Prowadzisz fundację, stowarzyszenie lub inną organizację pozarządową i rozwijasz działania edukacyjne online? Platformę do wydarzeń online możesz ująć w budżecie wniosku grantowego, ale coraz częściej grantodawcy i urzędy wymagają, żeby finansowane narzędzia cyfrowe były bezpieczne, zgodne z RODO i innymi przepisami, w tym wchodzącą w życie dyrektywą NIS2. Jeśli chcesz wiedzieć, jak to ugryźć w praktyce i dlaczego ClickMeeting jest dla NGO w wielu przypadkach naturalnym wyborem — czytaj dalej.
Table of Contents
📌 Kluczowe wnioski
- Subskrypcja platformy webinarowej jest kosztem kwalifikowalnym — zakup można ująć we wniosku grantowym; wymóg dokumentowania wydatku fakturą spełnia każdy plan ClickMeeting.
- Mały grant (art. 19a) pozwala NGO uzyskać do 10 000 zł od urzędu gminy lub miasta bez otwartego konkursu ofert — nawet w ciągu kilku tygodni.
- Urzędy i grantodawcy coraz częściej wymagają, by finansowane narzędzia były bezpieczne cyfrowo i zgodne z przepisami, takimi jak dyrektywa NIS2 czy RODO.
- Serwery ClickMeeting w EOG i certyfikat ISO/IEC 27001:2022 to konkretne argumenty do wpisania we wniosku grantowym i rozmowy z audytorem.
- Fundacje i stowarzyszenia już korzystają z ClickMeeting — od szkoleń dla terapeutów autyzmu po doradztwo zawodowe i konferencje o zdrowiu psychicznym.
- Dyrektywa NIS2, obowiązująca w Polsce od 3 kwietnia 2026 r., to kolejny argument za wyborem europejskiej platformy — szczególnie dla organizacji działających w obszarze zdrowia, edukacji i administracji.
Prowadzisz NGO?
Wypróbuj ClickMeeting bezpłatnie przez 14 dni — bez karty kredytowej. Albo umów się na demo i sprawdź, jak platforma sprawdzi się w działalności Twojej organizacji.
Dlaczego narzędzia cyfrowe mają znaczenie przy wnioskowaniu o dotacje?
Kiedy organizacja pozarządowa składa wniosek o dofinansowanie realizacji zadania publicznego — czy to do urzędu gminy, fundacji korporacyjnej, czy w ramach programu europejskiego — jednym z kluczowych elementów jest budżet. Bardzo często regulaminy konkursów przewidują przeznaczenie jego części na zakup narzędzi cyfrowych i subskrypcji. A wiele organizacji pożytku publicznego potrzebuje nowoczesnych platform do wydarzeń online, aby wydajniej dzielić się wiedzą i docierać ze swoją misją do nowych odbiorców.
Czy subskrypcja platformy webinarowej może być traktowana jako koszt w różnego typu grantach i projektach? Odpowiedź jest prosta: tak. Ustawa o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie dopuszcza finansowanie ze środków dotacji kosztów związanych z realizacją zadania. Jeśli przedmiotem projektu jest edukacja online, szkolenie specjalistów, doradztwo czy budowanie kompetencji cyfrowych, platforma webinarowa jest kosztem, który w naturalny sposób wpisuje się w cel grantu. Wymóg jest jeden: wydatek musi być udokumentowany fakturą. Za każdy plan ClickMeeting — od podstawowego po enterprise — otrzymasz standardową fakturę VAT.
Co ważne, coraz więcej instytucji publicznych i grantodawców zwraca uwagę nie tylko na to, ile kosztuje narzędzie, ale skąd pochodzi i jak przetwarza dane uczestników. To dotyczy szczególnie projektów obejmujących grupy wrażliwe: dzieci, osoby z niepełnosprawnościami, pacjentów, klientów poradni. W takich przypadkach wybór europejskiej platformy to nie tylko zaleta, ale często wymóg.
„Pochodzenie narzędzi cyfrowych jest istotne, jednak nie pod względem kraju pochodzenia, a kwestii bezpieczeństwa. Mówimy tu o tak istotnych aspektach jak bezpieczeństwo danych, zgodność z przepisami (w szczególności RODO) czy realna kontrola nad danymi zawartymi w używanym narzędziu. Ważną kwestią jest również to, w jaki sposób dane są przechowywane.”
