Sistema de Gestión de Aprendizaje. ¿Cómo aprovechar tu SGA?

El desarrollo del aprendizaje virtual no habría sido posible sin herramientas avanzadas. Muchas de ellas cubren la gestión del aprendizaje y se centran en proporcionar el entorno adecuado para el aprendizaje a distancia. Las plataformas de SGA cumplen una función clave en todo el proceso. En este artículo aprenderás qué son, cómo usarlas y cómo integrarlas con herramientas para webinarios y reuniones online.

El aprendizaje virtual no solo se trata de lecciones en línea. Todos los profesores, educadores o propietarios de empresas de formación saben perfectamente la cantidad de actividades que hacen falta para permitir que el aprendizaje a distancia sea efectivo. El abanico de responsabilidades es muy amplio. Por un lado, incluye las cuestiones administrativas y formales, y por el otro, la organización del trabajo y las herramientas que ayudan a compartir los conocimientos. Por lo tanto, el Sistema de Gestión de Aprendizaje (SGA) se convierte en el pilar fundamental de todo el proceso. Aunque podría parecerlo, esta solución no solo está dedicada para las instituciones más grandes. Las empresas de formación pequeñas, las escuelas públicas y las academias de idiomas también pueden aprovechar sus funciones.

¿Qué es un SGA?

Un SGA (Sistema de Gestión de Aprendizaje) es un software que apoya el proceso de aprendizaje en remoto. Los SGA adoptan diversas formas, pero por lo general ofrecen lo siguiente:

• Acceso sencillo a cursos online
• Registro para cursos
• Distribución de materiales de formación
• Seguimiento del progreso de los estudiantes
• Prestación directa de distintos tipos de clases
• Seguimiento de resultados
• Flujo de trabajo eficiente

Los SGA incluyen una gama muy amplia de herramientas. Normalmente, un SGA es un software integral que combina varias soluciones informáticas para fomentar la difusión de conocimientos y el aprendizaje.

Sin embargo, hay otros tipos de soluciones informáticas que apoyan el aprendizaje a distancia que también se definen de esta forma, como los SGCA (Sistema de Gestión de Contenidos de Aprendizaje), que se utilizan para planificar, ofrecer y gestionar eventos de aprendizaje dentro de una organización. Mientras que las plataformas de SGA cubren las necesidades de formadores y estudiantes por igual, los SGCA se centran principalmente en el primer grupo.

¿Cómo funciona una plataforma de SGA?

Claro está, desde el punto de vista común de los formadores y los asistentes a las clases, lo más importante será lo bien que funcione la plataforma de SGA. Una buena configuración influirá positivamente en la experiencia del aprendizaje virtual y facilitará la transmisión y la asimilación de conocimientos.

Vamos a examinar más de cerca las capacidades de un sistema de gestión de aprendizaje según la experiencia de los líderes en aprendizaje virtual.

Plataforma de SGA de la Universidad Tecnológica de Gdansk

La plataforma de aprendizaje virtual de la Universidad Tecnológica de Gdansk, una de las mejores politécnicas de Polonia, tiene que cubrir las necesidades de 1 400 profesores universitarios y casi 20 000 estudiantes.

La solución apoya el aprendizaje virtual de forma integral gracias a las posibilidades que ofrece el SGA Moodle. Otro elemento importante de esta plataforma es ClickMeeting, que permite crear clases cómodamente en forma de webinarios interactivos y reuniones online. Gracias a la integración con la plataforma de aprendizaje virtual, tanto los docentes como los estudiantes pueden unirse a eventos directamente desde la plataforma de SGA. Tampoco hace falta salir de ella para crear eventos.

De este modo, la Universidad Tecnológica de Gdansk ofrece, entre otras cosas:

• Lecciones
• Formación
• Consultas
• Seminarios
• Conferencias científicas y reuniones de equipo

Asimismo, la plataforma de SGA proporciona acceso a un panel de estadísticas exhaustivas que los usuarios pueden consultar tanto desde su ordenador como en el móvil. Una de las características más importantes del sistema es su simplicidad:

Al reservar un webinario, el docente puede elegir el perfil de la reunión, es decir, si va a ser un evento grande como una clase magistral, o una reunión para un grupo reducido de personas, lo que funciona bien para los seminarios. Después, tienen que elegir la fecha y la hora del evento. También pueden regular el acceso al evento. Por ejemplo, pueden excluir a estudiantes que no hayan dado el consentimiento necesario.

