Comment rédiger un ordre du jour de réunion efficace

Tu as du mal à maintenir tes réunions virtuelles sur la bonne voie et à les rendre productives ? Un ordre du jour de réunion bien organisé est la clé du succès à cet égard. Mais comment en créer un ?

N’aie crainte ! Dans cet article, nous allons t’apprendre tout ce que tu dois savoir pour élaborer un ordre du jour de réunion exceptionnel, pour que tes vidéoconférences se déroulent comme prévu et pour atteindre les objectifs de ta réunion.

Peu importe que tu planifies une discussion d’équipe, que tu organises une présentation pour un client ou autre. Un ordre du jour clair et concis est essentiel. C’est parti !

Pourquoi créer un ordre du jour de réunion ?

Avant de voir comment créer un ordre du jour de réunion efficace, parlons des raisons pour lesquelles tu devrais le faire.

Tu ne ferais pas un voyage à travers le pays sans GPS, n’est-ce pas ? Tu ne devrais pas non plus commencer une réunion virtuelle sans un ordre du jour détaillé. Le fait d’en avoir un t’aidera :

Définir tes objectifs

Que veux-tu que ta réunion atteigne ?

Il est essentiel d’avoir des objectifs clairs. Sans eux, tes réunions virtuelles ne seront pas ciblées, improductives et, en fin de compte, inefficaces. Ce sont trois choses que tu ne veux absolument pas.

Heureusement, un ordre du jour de réunion t’aidera à définir le but de ta rencontre, te donnant ainsi qu’à tes participants un sens de la direction qui maintiendra l’engagement de chacun.

Identifie ton public cible

Qui assistera à ta réunion ?

Lorsque tu comprends la composition de ton public, tu peux adapter ton contenu pour répondre à leurs besoins et préférences spécifiques. Cela permet presque toujours d’obtenir de meilleurs résultats.

Un ordre du jour de la réunion t’aidera à prendre en compte les divers points de vue et l’expertise de tes participants. Tu pourras alors choisir des sujets de discussion qui feront avancer ton organisation.

Établir des attentes claires

Comment les participants doivent-ils se comporter pendant la réunion ?

Tu souhaites peut-être que les participants préparent quelque chose avant de rejoindre ta vidéoconférence. Ou qu’ils s’engagent dans ton contenu d’une manière spécifique. Tu dois préciser ces souhaits.

Un ordre du jour de la réunion permettra d’établir des attentes claires et de donner aux participants une compréhension globale des sujets de la réunion, des rôles qu’ils joueront et des résultats que tu prévois. Ces éléments minimiseront l’ambiguïté et rationaliseront le déroulement de ta réunion virtuelle.

Préparer l’ordre du jour de la réunion

Maintenant que tu sais pourquoi tu dois créer un ordre du jour de réunion, tu peux t’atteler à la tâche. Ce faisant, tu obtiendras une réunion plus productive. Voici comment procéder :

Choisis les points de l’ordre du jour et fixe les délais

Choisis d’abord les points à aborder pendant ta réunion, puis fixe des délais spécifiques pour chacun d’entre eux.

Cela t’aidera, toi et ton équipe, à rester concentrés, à t’assurer que les sujets essentiels reçoivent le temps nécessaire et à éviter que tes réunions ne durent trop longtemps.

Pour choisir les bons points de l’ordre du jour de la réunion, reporte-toi à tes objectifs. Que veux-tu atteindre ? Choisis des sujets de discussion qui mèneront aux résultats souhaités. Pour fixer les délais, sois honnête avec toi-même : de combien de temps as-tu besoin, de façon réaliste, pour couvrir chaque sujet spécifique ?

Prévoir un temps tampon pour les discussions

Après avoir lu cet article, tu seras en mesure de rédiger des ordres du jour de réunions efficaces. Mais cela ne veut pas dire que tu les suivras à 100 %. Il t’arrivera sûrement d’être à côté de la plaque de temps en temps.

C’est pourquoi tu dois toujours prévoir une période tampon dans ton emploi du temps. Cela te donnera de la flexibilité. Tu auras l’espace nécessaire pour prendre des directions inattendues ou avoir des conversations approfondies, sans craindre que ta réunion ne dépasse le temps imparti.

Les tampons donneront également aux participants l’occasion de répondre à des questions ou à des préoccupations persistantes, ce qui favorisera une compréhension plus complète des sujets abordés.

Structurer le contenu de ton ordre du jour

À ce stade, tu disposes d’un plan de base pour ta vidéoconférence. C’est un bon début, mais ce n’est pas suffisant. Ensuite, tu dois structurer chacun des points de l’ordre du jour de la réunion que tu as établi.

Pourquoi est-ce si important ? Cela t’aidera à hiérarchiser le contenu, en veillant à ce que les sujets les plus importants soient abordés. Ainsi, si tu manques de temps, ta réunion pourra toujours être considérée comme un succès.

Voici deux conseils que tu peux utiliser pour structurer efficacement le contenu de tes réunions virtuelles :

Définir les points clés de la discussion

Creuse profondément dans chaque point de l’ordre du jour de ta réunion pour en extraire des points de discussion spécifiques.

