Fällt es dir schwer, deine virtuellen Meetings auf Kurs und produktiv zu halten? Eine gut organisierte Tagesordnung ist in dieser Hinsicht der Schlüssel zum Erfolg. Aber wie erstellt man eigentlich eine?
Keine Angst! In diesem Artikel erfährst du alles, was du wissen musst, um eine erstklassige Tagesordnung zu erstellen, deine Videokonferenzen auf den Punkt zu bringen und die Ziele deines Meetings zu erreichen.
Es spielt keine Rolle, ob du eine Teambesprechung planst, eine Kundenpräsentation veranstaltest oder etwas anderes. Eine klare und prägnante Tagesordnung ist unerlässlich. Los geht’s!
Table of Contents
Warum solltest du eine Tagesordnung für ein Meeting erstellen?
Bevor wir uns damit beschäftigen, wie du eine effektive Tagesordnung erstellst, lass uns darüber sprechen, warum du das tun solltest.
Du würdest doch auch nicht ohne GPS eine Reise durchs Land antreten, oder? Genauso wenig solltest du eine virtuelle Besprechung ohne eine detaillierte Tagesordnung beginnen. Eine solche Agenda wird dir helfen:
Definiere deine Ziele
Was willst du mit deinem Treffen erreichen?
Klare Ziele sind entscheidend. Ohne sie werden deine virtuellen Meetings unkonzentriert, unproduktiv und letztendlich ineffektiv sein. Das sind drei Dinge, die du auf keinen Fall willst.
Zum Glück hilft dir eine Tagesordnung dabei, den Zweck deines Treffens zu definieren, und gibt dir und deinen Teilnehmern eine Richtung vor, die alle bei der Stange hält.
Bestimme dein Zielpublikum
Wer wird an deinem Treffen teilnehmen?
Wenn du die Zusammensetzung deines Publikums kennst, kannst du deine Inhalte auf ihre spezifischen Bedürfnisse und Vorlieben abstimmen. Das führt fast immer zu besseren Ergebnissen.
Eine Tagesordnung hilft dir, die verschiedenen Perspektiven und Fachkenntnisse der Teilnehmer/innen zu berücksichtigen. So kannst du die Gesprächsthemen auswählen, die deine Organisation voranbringen.
Klare Erwartungen formulieren
Wie sollen sich die Teilnehmer/innen während deines Treffens verhalten?
Du möchtest vielleicht, dass die Teilnehmer/innen etwas vorbereiten, bevor sie an der Videokonferenz teilnehmen. Oder sie sollen sich auf eine bestimmte Art und Weise mit deinen Inhalten beschäftigen. Du musst diese Wünsche klar formulieren.
Eine Tagesordnung hilft dabei, klare Erwartungen zu formulieren und den Teilnehmern ein umfassendes Verständnis der Besprechungsthemen, der Rollen, die sie spielen werden, und der Ergebnisse, die du erwartest, zu vermitteln. So werden Unklarheiten minimiert und der Ablauf deines virtuellen Treffens gestrafft.
Vorbereiten der Tagesordnung
Jetzt, wo du weißt, warum du eine Tagesordnung erstellen solltest, kannst du mit der Arbeit beginnen. Dies wird zu einem produktiveren Treffen führen. Hier erfährst du, wie du die Arbeit erledigen kannst:
Wähle die Tagesordnungspunkte und lege den Zeitrahmen fest
Wähle zunächst die Punkte aus, die du in deinem Treffen behandeln willst, und lege dann für jeden Punkt einen bestimmten Zeitrahmen fest.
Das hilft dir und deinem Team, sich zu konzentrieren, stellt sicher, dass den wichtigen Themen genügend Zeit eingeräumt wird, und verhindert, dass die Treffen zu lange dauern.
Um die richtigen Tagesordnungspunkte für ein Treffen auszuwählen, solltest du dich an deinen Zielen orientieren. Was wollt ihr erreichen? Wähle Gesprächsthemen aus, die zu den gewünschten Ergebnissen führen werden. Um den Zeitrahmen festzulegen, sei ehrlich zu dir selbst: Wie lange brauchst du realistisch gesehen, um jedes Thema zu behandeln?
