Habrás escuchado que organizar seminarios web es una estrategia promocional y comercial estupenda. Pero por algún motivo, no te has animado a intentarlo. A lo mejor no has tenido tiempo para planificar y promocionar un evento digital. A lo mejor te quedas paralizado cada vez que piensas en ponerte delante de una cámara. O a lo mejor pensabas que organizar un seminario web era tan caro que tu empresa no se lo podía permitir.
Si te preocupa el impacto de los seminarios web en el presupuesto de tu empresa, ¡tranquilo!
En este artículo te mostraremos cómo organizar un seminario web gratis. Al final, sabrás exactamente cómo planificar el contenido, qué plataforma para seminarios web debes utilizar, conocerás las principales estrategias de marketing relativas a los seminarios web y sabrás todo lo demás que puedas necesitar para organizar tu propio seminario.
¡Tenemos mucha información excelente por compartir, así que empecemos!
Table of Contents
Ventajas de los seminarios web
Antes de mostrarte cómo organizar un seminario web gratis, hablemos primero de por qué debes hacerlo. ¿Por qué los seminarios web aportan tantos beneficios? ¿Merece esta estrategia de marketing el tiempo y el esfuerzo dedicado para su desarrollo? En una sola palabra: ¡sí!
Existen numerosas ventajas de la organización de seminarios web, pero nos vamos a enfocar en las tres principales:
1. Crear más confianza
A fin de cuentas, la gente compra de las empresas que conoce, que le gustan y que tienen su confianza. ¿Cómo ser ese tipo de empresa para el cliente final? ¡Empezar por seminarios web!
Los seminarios web humanizan las marcas y permiten que los clientes puedan asociar caras con las empresas y comunicarse con ellas a un nivel profundo. Además, permiten a las organizaciones lucir su experiencia profesional, los conocimientos sectoriales y las habilidades a los mercados de destino, generando así la confianza del cliente.
2. Generar oportunidades de negocios
Por lo general, los asistentes de los seminarios web se inscriben en los eventos digitales proporcionando su dirección de correo electrónico. Esto hace que el marketing de los seminarios web sea una forma eficaz de generación de oportunidades de negocios.
Y eso no es todo. La gente que se inscribe en los seminarios web suele ofrecer más oportunidades de negocios que los posibles clientes generados de otra manera. ¿Por qué? Porque ya han demostrado su interés en la empresa y sus productos al inscribirse en el evento.
3. Generar más ventas
Por último, los seminarios web pueden ayudar a las empresas a generar más ventas de una manera más rápida sin gastar más energía. Si el contenido del seminario web está enfocado en un problema común y ofrece los productos de la marca como la solución, ¿por qué los asistentes no se animarían a comprarlos?
Obviamente, la parte comercial del seminario web se debe gestionar con mucha mano izquierda. Pero si se hace adecuadamente, los seminarios web ayudarán a tu negocio a aumentar los volúmenes de ventas.
5 pasos para conseguir un seminario web excelente
Ahora que hemos hablado del porqué, volvamos a cómo organizar un seminario web gratis.
Por suerte, el proceso no es nada difícil. Si sigues los cinco pasos que mencionamos a continuación, serás capaz de organizar unos seminarios web excelentes. Y todo eso sin tener que gastar ni un duro de ese dinero que tanto te ha costado ganar.
¡A por ello!
1. Planifica el contenido
Lo primero que debes hacer es planificar el contenido de tu seminario web, es decir, los temas, los detalles y la información que vas a presentar durante el evento.
Para ello, debes entender tus objetivos.
¿Por qué organizas el seminario web? ¿Necesitas aumentar los esfuerzos en cuanto a la generación de oportunidades de negocios? ¿Esperas promocionar un producto o servicio específico y aumentar las ventas? ¿O a lo mejor quieres simplemente humanizar tu marca para los clientes actuales?
Todos estos objetivos están al alcance de la mano; solo tienes que entender la meta antes de empezar a planifica el contenido.
