Ein Webinar zu organisieren ist relativ unkompliziert, aber auch kein Kinderspiel. Insbesondere wenn dieses Medium für Sie neu ist. Zum Glück haben wir für Sie hilfreiche Tipps und Tricks für Webinare zusammengestellt, mit denen Sie das Meeting reibungslos gestalten und Ihr Publikum fesseln können. Sobald Sie diese Tipps beherrschen, sind Sie auf einem guten Weg, ein Webinar-Profi zu werden.

 

In diesem Artikel antworten wir auf die folgenden Fragen:

  • Wie bereite ich mich auf das Webinar vor?

  • Wie organisiere ich meinen Webinarraum, um das Meeting produktiver zu gestalten?

  • Was soll ich tun, um die volle Kontrolle über den Verlauf des Online-Events zu behalten?

Vielleicht organisieren Sie Sprachkurse für Ihre Schüler, die nicht persönlich stattfinden können, oder Sie sind ein Online-Schullehrer, der Unterricht mit 30 Schülern gleichzeitig führt.

Möglicherwiese führen Sie interaktive Workshops, die mehrere Elemente wie Präsentationen, Aktivitäten und Q&As beinhalten. Oder Sie müssen eine Konferenz mit Keynote-Präsentationen und Diskussionsrunden für Experten online veranstalten.

Jede dieser Aufgaben ist offline anspruchsvoll genug, aber wie können Sie das Event im Online-Format abhalten? Zum Glück macht die Ihnen zur Verfügung stehende Technologie alles viel einfacher, angenehmer und produktiver für alle Beteiligten.

Alles was Sie zu wissen brauchen:

 

10 Tipps und Tricks für Webinare

Das Wichtigste zuerst:

 

1.    Agenda vorbereiten

Wenn Sie kein Meister spontaner Aufführungen sind, empfehlen wir, einen Meeting-Plan parat zu haben. Der Plan sollte so detailliert wie möglich sein, einschließlich der Zeitfenster, in die Sie die einzelnen Event-Elemente einpassen müssen, und wird Ihnen dabei helfen, die Zeitplanung einzuhalten, die zu verwendenden Tools auszuwählen und das Aussehen des Meetings möglichst produktiv und praktisch zu gestalten.

Listen Sie alle Aktivitäten auf, die Sie, Ihre Co-Moderatoren und das Publikum ausführen werden. Denken Sie auch an die Tools, die Sie verwenden werden, um diese umzusetzen.

Benötige ich den Chat? Wer wird die Diskussion moderieren?

Werde ich den Bildschirm während des Webinars freigeben oder benutze ich nur das Präsentationsdeck?

Werde ich während des Webinars eine Umfrage durchführen und anschließend die Antworten live analysieren?

Wenn Sie bestimmte Aktivitäten für die Teilnehmer vorbereitethaben (z B. ein Workshop), denken Sie über die beste Formel nach, um diese online zu organisieren. Sind zusätzliche Apps benötigt, die während des Webinars verwendet werden?

Bei mehreren Moderatoren entscheiden Sie, wer wann spricht und ob sie gleichzeitig gesehen und gehört werden müssen.

Dies sind einige der Fragen, die beantwortet werden müssen, damit Sie den Webinarraum selbstbewusst einrichten können.

Aber bevor Sie das machen…

 

2.    Denken Sie über Ihren Unterrichtsstil nach

Das Layout des Webinars ist eine Sache (wir werden gleich darüber sprechen), aber denken Sie zuerst an eine Formel, mit der Sie sich als Host wohl fühlen (oder sprechen Sie mit anderen Moderatoren darüber, was sie für ihre Präsentationen brauchen).

Sprechen Sie gerne spontan und machen Notizen auf dem Whiteboard? Oder brauchen Sie vielleicht im Voraus vorbereitete Materialien, um sie mit dem Publikum zu teilen?

Überlegen Sie, wie Sie Ideen einfacher erklären und Diskussionen führen können. Ein Webinar ist wie ein traditioneller Unterricht, ein Meeting oder eine Konferenz, aber Sie und die Teilnehmer befinden sich nicht im gleichen Raum.

Machen Sie es sich also bequem, damit Sie Ihr Bestes geben.

Aber wenn wir schon dabei sind…

 

3.    Die Bedürfnisse des Publikums berücksichtigen

Vergessen Sie niemals Ihr Publikum, wenn Sie sich auf das Webinar vorbereiten. Danken Sie darüber nach, was die Teilnehmer brauchen, um vom Webinar am besten zu profitieren. Schließlich möchten Sie nicht, dass sich Ihr Publikum gelangweilt, verwirrt oder enttäuscht fühlt.