Anna Turnik-Pieciun
Kierownik Działu Projektów Unijnych, Gdański Ośrodek Sportu
Czy urząd może wymagać polskiego lub europejskiego oprogramowania?
Po wielu rozmowach z fundacjami działającymi w różnych obszarach zauważamy wyraźny trend: urzędy i inni grantodawcy coraz częściej oczekują, by narzędzia cyfrowe używane w ramach dotowanego projektu były zgodne z europejskimi przepisami, a dane uczestników — przechowywane w Europie. Nie zawsze jest to twardy zapis regulaminowy, ale w praktyce — podczas weryfikacji wniosku — organizacja, która wybrała polskie lub europejskie rozwiązanie, jest w znacznie lepszym położeniu.
Platforma z siedzibą i serwerami poza UE, nawet jeśli oferuje funkcję „serwery w Europie”, może podlegać przepisom kraju macierzystego — np. amerykańskiemu CLOUD Act — które umożliwiają dostęp do danych bez zgody użytkownika. To realne ryzyko prawne, które warto wyeliminować już na etapie wyboru narzędzia, zanim pojawią się problemy na etapie realizacji projektu lub jego rozliczenia.
„Korzystając ze środków publicznych, bezpieczeństwo rozwiązań cyfrowych powinno być jednym ze standardów. Już na etapie planowania projektu patrzymy nie tylko na funkcjonalność narzędzi, ale również gdzie trafiają dane, kto je przetwarza i czy jest to zgodne z przepisami. W ten sposób mamy większą pewność stabilności i bezpieczeństwa oraz zmniejszamy ryzyko wystąpienia problemów mających wpływ na realizację projektu.”
Anna Turnik-Pieciun
Kierownik Działu Projektów Unijnych, Gdański Ośrodek Sportu
Jak sfinansować platformę webinarową z małego grantu (art. 19a)?
Tryb uproszczony na podstawie art. 19a ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie to jedna z najszybszych ścieżek pozyskania środków na działania edukacyjne online. Bez otwartego konkursu i miesięcy oczekiwania — wystarczy oferta złożona na uproszczonym formularzu i 7-dniowa publikacja w BIP, siedzibie organu jednostki samorządu terytorialnego lub na stronie internetowej organu.
Kwoty nie są duże — maksymalnie 10 000 zł na jedno zadanie realizowane przez maksymalnie 90 dni — ale dla mniejszych organizacji to realny zastrzyk środków. Taka kwota może pokryć subskrypcję platformy webinarowej, przygotowanie materiałów szkoleniowych i obsługę techniczną jednego lub kilku wydarzeń edukacyjnych.
Jak wygląda procedura małego grantu krok po kroku?
Procedura art. 19a jest zaprojektowana z myślą o prostocie. Warto ją poznać, zanim zaczniesz kompletować dokumentację.
- NGO składa ofertę do właściwego urzędu gminy, powiatu lub województwa.
- Organ publiczny publikuje ofertę na 7 dni — wszyscy zainteresowani mogą w tym czasie zgłaszać uwagi.
- Organ ocenia celowość zadania: zakres, termin, miejsce realizacji i kosztorys.
- W razie pozytywnej decyzji następuje podpisanie umowy o wsparcie i uruchomienie środków.
Co istotne: tryb art. 19a można stosować zarówno do zadań pilnych i nieprzewidzianych, jak i do działań cyklicznych. Jeśli organizujesz co kwartał webinary edukacyjne dla rodziców dzieci z niepełnosprawnościami, szkolenia dla wolontariuszy czy spotkania online z ekspertami — możesz wnioskować o mały grant na kolejną edycję, nawet jeśli w tym samym czasie trwa gdzieś otwarty konkurs na podobne zadanie.
Co można rozliczyć w ramach dotacji z wniosku edukacyjnego?
Budżet wniosku opartego na działaniach online może być dość elastyczny. Poniżej typowe pozycje, które wpisują się w tego rodzaju projekt:
- Subskrypcja platformy webinarowej (np. ClickMeeting) — wymagana jest faktura VAT
- Honoraria prowadzących webinary i szkolenia
- Przygotowanie materiałów: prezentacje, infografiki, nagrania
- Obsługa techniczna i koordynacja wydarzeń
- Promocja (mailing, media społecznościowe) w granicach dopuszczalnych przez grantodawcę
Każdy wydatek musi być opisany — faktura za platformę musi wskazywać źródło finansowania i cel zakupu. ClickMeeting wystawia faktury w trybie miesięcznym lub rocznym, co ułatwia przypisanie kosztu do konkretnego okresu realizacji projektu.
Bezpieczeństwo danych i zgodność z RODO — dlaczego to kluczowe dla NGO?
Organizacje pozarządowe bardzo często pracują z danymi osobowymi o szczególnym znaczeniu. Fundacja wspierająca dzieci z autyzmem rejestruje uczestników szkoleń, zbiera dane o opiekunach, przetwarza wyniki ocen pedagogicznych. Hospicjum organizujące webinary dla wolontariuszy gromadzi dane osobowe kontrahentów. Nawet prosta lista uczestników darmowego webinaru to zbiór danych osobowych podlegający RODO.
Wybór platformy webinarowej to zatem nie tylko decyzja techniczna, ale także decyzja w kontekście ryzyka prawnego. Platforma, która przetwarza dane osobowe uczestników — imię, nazwisko, adres e-mail, aktywność na wydarzeniu, wyniki ankiet — jest procesorem danych w rozumieniu art. 28 RODO. Warto to rozumieć już na etapie wyboru narzędzia, a nie dopiero przy podpisywaniu umowy z grantodawcą.
„Z perspektywy RODO i NIS2 liczy się nie tylko lokalizacja infrastruktury, ale przede wszystkim to, jakiemu prawu podlega dostawca. Firma z siedzibą w USA — nawet przechowująca dane w europejskim centrum danych — może podlegać CLOUD Act, który zobowiązuje ją do udostępnienia danych organom amerykańskim niezależnie od miejsca ich fizycznego przechowywania. Podmiot kluczowy lub ważny, który wybiera europejskie rozwiązanie z certyfikatem ISO/IEC 27001:2022, może wpisać platformę do rejestru dostawców ICT z gotową dokumentacją — bez przeprowadzania złożonych analiz prawnych.”
Adam Detmer
Radca prawny ClickMeeting
Co oznacza europejska jurysdykcja w praktyce — dla NGO starających się o granty UE?
Dla organizacji składających wnioski o dofinansowanie unijne — np. z Funduszy Europejskich dla poszczególnych regionów, programu Erasmus+ czy grantów EEA — compliance z europejskim prawem jest jeszcze ważniejszy. Projekty z obszaru edukacji, włączenia społecznego czy zdrowia publicznego są w tym zakresie szczególnie restrykcyjne.
ClickMeeting korzysta z infrastruktury położonej w Europejskim Obszarze Gospodarczym. Platforma posiada certyfikat ISO/IEC 27001:2022 potwierdzony zewnętrznym audytem. Co ważne: analogiczną certyfikację posiadają centra danych, z których korzysta ClickMeeting. To zestaw informacji, który możesz zacytować we wniosku grantowym lub przedstawić audytorowi.
Od 3 kwietnia 2026 roku w Polsce obowiązuje znowelizowana ustawa o Krajowym Systemie Cyberbezpieczeństwa wdrażająca dyrektywę NIS2. Objęte nią sektory — w tym administracja publiczna, ochrona zdrowia i infrastruktura cyfrowa — muszą zarządzać ryzykiem w łańcuchu dostaw ICT. Dla NGO współpracujących z urzędami lub realizujących projekty dla jednostek sektora publicznego to kolejny argument za wyborem europejskiego dostawcy platformy webinarowej.
Nie bez znaczenia jest też to, że jako dostawca usługi komunikacji elektronicznej ClickMeeting podlega nadzorowi Urzędu Komunikacji Elektronicznej — polskiego organu regulacyjnego działającego w ramach systemu UE.
Jak NGO korzystają z ClickMeeting?
ClickMeeting od lat wspiera organizacje pozarządowe w prowadzeniu działalności edukacyjnej i szkoleniowej online. Poniżej kilka przykładów, które pokazują konkretne efekty tej współpracy — i mogą zainspirować, jak zaplanować własny projekt dotacyjny.
Instytut Wspomagania Rozwoju Dziecka — szkolenia specjalistyczne dla terapeutów
Fundacja zajmuje się terapią i wsparciem dzieci z zaburzeniami ze spektrum autyzmu, ich rodzin oraz pracujących z nimi specjalistów. Kluczowym obszarem działalności są szkolenia prowadzone przez Niepubliczny Ośrodek Doskonalenia Nauczycieli IWRD.
„Szukałyśmy do tego odpowiedniego narzędzia i okazało się, że platforma ClickMeeting spełnia wszystkie nasze oczekiwania. Pozwala nam z jednej strony na propagowanie wiedzy na temat zaburzeń ze spektrum autyzmu, a z drugiej na komunikowanie się z osobami, które biorą udział w szkoleniu — umożliwia komentowanie i odpowiadanie na pytania, co jest dla nas bardzo ważne, oraz ocenianie naszych szkoleń.”
dr Anna Budzińska
dyrektorka Fundacji IWRD
Więcej o tej współpracy przeczytasz tutaj.
Fundacja Hospicyjna — edukacja wolontariuszy i szerokie wsparcie społeczne
Fundacja Hospicyjna prowadzi jeden z największych programów wolontariatu hospicyjnego w Polsce. Każdego dnia około 400 chorych odwiedzanych jest przez lekarza, pielęgniarkę, fizjoterapeutę lub wolontariusza. Co roku ze stacjonarnej opieki w Domu Hospicyjnym w Gdańsku korzysta około 300 chorych. W sumie ponad 9 500 dzieci zostało objętych programem wsparcia w żałobie „Tumbo Pomaga”. ClickMeeting wspiera organizację w edukacji specjalistów i wolontariuszy, pozwalając dotrzeć do uczestników z różnych regionów Polski bez konieczności organizowania szkoleń stacjonarnych.
Szczegóły współpracy znajdziesz tutaj.
Mental Health Center — konferencja o zdrowiu psychicznym dla tysięcy uczestników
Platforma ClickConference gościła dwudniową konferencję „Majówka ze zdrowiem psychicznym” organizowaną przez Mental Health Center. Wydarzenie pokazuje, jak duże, wielosesyjne konferencje online mogą działać sprawnie nawet przy dużej liczbie uczestników.
„Eksperci z ClickConference pomogli nam zaprojektować platformę pod nasze wydarzenie oraz służyli wsparciem przy wszelkich trudnościach technicznych.”
Małgorzata Wypych
Mental Health Center
Więcej o tym wydarzeniu przeczytasz tutaj.
Fundacja Pro NGO — wsparcie organizacji pozarządowych z każdego zakątka Polski
Fundacja Pro NGO pomaga innym NGO się rozwijać — i to właśnie dotarcie do organizacji z mniejszych miejscowości jest jednym z kluczowych celów ich działań online.
„Dzięki ClickMeeting docieramy do osób z mniejszych miejscowości i z terenów wiejskich. Niezależnie od miejsca, za pośrednictwem telefonu czy laptopa, każdy może skorzystać ze spotkania. Zdarza się, że osoby, do których chcemy dotrzeć, mają 15–30 minut między spotkaniami i dzięki tej formie mogą uczestniczyć w naszym wydarzeniu.”
Grzegorz Ludwin
Fundacja Pro NGO
Katalyst Education — wyrównywanie szans edukacyjnych poprzez Mapę Karier
Mapa Karier rozwijana przez fundację Katalyst Education to inicjatywa, której celem jest poszerzanie wiedzy młodych ludzi o rynku pracy oraz profesjonalizacja środowiska doradców zawodowych.
„Celem Mapy Karier, oprócz poszerzania wiedzy młodych ludzi o rynku pracy i świecie zawodów, jest także profesjonalizacja samego środowiska doradczego i podnoszenie prestiżu doradców zawodowych. Im lepiej nauczyciele są przygotowani do pełnienia funkcji doradcy zawodowego, im bardziej są na czasie z trendami związanymi ze zmianami na rynku pracy, tym lepiej Mapa Karier wypełnia swoją misję w zakresie wyrównywania szans edukacyjnych.”
