Las videoconferencias se han convertido en una necesidad debido al auge del teletrabajo. ¿Pero sabes cómo organizarlas bien? Puedes empezar implementando unas cuantas reglas básicas para las reuniones virtuales.
En este artículo te contamos por qué es tan importante establecer unas reglas básicas y te presentamos cinco buenas prácticas que tu equipo y tu deberíais seguir durante las reuniones en línea. Al final, tendrás toda la información que necesitas para organizar videoconferencias efectivas que impulsen a tu negocio.
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Así que, sin más dilación, ¡empecemos!
¿Necesitas establecer reglas básicas para las reuniones virtuales?
No es que tu software de videoconferencias vaya a explotar sin unas reglas básicas. Así que, técnicamente, no, no las necesitas para tus reuniones virtuales. Pero indudablemente ayudan.
Las reglas básicas para reuniones virtuales ayudan a crear un ambiente colaborativo que permitirá que tu equipo y tú trabajéis mejor y en menos tiempo. También garantizan que cada miembro del equipo se sienta valorado y respetado, algo esencial para cualquier trabajador.
¿Tiene sentido? Bien, ahora vamos a por las mejores prácticas de las reuniones virtuales.
Las reglas básicas esenciales para las reuniones virtuales
¿Qué reglas básicas debes establecer en tus reuniones virtuales? Pues depende totalmente de tus objetivos. No obstante, aquí te sugerimos cinco reglas que garantizan que las sesiones en línea salgan a pedir de boca.
1. Crea y comparte un programa
Lo primero es lo primero: crea un programa para la reunión.
Gracias a ello, establecerás claramente el objetivo de tu reunión virtual. Sabrás exactamente de qué hablar y cuánto tiempo emplear en cada tema. Por otro lado, tampoco te olvidarás de los puntos importantes de la sesión. De hecho es casi imposible, ya que resumirás todo lo que se va a cubrir antes de que empiece la reunión.
Este tipo de estrategia mantendrá a tu equipo centrado durante la videoconferencia y garantizará que alcance sus niveles máximos de productividad, un objetivo deseable en cualquier equipo.
Recuerda que crear la agenda solo es el primer paso. Más tarde también tendrás que compartir el documento final con los participantes. De este modo, podrán prepararse para la sesión. Si los asistentes están preparados, sus contribuciones serán mucho más valiosas.
Una vez hayas creado y compartido el programa, ¡síguelo! Empieza por donde el programa dice que hay que empezar. Cubre los temas que tu programa dice que vas a cubrir. etc.
Nota: El programa de tu reunión debe incluir una hora de inicio. Asegúrate de que la venga bien a todo el mundo. Para conseguirlo, debes tener en cuenta las posibles diferencias horarias. Haz lo posible por encontrar una hora adecuada para todos los participantes, vivan donde vivan.
2. Silencia tu micrófono cuando no hables
Esta es muy simple, pero no por ello menos importante. Asegúrate de que todos los asistentes a la reunión silencien su micrófono cuando no estén hablando.
Lo último que quieres oír durante una reunión son los lloros de un niño, los ladridos de un perro o las obras del vecino. Teniendo en cuenta que el 45 % de los trabajadores en EE.UU. trabajan en remoto al menos una vez a la semana, estos ruidos son más que probables.
Por suerte, la solución es sencilla. Simplemente silencia el micro cuando no estés hablando con el grupo. Después, actívalo cuando sea tu turno de hablar. Y vuelve a silenciarlo cuando acabes. Pan comido.
Como decíamos antes, esta es una de las reglas básicas más simples para las reuniones virtuales. También es una de las más importantes. Usa la tecnología para ayudar a minimizar los ruidos molestos durante la videoconferencia, y la reunión virtual con tu equipo será más efectiva.
3. Asegúrate de tener la cámara encendida
Efectivamente, fuera micro, dentro cámara.
¿Por qué tu equipo se reúne mediante un software de videoconferencia? ¿Por qué no os llamáis por teléfono y pista? ¿O por qué no os mandáis correos o usáis el chat de Slack? Porque estos modos de comunicación no garantizan el mismo nivel de conexión interpersonal.
Es difícil colaborar de forma efectiva con alguien que no te suena y con quien no tienes conexión alguna. Las videoconferencias refuerzan las relaciones, lo que mejora el trabajo entre equipos.
Si una de las reglas básicas de tu empresa es tener las cámaras encendidas siempre en las reuniones virtuales (y si no lo es, ¡debería!), debes implementar otro par de reglas básicas adicionales.