Versetzen Sie sich je nach Art des Events in die Lage der Teilnehmer und überlegen Sie, was Sie sehen möchten. Was ist die beste Methode, um die zu vermittelnden Inhalte zu präsentieren, das Interesse der Teilnehmer zu wecken und das Event verständlich zu gestalten?

Ist alles gut sichtbar? Haben Sie genug Zeit für die Fragen der Teilnehmer am Ende des Events eingeplant?

Wenn Sie das herausbekommen haben (zumindest theoretisch), melden Sie sich bei der Webinar-Plattform an und setzen die einzelnen Puzzelteile zusammen.

 

4.    Das beste Layout für Ihr Meeting wählen

Wenn Sie wissen, welche Inhalte während Ihres Webinars präsentiert werden, richten Sie den Webinarraum so ein, dass er zu Ihren Zielen passt.

Es ist wie bei einem Workshop vor Ort. Manchmal müssen Sie die Stühle und Schreibtische neu anordnen, damit sich alle sehen. Der Projektor muss an der richtigen Stelle stehen, damit keine Personen und Gegenstände im Weg stehen und damit Sie die Präsentation nicht verdecken, wenn Sie sich im Raum bewegen.

Das Whiteboard bzw. die Präsentation muss deutlich und groß genug sein, damit der Text für das Publikum lesbar ist.

So geht es ungefähr.

Das Gleiche gilt für Ihren Webinar-Raum. Sie können das Chat-Fenster vergrößern, um zu sehen, welche Fragen die Teilnehmer stellen, oder es ausblenden, damit es nicht stört, wenn Sie sich auf die Präsentation konzentrieren.

Sie können den Video-Pod abdocken, ziehen und ablegen, wo es Ihnen passt, oder ihn komplett ausblenden, damit sich das Publikum auf das konzentrieren kann, worüber Sie sprechen, und nicht auf Ihre Mimik (oder Frisur).

Wenn die Webinar-Formel abwechslungsreicher ist, können Sie die Layouts während des Events an die verschiedenen Webinar-Elemente anpassen.

So sieht es in der Praxis aus:

 

 

Um Ihre Teilnehmer zu begrüßen und die Webinar-Regeln zu präsentieren, können Sie ein großes Video-Fenster nutzen und es dann minimieren, wenn die Moderatoren über die Präsentationsfolien sprechen, um die Aufmerksamkeit der Teilnehmer auf diese zu lenken. Anschließend können Sie zum großen Video-Fenster mit dem Chat-Pod zurückkehren, um die Fragen der Teilnehmer zu beantworten.

Bei Bedarf können Sie Prompts zu der Agenda hinzufügen, damit Sie wissen, wie Sie das Layout neu anordnen können, um die Aufmerksamkeit des Publikums während des gesamten Events entsprechend zu lenken.

 

5.    Genau wissen, was das Publikum sieht

Wenn Sie die PowerPoint-Moderatoransicht kennen, wissen Sie bestimmt, wie bequem es ist, einige hilfreiche Tools anzeigen zu können, die das Publikum nicht sieht (z. B. den Timer oder die nächste Folie), vergessen Sie aber nicht, dass die Zuschauer den Bildschirm möglicherweise etwas anders sehen als Sie.

Vergewissern Sie sich daher immer, dass die Bildschirmlayouts anderer Personen genau richtig aussehen, unabhängig von ihrer Rolle im Webinar. Entscheiden Sie, welche Elemente Sie in Ihrer Ansicht brauchen, und wählen, was die Teilnehmer nicht sehen sollen bzw. was für sie neu anzuordnen ist, damit sie das Event ohne Ablenkungen verfolgen können.

Wenn Sie möchten, dass Ihr Publikum genau das Gleiche sieht wie Sie, können Sie die Layouts synchronisieren. Damit haben Sie mehr Kontrolle darüber, wie die anderen den Bildschirm sehen (insbesondere wenn Ihr Publikum nicht besonders technisch versiert ist).

In diesem Fall, wenn Sie das Chat- bzw. Videofenster vergrößern oder seine Position ändern, geschieht das auch für die Zuschauer, damit zum Beispiel wichtige Teile Ihrer Präsentation nicht verdeckt werden.

Ihre Teilnehmer sind möglicherweise nicht mit Ihrem Webinar-Tool oder dieser Technologie vertraut. Daher kann es hilfreich sein, wenn Sie einige Einstellungen für sie im Voraus vornehmen, anstatt alle zu bitten, ein Fenster auszublenden bzw. zu verschieben, und dabei Chaos zu riskieren.

