¿Te cuesta mantener tus reuniones virtuales encauzadas y productivas? Una agenda de reuniones bien organizada es la clave del éxito en este sentido. Pero, ¿cómo se elabora una?
¡No temas! En este artículo te enseñaremos todo lo que necesitas saber para elaborar una agenda de reuniones estelar, mantener tus videoconferencias a punto y alcanzar los objetivos de la reunión.
No importa si estás planeando una reunión de equipo, una presentación a un cliente o cualquier otra cosa. Una agenda clara y concisa es esencial. ¡Empecemos!
Table of Contents
¿Por qué debes crear una agenda de reuniones?
Antes de hablar de cómo crear una agenda de reuniones eficaz, hablemos de por qué deberías hacerlo.
No emprenderías un viaje campo a través sin un GPS, ¿verdad? Tampoco deberías empezar una reunión virtual sin un orden del día detallado. Tener una te ayudará a
Definir tus objetivos
¿Qué quieres que consiga tu reunión?
Los objetivos claros son cruciales. Sin ellos, tus reuniones virtuales serán desenfocadas, improductivas y, en última instancia, ineficaces. Estas son tres cosas que definitivamente no quieres.
Afortunadamente, una agenda de reuniones te ayudará a definir el propósito de tu reunión, proporcionándote a ti y a tus asistentes un sentido de la dirección que mantendrá a todos comprometidos.
Identifica a tu público objetivo
¿Quién asistirá a tu reunión?
Cuando conozcas la composición de tu audiencia, podrás adaptar tu contenido para satisfacer sus necesidades y preferencias específicas. Esto casi siempre conduce a mejores resultados.
Una agenda de reuniones te ayudará a tener en cuenta las diversas perspectivas y conocimientos de tus asistentes. Así podrás elegir temas de conversación que hagan avanzar a tu organización.
Establece expectativas claras
¿Cómo deben comportarse los asistentes durante la reunión?
Puede que quieras que los participantes preparen algo antes de unirse a tu videoconferencia. O que se comprometan con tu contenido de una manera específica. Tienes que dejar claros estos deseos.
Un orden del día de la reunión ayudará a establecer expectativas claras, y dará a los participantes una comprensión completa de los temas de la reunión, las funciones que desempeñarán y los resultados que prevés. Estas cosas minimizarán la ambigüedad y agilizarán el flujo de tu reunión virtual.
Preparar la agenda de la reunión
Ahora que sabes por qué debes crear una agenda de reuniones, puedes ponerte manos a la obra. Si lo haces, la reunión será más productiva. He aquí cómo hacer el trabajo:
Elige los puntos del orden del día y fija los plazos
En primer lugar, elige los temas que se tratarán en la reunión y, a continuación, establece plazos concretos para cada uno de ellos.
Esto te ayudará a ti y a tu equipo a manteneros centrados, a garantizar que los temas esenciales reciban el tiempo adecuado y a evitar que las reuniones duren demasiado.
Para elegir los puntos adecuados de la agenda de reuniones, vuelve a tus objetivos. ¿Qué quieres conseguir? Selecciona temas de conversación que conduzcan a los resultados deseados. Para establecer los plazos, sé sincero contigo mismo: ¿cuánto tiempo necesitas de forma realista para tratar cada tema específico?
Incorpora tiempo intermedio para los debates
Después de leer este artículo, serás capaz de elaborar agendas de reuniones críticas y eficaces. Pero eso no significa que las sigas el 100% de las veces. Seguro que de vez en cuando te equivocas.
Por eso siempre debes incorporar tiempo de reserva a tu agenda. Hacerlo te dará flexibilidad. Tendrás el espacio que necesitas para salirte por tangentes inesperadas o mantener conversaciones en profundidad, sin preocuparte de que la reunión se alargue más de la cuenta.
Los tiempos intermedios también darán a los participantes la oportunidad de abordar preguntas o preocupaciones pendientes, lo que fomentará una comprensión más completa de los temas tratados.
Estructurar el contenido de tu agenda
Llegados a este punto, ya tienes un esquema básico para tu videoconferencia. Es un buen comienzo, pero no es suficiente. A continuación, tienes que estructurar cada uno de los puntos de la agenda de la reunión que hayas establecido.
¿Por qué es tan importante? Te ayudará a priorizar el contenido, asegurándote de que se tratan los temas más importantes. De ese modo, si te quedas sin tiempo, tu reunión podrá seguir considerándose un éxito.
He aquí dos consejos que puedes utilizar para estructurar eficazmente el contenido de tu reunión virtual:
Esboza los puntos clave de debate
Profundiza en cada punto del orden del día de tu reunión para extraer puntos de debate específicos.