Anita Dąbrowicz-Tlałka, Profesora de la Politécnica de Gdansk

Aprendizaje online en la Universidad de Ciencia y Tecnología AGH de Cracovia

La Universidad AGH de Ciencia y Tecnología de Cracovia es uno de los centros líderes en aprendizaje virtual. La mejor politécnica del país ha establecido un centro especial de aprendizaje virtual en el que se incluyen los programas de formación, se ofrecen cursos para extender las competencias en aprendizaje a distancia y se preparan eventos de todo tipo, incluidas conferencias internacionales.

Los expertos proporcionan herramientas integrales a los usuarios. En la Universidad AGH, la enseñanza a distancia se imparte mediante una plataforma de aprendizaje virtual universitario basada en Moodle. ClickMeeting es una de las soluciones que permiten a los docentes conocer directamente a los estudiantes.

Los profesores usan el modo de Clase Virtual para crear clases. Pueden elegir el tamaño de la clase según sus necesidades. Las clases virtuales pueden incluir desde 50 a 200 personas. También pueden fijar la fecha de las sesiones y, si así lo desean, establecer una contraseña de acceso. De esta forma, los empleados pueden transferir sus clases al espacio virtual de manera cómoda y segura.

Anna Wrona – metodóloga en el Centro de Aprendizaje Virtual de la AGH UST

La formación de los empleados es fundamental para mantener la calidad del aprendizaje virtual en las universidades. Antes de conseguir acceso a la plataforma de SGA y pasar a impartir clases online, los docentes deben asistir a los cursos de formación organizados por los empleados del Centro de Aprendizaje Virtual. Esto les permite dominar rápidamente las funciones básicas del sistema y desarrollar las habilidades necesarias para enseñar a distancia de forma efectiva. Por otro lado, también se benefician de esta formación para mejorar sus habilidades en cuanto a la metodología de enseñanza en remoto.

SGA: ventajas para docentes

¿Por qué cada vez más escuelas, universidades o empresas especializadas en formación prefieren usar SGA? La respuesta es sencilla: mejoran considerablemente los procesos de enseñanza y organización de trabajo en toda la institución. Para los empleados, esto se traduce en más facilidades. Desde el punto de vista de los participantes, la adquisición de conocimientos se vuelve más agradable e intuitiva.

Estas son las funciones básicas de las plataformas de SGA utilizadas por los organizadores de actividades educativas:

• Crear cursos asociados a asignaturas específicas dentro de la plataforma de SGA. En tan solo unos clics, puedes crear un curso electrónico, organizar eventos y enriquecerlos con una amplia gama de materiales de formación, y hacer un seguimiento de los registros.
• Preparar eventos: lógicamente, en el aprendizaje virtual las clases online tienen un papel principal. El SGA permite crear eventos de forma intuitiva que se adapten a un objetivo específico. Puedes crear desde ejercicios prácticos en grupos pequeños hasta charlas y conferencias a gran escala.
• Compartir materiales adicionales: para que la metodología del aprendizaje virtual resulte efectiva, es necesario ampliar los contenidos que se muestran durante las clases. Un sistema de gestión de aprendizaje facilita compartir materiales adicionales, sin que los estudiantes tengan que salir de la plataforma para acceder a ellos.
• Grabar automáticamente y distribuir grabaciones: los cursos, las formaciones y las conferencias serán aún más interesantes si los alumnos pueden descargarse las grabaciones directamente desde el sistema. Si configuras tu SGA de forma adecuada, podrás grabar automáticamente los eventos y después publicarlos, por ejemplo en un módulo específico de la plataforma.
• Conceder acceso a los asistentes: la seguridad es una cuestión importante en el aprendizaje virtual. El sistema de gestión de aprendizaje permite registrar a los estudiantes en cursos específicos mientras se garantiza un nivel de seguridad alto. Por lo tanto, no tienes que preocuparte de que personas ajenas accedan a tu contenido o se descarguen materiales reservados para los alumnos autorizados.
• Gestionar permisos de empleados: uno de los retos de las organizaciones educativas grandes es garantizar la comodidad de sus empleados y gestionar sus permisos. Una buena plataforma de SGA les permitirá asignar distintas funciones para agilizar los procedimientos y aumentar la estabilidad.
• Impartir clases: lógicamente, los métodos de aprendizaje virtual se basan en un contacto directo entre los docentes y los alumnos durante lecciones o sesiones de formación. El SGA proporciona una transición cómoda a un aula virtual específica. La integración avanzada permite que los usuarios no tengan que salir de la plataforma. Al mismo tiempo, se mantiene el acceso constante a todas las funciones interactivas de los webinarios y las herramientas de reuniones online.
• Verificar conocimientos: el abanico de actividades necesarias para garantizar un aprendizaje a distancia efectivo es muy amplio. Organizar clases interactivas, ejercicios o sesiones de formación no es suficiente. También hace falta verificar los conocimientos de los estudiantes, por ejemplo mediante exámenes. Para ello, puedes aprovechar las posibilidades que ofrece la plataforma del aula o recurrir a las soluciones disponibles dentro de los módulos del SGA.
• Acceso a estadísticas: El Sistema de Gestión de Aprendizaje es una herramienta que facilita mejorar la estrategia y organizar cursos u otros tipos de actividades educativas de una forma aún más efectiva. Gracias a él, tendrás acceso a estadísticas exhaustivas que te permitirán controlar el proceso de aprendizaje en cada grupo de estudiantes y analizar conscientemente la efectividad de tus acciones.

SGA desde el punto de vista de los participantes

No cabe duda de que un SGA debe apoyar principalmente a los usuarios que obtienen conocimientos, es decir, los participantes en tus cursos, sesiones de formación, lecciones o conferencias. ¿Cómo les ayudan las plataformas bien configuradas a alcanzar sus objetivos?

• Inicio de sesión fácil en el aula virtual: en el aprendizaje a distancia, los problemas para acceder a los contenidos son una de las principales preocupaciones. Una plataforma bien diseñada con SGA simplifica enormemente el proceso y reduce al mínimo los pasos necesarios para acceder al contenido. Por lo general, solo hacen falta un par de clics para unirse a la clase.
• Acceso desde varios dispositivos: queda cada vez más claro que el e-learning está dando paso a una nueva tendencia, el m-learning, es decir, educación en remoto desde dispositivos móviles. Esto permite que los estudiantes accedan a los contenidos desde su smartphone o tableta. Además, los docentes puede controlar la transferencia de conocimientos sin limitaciones de dispositivo.
• Funciones interactivas: las sesiones de formación, los ejercicios prácticos y las conferencias a distancia también pueden resultar interesantes, con métodos de enseñanza diferenciados. Para que esto ocurra, el aula virtual debe ofrecer funciones interactivas. Integrar una buena plataforma de webinarios y reuniones online con un SGA es la mejor forma de conseguir grandes resultados.
• Contacto con docentes: El SGA permite que los presentadores y los asistentes se mantengan en contacto incluso fuera del aula virtual.
• Seguimiento del progreso: el SGA posibilita analizar continuamente los resultados y gestionar el tiempo con más eficiencia.
• Todo en la misma plataforma: la principal virtud de los SGA es su comodidad. Supone una ventaja para los empleados de la universidad, la escuela o el centro de formación, pero también para los alumnos. Básicamente, todo lo que hace falta para organizar clases, enseñar y adquirir conocimientos se encuentra dentro de un mismo servicio.

¿Quién necesita apoyo para la gestión del aprendizaje?

Los SGA no solo cubren las necesidades de las organizaciones más grandes. ¿Dónde se pueden utilizar?

