¿Sabes cómo preparar la agenda para una reunión? Te lo enseñamos (¡plantilla incluida!)

Vas a quedar flipando con esta estadística.

Una organización media pasa el 15 % del tiempo en reuniones. Pero según las encuestas, el 71 % de las reuniones son totalmente improductivas. ¡Ay!

Pero bueno, ¿de qué te sirve a ti esta información? Podrías limpiar tu agenda y dejar de reunirte con la gente por cualquier motivo. Pero probablemente no sea una buena idea.

En vez de eso, trabaja para que las reuniones que organices sean lo más productivas posible.

Una de las maneras más sencillas y efectivas de potenciar la productividad de las reuniones consiste en crear una agenda de la reunión antes de que esta empiece. En este artículo te contamos cómo hacerlo.

Sigue leyendo para averiguar por qué las agendas de las reuniones son tan importantes y cómo prepararlas en cinco pasos. Quédate hasta el final, ya que compartiremos una plantilla de agenda tremenda que podrás usar para que tus próximas reuniones salgan a pedir de boca y resulten totalmente productivas.

¿Es necesaria la agenda realmente?

No, no es que necesites una agenda para la reunión.

Puedes seguir organizando reuniones sin agenda durante el resto de tu vida profesional si es lo que deseas. Pero entonces no disfrutarás de ninguna de las siguientes ventajas…

Mejor preparación

Las agendas permiten que los participantes se preparen para las reuniones a las que van a asistir. Cuando los participantes están preparados, sus contribuciones son más valiosas.

Date cuenta de que Ramírez no podrá compartir los datos de ventas actualizados si no los ha preparado. Y no los preparará si no sabe que tiene que hacerlo. Ahora, imagina que mandas la agenda con antelación. De este modo, Ramírez verá que le pedirás los datos de ventas en la reunión de la semana que viene, por lo que tendrá tiempo para hacer todos los cálculos y analizar el estado del departamento antes de que llegue la sesión.

Más productividad

¿Por qué la mayoría de reuniones son improductivas? Porque carecen de estructura, lo que desemboca en distracciones. Hay dos tipos de distracciones que debes evitar:

• Conversaciones sobre otros temas: Si la reunión está bien estructurada, los asistentes no se irán por las ramas y cubriréis los temas que tenéis que tratar de forma más eficiente.
• Empleados distraídos con otras tareas: La estructura también mantendrá a los asistentes centrados en la reunión. Cuando están centrados, no les tentará tanto consultar su correo.

La agenda es perfecta para establecer la estructura de las reuniones. Si creas una y la mandas con antelación, te garantizamos que tus reuniones se volverán mucho más productivas.

Una referencia fiable

Por último, las agendas de las reuniones se pueden consultar más adelante.

Nunca tendrás que volver a preguntar: «¿De qué hablamos en la última reunión?». Simplemente desempolva la agenda que creaste antes de la reunión y échale un vistazo. En cuestión de segundos, sabrás qué temas se trataron y cuáles no.

Cómo preparar una agenda de reunión efectiva

Planificar la agenda para tu próxima reunión no es complicado. De hecho, solo tienes que seguir estos cinco pasos para crear una agenda de reunión efectiva que potencie la productividad de tu equipo.

1. Entiende el objetivo de la reunión

Lo primero es lo primero, ¿por qué quieres organizar una reunión?

Asegúrate de que todas las reuniones que organices tengan una razón de ser determinada. Si no se te ocurre ninguna, simplemente cancela la sesión, ya que lo más probable es que sea improductiva.

Ahora bien, el objetivo de tu reunión depende de ti totalmente. Puedes discutir la estrategia de marketing o los datos de ventas, la posición financiera de tu empresa o nuevas tácticas de atención al cliente. Lo que sea, con tal de que marques el objetivo antes de que empiece la reunión.

Consejo de experto: Cuando sepas el objetivo de la reunión, también sabrás a quién invitar. No malgastes el tiempo de los empleados invitándoles a reuniones en las que ni pinchan ni cortan.

2. Enumera los temas que se van a tratar

Ahora que ya has determinado el objetivo de la reunión, puedes enumerar los temas que se van a abordar.

Por ejemplo, si quieres reunirte con tu equipo para hablar sobre el enfoque de tu empresa en cuanto al marketing de contenidos, deberías incluir los siguientes temas:

• Invertir en una herramienta de búsqueda de palabras clave
• Contratar uno o dos redactores de contenido
• El enfoque de la competencia en cuanto a los contenidos
• El éxito de tus vídeos de YouTube actuales
• Nuevos temas que te gustaría que tu equipo tratara en el blog

Acuérdate de hacer una lista ordenada de todos los temas que quieras tratar. Así sabrás exactamente de lo que hablaréis tu equipo y tú en cada momento de la reunión.

