Comment le comportement des participants aux réunions en ligne change-t-il ? Nouvelle étude ClickMeeting

Les progrès technologiques ont facilité la collaboration en ligne ou l’organisation de cours à distance. Cependant, ce n’est pas seulement la technologie qui change, mais aussi les habitudes et le comportement des participants. Souvent, ce sont ces facteurs qui ont le plus d’impact sur les événements.

En 2021, nous avons mené notre premier sondage sur l’étiquette des réunions en ligne ainsi que sur les idées et les attentes concernant le comportement d’autres personnes. En juin 2022, nous sommes revenus sur ce sujet. Nous avons interrogé 500 participants à des événements en ligne sur leurs normes et les problèmes les plus courants. Il s’agit de connaissances précieuses pour toute personne qui organise des webinaires ou des réunions en ligne ou qui y assiste simplement. Il facilite la création d’un climat propice à l’échange d’informations et à la coopération.

Comment évalue-t-on le comportement des autres ? C’est mieux !

La conclusion la plus importante de l’enquête est très optimiste. Les répondants ont remarqué une amélioration du comportement des participants dans les événements en ligne au cours de la dernière année. C’est la réponse donnée par 53 % d’entre eux. Seulement 18 %, en revanche, ont conclu que cela ne s’était pas produit.

Quelles en sont les raisons ? Sans doute, la chose la plus importante est une expérience améliorée. Alors qu’au début de la pandémie, de nombreuses personnes n’étaient pas préparées pour le passage au mode distant ou hybride, au fil du temps, nous nous sommes familiarisés avec les outils et les bonnes habitudes qui rendent la collaboration et le partage des connaissances plus efficaces.

Dans le même temps, 49 % des répondants s’attendent à l’introduction d’un catalogue normalisé de règles d’étiquette lors d’événements en ligne. Il y a un an, 53 % des répondants ont donné une telle réponse. Ainsi, vous pouvez voir que nous nous sentons de plus en plus confiants dans le monde des réunions virtuelles, mais nous sommes toujours confrontés à des doutes.

Si vous souhaitez les dissiper, veuillez consulter le guide ClickMeeting Savoir-Vivre pour les réunions en ligne et les webinaires.

Comportement des participants et réception de l’événement

Il est largement reconnu que les problèmes techniques sont principalement responsables du succès ou de l’échec des projets en ligne. Toutefois ce n’est pas toujours vrai. En fait, dans de nombreux cas, la façon dont les participants se comportent et, tout aussi important, comment ils utilisent les outils joue un rôle décisif.

Il existe un ensemble de facteurs qui influent sur la façon dont nous percevons un événement. Nous avons demandé aux répondants d’en identifier trois qu’ils trouvaient les plus distrayants.

– Chuchotements, autres sons et bruits 63 %

– Les personnes qui ne parlent pas et qui ont le microphone branché 53 %

– Les personnes qui partagent un écran n’ont aucun document préparé 31 %

– Si la plupart des participants à la réunion ont éteint les caméras 25 %

– Le présentateur ne regarde pas la caméra 22 %

– Arrière-plans d’autres personnes 20 %

– Tenue du présentateur et des participants 12 %

Comme vous pouvez le voir, la grande majorité d’entre eux peuvent être traités de manière relativement simple. Il suffit de bien se préparer à l’événement et de suivre les normes de comportement acceptées. Un aspect important est l’utilisation de caractéristiques qui facilitent la coopération. Comment les participants eux-mêmes les gèrent-ils ?

Éteindre le microphone et lever la main

Ne pas couper le micro lorsque vous ne parlez pas ou interrompre les autres participants au lieu d’utiliser l’état main levée … Presque tous nous avons rencontré cette situation à un moment donné au cours d’une réunion en ligne. On sait à quel point c’est distrayant.

Comment les participants au sondage y font-ils face ? 74 % d’entre eux déclarent que prendre la parole sans notification préalable, ce qui entraîne la confusion, est une source de distraction. En même temps, 76 % disent qu’ils éteignent le microphone quand ils ne parlent pas, et 13 % au moins essaient de le faire.

Préparez-vous pour l’événement

Un autre facteur de distraction exceptionnelle pour les participants est le manque de préparation adéquate pour l’événement. Bien sûr, cela est particulièrement vrai des présentateurs pour les webinaires et les réunions en ligne. Cela comprend à la fois le contenu et les questions techniques.

Jusqu’à 46 % des répondants trouvent ennuyeuse la situation dans laquelle le présentateur doit chercher les documents nécessaires pendant l’événement. Dans le même temps, 70 % des participants disent avoir des dossiers ou des notes prêts à temps, tandis que seulement 8 % des répondants ne prêtent aucune attention à cette question.

Fait intéressant, 79 % des répondants ont déclaré qu’ils n’avaient jamais perturbé un événement parce qu’ils avaient dû chercher un fichier nécessaire. 21 %, malheureusement, ont dû faire face à ce problème.

Espace, silence et ordre

De quoi d’autre les préparations devraient-elles couvrir ? Certes, l’un des facteurs les plus importants est un espace confortable qui vous permettra de vous concentrer pleinement sur l’événement et de minimiser le risque de problèmes potentiels. Il vaut également la peine de s’assurer qu’une réunion importante ne sera pas interrompue, par exemple, par un appel téléphonique inattendu. L’ordre doit prévaloir non seulement dans le cadre visible par les autres participants à l’événement, mais aussi dans les dossiers ou les ordinateurs de bureau qui seront partagés pendant la réunion.

– 69 % des participants disposent d’un espace suffisant pour assurer le silence lors des réunions en ligne. 23 % déclarent toutefois avoir un problème avec ce facteur.

– Le nombre exact de participants se souviennent de couper le son des téléphones et autres appareils électroniques. 19 % le font parfois, et 12 % n’y prêtent pas attention.

– 66 % des répondants s’assurent avant l’événement que lorsqu’ils partagent un écran, ils ne montrent pas accidentellement d’autres éléments qui ne devraient pas être partagés avec d’autres. 16 % le font occasionnellement, et 18 % des participants au sondage ne s’en assurent jamais.

Il y a un autre élément de préparation qui ne doit pas être négligé. En même temps, il suffit d’un moment très bref pour éviter de nombreux problèmes potentiels qui peuvent ruiner même l’événement le mieux préparé.

Test de l’appareil

Des outils tels qu’un testeur AV vous permettent de vous assurer que votre équipement audio et vidéo fonctionne comme il se doit en un rien de temps. Alors, à quelle fréquence les utilisons-nous ? Il s’avère que 60 % des gens le font toujours, 26 % parfois, et un participant à une réunion en ligne sur dix choisit de le faire avant des discussions plus importantes. Seuls 4 % des répondants ne le font pas du tout ou prévoient de l’utiliser mais l’oublient.

Règles de réunion en ligne introduites par les entreprises

Revenons un instant sur la question du développement d’un catalogue unifié des comportements lors des réunions en ligne. Bien que ce type de document n’existe pas, de nombreuses entreprises et organisations choisissent d’introduire certaines règles lors des événements qu’elles créent. De cette façon, elles parviennent à fonctionner plus efficacement et, en même temps, dissiper les doutes qui apparaissent parmi leurs participants.

Selon notre enquête, 30 % des entreprises ont décidé de prendre cette mesure. Quelles règles ont été introduites ?

– 25 % des entreprises exigent que les caméras soient allumées pendant les réunions en ligne.

– 17 % des répondants ont indiqué que leurs entreprises réglementent la façon de s’exprimer.

– 16 % des répondants ont admis que dans leur entreprise, les participants aux réunions ne devraient pas utiliser de téléphones et d’autres appareils électroniques pendant les réunions.

– Dans 13 % des cas, une forme de salutation et d’au revoir a été établie.

– Dans 12 % des entreprises, un code vestimentaire pour les réunions en ligne a été fixé.

Code vestimentaire de l’événement en ligne et arrière-plan virtuel

Pendant la période initiale de la pandémie, en particulier, une controverse considérable a surgi au sujet du code vestimentaire des participants à divers événements en ligne. D’une part, il y avait des moments où ils choisissaient des tenues trop formelles. D’autre part, ils ont souvent opté pour des vêtements confortables à la maison, qui, malheureusement, différaient également très souvent des normes attendues par les autres participants à la réunion.

Quelle tenue les répondants choisissent-ils le plus souvent de participer à des réunions en ligne ?

– Les tenues décontractées sont choisies par 39 % d’entre elles

– 31 % des participants optent pour une tenue élégante

– 15 % choisissent généralement un survêtement ou d’autres vêtements confortables

– 2 % assistent habituellement à des réunions en pyjama.

Comme vous pouvez le voir, nous trouvons de plus en plus le bon équilibre entre une tenue formelle, que nous choisirions probablement pour, par exemple, une réunion fixe avec un client important, et un survêtement confortable. L’option décontractée est également celle la plus souvent recommandée par les experts en image. Bien sûr, il y a des situations dans lesquelles il est conseillé de s’habiller un peu plus élégamment ou lorsque vous pouvez vous permettre d’être plus décontracté.

L’utilisation d’un arrière-plan virtuel est également très controversée. À une époque, c’était une fonctionnalité assez fréquemment utilisée, qui permettait, par exemple, de cacher une pièce désordonnée. D’autre part, un contexte mal choisi non seulement ne semble pas attrayant, mais, en outre, peut distraire d’autres participants. Alors, à quelle fréquence les participants au sondage choisissent-ils de l’utiliser ? Il s’avère que 26 % des gens l’utilisent. La moitié n’utilisent pas du tout cette fonctionnalité, et 25 % le font parfois.

Situations inattendues et comment les résoudre

On ne peut pas le nier : tout ne peut pas être prédit. Lors d’un événement en ligne, vous pouvez être surpris par un chien qui aboie, une rénovation dans l’appartement de votre voisin, un courrier tardif ou un enfant qui pleure. La liste des situations possibles est, bien sûr, beaucoup plus longue. Que faire dans une telle situation ? Tout d’abord, réalisez que cela arrive juste, et il n’y a pas besoin de s’inquiéter. Bien sûr, comme dans tout autre cas, une culture personnelle et une bonne communication avec vos interlocuteurs vous seront utiles.

Que font nos répondants dans une telle situation ?

– 70 % sourient et s’excusent.

– 17 % n’ont jamais eu à faire face à ce genre de problème.

– 7 % se lèvent et quittent l’ordinateur sans un mot pour résoudre le problème.

– 6 % prétendent que rien ne se passe et ne réagissent pas.

Comment les événements en ligne ont-ils changé au cours de l’année ? A propos

Les résultats de notre dernier sondage – surtout par rapport au sondage que nous avons mené il y a un an – sont sans aucun doute encourageants. Tout d’abord, plus de la moitié des répondants constatent une amélioration globale du comportement des participants au cours de la période. Il y a également eu une légère baisse du nombre de personnes qui s’attendent à l’introduction d’un catalogue unifié de normes d’événements en ligne, ce qui peut indiquer que de plus en plus nous savons simplement comment nous comporter. Simultanément, 30 % des entreprises choisissent déjà d’introduire au moins une réglementation partielle en matière d’étiquette. Le sondage confirme également clairement que nous sommes impatients d’utiliser des fonctionnalités qui facilitent la collaboration et apprécions simplement la façon dont elles rationalisent les événements et soutiennent leurs participants.