Voulez-vous savoir quelque chose de fou ?

En moyenne, l’organisation consacre 15 % de son temps aux réunions. Mais les enquêtes montrent que 71 % de ces réunions sont totalement improductives. Aïe !

La question est, que devez-vous faire avec ces informations ? Vous pourriez effacer votre emploi du temps et arrêter de rencontrer toutes les personnes pour n’importe quelle raison. Mais ce n’est probablement pas la meilleure idée.

Au lieu de cela, travaillez simplement pour rendre les réunions que vous organisez aussi productives que possible.

L’un des meilleurs (et des plus faciles !) moyens de stimuler la productivité de la réunion est de créer un ordre du jour avant que la réunion ne commence réellement. Dans cet article, nous allons vous montrer comment.

Continuez à lire pour savoir pourquoi les ordres du jour des réunions sont si importants et comment en préparer en cinq étapes. Alors restez dans le coin pendant que nous partageons un modèle d’ordre du jour de réunion rapide que vous pouvez utiliser pour améliorer votre prochain rassemblement professionnel et vous assurer qu’il est productif.

Avez-vous vraiment besoin d’un ordre du jour de réunion ?

Non, vous n’avez pas besoin d’un agenda de réunion.

Vous êtes libre de continuer à organiser des réunions agendas pour le reste de votre vie professionnelle si c’est ce que vous voulez. Mais vous ne ressentirez aucun des avantages suivants…

Meilleure préparation

Les ordres du jour permettent aux participants de se préparer aux réunions auxquelles ils assistent. Lorsque les participants seront préparés, ils seront en mesure de contribuer de manière plus significative.

En effet : Bob ne peut pas partager les chiffres de vente mis à jour s’il ne les a pas réalisés. Et il ne les mentionnera pas bien qu’il soit censé le faire. Entrez l’ordre du jour de la réunion. Une fois que Bob verra qu’il sera censé partager les chiffres de ventes lors de la réunion de la semaine prochaine, il prendra le temps de préparer les chiffres et de voir où se situe son département avant d’assister à votre réunion.

Augmentation de la productivité

Pourquoi la plupart des réunions sont improductives ? Parce qu’elles manquent de structure, ce qui conduit à la distraction. Il existe deux types de distraction dont vous devez être conscient :

  • Conversations hors sujet : Une bonne structure vous maintiendra, vous et vos participants, sur le sujet, ce qui vous aidera à couvrir les informations dont vous avez besoin pour tout couvrir de manière plus efficace.
  • Employés multitâches : Une bonne structure vous aidera aussi à maintenir les participants engagés dans votre réunion. Lorsqu’ils sont engagés, ils ne seront pas aussi tentés de lire leurs e-mails.

Un ordre du jour de réunion est un excellent moyen d’introduire de la structure dans vos réunions. Une fois que vous en aurez créé un, vos réunions deviendront beaucoup plus productives – c’est garanti !

Une référence solide

Enfin, un ordre du jour de réunion peut être rappelé lors d’une date ultérieure.

Vous n’aurez plus jamais à demander, “De quoi avons-nous parlé lors de la dernière réunion ?” Il vous suffit d’extraire l’ordre du jour que vous avez créé avant la réunion et d’y jeter un coup d’œil. Cela vous dira, en quelques secondes, quels sujets vous avez abordés et lesquels vous n’avez pas abordés.

Comment préparer un ordre du jour de réunion efficace

Planifier l’ordre du jour de votre prochaine réunion n’est pas difficile. En fait, tout ce que vous avez à faire est de suivre ces cinq étapes pour créer un programme de réunion efficace qui stimule la productivité de l’équipe.

1. Comprendre le but de votre réunion

Tout d’abord, pourquoi voulez-vous organiser une réunion ?

Assurez-vous que chaque réunion que vous organisez ait une raison spécifique d’être. Si vous ne pouvez pas en trouver une, vous devriez simplement annuler la réunion, car il est très peu probable qu’elle soit productive.

Maintenant, le but de votre réunion est entièrement à vous. Vous pourriez discuter de la stratégie de marketing ou des chiffres de vente, de la situation financière de votre entreprise ou des nouvelles tactiques de service à la clientèle. Cela n’a pas d’importance, tant que vous définissez votre objectif avant le début de la réunion.

Conseil de pro : Quand vous connaîtrez le but de votre réunion, vous saurez qui inviter à la réunion. Ne perdez pas de temps à inviter un employé à une réunion à laquelle il ne peut pas contribuer.

2. Énumérez les sujets abordés lors de votre réunion

Maintenant que vous connaissez le but de votre réunion, vous pouvez lister les sujets qui le servent.

Si, par exemple, vous souhaitez rencontrer votre équipe pour discuter de l’approche de votre entreprise en matière de marketing de contenu, vos sujets pourraient inclure :

  • Investir dans un outil de recherche par mots clés
  • Embaucher un ou deux nouveaux rédacteurs de contenu
  • L’approche de vos concurrents en matière de contenu
  • Le succès de vos vidéos YouTube actuelles
  • Nouveaux sujets sur lesquels vous aimeriez que votre équipe blogue

Les sujets que vous choisissez doivent être écrits, dans l’ordre. De cette façon, vous saurez exactement de quoi vous et votre équipe parlerez et quand lors de votre prochaine réunion.

