Aby praca hybrydowa była efektywna, wymaga niemal doskonałej organizacji pracy. Co zrobić, aby to osiągnąć? Ekspertki z Socjomanii, Martyna Żądło oraz Martyna Tarnawska, zebrały dla Was 9 najważniejszych wskazówek dotyczących pracy w pojedynkę, pracy zespołowej oraz organizacji spotkań, które pomogą Wam lepiej zarządzać sobą w czasie, być produktywnym, a także wypracować odpowiednie zasady pracy zarówno ze współpracownikami, jak i klientami.
Table of Contents
Jak pracować samemu?
1. Dobrze zaplanuj swój kalendarz
Pamiętaj, że nikt nie zadba o Twój kalendarz lepiej niż Ty sam(a). Dlatego też pierwszym Twoim zadaniem powinno być zadbanie o ustawienie w kalendarzu elementów, które pozwolą Ci lepiej organizować czas pracy i motywować Cię do realizacji określonych zadań. Warto uwzględnić w nim m.in.:
czas na tzw. pracę głęboką — czas, kiedy unikamy zbędnych rozpraszaczy i nie będziemy odpisywać na wiadomości oraz umawiać spotkań;
przerwy (m.in. na posiłek) — to pozwoli nam złapać oddech i zwiększyć efektywność pracy;
czas na rozwój — m.in. lekturę artykułu czy przesłuchanie webinaru branżowego poleconego przez znajomych z pracy;
godziny, w których jesteś otwarty na spotkania — niektóre kalendarze np. Google Calendar udostępniają możliwość wprowadzenia przedziału czasowego, w jakich można zapraszać nas na spotkania. Poza wyznaczonymi godzinami, wysłanie nam zaproszenie do spotkania nie będzie możliwe.
Pamiętaj też o ustawieniu widoczności Twojego kalendarza dla całego zespołu. Dzięki temu jego członkowie będą wiedzieć, kiedy mogą zorganizować z Tobą spotkanie.
2. Na początku każdego dnia pracy, przygotuj listę zadań i priorytetów
Zanim rozpoczniesz pracę, zastanów się, co danego dnia jest do zrobienia, a następnie które z tych czynności są najważniejsze. Możesz to zrobić w formie cyfrowej (digitalowej) lub papierowej. Kiedy już stworzysz swoją listę, może okazać się, że zadań jest za dużo na 8 godzin.
Wówczas powinieneś ustalić, co jest konieczne do zrobienia danego dnia, a co możesz ewentualnie przełożyć na jutro. Tworzenie tego typu list pozwala w dowolnym momencie sprawdzić, ile zadań udało Ci się zrobić, a ile jeszcze jest przed Tobą.
Na takiej liście warto również rozpisać większe projekty na mniejsze zadania. Dzięki temu o niczym nie zapomnisz, a do tego będziesz miał lepszy obraz tego, ile jeszcze pozostało do zrobienia danego dnia.
3. Unikaj rozpraszaczy
Tak naprawdę każdego z nas może rozpraszać coś innego. Mogą to być wiadomości na komunikatorze firmowym, kolega z biurka obok, media społecznościowe i wiele innych. Pierwszym krokiem w walce z rozpraszaczami powinno być ustalenie, co tak naprawdę najbardziej Cię rozprasza.
Następnie postaraj się wyznaczyć czas na pracę głęboką (ang. deep work), wolną od wszelkich rozpraszaczy. Warto wtedy ustawić tryb na naszych urządzeniach, w którym mamy wyłączone wszystkie powiadomienia. Dzięki temu, że dodatkowo zarezerwujemy ten czas w kalendarzu, nasz zespół będzie poinformowany, że w tych godzinach jesteśmy niedostępni. To pozwoli nam się skupić na wykonywanej czynności i szybciej ją ukończyć.