Por ejemplo, puede que quieras “hablar de nuestra actual estrategia de marketing de contenidos”. Se trata de un tema amplio, así que tiene sentido desglosarlo en unos cuantos puntos clave, como: “analizar el rendimiento del blog”, “recibir actualizaciones sobre nuestro nuevo ebook” y “estudiar las métricas del podcast”.
Un esquema claro con puntos de debate importantes te proporcionará una hoja de ruta detallada para tu reunión. Con esta hoja de ruta, será mucho más fácil mantener a todos en la misma página. También te ayudará a mantener la fluidez de la reunión y a evitar que se produzcan desvíos improductivos.
Asigna responsabilidades para cada punto
A continuación, asigna cada uno de los puntos clave de debate que hayas identificado a una persona concreta.
Aunque podrías dirigir toda la reunión, no suele ser lo mejor. Al fin y al cabo, probablemente no tengas la experiencia, los datos o incluso el deseo de hablar de cada punto de discusión en detalle.
Si asignas responsabilidades a otros en el orden del día de la reunión, fomentarás el sentido de la responsabilidad entre tu equipo, te asegurarás de que los participantes estén preparados para contribuir y alcanzarás los objetivos finales de la reunión con mucha mayor coherencia.
Incluir material complementario
Con toda probabilidad, querrás incluir materiales complementarios para mejorar el contenido de la reunión. Nos referimos a informes, presentaciones de diapositivas, elementos visuales y similares. Planifica con antelación y asegúrate de que estos materiales se incluyen (o al menos se habla de ellos) en el orden del día de tu reunión.
Adjunta documentos relevantes
Empieza por los documentos relevantes. ¿Hay informes, presentaciones de diapositivas, etc. que quieras comentar durante la reunión? Adjúntalos a la agenda de la reunión para que todas las partes tengan acceso a ellos.
Este sencillo paso dará a los participantes en la reunión la oportunidad de revisar los materiales de antemano, ayudándoles a venir preparados con preguntas o preocupaciones. También permitirá un uso más eficaz del tiempo de la reunión, ya que todos estarán familiarizados con el contenido antes de que empiece la reunión.
Proporciona materiales de lectura previa
¿Qué hay de los materiales de lectura previa, como artículos, trabajos de investigación y/o información de fondo relacionada con los temas que se van a debatir? Este tipo de material colateral ayudará a proporcionar contexto a los asistentes a la reunión y garantizará la alineación entre los miembros del equipo durante la misma.
Utiliza ayudas visuales
Casi todas las reuniones virtuales deberían incluir ayudas visuales, como gráficos, tablas y diagramas. ¿Por qué? Porque estos materiales pueden simplificar temas complejos. Si los integras en tu presentación, podrás transmitir la información con mayor eficacia, lo que mejorará el discurso.
El seguimiento posterior a la reunión
Hay un punto más que añadir a tu agenda de reuniones: el seguimiento posterior a la reunión.
Para asegurarte de que tus reuniones son lo más eficaces posible, realiza un seguimiento con los asistentes una vez concluidas. De ese modo, podrás responsabilizar a los asistentes y mantener el impulso.
He aquí dos cosas que deben conseguir tus seguimientos posteriores a la reunión:
Resumir los resultados de la reunión
Elabora un resumen sucinto de la reunión: de qué hablasteis tú y los asistentes, las acciones asignadas a cada persona y los plazos concretos (si procede).
Este resumen servirá como punto de referencia para todos los participantes y proporciona una comprensión clara de los próximos pasos. Al consolidar los resultados en un documento exhaustivo, se garantiza que todos estén alineados y sean responsables de sus respectivas tareas.
Pide opiniones a los asistentes
Por último, pide opiniones a los participantes en la reunión.
¿Qué les gustó de tu reunión? ¿Qué puedes hacer mejor para garantizar una reunión más productiva y eficaz en el futuro? Necesitas conocer las respuestas a estas preguntas.
Aunque puede resultar difícil pedir opiniones, es un proceso importante. Al fin y al cabo, no sabrás cómo mejorar si nunca te enteras de tus defectos. Además, la retroalimentación puede ayudar a fomentar un entorno de colaboración que ayude a tu equipo a disfrutar más de su trabajo. ¡Gana!
Mejora tus reuniones virtuales con una agenda de reuniones
Una agenda de reuniones bien elaborada es crucial para una reunión productiva y eficaz.
Definiendo claramente tus objetivos, esbozando los temas que vas a tratar, asignando franjas horarias y asignando responsabilidades, puedes asegurarte de que tus reuniones sigan por buen camino y cumplan sus objetivos.
Como recordatorio, comparte las agendas de tus reuniones con los participantes antes de que empiecen, ya que así tendrán la oportunidad de prepararse para la reunión y contribuir eficazmente.
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