Conseil de pro : Choisissez les sujets de réunion qui concernent chaque participant. Personne ne veut participer à une réunion – ou même à la moitié d’une réunion – qui n’a aucun rapport avec eux. Surtout quand ils pourraient utiliser ce temps pour accomplir d’autres travaux. Si vous rencontrez un sujet important qui ne concerne qu’un ou deux membres de votre équipe, planifiez simplement une deuxième réunion pour le couvrir.

3. Estimer une quantité de temps pour chaque sujet

Ensuite, jetez un coup d’œil à la liste des sujets que vous souhaitez aborder lors de votre prochaine réunion et évaluez le temps que vous devrez y consacrer. Cela présente quelques avantages…

Tout d’abord, cela vous aidera à estimer la durée de votre réunion entière. Lorsque vous et votre équipe savez combien de temps votre réunion est censée durer, vous pouvez planifier correctement vos journées.

Deuxièmement, cela vous aidera à planifier une réunion plus productive. Vous voudrez peut-être couvrir 10 sujets pendant la réunion. Mais si vous n’avez qu’une heure avec votre équipe, vous vous rendrez rapidement compte que six minutes par sujet ne suffisent probablement pas à faire des progrès significatifs. (Et cela ne tient même pas compte des introductions, des transitions entre les sujets, des questions des participants, etc.)

Conseil de pro : Il est préférable de surestimer le temps qu’il faudra pour couvrir un sujet plutôt que de le sous-estimer. Dans le pire des cas, votre réunion se termine plus tôt que prévu et votre équipe dispose de plus de temps pour compléter les autres éléments de sa liste de tâches.

4. Accordez du temps aux membres de l’équipe pour contribuer

Les meilleures réunions sont collaboratives. Laissez donc le temps à votre équipe de contribuer à l’ordre du jour de votre réunion. Ne vous attendez pas à leur faire la leçon pendant 30 minutes à une heure.

L’une des meilleures façons de rendre vos réunions collaboratives est de donner à chaque sujet de réunion un propriétaire, c’est-à-dire un participant qui dirigera un aspect spécifique de votre conversation. Cela garantira (presque) que les participants viennent préparés et prêts à contribuer, aussi.

Conseil de pro : Développez un moyen pour les membres de l’équipe de contribuer à vos conversations de manière productive. Pour les petites réunions, des conversations libres dans lesquelles les participants parlent chaque fois qu’ils se sentent à l’aise pourraient fonctionner. Pour les réunions plus importantes, vous pouvez réserver du temps à la fin de votre réunion (ou à la fin de chaque discussion) pour que les participants puissent poser des questions.

5. Partagez votre ordre du jour 24 heures à l’avance

Enfin, assurez-vous de partager votre ordre du jour de la réunion avec tous les participants au moins 24 heures à l’avance. Si vous pouvez leur donner plus d’informations que ça, faites-le. Plus ils auront de temps à consacrer à la préparation, plus votre réunion sera probablement productive.

Heureusement, l’ordre du jour de votre réunion n’a pas besoin d’être conçu professionnellement. Un simple e-mail qui énumère les sujets que vous prévoyez de couvrir et le temps alloué à chacun suffira.

Cela dit, si vous voulez rendre vos ordres du jour de réunion esthétiques, vous pouvez utiliser un outil comme Fellow, qui inclut la création d’ordre du jour, la prise de notes et les fonctionnalités des éléments d’action.

Conseil de pro : Contactez également chaque participant à la réunion après votre réunion. Cela vous donnera l’occasion de récapituler les choses dont vous avez parlé et de répéter les prochaines étapes de chaque participant.

Un magnifique modèle d’ordre du jour de réunion

Eh bien, nous vous avons promis un superbe modèle d’ordre du jour de réunion… Voilà !

N’hésitez pas à « voler » ce modèle, à l’ajuster à vos propres besoins, à le recréer afin qu’il fonctionne le mieux pour vous et votre équipe, ou à le manipuler de toute autre manière que vous jugerez appropriée.

Un modèle d’ordre du jour pour votre prochaine réunion

 

Sujet :Chef d’équipeDurée :
Aperçu de l’ordre du jourHôte de la réunion5 minutes
Activité brise-glaceHôte de la réunion10 minutes
Sujet #1Membre de l’équipe #115 minutes
Rubrique #2Membre de l’équipe #215 minutes
Rubrique #3Membre de l’équipe #310 minutes
Questions-réponsesHôte de la réunion5 minutes

 

Comme vous pouvez le voir, ce modèle d’ordre du jour de réunion est assez simple. Mais c’est ça le truc ! Vous n’avez pas besoin de trop compliquer ça. Votre programme de réunion ne devrait pas exiger un diplôme en science des fusées pour comprendre. Il devrait être simple et direct, comme l’ordre du jour ci-dessus.

Organisez de meilleures réunions aujourd’hui

Il n’y a aucun doute à ce sujet, un ordre du jour de réunion rendra vos réunions plus productives.

Heureusement, vous savez maintenant comment en créer un. Prenez simplement un moment pour comprendre le but de votre réunion, énumérer les sujets que vous souhaitez couvrir, estimer une quantité réaliste de temps pour chaque sujet, laisser le temps à votre équipe de contribuer, et partager l’ordre du jour à l’avance.

Nous avons beaucoup parlé de réunions dans cet article. Donc, nous sommes curieux, avez-vous un moyen fiable de les héberger avec des membres de l’équipe distribués ? Sinon, essayez ClickMeeting.

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Auteur Jacob Thomas

Content writer @ ClickMeeting

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