Что такое гибридное мероприятие и как его организовать?

Виртуальные мероприятия стали преобладающими на период пандемии COVID-19. Как компании, давно использовавшие эту технологию, так и компании, не настроенные к использованию виртуальных мероприятий, включили ее в свои стратегии развития, чтобы поддержать свой бизнес. По нашим данным, в 2020 году на платформе ClickMeeting было проведено 2 316 074 мероприятия по сравнению с 627 033 мероприятиями годом ранее.

И теперь, когда некоторые компании возвращаются к работе, а в некоторых частях мира постепенно начинают возобновляться мероприятия с личным присутствием, компании ищут способы объединить виртуальный и личный опыт. Приходит время гибридных мероприятий.

Table of Contents

Что такое гибридное мероприятие?

Гибридное мероприятие – это интерактивное мероприятие, которое сочетает в себе элементы личного и виртуального присутствия, поэтому участники могут его посетить независимо от того, где они находятся. Гибридными мероприятиями могут быть встречи, тренинги, мастер-классы, конференции, выставки, семинары и любые другие мероприятия, которые вы можете провести для своего бизнеса.

Каждое гибридное событие отличается от других. В некоторых случаях компании могут добавить компонент виртуального присутствия к тому, что обычно является мероприятием с личным присутствием. Возможно, чтобы улучшить опыт для посетителей, присутствующих лично, чтобы сделать мероприятие доступным для большего числа людей (47% организаторов говорят, что гибридные мероприятия объединяют международную аудиторию), или чтобы удовлетворить требования к ограничениям мероприятий с личным присутствием из-за пандемии. В других случаях событие, доступное только в режиме онлайн, можно расширить за счет включения участников с личным присутствием. Существует множество возможностей, когда речь идет о структуре гибридного мероприятия.

Гибридные мероприятия, по сути, существовали с момента появления виртуальных, но в последнее время они набирают обороты, поскольку мир уменьшает количество локдаунов и возвращается к нормальной жизни после COVID-19. Одно исследование показало, что в настоящее время 63% компаний со штатом в 2000-5000 сотрудников, а также 71% организаций со штатом более 5000 сотрудников используют гибридные мероприятия. И более трети организаторов мероприятий и маркетологов планируют в будущем включать больше гибридных мероприятий.

Проведение гибридных мероприятий: советы по организации собственных мероприятий

Многие компании начинают осознавать преимущества гибридных мероприятий — почти 86% в сегменте B2B получают положительное значение рентабельности инвестиций (ROI) через семь месяцев после проведения мероприятия, а 45% намерены достичь 3-х кратного значения рентабельности инвестиций через год. Итак, вы проводите собственные гибридные мероприятия при оптимизации рентабельности инвестиций?

Все начинается с составления плана и поддержания организованности мероприятия. Гибридные мероприятия часто сложнее планировать, чем онлайн-мероприятия и мероприятия с личным присутствием. Вам не только нужно спланировать и то, и другое с технической точки зрения. Перед вами стоит дополнительная задача: перестроить мероприятие таким образом, чтобы оно было интересным и ценным для двух совершенно разных аудиторий с двумя совершенно разными опытами восприятия. На самом деле, 38% организаторов мероприятий считают, что для подготовки к проведению гибридных мероприятий нужно больше времени.

Ниже приведены советы, которые помогут вам провести успешное гибридное мероприятие.

Определите, как вы будете измерять успех мероприятия

Постановка целей зачастую является первым шагом в любой предпринимательской инициативе, и это, безусловно, относится и к гибридным мероприятиям. Все начинается с осознания ваших глобальных целей, а затем определения целей ваших гибридных мероприятий, которые поддержат эти более крупные инициативы. 94% организаторов гибридных мероприятий в сегменте B2B ссылаются на «генерирование потока клиентов» в качестве своего ключевого показателя эффективности (KPI), то есть по сути, они смотрят, сколько потенциальных клиентов мероприятие принесет для конвейера продаж.

Вы также захотите измерить общую статистику участия в мероприятии, чтобы оценить его успех:

Посещаемость мероприятий и число посещений
Удовлетворенность участников; 89% организаторов используют этот показатель для оценки успеха гибридного мероприятия
Индекс потребительской лояльности (NPS) анализирует почти четверть организаторов

Вы можете заполучить подобную информацию с помощью опросов и анкетирования участников. Некоторые платформы для проведения гибридных и виртуальных мероприятий имеют в своем арсенале инструменты аналитики и интеграции. ClickMeeting предлагает интеграцию с Google Analytics. С помощью этого инструмента вы сможете проследить поведение пользователя при заполнении формы регистрации, в зале ожидания и на странице благодарностей.