Pufferzeit für Diskussionen einplanen
Nachdem du diesen Artikel gelesen hast, wirst du in der Lage sein, eine schlagkräftige und effektive Tagesordnung für ein Treffen zu erstellen. Das heißt aber nicht, dass du sie zu 100 % einhalten wirst. Ab und zu kommt es vor, dass du dich danebenbenimmst.
Deshalb solltest du immer Pufferzeiten in deinen Zeitplan einbauen. So bleibst du flexibel. So hast du den nötigen Freiraum, um unerwartete Wendungen einzuschlagen oder ausführliche Gespräche zu führen, ohne dass du dir Sorgen machen musst, dass dein Treffen zu lange dauert.
Puffer bieten den Teilnehmern außerdem die Möglichkeit, noch offene Fragen oder Bedenken zu klären, was zu einem besseren Verständnis der Themen beiträgt.
Strukturierung des Inhalts deiner Agenda
Jetzt hast du einen Grundplan für deine Videokonferenz. Das ist ein guter Anfang, aber nicht gut genug. Als Nächstes musst du die einzelnen Tagesordnungspunkte der Konferenz strukturieren.
Warum ist das so wichtig? Es hilft dir, Prioritäten zu setzen und sicherzustellen, dass die wichtigsten Themen behandelt werden. Wenn dir die Zeit davonläuft, kann dein Treffen trotzdem als Erfolg gewertet werden.
Hier sind zwei Tipps, mit denen du die Inhalte deines virtuellen Meetings effektiv strukturieren kannst:
Gliedere die wichtigsten Diskussionspunkte
Untersuche jeden Punkt auf der Tagesordnung deines Meetings, um bestimmte Diskussionspunkte herauszuarbeiten.
Du könntest zum Beispiel “über unsere aktuelle Content-Marketing-Strategie sprechen”. Das ist ein sehr umfangreiches Thema, daher ist es sinnvoll, es in ein paar Kernpunkte zu gliedern, wie z.B.: “Analysiere die Blog-Performance” und “Erhalte Updates zu unserem neuen Ebook” und “Studiere die Podcast-Metriken”.
Eine klare Gliederung mit wichtigen Diskussionspunkten gibt dir einen detaillierten Fahrplan für dein Treffen. Mit diesem Fahrplan wird es viel einfacher sein, alle auf dem gleichen Stand zu halten. Außerdem hilft er dir, den Fluss deines Treffens aufrechtzuerhalten und unproduktive Irrwege zu vermeiden.
Lege die Verantwortlichkeiten für jeden Punkt fest
Als Nächstes teilst du die wichtigsten Diskussionspunkte, die du ermittelt hast, einer bestimmten Person zu.
Du könntest zwar das gesamte Treffen leiten, aber das ist in der Regel nicht der beste Weg. Schließlich hast du wahrscheinlich nicht das Fachwissen, die Daten oder auch nur die Lust, über jeden Diskussionspunkt im Detail zu sprechen.
Indem du in deiner Tagesordnung anderen die Verantwortung übergibst, förderst du das Verantwortungsbewusstsein deines Teams, stellst sicher, dass die Teilnehmer/innen bereit sind, ihren Beitrag zu leisten, und erreichst die Ziele deines Treffens mit größerer Beständigkeit.
Ergänzende Materialien einbeziehen
Höchstwahrscheinlich wirst du zusätzliche Materialien einbeziehen wollen, um den Inhalt deines Meetings zu verbessern. Wir sprechen hier von Berichten, Diashows, Bildmaterial und Ähnlichem. Plane im Voraus und stelle sicher, dass diese Materialien in der Tagesordnung enthalten sind (oder zumindest erwähnt werden).
Relevante Dokumente anhängen
Beginne mit den relevanten Dokumenten. Gibt es Berichte, Diashows usw., die du während deines Treffens besprechen möchtest? Hänge sie an deine Tagesordnung an, damit alle Beteiligten darauf zugreifen können.
