Automated (automatisés) ou à la demande. Ainsi, à l’aide de votre simple webcam, vous serez en mesure de vous présenter de manière professionnelle.

Lors du webinaire, la résolution à laquelle votre caméra traite l’image n’est pas le paramètre le plus déterminant pour une vidéo de qualité, car le logiciel de webinaire la compressera. Encore une fois, ce qui compte lors d’un webinaire, ce n’est pas tant l’équipement mais plutôt le fait de savoir le configurer. Aussi, privilégiez un bon éclairage et un bon arrière-plan.

L’éclairage – pour des idées… lumineuses !

Nous sommes des êtres sensibles aux stimuli visuels. Nous raffolons des photos qui accrochent notre regard. Lors de la préparation de votre webinaire, exploitez cette tendance universelle !
Pour ce faire, la lumière est votre meilleur allié mais attention, les erreurs de composition surviennent facilement et peuvent exaspérer votre public. Veillez à soigner votre éclairage ; contrairement à ce que vous pouvez penser, il n’est pas nécessaire de louer un studio et encore moins d’investir dans du matériel professionnel.

Quelques conseils pratiques

• Si vous ne disposez pas d’un éclairage professionnel, asseyez-vous simplement devant une fenêtre ou une autre source de lumière. Vous pouvez également utiliser, une lampe de chevet, une lampe de bureau ou même un écran blanc diffusé sur un votre écran. Il existe aussi désormais des lampes à selfie : vous pouvez en trouver en commerce, elles sont généralement vendues à des prix abordables et vous assureront de très bons résultats, notamment grâce à leurs fonctions de réglages de la couleur et de l’intensité.
• Éclairez votre visage : c’est l’un des points centraux du webinaire.
• Placez vos éclairages hors-champ, sinon ils nuiront à la qualité de l’image. Une lumière trop importante provenant de l’arrière-plan obligera la webcam à s’adapter et, par conséquent, assombrira votre visage.
• Si vous utilisez plusieurs sources de lumière dans votre pièce, assurez-vous qu’elles soient de teintes similaires.

Soignez votre cadre

Pendant le webinaire, il existe une règle simple pour définir votre cadre : il doit montrer votre visage clairement. Retenez que la vue de l’animateur ne doit pas occuper plus des trois quarts du cadre.

Votre apparence et votre arrière-plan sont, juste après l’éclairage, les points les plus importants pour attirer l’attention de l’audience. C’est pourquoi nous vous recommandons de trouver un endroit bien éclairé et de vérifier ce qui se trouve dans le cadre.  Avant même le début de l’événement. Vous y parviendrez facilement grâce à un aperçu et un testeur AV.

Vous ne voulez pas que votre image professionnelle soit moquée ou écornée parce que vous aurez oublié du linge derrière vous. Faites en sorte qu’il y ait le moins de distractions possible. Un simple mur monochrome fera l’affaire si vous ne disposez pas d’un arrière-plan minimaliste.

Une bonne qualité sonore

Un son de bonne qualité constitue la colonne vertébrale du partage d’information à distance. Cela n’est pas pour autant synonyme de micros professionnels, du moins au début de votre carrière sur ClickMeeting.

Bien sûr, c’est toujours mieux d’avoir du matériel de qualité, mais même eux ne pourront pallier à certains aspects pouvant causer problème ; par exemple, le bruit causé par les membres de votre famille ou des bruits parasites provenant de l’extérieur. Par conséquent, lorsque vous êtes seul dans votre salle d’enregistrement, pour éviter ces perturbations, fermez vos portes et fenêtres.

Il peut être utile de placer une note sur la porte pour informer vos colocataires ou vos collègues que vous êtes sur le point de participer à un webinaire.

C’est également une bonne idée d’éteindre le climatiseur et tout autre appareil susceptible de créer un bruit de fond.

Préparez des écouteurs avec microphone intégré, ils offriront une bien meilleure qualité que le micro de votre ordinateur portable et ne « collecteront » pas trop de bruit de fond.