Настройте свою технологию

В случае гибридных мероприятий вам нужно подумать о технологии как для ваших виртуальных участников, так и для участников, присутствующих лично. Правильное использование технологий беспокоит две трети организаторов мероприятий, а треть столкнулась с проблемами подключения во время гибридных мероприятий. Несмотря на это, только у 12% имеется запасной план для использования Wi-Fi. Технические проблемы могут негативно повлиять на опыт участников, а в тяжелых случаях это может вообще привести к остановке мероприятия.

При поиске платформы для гибридных мероприятий ищите инструмент, с помощью которого можно проводить как небольшие, так и крупномасштабные виртуальные мероприятия. ClickMeeting имеет функции , которые позволят сделать вашу онлайн-конференцию такой же привлекательной, как конференция с личным присутствием. Вы можете создавать сессионные залы и разбить свое мероприятие на небольшие группы как для участников, присутствующих лично, так и для онлайн-участников.

Выберите время и место для вашего гибридного мероприятия

Для каждого гибридного события есть два «места проведения»: физическое и виртуальное. То есть вам понадобится пространство, в котором могут разместиться ваши участники, докладчики и откуда вы будете вести прямую трансляцию. Но проще сказать, чем сделать! На самом деле, 35% организаторов затрудняются с выбором правильного места проведения мероприятия.

Когда дело доходит до «времени», вам захочется расставить приоритеты для посетителей, присутствующих лично, а также сбалансировать потребности ваших виртуальных участников. Подумайте, где находятся участники. Если вы обучаете группу новых сотрудников, которые все находятся в одном и том же месте – некоторые дома, а некоторые в офисе, это более простая задача. Но несколько сложнее организовать мероприятия, которые объединяют участников в разных часовых поясах и странах. Почти половина организаторов испытывает трудности с планированием гибридных мероприятий при участии международных участников из разных часовых поясов.

Если вы имеете дело со сложным планированием, у вас есть несколько вариантов:

Организуйте несколько мероприятий для разных часовых поясов (обратите внимание, что это не всегда можно реализовать).
Ориентируйтесь на конкретную географическую зону при продвижении вашего гибридного мероприятия
Изучите местоположение ваших зарегистрировавшихся участников и выберите время, которое лучше всего подходит для большинства членов группы

Объедините виртуальных участников и участников с личным присутствием

Возможно, самой большой и распространенной проблемой для гибридных мероприятий является баланс потребностей и налаживание отношений между участниками, присутствующими лично, и виртуальными участниками. Если и вам это нелегко дается, вы не одиноки. Более 70% организаторов считают это своей главной проблемой. И, к сожалению, участники чувствуют «разрыв»: 39% виртуальных участников не чувствуют себя вовлеченными в мероприятие.

Ключевая задача в данном случае – это сделать виртуальное участие чем-то большим, чем просто дополнение к мероприятию «в реале». Гибридные мероприятия должны включать виртуальные занятия и одновременно реализовать потенциал мероприятия «вживую», а также объединять два типа участников. 57% респондентов заявили, что предпочли бы посетить, скорее, версию гибридного мероприятия с личным участием, чем виртуальную версию.

Коллективная работа является основным фактором удовлетворенности участников, поэтому важно использовать эти возможности в процессе работы. Используйте сессионные залы, создавайте небольшие группы и поощряйте участников лично использовать цифровые инструменты для улучшения опыта коммуникации. Разрешите виртуальным участникам участвовать в сессиях вопросов, тестах и опросах, а также дайте им возможность поделиться своими материалами.

Также хорошей идеей является создание цифрового пространства, куда участники мероприятия могут заходить в любое время и общаться друг с другом. Вы также можете использовать такой инструмент, как платформа ClickMeeting, чтобы обеспечить гибкое пространство для объединения участников.

Подготовьте своих докладчиков

Многие докладчики привыкли к виртуальным или онлайн-презентациям; гораздо меньше людей имеют опыт работы с гибридными мероприятиями. На самом деле, почти половина организаторов мероприятий ссылаются на то, что докладчикам трудно найти баланс с обеими аудиториями. Поэтому важно должным образом подготовить своих докладчиков, чтобы они понимали разницу двух аудиторий. Вы также можете предложить им идеи о том, как в равной степени привлечь обе группы, например, познакомить их с инструментами вашей платформы для виртуальных мероприятий.

Продвижение гибридных мероприятий

Гибридные мероприятия останутся навсегда в нашей реальности, и организаторы должны использовать инструменты и тактику, которые сделают их успешными как для посетителей с личным присутствием, так и для онлайн-посетителей. При создании собственного гибридного мероприятия помните о следующих советах: