El desarrollo tecnológico ha facilitado enormemente la colaboración online y la organización de clases en remoto. Sin embargo, no solo la tecnología evoluciona, sino también los hábitos y el comportamiento de los participantes. A menudo, estos son los factores que más influyen en los eventos.
En 2021 llevamos a cabo nuestro primer estudio sobre la etiqueta de las reuniones online, así como las percepciones y las expectativas sobre el comportamiento de los demás. En 2022, retomamos el tema. Preguntamos a 500 participantes en eventos online sobre sus estándares y sus problemas más frecuentes. Esta información es valiosa para cualquiera que organice webinarios o reuniones online, o simplemente asista a ellas. Además, ayuda a crear un ambiente que fomente el intercambio de información y la cooperación.
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¿Cómo evaluamos el comportamiento de los demás? ¡Ha mejorado!
La conclusión más importante del estudio es muy optimista. El 53 % de los encuestados percibieron una mejoría en el comportamiento de los asistentes a eventos online en el último año. Por otro lado, solo el 18 % afirmó que no hubo ninguna mejoría.
¿Cuál es la razón subyacente? Probablemente, lo más importante es que ha aumentado la experiencia. Al principio de la pandemia, mucha gente no estaba preparada para cambiar a un modo remoto o híbrido, pero con el tiempo, nos hemos acostumbrado a las herramientas y hemos desarrollado buenos hábitos para que la colaboración y el intercambio de conocimientos sean más eficientes.
Al mismo tiempo, hasta un 49 % de los encuestados esperan que en los eventos online se presente un catálogo de reglas de etiqueta estandarizado. Hace un año, el 53 % de los encuestados dio esta respuesta. Así pues, parece que nos sentimos cada vez más a gusto en el mundo de las reuniones virtuales, pero aun así seguimos teniendo dudas.
Si quieres disiparlas, echa un vistazo a la guía de modales que hemos preparado en ClickMeeting para las reuniones online y los webinarios.
Comportamiento de los asistentes y acogida del evento
Es un hecho reconocido que las cuestiones técnicas son la principal causa de que los proyectos online tengan éxito o fracasen. Sin embargo, no siempre es así. De hecho, en muchos casos, el comportamiento de los asistentes y la forma en la que usan las herramientas son elementos clave.
Hay una serie de factores que afectan a la forma en la que percibimos un evento. Pedimos a los encuestados que identificaran los tres más molestos.
– Susurros, otros sonidos y ruidos: 63 %
– Personas con el micrófono encendido aunque no hablen: 53 %
– Personas que no tienen los documentos preparados cuando comparten la pantalla: 31 %
– La mayoría de los participantes tiene las cámaras apagadas: 25 %
– El presentador no mira a cámara: 22 %
– Fondos detrás de las personas: 20 %
– La ropa del presentador y los participantes: 12 %
Como puedes ver, la mayoría de estos problemas se pueden solucionar con relativa facilidad. Basta con prepararse bien para el evento y seguir las normas de comportamiento aceptadas. Es fundamental utilizar funciones que faciliten la cooperación. ¿Cómo las manejan los propios participantes?
Apagar el micrófono y levantar la mano
Seguro que todo el mundo se ha encontrado en una situación en la que alguien deja el micrófono encendido aunque no esté hablando, o interrumpe a alguien sin utilizar la función de levantar la mano. Se sabe muy bien lo mucho que molesta.
¿Cómo lo afrontan los encuestados? El 74 % afirman que tomar la palabra sin notificación previa genera confusión y distrae. Al mismo tiempo, el 76 % dicen que silencian el micrófono cuando no están hablando, y el 13 % al menos lo intenta.
Prepararse para el evento
Otro factor que causa bastante distracción en los asistentes es la falta de preparación para el evento. Esto se aplica especialmente a los presentadores de webinarios y los moderadores de reuniones online. Los problemas de contenido y los fallos técnicos se incluyen en este apartado.
Hasta el 46 % de los encuestados consideran molesto que un presentador tenga que ponerse a buscar material durante el evento. Por otro lado, el 70 % afirman que tienen archivos o notas preparadas a tiempo, mientras que el 8 % dicen que no prestan atención a este aspecto.
Curiosamente, el 79 % de los encuestados afirman que nunca han interrumpido un evento por tener que buscar un archivo necesario. Por desgracia, el 21 % tuvieron que lidiar con este problema.
Espacio, silencio y orden
¿Qué más aspectos se deben tener en cuenta en los preparativos? Sin duda alguna, es fundamental conectarse desde un lugar cómodo que te permita centrarte totalmente en el evento y minimice el riesgo de problemas potenciales. También conviene asegurarse de que la reunión no se vea interrumpida por una llamada telefónica inesperada, por ejemplo. Debe reinar el orden, tanto en el marco visible para los asistentes al evento, como en las carpetas y pantallas que se compartan durante la reunión.
– El 69 % de los asistentes cuentan con un espacio adecuado que garantiza silencio durante las reuniones online. No obstante, el 23 % afirman que tienen un problema con este factor.
– El mismo número de participantes se acuerdan de silenciar los teléfonos y otros dispositivos electrónicos. Un 19 % se acuerda a veces, y el 12 % no se fija en esto.
– El 66 % de los encuestados se aseguran de no mostrar en pantalla elementos que no deberían compartirse durante el evento. El 16 % lo hacen de forma ocasional, y el 18 % de los participantes en la encuesta nunca se fijan en esto.
Hay otro elemento de la preparación que no puedes pasar por alto. Al mismo tiempo, solo necesitas un instante para prevenir muchos problemas potenciales que podrían arruinar hasta el evento mejor preparado.
Comprobación del dispositivo
Hay herramientas, como el comprobador AV, que te permiten asegurarte en un instante de que tu equipo de sonido y vídeo funcione como es debido. ¿Pero se usan con frecuencia? Resulta que el 60 % de la gente siempre lo comprueba, el 26 % a veces, y uno de cada diez participantes en reuniones online decide hacerlo antes de las sesiones más importantes. Solo el 4 % de los encuestados nunca lo comprueban o planean hacerlo pero se les olvida.
Reglas para las reuniones online de empresas
Retomemos por un instante el tema de desarrollar un catálogo unificado de comportamientos para las reuniones online. Aunque este documento no existe, muchas empresas y organizaciones han decidido implementar ciertas reglas durante sus eventos. De esta forma, consiguen operar de forma más eficiente y disipar las posibles dudas que les puedan surgir a los participantes.
Según nuestro estudio, el 30 % de las empresas han decidido dar este paso. ¿Qué reglas han introducido?
– El 25 % de las empresas requieren que se enciendan las cámaras durante las reuniones online.
– El 17 % de los encuestados indicaron que sus compañías regulan las intervenciones de los asistentes.
– El 16 % de los encuestados afirmaron que, en sus empresas, los asistentes no pueden usar móviles ni otros dispositivos electrónicos durante las sesiones.
– En el 13 % de los casos, se ha establecido un protocolo de bienvenida y despedida.
– El 12 % de las empresas han fijado un código de vestimenta para las reuniones online.
Código de vestimenta para eventos online y fondo virtual
Al principio de la pandemia, hubo bastante polémica sobre el código de vestimenta de los asistentes a distintos eventos online. Por un lado, hubo ocasiones en las que eligieron conjuntos demasiado formales. Por otro lado, a menudo optaron por un atuendo cómodo, de andar por casa, que por desgracia difiere mucho de lo que se suele esperar de este tipo de reuniones.
Según los encuestados, ¿qué ropa suelen elegir para participar en reuniones online?
– El 39 % elige prendas casuales
– El 31 % de participantes prefieren ropa elegante
– El 15 % suele elegir un chándal o ropa de andar por casa cómoda
– El 2 % asiste a las reuniones en pijama.
Como puedes ver, poco a poco vamos encontrando el punto ideal entre los trajes formales, que probablemente elegiríamos para reuniones en persona con un cliente importante, y los chándales cómodos. Los expertos en imagen suelen recomendar la opción casual. Lógicamente, hay situaciones en las que conviene vestirse algo más elegante, y hay reuniones en las que puedes permitirte un toque casual.
El uso de fondos virtuales también es bastante polémico. En su momento fue una función muy utilizada que permitía, por ejemplo, ocultar una habitación desordenada. Sin embargo, un fondo mal elegido no solo queda feo, sino que puede distraer al resto de participantes. Entonces, ¿con cuánta frecuencia deciden usarlo los encuestados? Al parecer, el 26 % de las personas lo suelen poner. La mitad no usan esta función nunca, y el 25 % a veces.
Situaciones inesperadas y cómo solucionarlas
Hay cosas que no se pueden predecir, eso es innegable. Mientras asistes a un evento online, pueden ocurrir todo tipo de situaciones: un perro que ladra, el vecino que saca el taladro, el de SEUR que llega cuando no tenía que llegar o un niño que se pone a llorar. La lista de situaciones molestas es interminable. ¿Qué se puede hacer en esos casos? En primer lugar, acepta que esas cosas pasan y no son motivo de preocupación. Como en todo, la educación y la buena comunicación con tus interlocutores te sacarán adelante.
¿Qué hacen nuestros encuestados en estas situaciones?
– El 70 % sonríe y pide disculpas.
– El 17 % nunca ha tenido que lidiar con estos problemas.
– El 7 % se aleja del ordenador sin mediar palabra para solucionar el problema.
– El 6 % finge que no pasa nada y no reacciona.
¿Cómo han cambiado los eventos online en el último año? Resumen
Indudablemente, las conclusiones de nuestro último estudio son alentadoras, sobre todo si se comparan con la encuesta que realizamos hace un año. En primer lugar, más de la mitad de los encuestados han notado una mejoría global en el comportamiento de los asistentes en este periodo. También se ha producido una pequeña disminución en el número de personas que esperan que se introduzca un catálogo unificado de normas para eventos online, lo que puede indicar que simplemente vamos aprendiendo a comportarnos. Aun así, el 30 % delas empresas prefieren introducir por lo menos unas reglas de etiqueta parciales. Asimismo, el estudio confirma claramente que estamos más dispuestos a usar funciones que facilitan la colaboración, y apreciamos cómo agilizan los eventos y ayudan a sus participantes.
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