Dieser einfache Schritt gibt den Sitzungsteilnehmern die Möglichkeit, die Materialien im Voraus zu lesen und sich auf Fragen oder Bedenken vorzubereiten. Außerdem wird die Zeit der Versammlung effizienter genutzt, da jeder mit dem Inhalt vertraut ist, bevor die Versammlung beginnt.
Vorab-Lesematerialien bereitstellen
Wie wäre es mit Lesematerialien wie Artikeln, Forschungsarbeiten und/oder Hintergrundinformationen zu den zu besprechenden Themen? Diese Materialien helfen den Teilnehmern, den Kontext zu verstehen und sorgen dafür, dass sich die Teammitglieder während des Treffens abstimmen.
Visuelle Hilfsmittel verwenden
Fast jedes virtuelle Meeting sollte visuelle Hilfsmittel wie Schaubilder, Tabellen und Diagramme enthalten. Warum? Weil diese Materialien komplexe Themen vereinfachen können. Wenn du sie in deine Präsentation integrierst, kannst du Informationen effektiver vermitteln und so zu einem besseren Gespräch beitragen.
Die Nachbereitung des Meetings
Es gibt noch einen weiteren Punkt, den du auf deine Tagesordnung setzen solltest: die Nachbereitung des Treffens.
Um sicherzustellen, dass deine Treffen so effektiv wie möglich sind, solltest du dich nach dem Ende der Veranstaltung mit den Teilnehmer/innen austauschen. Auf diese Weise kannst du die Teilnehmer zur Verantwortung ziehen und den Schwung beibehalten.
Hier sind zwei Dinge, die du bei der Nachbereitung des Treffens beachten solltest:
Fasse die Ergebnisse des Treffens zusammen
Stelle eine kurze Zusammenfassung deines Treffens zusammen – worüber du und deine Teilnehmer/innen gesprochen habt, welche Aufgaben jedem/jeder zugeteilt wurden und welche Fristen es gibt (falls zutreffend).
Diese Zusammenfassung dient als Referenzpunkt für alle Teilnehmer/innen und gibt einen klaren Überblick über die nächsten Schritte. Durch die Zusammenfassung der Ergebnisse in einem umfassenden Dokument wird sichergestellt, dass alle Teilnehmer/innen für ihre jeweiligen Aufgaben zuständig und verantwortlich sind.
Feedback von den Teilnehmern einholen
Bitte die Teilnehmer/innen um Feedback.
Was hat ihnen an deiner Versammlung gefallen? Was kannst du besser machen, um ein produktiveres und effektiveres Treffen in Zukunft zu gewährleisten? Du musst die Antworten auf diese Fragen kennen.
Es kann zwar schwierig sein, nach Feedback zu fragen, aber es ist ein wichtiger Prozess. Schließlich kannst du dich nicht verbessern, wenn du deine Schwächen nicht kennst. Außerdem kann Feedback dazu beitragen, ein kollaboratives Umfeld zu schaffen, in dem dein Team mehr Freude an der Arbeit hat. Gewinne!
Verbessere deine virtuellen Versammlungen mit einer Meeting-Agenda
Eine gut ausgearbeitete Tagesordnung ist entscheidend für ein produktives und effizientes Treffen.
Indem du deine Ziele klar definierst, die zu behandelnden Themen umreißt, Zeitfenster einteilst und Verantwortlichkeiten zuweist, kannst du sicherstellen, dass deine Treffen auf Kurs bleiben und ihre Ziele erreichen.
Zur Erinnerung: Teile den Teilnehmern die Tagesordnung vor Beginn des Treffens mit, damit sie sich auf das Treffen vorbereiten und effektiv mitarbeiten können.
Und noch etwas: Wenn du noch auf der Suche nach einem Videokonferenz-Tool für deine virtuellen Meetings bist, solltest du ClickMeeting ausprobieren. Unsere Plattform wird von Zehntausenden von Menschen auf der ganzen Welt genutzt, weil sie intuitiv und leistungsstark ist. Melde dich noch heute für einen kostenlosen 30-Tage-Test an und überzeuge dich selbst.
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