Praca z zespołem
4. Ustal takie zasady współpracy z zespołem, by szanować swój czas i innych
Jeśli nie określimy, kiedy pracujemy, za pomocą jakich narzędzi chcemy się komunikować lub ile czasu powinniśmy czekać na odpowiedź innych osób, może to prowadzić do frustracji, niedomówień czy też braku terminowości w zespole. Co więcej, jeżeli coś nie jest spisane, wówczas powstają niedomówienia. Każdy z nas pracuje inaczej, dlatego warto przygotować sobie instrukcję dotyczącą współpracy w zespole.
Przykładowa instrukcja współpracy z zespołem
Tego typu zasady warto ocenić wspólnie i pamiętać o rozróżnieniu komunikacji asynchronicznej od synchronicznej. Komunikacja asynchroniczna to taka, kiedy nie jesteśmy w tym samym czasie i miejscu, komunikując się ze sobą. Komunikacja synchroniczna natomiast to m.in. spotkania, podczas których mamy możliwość bezpośredniej rozmowy.
Warto podkreślić, że ten drugi model bardzo często nas ogranicza, ponieważ nie zawsze możemy się w pełni skupić i przemyśleć daną kwestię, a do tego nieplanowany wcześniej może być jednym z naszych rozpraszaczy. Dlatego więc powinniśmy przede wszystkim wybierać komunikaty asynchroniczne, a do tego ograniczać liczbę spotkań, zostawiając tylko najważniejsze i najpilniejsze sprawy.
Wspomniane wyżej zasady współpracy warto nie tylko spisać, ale także omówić podczas spotkania z zespołem, kiedy to ustalicie, który kanał jest używany i w jakim celu. Najważniejsze, a zarazem najtrudniejsze, jest egzekwowanie tych zasad i przypominanie o nich sobie nawzajem w zespole. Choć na początku może być to trudne, podstawą współpracy musi być kompromis, a takie zasady mogą być jego rozwiązaniem.
5. Wyznacz miejsce do dzielenia się wiedzą
Kolejną istotną kwestią usprawniającą zarówno zarządzanie sobą w czasie, jak i komunikację w zespole, jest stworzenie dedykowanych kanałów np. na komunikatorze firmowym, gdzie dzielimy się istotnymi kwestiami. Warto rozróżnić je na:
dedykowany kanał do dzielenia się informacjami firmowymi,
dedykowane kanały dla poszczególnych zespołów/projektów,
dedykowana przestrzeń na dzielenie się ciekawostkami i wiedzą.
Jeżeli natomiast nie mamy wyrobionych takich przyzwyczajeń i trudno nam się w nie wdrożyć, to taktyką, która może sprawdzić się w organizacji, jest wdrożenie statusu, czyli spotkania zespołu (dzienne, tygodniowe bądź miesięczne), podczas których omawiamy nasze priorytety czy też przekazujemy ważne informacje dla zespołu. To pozwoli być wszystkim pracownikom na bieżąco, nawet jeśli przeoczą jakąś wiadomość na firmowym komunikatorze.
6. Naucz się, jak feedback może pomóc Ci oszczędzać czas (na przyszłość)
Jeżeli regularnie będziemy udzielać sobie nawzajem feedbacku, jesteśmy w stanie lepiej wypracować nasze nawyki czy zaplanować kolejne procesy. Dobrą praktyką jest planowanie spotkań po każdym większym bądź mniejszym projekcie, gdzie mamy do czynienia z ustrukturyzowanym retro. Warto wypracować sobie taką formę, która najlepiej sprawdzi się w danym zespole.
Może być to metoda Start-Stop-Continue, czy też 4L (Liked, Learned, Lacked, Longed for). Odpowiedzi można przygotować przed spotkaniem i wysłać je anonimowo, a następnie wspólnie omówić wnioski. Warto przy tym zwrócić uwagę nie tylko na zrealizowany dla klienta projekt, ale także współpracę pomiędzy członkami zespołu. Jeżeli więc ktoś coś robi dobrze, postaraj się go doceniać (możecie wyznaczyć na to także dedykowany kanał w komunikatorze), wysyłając mu tzw. kudosa.