• Colegios públicos y privados
• Universidades
• Academias de idiomas
• Plataformas que ofrecen cursos online
• Empresas especializadas en formación
• Empresas que ofrecen cursos a sus empleados
• Empresas de consultoría y orientación

Las ventajas principales del SGA son su gran flexibilidad y la posibilidad de personalizarlos según las expectativas de cada grupo. Por lo tanto, por un lado pueden constituir un entorno integral que permita trasladar toda la actividad educativa a internet. Por otro lado, se puede limitar a módulos que permitan planificar la formación y proporcionen acceso a grabaciones del curso y contenido adicional. Lo interesante es que un SGA no implica gastos importantes, así que merece la pena considerar su implementación, aunque las actividades de formación sean tan solo un área complementaria de las operaciones de la empresa.

Moodle: un SGA gratuito

Moodle es uno de los SGA más populares. Es un software gratis de código abierto que está disponible bajo la Licencia Pública General de GNU. Por lo tanto, cualquiera puede descargarse e instalar el programa, y después personalizarlo según sus necesidades. Tampoco precisa de unas habilidades técnicas considerables. Además, existen distintos tipos de plugins que permiten integrar el SGA con herramientas de webinarios y reuniones online, lo que supone una gran ayuda. A continuación puedes ver cómo se integra con ClickMeeting.

Puedes descubrir más posibilidades aún si aprovechas la API abierta de la plataforma. Esto permite personalizar al máximo el SGA y crear un sistema único que resulte agradable para todos los usuarios, tanto empleados como estudiantes.

Desde el punto de vista de un desarrollador, la función más útil de ClickMeeting es su API (interfaz de programación de aplicaciones) abierta. Esto permite que nosotros, desde el Centro de Servicios Informáticos, creemos herramientas para que los profesores universitarios organicen un mayor número de sesiones online y disfruten de acceso a estadísticas y análisis exhaustivos.

Mikolaj Grochowski

Aula virtual

Indudablemente, uno de los espacios más importantes de las plataformas de SGA es el aula virtual. Allí es donde tienen lugar la formación, las actividades prácticas, los proyectos, las clases y las conferencias. Por lo tanto, si tu objetivo es crear un sistema coherente que guste a empleados y estudiantes por igual, elige la plataforma adecuada para webinarios y reuniones online. Aquí tienes una lista de las funciones más importantes.

• Organizar distintos tipos de eventos: ¿necesitas crear sesiones prácticas de formación para grupos pequeños, pero también conferencias para cientos de personas o eventos promocionales a gran escala? Con la plataforma adecuada, puedes combinar distintas actividades sin tener que recurrir a herramientas adicionales.
• Fomentar la colaboración: para que el aprendizaje virtual sea efectivo, hay que motivar a los usuarios. Así pues, asegúrate de que la plataforma te permita usar una pizarra virtual y un chat, por ejemplo. Las salas particulares son otra característica interesante. Gracias a ellas, puedes repartir a los asistentes al evento en grupos más pequeños para que se centren, por ejemplo, en proyectos separados.
• Personalizar la sala del evento: un SGA moderno no solo permite personalizar las funciones, sino también el aspecto de la plataforma, para que encaje con los colores y el estilo visual de tu empresa o centro educativo. Lo mismo se aplica a las aulas virtuales donde tienen lugar las actividades educativas. De esta forma, crearás una plataforma coherente que mejorará el prestigio de la formación y la comodidad de los usuarios.
• Uso intuitivo: también es muy importante que la gente se una fácilmente a los eventos. Con las soluciones adecuadas, los alumnos podrán iniciar sesión en unos pocos clics y el aula virtual estará disponible por medio del navegador.
• Integración con SGA: si quieres crear una plataforma integral para formación y lecciones virtuales, tienes que fijarte en si el software que usas para organizar eventos se puede integrar con un SGA. Esto te dará la posibilidad de crear eventos y unirte a ellos sin salir del sistema.
• Soporte móvil: para que tu SGA aproveche las ventajas del m-learning, la plataforma también debe ofrecer las soluciones adecuadas para eventos online.

En el caso de ClickMeeting, puedes probar las funciones de la plataforma durante un periodo de prueba de 30 días. Por lo tanto, ¡tienes tiempo de sobra para probar las funciones más importantes, incluida la automatización!