Par exemple, tu pourrais vouloir “parler de notre stratégie actuelle de marketing de contenu”. Il s’agit d’un vaste sujet, il est donc logique de le décomposer en quelques points clés, tels que : “analyser les performances du blog”, et “recevoir des mises à jour sur notre nouvel ebook”, et “étudier les métriques des podcasts”.

Un plan clair avec des points de discussion importants te donnera une feuille de route détaillée pour ta réunion. Grâce à cette feuille de route, il sera beaucoup plus facile de garder tout le monde sur la même longueur d’onde. Elle t’aidera également à maintenir le flux de ta réunion et à éviter les pistes improductives.

Attribue les responsabilités pour chaque point

Ensuite, attribue chacun des points de discussion clés que tu as identifiés à une personne en particulier.

Tu pourrais diriger toute la réunion, mais ce n’est généralement pas la meilleure solution. Après tout, tu n’as probablement pas l’expertise, les données ou même l’envie de parler de chaque point de discussion en détail.

En attribuant des responsabilités à d’autres personnes dans l’ordre du jour de ta réunion, tu favoriseras le sens des responsabilités au sein de ton équipe, tu t’assureras que les participants sont prêts à apporter leur contribution et tu atteindras les objectifs finaux de ta réunion avec beaucoup plus de cohérence.

Inclure des documents supplémentaires

Selon toute probabilité, tu voudras inclure des documents supplémentaires pour améliorer le contenu de ta réunion. Il s’agit de rapports, de diaporamas, de documents visuels, etc. Planifie à l’avance et assure-toi que ces documents sont inclus (ou au moins évoqués) dans l’ordre du jour de ta réunion.

Joindre des documents pertinents

Commence par les documents pertinents. Y a-t-il des rapports, des diaporamas, etc. dont tu veux discuter pendant ta réunion ? Joins-les à l’ordre du jour de ta réunion pour que toutes les parties y aient accès.

Cette simple étape permettra aux participants à la réunion d’examiner les documents à l’avance, ce qui les aidera à se préparer à poser des questions ou à faire part de leurs préoccupations. Elle permettra également une utilisation plus efficace du temps de réunion, car tout le monde sera familiarisé avec le contenu avant le début de la réunion.

Fournir des documents à lire à l’avance

Pourquoi ne pas proposer des documents à lire à l’avance, tels que des articles, des documents de recherche ou des informations générales sur les sujets abordés ? Ce type de matériel aidera à fournir un contexte aux participants à la réunion et assurera l’harmonisation entre les membres de l’équipe pendant la réunion.

Utilise des aides visuelles

Pratiquement toutes les réunions virtuelles devraient inclure des aides visuelles, comme des graphiques, des tableaux et des diagrammes. Pourquoi ? Parce que ces supports peuvent simplifier des sujets complexes. En les intégrant à ta présentation, tu seras en mesure de transmettre les informations plus efficacement, ce qui conduira à un meilleur discours.

Le suivi après la réunion

Il y a encore un point à ajouter à l’ordre du jour de ta réunion : le suivi après la réunion.

Pour t’assurer que tes réunions sont aussi efficaces que possible, fais un suivi avec les participants après la fin de la réunion. De cette façon, tu pourras responsabiliser les participants et maintenir l’élan.

Voici deux choses que ton suivi après la réunion devrait accomplir :

Résumer les résultats de la réunion

Fais un résumé succinct de ta réunion : ce dont tu as parlé avec tes participants, les mesures à prendre assignées à chaque personne et les échéances spécifiques (s’il y a lieu).

Ce résumé servira de point de référence à tous les participants et permettra de bien comprendre les prochaines étapes. En regroupant les résultats dans un document complet, on s’assure que tout le monde est aligné et responsable de ses tâches respectives.

Demande aux participants de donner leur avis

Enfin, demande aux participants à la réunion de te faire part de leurs commentaires.

Qu’ont-ils apprécié dans ta réunion ? Que peux-tu faire de mieux pour garantir une réunion plus productive et plus efficace à l’avenir ? Tu dois connaître les réponses à ces questions.

Bien qu’il puisse être difficile de demander des commentaires, c’est un processus important. Après tout, tu ne sauras pas comment t’améliorer si tu ne connais pas tes défauts. De plus, les commentaires peuvent favoriser un environnement de collaboration qui aide ton équipe à apprécier davantage son travail. Gagne !

Améliore tes réunions virtuelles avec un ordre du jour de réunion

Un ordre du jour bien conçu est essentiel pour que la réunion soit productive et efficace.

En définissant clairement tes objectifs, en décrivant les sujets que tu vas aborder, en répartissant les plages horaires et en attribuant les responsabilités, tu peux t’assurer que tes réunions restent sur la bonne voie et atteignent leurs objectifs.

Pour rappel, partage l’ordre du jour de tes réunions avec les participants avant qu’elles ne commencent réellement, car cela leur donnera l’occasion de se préparer à la réunion et de contribuer efficacement.

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