Después, necesitas asegurarte de que entiendes a tu público destinatario. ¿Qué provechos quieren sacar ellos de tu seminario web? ¿Cómo puedes proporcionarles información útil y/o entretenida? ¿Qué tipo de información están buscando?
La clave para entender al público destinatario es un análisis profundo y un «buyer persona».
Para los que no conozcan el término, un «buyer persona» es un personaje ficticio creado para representar un segmento específico del cliente final. «Buyer personas» adecuados deben incluir información demográfica, por ejemplo el género, la edad, la profesión y el nivel de ingresos, así como detalles psicográficos, tales como las esperanzas, los miedos y los retos del día a día.
Una vez entendidos plenamente los objetivos y el público destinatario, la elección del tema del seminario web va a ser fácil.
Por ejemplo, pongamos que tienes una marca de ropa y el objetivo del seminario web es promocionar una nueva línea de ropa femenina, mientras que tu público destinatario está buscando consejos de moda para el invierno. El contenido de tu seminario web podría hacer referencia a las tendencias de moda actuales y mostrar artículos de ropa específicos que vende tu empresa, incluyendo elementos de tu nueva línea femenina.
¿Ves cómo funciona?
2. Elige la plataforma
El siguiente paso consiste en elegir la plataforma. ¿Cómo vas a organizar el evento digital? ¿Qué herramienta vas a utilizar? Existe muchas opciones disponibles. Cada una pertenece a una de tres categorías: transmisión de vídeo en directo, videoconferencia o seminarios web profesionales.
Profundicemos en cada una de estas opciones:
Transmisión de vídeo en directo. La manera más fácil de organizar un seminario web gratis es utilizar una plataforma de transmisión de vídeo en directo, como Facebook Live o YouTube Live. Entre las ventajas de esta solución podemos mencionar la facilidad de uso, un número casi ilimitado de participantes y una manera sencilla de promocionar el evento. Si tu empresa ya cuenta con bastantes seguidores en Facebook o YouTube, ¡va a ser mucho más fácil animarles a seguir los seminarios web! Pero la verdad es que esas plataformas realmente no fueron creadas para la organización de seminarios web. Se crearon para transmitir eventos en tiempo real. Por eso, no ofrecen las funcionalidades avanzadas de las que disponen las plataformas dedicadas plenamente a los seminarios web.
Videoconferencia Luego, existen distintas aplicaciones para videoconferencias, tales como Google Hangouts. Igual que en el caso anterior, estas herramientas pueden utilizarse para organizar seminarios web, pero no fueron creados para ese fin. Son más idóneas para organizar reuniones digitales. No obstante, si te empeñas en utilizar Hangouts para organizar seminarios web, podrás aprovechar su interfaz de uso fácil y las funcionalidades de chat incorporadas en la herramienta. Hecho curioso: los clientes del producto de pago G Suite de Google pueden acceder a unas funcionalidades del seminario web algo más avanzadas y pueden integrar sus eventos transmitidos en directo con otras aplicaciones de Google, tales como el correo electrónico y la herramienta del calendario.
Seminarios web profesionales. Para organizar un seminario web gratis puedes utilizar una herramienta profesional, como ClickMeeting. Lo que pasa con las herramientas profesionales es que cuesta dinero poder utilizarlas. O por lo menos suele ser así. Pero ClickMeeting se puede utilizar gratis durante los primeros 30 días. Te ofrece el acceso a funcionalidades avanzadas, como la opción de compartir pantalla, realizar sondeos y encuestas, organizar seminarios web bajo demanda, implementar numerosas integraciones, e incluso transmitir contenidos en directo en Facebook o YouTube (por lo que aprovechas los mismos beneficios que enumeramos anteriormente en la primera opción comentada.)
Si piensas organizar seminarios web con regularidad, invierte en una aplicación de primera línea, como ClickMeeting. De esta manera, no tendrás que ir aprendiendo un nuevo servicio por el camino.