 

6.    Über das Aufzeichnungs-Layout nicht vergessen

Wenn Sie das Event aufzeichnen, wählen Sie ein Layout, das auf der Aufzeichnung gesehen werden soll. Sie können das Layout während der Aufzeichnung ändern, damit sich das Publikum auf das Wichtigste konzentriert.

Es ist besonders hilfreich, wenn Sie die Webinar-Aufzeichnungen später in Ihrem Content-Marketing oder Vertrieb verwenden (wie bei den automatisierten Webinaren) oder die Konferenzinhalte den Teilnehmern nach dem Event zur Verfügung stellen möchten.

Da für die Webinar-Aufzeichnung die Teilnehmeransicht verwendet wird, wird alles, was von den Teilnehmern nicht gesehen werden soll (wie die Moderatoren-Tools), nicht aufgezeichnet.

 

7.    Layout für späteren Gebrauch speichern

Je besser Sie sich vorbereitet und alles geplant haben, desto einfacher und schneller können Sie das Webinar einstellen, aber um sich Stress zu ersparen, sollten Sie es im Voraus einrichten. Wenn Sie mit der vorhandenen Technologie Ihre Ziele nicht erreichen können, werden Sie bestimmt Ihre Pläne anpassen und eine Lösung finden.

Speichern Sie das Webinar-Layout und alle Inhalte im Voraus, damit Sie sich keine Sorgen machen müssen über:

  • Die Präsentation und andere Dateien wie Bilder, Audio oder Video direkt vor dem Event hochladen

  • In letzter Minute Videos auf YouTube suchen

  • Umfragen oder CTA-Schaltflächen erstellen.

Sie können all das tun, bevor das Webinar startet. Danach alle Inhalte und Raumeinstellungen speichern und schon sind Sie auf den großen Tag vorbereitet.

So wissen Sie genau, wie alles in den verschiedenen Phasen des Webinars funktioniert und was zu tun ist, und können sich auf das Publikum konzentrieren und die Inhalte präsentieren, anstatt nervös nach der einen Schaltfläche zu suchen, die Sie nicht finden können.

 

 

8. Übung macht den Meister

Den Webinarraum im Voraus einzurichten ist eine ausgezeichnete Idee, ersetzt jedoch nicht die Übung. Das Gute ist, dass Sie schon alles vorbereitet haben.

Generalprobe. Gehen Sie das Meeting Schritt für Schritt gemäß der Agenda durch, um zu sehen, ob alles wie geplant funktioniert. Wenn Sie andere Moderatoren oder Hosts haben, laden Sie sie ein, damit jeder die Möglichkeit hat, alles auszuprobieren.

In dieser Phase können Sie alle Details anpassen und sich merken, wie alles funktioniert und was Sie zu tun haben (z.B. wann das Raum-Layout geändert werden soll).

Darüber hinaus steigern Sie so Ihr Selbstbewusstsein, wenn die Zeit kommt, auf die Schaltfläche „Event starten” zu klicken.

 

9. Holen Sie sich Unterstützung

Es ist immer eine gute Idee, nach Möglichkeit einen Co-Host zu haben, der Ihnen bei der Chat-Moderation hilft bzw. Fragen des Publikums notiert, die während der Q&A-Runde am Ende des Events beantwortet werden sollen (für einen Moderator ist es problematisch, sich auf die Präsentation zu konzentrieren und gleichzeitig auf den blinkenden Chat zu achten).

Vergewissern Sie sich, dass der Co-Host alles auf dem Bildschirm sieht, um Ihnen so gut wie möglich helfen zu können.

 

10. Entspannen und atmen – Sie schaffen es bestimmt!

Die Technologie ist auf Ihrer Seite. Sobald alles vorbereitet ist, kann (fast) nichts mehr schief gehen (abgesehen von Ereignissen, auf die Sie keinen Einfluss haben, wie ein Stromausfall).

Dank der Anpassung des Webinarraums und der Tools an Ihre Bedürfnisse und die Bedürfnisse Ihres Publikums hosten Sie ein erfolgreiches Event, das den Teilnehmer gefällt, und Ihnen bei der Erreichung Ihrer Ziele hilft.Und wenn die Teilnehmer Ihr Webinar gut finden, werden sie es auch anderen empfehlen.

Wenn Sie also Ihre Webinar-Kenntnisse verbessern möchten, probieren Sie vor Ihrem nächsten Online-Event die verschiedenen Webinar-Raumoptionen aus.

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Posted by Karolina Kurcwald

Content writer @ ClickMeeting

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