Małgorzata Kazubska
Katalyst Education
Te przykłady łączy jedno: organizacje o bardzo różnych profilach i grupach docelowych — od terapeutów autyzmu przez doradców zawodowych po wolontariuszy hospicyjnych — korzystają z ClickMeeting, ponieważ platforma działa niezawodnie, nie wymaga instalacji i pozwala dotrzeć do uczestników tam, gdzie są. Niezależnie od miejsca zamieszkania.
„Organizacje pozarządowe mają często ograniczone budżety i duże ambicje edukacyjne. ClickMeeting jest zaprojektowany tak, żeby skala działania nie była barierą — czy prowadzisz szkolenie dla 20 terapeutów, czy webinar dla 500 rodziców, platforma daje Ci te same narzędzia: transkrypcję AI, breakout rooms, certyfikaty, nagrania, statystyki. A to, że dane Twoich uczestników pozostają w Europie, to dziś nie bonus — to standard, którego oczekują grantodawcy i urzędy.”
Tomasz Bołcun
Brand Manager @ ClickMeeting
Co ClickMeeting oferuje organizacjom edukacyjnym?
Platforma webinarowa to dla NGO nie tylko „sala konferencyjna w chmurze”. To kompletne środowisko do prowadzenia szkoleń, budowania społeczności i dokumentowania efektów projektu — wszystko w jednym miejscu. Poniżej funkcje, z których najczęściej korzystają organizacje edukacyjne na każdym etapie działania.
Przed szkoleniem — jak przygotować uczestników?
Dobre przygotowanie uczestników to połowa sukcesu webinaru. ClickMeeting daje Ci do dyspozycji narzędzia, które działają zanim jeszcze otworzysz pokój:
- Nieograniczona liczba stron rejestracyjnych zbierających dane uczestników
- Automatyczne e-maile z przypomnieniami (konfigurowalna liczba i termin wysyłki)
- Poczekalnia z możliwością umieszczenia materiałów wstępnych i filmów
Podczas szkolenia — jakie narzędzia masz do dyspozycji?
Pokój webinarowy ClickMeeting działa w przeglądarce — uczestnicy nie muszą nic instalować. To szczególnie ważne przy pracy z grupami seniorów, uczniów czy osób z niższymi kompetencjami cyfrowymi. W trakcie samego szkolenia masz do dyspozycji pełen zestaw narzędzi interaktywnych:
- Czat, Q&A, ankiety, testy wiedzy i wirtualna tablica
- Udostępnianie ekranu i prezentacje
- Breakout rooms — pokoje grupowe do ćwiczeń i warsztatów
- Transkrypcja AI na żywo — automatyczny zapis wypowiedzi
- Streaming live na YouTube i Facebooku
Po szkoleniu — jak udokumentować efekty dla grantodawcy?
To, co dzieje się po webinarze, jest dla NGO równie ważne jak samo wydarzenie — szczególnie przy rozliczaniu dotacji. ClickMeeting generuje po każdym szkoleniu materiały gotowe do dołączenia do sprawozdania:
- Nagrania do późniejszego udostępnienia uczestnikom
- Certyfikaty dla uczestników — ważne przy kursach doskonalenia zawodowego
- Statystyki uczestnictwa i zaangażowania — liczba uczestników, czas połączenia, aktywność na czacie i ankietach
- Automatyczne follow-upy e-mail
Czy ClickMeeting umożliwia zbieranie datków i sprzedaż biletów?
Tak — dla NGO prowadzących zbiórki lub płatne wydarzenia ClickMeeting oferuje system donejt (dobrowolne wpłaty od uczestników bez konieczności tworzenia płatnego ticketu) oraz płatne webinary przez Stripe, PayU i PayPal z systemem biletowania, w tym opcje early bird i promocje czasowe.
Chcesz prowadzić szkolenia i webinary dla swojej organizacji?
Zacznij bezpłatny 14-dniowy okres próbny — bez podawania karty kredytowej. Albo umów krótką rozmowę, żeby zobaczyć, jak ClickMeeting sprawdzi się w działaniach Twojego NGO.
FAQ
Poniżej odpowiedzi na najczęstsze pytania organizacji pozarządowych dotyczące finansowania platform webinarowych z dotacji i wyboru europejskiego narzędzia.