Consejo de experto: Elige temas relevantes para todos los asistentes. A nadie le gusta comerse una reunión (o media) en la que no tiene nada que añadir. Sobre todo si al mismo tiempo podrían estar haciendo trabajo más productivo. Si tienes que abordar un tema que solo sea importante para una o dos personas de tu equipo, mejor programa una reunión aparte con ellos.

3. Estima la duración de cada tema

A continuación, echa un vistazo a la lista de temas que quieres tratar durante la próxima reunión y calcula el tiempo que necesitas para cada uno. Esto tiene unas cuantas ventajas.

En primer lugar, te ayudará a estimar la duración de toda la reunión. Cuando tu equipo y tú sepáis cuánto va a durar la sesión, podréis planificar mejor el día de trabajo.

Además, de este modo planificarás una sesión más productiva. Igual quieres abordar 10 temas durante la reunión. No obstante, si solo cuentas con una hora, te darás cuenta de que seis minutos por tema probablemente no basten para llegar a ningún lado. Eso sin contar las presentaciones, las transiciones entre temas, las preguntas de los asistentes, etc.

Consejo de experto: Es mejor pasarse en las estimaciones que quedarse corto. En el peor de los casos, tu reunión acabará antes de lo esperado y tu equipo tendrá más tiempo para encargarse del resto de tareas.

4. Deja un tiempo para las contribuciones de tu equipo

Las mejores reuniones son colaborativas. Así que deja algo de tiempo en la agenda para que tu equipo haga contribuciones. No esperes darles un discurso durante 30 minutos o una hora.

Una de las mejores formas de organizar una reunión colaborativa es repartir un tema por empleado para que todo el mundo lidere la sesión durante un rato. Así también te asegurarás de que los asistentes lleguen preparados para contribuir.

Consejo de experto: Desarrolla un método para que los miembros del equipo contribuyan de forma productiva durante las conversaciones. En las reuniones pequeñas, las conversaciones libres en las que los asistentes hablan cuando les apetece pueden funcionar. Sin embargo, en las reuniones más numerosas es mejor dejar algo de tiempo al final de la reunión (o al final de cada tema) para las posibles preguntas.

5. Comparte la agenda con 24 horas de antelación

Por último, no te olvides de compartir la agenda de la reunión con todos los asistentes por lo menos con 24 horas de antelación. Si puedes mandarla antes, mejor todavía. Cuanto más tiempo tengan para prepararse, más productiva saldrá la reunión.

Por suerte, no hace falta que la agenda de la reunión tenga un diseño totalmente profesional. Es suficiente con mandar un simple correo electrónico con los temas que tienes pensado abordar y el tiempo que dedicaréis a cada uno.

Dicho lo cual, si te apetece enviar unas agendas guapas de verdad, puedes usar una herramienta como Fellow, que incluye funciones como crear agendas, tomar notas y elementos de acción.

Consejo de experto: Contacta con cada asistente también después de la reunión. Así tendréis la oportunidad de repasar los temas abordados y recordar los siguientes pasos.

Una plantilla de agenda espectacular

Te habíamos prometido una plantilla de agenda espectacular, ¡así que aquí la tienes!

No dudes en “robar” esta plantilla, ajustarla a tus necesidades, retocarla para que se adapte mejor a tu equipo o modificarla como creas conveniente.

Una plantilla de agenda para tu próxima reunión.

Como puedes ver, esta plantilla de agenda es de lo más sencilla. ¡Pero de eso se trata! No tienes que complicar las cosas. No hace falta ser un lince para crear y entender una agenda. Debe ser simple y directa, como el ejemplo propuesto.

Organiza mejores reuniones a partir de hoy

No cabe duda de que la agenda aumentará la productividad de tus reuniones.

Por suerte, ya sabes cómo crear una. Solo tienes que determinar el objetivo de la reunión, enumerar los temas a tratar, estimar una duración realista para cada tema, dejar algo de tiempo para las contribuciones de tu equipo y compartir la agenda con antelación.

En este artículo hemos hablado mucho sobre reuniones. Así que nos pica la curiosidad: ¿tienes un sistema fiable para organizarlas con los miembros de tu equipo? Si no, prueba ClickMeeting.

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