La herramienta que utilices para organizar tus seminarios web dependerá de los objetivos planteados.
Si tienes muchos seguidores en Facebook o YouTube y solamente quieres organizar un único evento, una plataforma social puede ser una solución óptima para ti. No obstante, si piensas impartir seminarios web como un punto central de tu estrategia de marketing, recomendamos recurrir a una herramienta profesional como ClickMeeting con todos los detalles necesarios.
3. Promociona tu evento
Ahora que sabes el objetivo de tu seminario web, el público destinatario y la plataforma que vas a utilizar para organizar el evento, puedes empezar a promocionarlo. ¡Este paso es crucial!
El mejor contenido creado para el grupo adecuado no aportará beneficios a tu empresa, si nadie se entera de su existencia. Debes difundir la información acerca de tu seminario web para que la gente se anime a participar. Por suerte, el marketing de un seminario web no difiere mucho del marketing de cualquier otra cosa.
Utiliza estas estrategias para promocionar tu evento con eficacia:
Mercadotecnia en las redes sociales. Las redes sociales como Facebook, Twitter e Instagram te ofrecen un acceso excelente a los clientes finales de la empresa. ¡Aprovéchalas! Anuncia tu seminario web al menos dos semanas antes de su fecha programada. Luego publica actualizaciones y recordatorios antes del gran día. Consejo profesional: no te conformes con simplemente publicar información acerca del evento, ¡involucra a tu público! Si comentan y hacen preguntas, responde. Las redes sociales son más eficaces cuando se utilizan para iniciar las conversaciones en lugar de servir como cartel publicitario digital.
Mercadotecnia por correo electrónico. Es el método de toda la vida, pero realmente nada es tan eficaz en cuanto a la rentabilidad de la inversión como el correo electrónico. Los últimos números nos dicen que cada 1 USD invertido en la estrategia aporta 44 USD de ingresos. Dicho de otra manera, si no promocionas tus seminarios web a través del correo electrónico, ¡acabas perdiendo! Así pues, planifica algunos mensajes a enviar a tu lista de suscriptores e invítalos a participar en tu evento. Igual que con las publicaciones en las redes sociales, deberías empezar a promocionar tu evento dos semanas antes de su fecha programada. De este modo, los suscriptores tendrán más margen para organizarse y poder participar.
Publicidad de pago. Si tienes algo de dinero extra para gastar, la publicidad de pago puede ser una manera fenomenal de promocionar el evento y aumentar el número de asistentes. Sitios como Facebook Ads y Google Adwords permiten a los profesionales del marketing acceder a sus públicos singulares. Céntrate en los destinatarios del contenido de tu seminario web y verás como empieza a crecer el número de asistentes. Obviamente, hay que esforzarse un poco más… Pero una fuerte estrategia de publicidad de pago puede hacer milagros en cuanto al marketing de los seminarios web.
A fin de cuentas, la manera de promocionar el seminario web dependerá del tipo de evento y el público al que vaya destinado. No obstante, las tres ideas anteriormente mencionadas funcionarán para cualquier estrategia promocional.
4. Proporciona la información
A estas alturas, tu contenido ya estará planificado, habrás elegido la plataforma perfecta para el seminario web y habrás promocionado tu evento en directo a tope. ¡Lo único que queda es impartirlo!
Es un momento emocionante. Todo ese trabajo duro ahora dará sus frutos. Desde luego, entendemos tus nervios, sobre todo si nunca has organizado un seminario web en directo. Pero no te preocupes: impartir seminarios web no es nada difícil.
Sigue estas mejores prácticas para organizar tu evento con profesionalidad:
Prepara un guion del seminario web. Para reducir el estrés, prepara un guion del seminario web y mantenlo al alcance de la mano mientras se desarrolle el evento en directo. Basta con tener un esbozo básico de los temas que quieres abordar y algunos conceptos fundamentales para cada uno.
