Las reuniones de actualización son un pilar fundamental en las operaciones de cualquier negocio, ayudando a los equipos a mantenerse en sintonía, informados y enfocados. Sin embargo, si no se manejan de manera correcta, pueden convertirse rápidamente en un sumidero de productividad.
Por ello, es vital que implementes una estrategia sólida para potenciar tus reuniones de actualización.
En este post del blog, te ofrecemos una serie de consejos valiosos que puedes emplear para convertir una monótona reunión de actualización en una sesión estimulante y centrada en los resultados, propulsando tu empresa hacia el futuro. ¡Empecemos!
Table of Contents
8 Tácticas para perfeccionar tus reuniones de actualización
¿Deseas construir un negocio exitoso? Entonces debes aprender a organizar reuniones de actualización eficientes. Los siguientes ocho consejos, organizados en cuatro áreas diferentes para tu facilidad, te ayudarán a involucrar a tus empleados y asegurarán que tus reuniones sean lo más productivas posible.
Define los objetivos de tu reunión con claridad
En cuanto a las reuniones de actualización, es crucial tener objetivos definidos. Sin ellos, es muy probable que termines malgastando el tiempo de tu equipo, lo cual nunca es aconsejable.
En esta sección, compartimos algunos consejos que puedes usar para aclarar la finalidad de tu reunión a todas las partes implicadas:
1. Establece tu propósito
¿Qué quieres lograr durante tu próxima reunión de actualización?
Al tener un objetivo claro en mente, podrás mantener enfocadas todas las discusiones y garantizar que todos los participantes de la reunión estén siempre en la misma longitud de onda.
Una vez que definas el propósito de tu reunión, comunícalo a tu equipo con anticipación para que vengan preparados con la información necesaria, preguntas, etc.
2. Identifica los temas críticos de la discusión
¿Ya decidiste por qué quieres llevar a cabo una reunión de actualización? Perfecto, ahora tómate un momento para identificar los temas críticos de discusión que deben ser abordados antes de concluir dicha reunión.
¿Sobre qué deben conversar tú y tu equipo para alcanzar el objetivo de la reunión? Haz una lista de estos temas y compártela con todos los participantes, preferiblemente antes de que la reunión comience.
Después, durante la reunión, utiliza los temas de discusión para mantener a tu equipo en el camino correcto. Si la conversación empieza a desviarse del tema, reconduzca suavemente la discusión hacia el orden del día. (Más detalles al respecto más adelante).
Prepara y distribuye el orden del día de la reunión
Una forma de asegurar el éxito de la reunión de actualización es preparando y distribuyendo un orden del día. Esto te ayudará a mantenerte enfocado en las tareas pendientes y proporcionará estructura y claridad a la reunión. Aquí te dejamos algunos consejos que te ayudarán a crear un orden del día eficiente.
3. Determina la secuencia de los temas
Comienza decidiendo el orden de los temas que quieres tratar durante la reunión.
Te sugerimos que los ordenes en función de su relevancia e importancia para tus objetivos. De esta forma, los temas más críticos serán abordados primero y se les dedicará el tiempo necesario.
Este tipo de lista ordenada también ayudará a los participantes a entender qué pueden esperar de la reunión y a venir preparados para compartir cualquier conocimiento, material, etc. que puedan tener.
4. Asigna límites de tiempo a cada tema
Seguidamente, asigna un límite de tiempo a cada punto del orden del día. Si no lo haces, es probable que discutas algunos temas durante demasiado tiempo y luego no tengas tiempo suficiente para tratar los demás puntos de la lista.
Asegúrate de ser lo más realista posible a la hora de establecer los límites de tiempo. De esta forma, no tendrás que intentar ajustar una conversación de 20 minutos en un espacio de 10, o viceversa. Además, es mejor sobrestimar el tiempo para cada tema que quedarse corto, así que deja un poco de margen.
Promueve la participación durante la reunión
¿Quieres saber un secreto? La participación de los asistentes es clave para una reunión de actualización eficaz, por lo que debes fomentarla siempre que sea posible. Aquí te dejamos algunas ideas para lograrlo:
5. Crea un ambiente seguro y abierto
Siempre debes esforzarte por crear un ambiente seguro y abierto durante tus reuniones.
Cuando los asistentes se sientan cómodos compartiendo sus opiniones -sin miedo a ser juzgados o criticados- lo harán más a menudo, lo que casi siempre conduce a debates más productivos.
Como líder de la reunión, tu trabajo consiste en crear un ambiente seguro, lo que puedes lograr estableciendo algunas reglas básicas y asegurándote de que todos las cumplan. Fomenta la escucha activa y recuerda a todos que deben respetar las opiniones de los demás. Es muy sencillo.
6. Haz preguntas abiertas
Otra forma de fomentar la participación durante tu próxima reunión de actualización es haciendo preguntas abiertas. ¿Qué es una pregunta abierta? Cualquier pregunta que requiera algo más que un simple “sí” o “no” como respuesta e incentive a los asistentes a compartir respuestas más detalladas.
Por ejemplo, en lugar de preguntar “¿Ha completado sus tareas de la semana pasada?”, podrías preguntar “¿Qué avances ha hecho en sus tareas de la semana pasada?”.
¿Ves cómo la segunda versión de esta pregunta alienta a los asistentes a abrirse y compartir información adicional? Hacer esto seguramente dará lugar a conversaciones más fructíferas.
Realiza un seguimiento una vez finalizada la reunión
¡Buen trabajo! Has llevado a cabo tu reunión de actualización con éxito. Pero todavía no has terminado…
Debes hacer un seguimiento con los asistentes para asegurarte de que todos estén en la misma página y que nada quede en el aire. Estos consejos te ayudarán a hacerlo correctamente:
Resumen del debate
Al concluir la reunión, tómate unos minutos para repasar tus notas. (Has tomado notas, ¿verdad?) De esta manera, podrás resumir el debate para todos los asistentes.
¿Está listo para llevar sus reuniones de actualización al siguiente nivel con ClickMeeting? ¡Haga clic aquí y pruébelo gratis ahora!
Esperamos verte en ClickMeeting.
Loading...