Kiedy organizować spotkania?
7. Zawsze zadaj sobie pytanie, czy warto organizować to spotkanie
Wielu z nas, szczególnie w momencie, kiedy masowo przeszliśmy na pracę zdalną, zaczęło narzekać na nagły nadmiar spotkań, które sprawiają, że nie mamy czasu na zajęcie się swoimi obowiązkami. Zespół Socjomanii stworzył infografikę, przedstawiającą drzewko decyzyjne, które może być drogowskazem do tego, jak ustalić, czy dane spotkanie rzeczywiście jest konieczne.
Pamiętaj, że wiadomość e-mail nie jest gorsza niż spotkanie, tylko może mieć czasami lepszy lub gorszy efekt w zależności od narzędzia, które wybierzecie.
8. Daj znać klientom, jak chcesz z nimi pracować
Zasady dotyczące komunikacji nie powinny dotyczyć tylko Waszego zespołu. Równie ważne jest ustalenie zasad z klientami, ponieważ jeżeli nie powiemy im, jak chcemy z nimi pracować, istnieje duże prawdopodobieństwo, że sami narzucą nam swoje warunki. Pamiętaj, że współpraca to sztuka kompromisu. Przykładowo, zespół Socjomanii ustalił jeden dzień w tygodniu, kiedy nie ma żadnych spotkań z klientami. Kiedy z góry określimy warunki, będzie nam łatwiej je egzekwować.
Dobrym rozwiązaniem jest także korzystanie z narzędzi, które pozwolą klientom samodzielnie wybrać czas spotkania, ale według Twoich zasad (np. HubSpot, Calendly).
9. Organizuj tylko takie spotkania, które mają jasno określony cel
Aby nie wpadać w pułapkę spotkań, powinieneś zarówno organizować, jak i brać udział tylko w takich spotkaniach, które mają konkretny cel. Jeśli spotkanie ma więcej niż jeden cel, wówczas albo potrzeba większej liczby spotkań, albo resztę należy przełożyć w inną formę np. mailową.
Kiedy mamy już określony cel, kolejnym krokiem jest podzielenie się nim z innymi uczestnikami spotkania — najlepiej uwzględniając go już w zaproszeniu do spotkania. Aby spotkanie było w pełni efektywne, warto również poinformować zaproszone osoby, jak mogą się przygotować do tej rozmowy.
Pamiętaj, że tylko wcześniejsze przygotowanie oraz zaplanowanie agendy spotkania pozwoli Wam zakończyć spotkanie w wyznaczonym czasie. Jeżeli zależy Ci na dobrej organizacji czasu pracy, jest to wręcz kluczowe.
Po czasie przeznaczonym na spotkanie członkowie naszego zespołu mogą mieć zaplanowane kolejne aktywności, więc powinniśmy starać się robić wszystko, aby nie przedłużać spotkania. Jeśli macie z tym trudności, warto wyznaczyć rolę tzw. time-keeper’a — może być to organizator spotkania albo dowolna osoba z zespołu, która np. 10 min przed spotkaniem przypomni, że zbliża się koniec czasu i należy przejść do podsumowania.
Aby nie zapomnieć o żadnym z elementów spotkania, dobrą praktyką jest wysyłanie zaproszonym osobom najważniejszych informacji. W tym celu świetnie sprawdzi się m.in. metoda IDOARRT (Intention, Desired Outcomes, Agenda, Roles & Rules, Timeline), dzięki której — na podstawie krótkiej checklisty — możemy sprawdzić, czy spotkanie jest dobrze zaplanowane.
Przykład wiadomości, uwzględniającej metodę IDOARRT
Pamiętaj, że każde spotkanie powinno zakończyć się podsumowaniem. Jeżeli nie wszystkie zaangażowane osoby mogły wziąć w nim udział, powinno ono pojawić się na odpowiednim do tego kanale, do którego będą miały dostęp wszystkie zainteresowane osoby.
Loading...