Involucra al público. Piensa en tu seminario web más como una conversación que un discurso. Para ello, ve haciendo preguntas al público durante el evento. Incluso cuestiones sencillas tipo “Decidme en los comentarios si todo esto tiene sentido” pueden aumentar el compromiso.
Practica de antemano. La primera vez que te pongas delante de una cámara transmitiendo contenido en directo no tiene que ser la primera vez que repases el material. De hecho, no debería. Hazte un favor y practica la presentación antes de darla. De esta manera, te vas a sentir más seguro.
Disfruta. Intenta disfrutar del evento. ¿Qué es lo peor que podría pasar? A los asistentes no les va a importar si alguna que otra vez te quedas atascado con las palabras. Pero sí les va a importar si das la impresión de no querer estar allí. ¡Disfruta de la experiencia y todo irá bien!
La presentación de un contenido durante un seminario web en directo puede intimidar, pero realmente no hay de qué tener miedo. ¡Con un poco de práctica, encontrarás el rumbo adecuado y aprenderás a impartir el contenido con autoconfianza y estilo!
5. Realiza un seguimiento eficaz
Aunque el seminario web gratuito haya terminado, eso no quiere decir que haya terminado tu trabajo. Para aprovechar el marketing del seminario web, deberás hacer un seguimiento con los asistentes e integrarlos en el mundo de tu empresa. Esto se suele conseguir a través de la mercadotecnia por correo electrónico.
El seguimiento no debería ser opcional. No obstante, el cómo hacerlo depende completamente del objetivo inicial de tu seminario web y el contenido impartido.
Por ejemplo, si el objetivo del seminario web era aumentar las ventas, podrías ofrecer a los asistentes otra oportunidad para realizar una compra, mandándoles un correo electrónico de seguimiento. Si pretendías mejorar el reconocimiento de la marca, podrías incluir enlaces a las redes sociales y una invitación a seguirlos tipo «Síguenos aquí»..
Cada mensaje de seguimiento debería tener cuatro aspectos en común:
Envío rápido. Sugerimos enviar los mensajes de seguimiento dentro de las 24 horas posteriores al evento. Esta estrategia ayuda a garantizar el reconocimiento de la marca. Si dejas pasar demasiado tiempo sin contactar, tus asistentes podrán olvidarse de la empresa.
Agradecimiento. Tus asistentes podrían haber hecho miles de otras cosas con su tiempo, pero eligieron pasarlo contigo. Lo mínimo que deberías hacer es darles las gracias. No te olvides de hacerles saber que agradeces su participación cuando les envíes el mensaje de seguimiento.
Resumen del evento. Después de dar las gracias a los asistentes, recuérdales los temas abordados en el seminario web. No tienes que profundizar mucho en los detalles. Basta con un breve resumen de los puntos clave a los que puedan recurrir en el futuro.
Solicitud de retroalimentación. Finalmente, pide a cada destinatario del mensaje que te proporcione retroalimentación. ¿Qué le ha parecido el seminario web? ¿Qué partes le han gustado? ¿Qué se podría mejorar? Cuanta más retroalimentación, mejor te podrás preparar para los seminarios web organizados en el futuro.
Has trabajado mucho en la planificación, promoción y organización del seminario web. No lo estropees en los últimos momentos. Acaba fuerte y disfruta de todos los beneficios de tus esfuerzos.
Haz que los seminarios web sean una fuerza motriz de tu negocio (¡y además, gratis!)
Sin duda alguna, los seminarios web van a ayudarte a crear confianza entre tu mercado de destino, generar más clientes potenciales y aumentar las ventas. ¡Y ahora sabes exactamente cómo aprovecharlos sin tener que gastarte un sinfín de pasta!
Acuérdate de seguir los cinco pasos que hemos mencionado:
- Planifica el contenido.
- Elige la plataforma.
- Promociona tu evento.
- Proporciona la información.
- Realiza un seguimiento eficaz.
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