Por ejemplo, el lugar desde el que los miembros del equipo se unen a la reunión debe estar libre de distracciones visuales, como fondos desordenados y/o caóticos. La buena noticia es que muchos proveedores de conferencias virtuales permiten a los usuarios crear fondos digitales precisamente con este fin.
Ya que hablamos de distracciones visuales, también toca hablar del atuendo. Asegúrate de que tu equipo se vista adecuadamente durante las reuniones virtuales. Eso significa que no deben llevar pijamas, prendas demasiado reveladoras o camisetas con contenido explícito. Que todo el mundo se vista profesional.
4. Respeta la etiqueta de las reuniones virtuales
¿Has creado y compartido el programa de la reunión? ¿Tienes el micrófono silenciado y la cámara encendida? Bien, entonces toca la regla número 4, que tiene que ver con la etiqueta de las reuniones virtuales.
Para asegurar que tu reunión sea colaborativa, productiva y exitosa, debes garantizar que los asistentes cumplan ciertas reglas de etiqueta. Este concepto no es revolucionario. Tu equipo también cumple reglas de etiqueta durante las reuniones presenciales.
La diferencia es que hemos asistido a reuniones presenciales toda la vida. Por lo tanto, tenemos las reglas de etiqueta bien inculcadas. Las reuniones virtuales, por muy populares que sean en la actualidad, son un concepto nuevo. Como tal, debes recordar a tu equipo cómo debe comportarse.
Te proponemos implementar algunas reglas de etiqueta para tus reuniones virtuales:
- Respeta a tus compañeros: Lo primero es asegurarse de que todos se respeten dentro del equipo. Pueden mostrar ese respeto prestando atención (algo que desarrollaremos más adelante), permitiendo que hablen sin interrupciones y minimizando las distracciones.
- Presta atención a la reunión: Si les pides a tus compañeros que asistan a tus reuniones, es por algo. Damos por sentado que ese motivo no es “ponerse al día con los correos” o “escribir a un colega”. Por lo tanto, asegúrate de que tu equipo preste atención. Pídeles que guarden sus dispositivos móviles y no hagan otras tareas simultáneamente. Deben centrarse en la conversación que estáis teniendo.
- Elimina todas las distracciones: Hay distracciones de todos los tipos y colores: teléfonos, cuentas de correo, ruidos de fondo por aquí y por allá, comida, etc. Pídeles a los asistentes a la reunión que silencien los móviles y no comprueben su correo. Pídeles también que silencien el micrófono para que no se cuelen sonidos de fondo. Y que tampoco coman, claro. Cualquiera de estos elementos puede descarrilar una conversación. Así que elimínalos.
Si se trata de las reglas básicas en las reuniones, la etiqueta siempre es un tema importante.
5. Acaba tus reuniones virtuales con los próximos pasos
Por último, pero no por ello menos importante, no te olvides de concluir tus reuniones virtuales por todo lo alto. ¿Cómo hacerlo? Es bastante fácil, la verdad. Dale a cada participante una o dos tareas.
¿Qué quieres que haga tu equipo después de reunirte con ellos? ¿Contactar con una persona concreta? ¿Acabar un encargo? ¿Empezar un proyecto nuevo? Asegúrate de que todo el mundo sepa exactamente lo que se espera de ellos antes de cerrar la sesión en tu software de videoconferencias.
Nosotros te recomendamos ir un paso más allá con esta regla básica y mandar un correo a cada participante una vez haya finalizado la sesión. Utiliza el correo para recapitular los temas que has tratado, las decisiones que se han hecho y las tareas que cada miembro del equipo debe llevar a cabo.
Aunque enviar un correo separado a cada asistente lleva tiempo, si lo haces te asegurarás de que todo el mundo esté en sintonía y entienda sus últimos encargos.
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Pues ya tienes cinco reglas básicas para las reuniones virtuales.
Una vez implementes estas buenas prácticas para las reuniones, tus videoconferencias se volverán más colaborativas y efectivas. Es justo lo que quieres, ¿verdad?
Entonces, ¿a qué esperas? Crea y comparte un programa, silencia tu micrófono cuando no hables, asegúrate de tener la cámara encendida, respeta la etiqueta de las reuniones virtuales y finaliza tus reuniones virtuales con los siguientes pasos. No hay mucha más ciencia.
Ahora bien, para organizar reuniones virtuales, necesitas una solución de videoconferencias de calidad. Nosotros te podemos ayudar con esa tarea. Prueba ClickMeeting gratis durante 30 días para ver si es la herramienta adecuada para tu equipo.
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