1. Czy subskrypcja platformy webinarowej jest kosztem kwalifikowalnym w dotacji?
Tak — jeśli działania online są przedmiotem projektu (np. szkolenia, webinary edukacyjne), subskrypcja platformy webinarowej jest kosztem bezpośrednim realizacji zadania. Wymagane jest dokumentowanie wydatku fakturą VAT, którą ClickMeeting wystawia standardowo przy każdym planie.
2. Jak działają małe granty z art. 19a ustawy o działalności pożytku publicznego i na co można je przeznaczyć?
Tryb art. 19a pozwala NGO uzyskać do 10 000 zł od urzędu gminy, powiatu lub województwa na realizację zadania publicznego bez otwartego konkursu ofert. Realizacja zadania nie może przekraczać 90 dni. Środki można przeznaczyć m.in. na subskrypcję platformy webinarowej, honoraria prowadzących, obsługę techniczną i promocję wydarzeń edukacyjnych.
3. Czy urząd może wymagać, żeby narzędzia w projekcie były polskie lub europejskie?
Coraz więcej urzędów oczekuje, żeby finansowane narzędzia cyfrowe były zgodne z przepisami i przechowywały dane w Europie. Choć nie zawsze jest to twardy wymóg regulaminowy, wybór europejskiej platformy — takiej jak ClickMeeting — znacznie ułatwia rozliczenie projektu i ewentualny audyt.
4. Dlaczego „serwery w Europie” to za mało, żeby wybrać dowolną platformę?
Platforma z siedzibą poza UE (np. w USA) może podlegać prawu kraju macierzystego — np. CLOUD Act — które umożliwia dostęp do danych niezależnie od lokalizacji serwerów. ClickMeeting jako polska firma działa wyłącznie w ramach prawa europejskiego, co eliminuje to ryzyko strukturalnie.
5. Jakie certyfikaty bezpieczeństwa posiada ClickMeeting?
ClickMeeting posiada certyfikat ISO/IEC 27001:2022 potwierdzony zewnętrznym audytem. Analogiczną certyfikację posiadają centra danych, z których korzysta ClickMeeting. To zestaw informacji, który możesz zacytować we wniosku grantowym lub przedstawić audytorowi.
6. Czy ClickMeeting oferuje umowę powierzenia przetwarzania danych (DPA)?
Tak — ClickMeeting oferuje umowę powierzenia danych zgodną z art. 28 RODO. Jest to dokument, który powinna podpisać każda organizacja przetwarzająca dane uczestników webinarów za pośrednictwem platformy.
7. Ile kosztuje ClickMeeting i czy jest opcja dla małych NGO?
ClickMeeting oferuje plany dla różnej skali działania — cena zależy od liczby uczestników i dostępnych funkcji. Dostępna jest bezpłatna wersja próbna na 14 dni. Szczegółowe plany cenowe znajdziesz na stronie clickmeeting.com/pl/pricing. NGO mogą przy tym liczyć na specjalne, indywidualne zniżki.
8. Czy uczestnicy webinaru muszą coś instalować, żeby dołączyć do szkolenia?
Nie — ClickMeeting działa w całości w przeglądarce internetowej. Uczestnicy dołączają do szkolenia jednym kliknięciem w link, bez instalowania żadnego oprogramowania. To szczególnie ważne przy pracy z grupami seniorów, uczniów lub osób z niższymi kompetencjami cyfrowymi.
9. Czy ClickMeeting umożliwia wystawianie certyfikatów po szkoleniu?
Tak — platforma umożliwia automatyczne generowanie certyfikatów dla uczestników po zakończeniu webinaru. To funkcja ceniona szczególnie przez organizacje prowadzące kursy doskonalenia zawodowego i szkolenia certyfikowane.
10. Jak wyglądają statystyki po webinarze — czy można je dołączyć do sprawozdania grantowego?
Po każdym wydarzeniu ClickMeeting generuje szczegółowe statystyki: liczba uczestników, czas połączenia, aktywność na czacie i ankietach. To gotowe dane, które możesz ująć w sprawozdaniu z realizacji projektu jako mierzalne efekty działań edukacyjnych.
Loading...