Si un autre présentateur est en train de parler ou si vous participez à une visioconférence, pensez à couper votre micro. Cela évitera de nombreuses déconvenues ou du brouhaha.

Maîtrisez votre logiciel

Ne soyez pas pris au dépourvu et familiarisez-vous avec le logiciel prévu pour animer le webinaire. Prenez le temps d’essayer toutes ses fonctions afin que, lors de l’enregistrement, vous puissiez vous concentrer sur votre exposé sans vous laisser distraire.

Apprenez comment modifier l’affichage dans la salle de webinaire, comment exécuter une présentation, comment réaliser des sondages ou partager votre écran.
Pour valider vos acquis, préparez une liste des fonctionnalités que vous utiliserez pendant la présentation et liez-la à un court plan d’action. Ainsi, vous vous sentirez vraiment à l’aise et en confiance durant votre présentation.

Un contenu convaincant suit un plan

Le talent d’improvisation ne s’improvise pas ! Pour cette raison, nous vous recommandons de créer, lors d’une réunion précédant un webinaire, un script détaillant tous les sujets que vous aborderez, en respectant votre plan d’exposé. Incluez-y tous les éléments additionnels (graphiques, tableaux). Plus il y aura d’informations, mieux ce sera, car cela permettra d’éviter les pauses inutiles et les risques de confusion.

Faites intervenir d’autres personnes

Libre à vous d’organiser un webinaire seul ou en compagnie d’un autre animateur. Vous pouvez également faire participer votre public, par exemple en utilisant la fonction Questions-Réponses.

Ces deux options offrent de nouvelles possibilités capables de rendre votre webinaire encore plus interactif.

Un assistant peut s’avérer très utile au début de votre aventure en tant que formateur et animateur de webinaire. Cette personne sera en mesure de recueillir les questions du public, de modérer le Chat ou tout simplement, de veiller au bon déroulement de votre événement. L’assistant est une aide précieuse alors ne soyez pas timide !

Répétez, répétez, répétez…

Autre aspect essentiel de la préparation d’un webinaire : l’Essai.

Comment y procéder ? C’est très simple.

Considérez cet essai comme une répétition générale avant votre grande représentation. I Enregistrez-vous puis contrôler vous, ou mieux, demandez à une tierce personne de le faire à votre place.

Vous décèlerez ainsi vos défauts, vos erreurs et serez en mesure de les rectifier. C’est un excellent moyen pour savoir rapidement si tout est comme vous le souhaitez ou s’il y a des points à améliorer. Vous vous sentirez également plus confiant le jour J, car vous aurez le cœur net quant à la qualité de votre travail, et vous maîtriserez davantage votre prestation.

Consultez le cahier des charges et respirez

Dès que votre équipement est en place, que vous avez la main dessus, que votre script est finalisé, que votre entourage est sorti et que le moment vous semble opportun pour votre répétition, c’est le moment !

Respirez profondément, calmez-vous et assurez-vous une dernière fois que tout est prêt.

Attention, gardez à l’esprit que des aléas surviendront quoi qu’il arrive. La vie est faite d’imprévus, vous serez parfois confronté à des situations inattendues. Pour y faire face, seuls le sang-froid et le détachement vous sauveront la mise. Restez confiant ; si quelque chose ne se passe pas comme prévu, gardez les pieds sur terre.

Pour résumer cet article, voici une liste des bonnes pratiques à suivre avant un webinaire  :

• Élaborez une stratégie de communication avec votre public. Comment comptez-vous leur parler ?
• Maîtrisez le logiciel et votre matériel : apprenez-en les caractéristiques et capacités.
• Maîtrisez le matériel pédagogique disponible ;
• Soignez votre image : optimisez votre éclairage et affichez un arrière-plan neutre et agréable.
• Prévenez votre entourage que vous préparez un webinaire en leur laissant une note, par exemple.
• Restez calme et acceptez le fait qu’il y aura toujours des imprévus. Face aux problèmes éventuels, prenez du recul. C’est le meilleur moyen d’en tirer des leçons pour la suite.

Bonne chance à vous !