Aufgrund der Pandemie wollten wir auf digitale Veranstaltungen umstellen (…). Dabei war uns ein gutes Teilnehmermanagement wichtig. Wir waren vor allem auf der Suche nach einem webbasierten Tool, sodass die Teilnehmer keinen Download vornehmen müssen, um an unseren virtuellen Veranstaltungen teilzunehmen. Dabei sind wir auf ClickMeeting aufmerksam geworden.
Wer kann mehr über den Einsatz von Online-Tools sagen, als das am schnellsten wachsende Digitalisierungsinstitut Deutschlands? Mit Melanie Abmeier, Communication Professional am August-Wilhelm Scheer Institut sprechen wir über ihre Erfahrungen mit ClickMeeting als Tool für digitale Veranstaltungen. Was fand sie besonders gut?
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Mehr über das August Wilhelm Scheer Institut
Wir sind das am schnellsten wachsende Digitalisierungsinstitut in Deutschland. Unabhängig, privat und immer mit dem Fokus auf die wirtschaftliche Anwendbarkeit unserer Forschungsleistung. Unser Schwerpunkt liegt in der digitalen Transformation der Unternehmen zu Super Smart Enterprises. In unseren Forschungs- und Beratungsprojekten, setzen wir stets auf einen 360°-Ansatz. Ein multidisziplinäres und internationales Team addiert zur Kernkompetenz KI nicht nur innovative Technologien, Services und Branchenweitblick, sondern auch eine große Portion Unternehmergeist. Auf diese Weise wird aus hochtechnologischer Forschung schnell ein marktrelevantes Ergebnis für Super Smart Products, Super Smart Processes und Super Smart People.
August-Wilhelm Scheer Institut und ClickMeeting – das hat von Anfang an zusammengepasst
Die Pandemie hat die Mitarbeiter des Institutes dazu gebracht, nach Lösungen für Videokonferenzen und Webinare zu suchen. Da viele Unternehmen ihre Geschäftstätigkeit in den Online-Bereich teilweise oder sogar ganz verlagert haben, wurde die Auswahl eines zuverlässigen Webinar- und Konferenztools zu einer Schlüsselentscheidung für die Umstellung auf digitale Eventformate. Viele Veranstaltungen, die bisher als Präsenz-Events angeboten wurden, durften auf einmal nur noch online stattfinden, außerdem hat das Format der Webinare deutlich an Bedeutung gewonnen.
ClickMeeting wurde bereits vom Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrum Saarbrücken genutzt und so ist das August-Wilhelm Scheer Institut auf die Plattform aufmerksam geworden. Heute kann das Institut von einer sehr fruchtbaren und effizienten Zusammenarbeit berichten.
Welche Kriterien waren bei der Auswahl der Software für digitale Veranstaltungen für das August-Wilhelm Scheer Institut von Bedeutung?
Die Funktionen, die für uns bei ClickMeeting besonders wichtig waren, war das webbasierte Funktionsprinzip und die Zusammenarbeit mit vielen verschiedenen Browsern. Dadurch hatten wir die Möglichkeit, den Teilnehmern verschiedenste Einwähl-Optionen anzubieten
Genauso wichtig war die Möglichkeit, Videos mit Ton abzuspielen. Diese Fähigkeit der Webinar-Software scheint zwar selbstverständlich zu sein, funktioniert in den meisten Anwendungen aber nicht so einwandfrei, wie das zu erwarten ist. Mit ClickMeeting konnte das Institut die Möglichkeiten der Software mit der Ausstattung des institutseigenen Medienraumes kombinieren – der Effekt war beeindruckend. Der Präsentationsmodus und das Screen-Sharing wurden inzwischen zu den Basis-Einstellungen, die im Arbeitsalltag des Instituts verwendet werden.
Die Mitarbeiter nutzen gerne auch die anderen Funktionen, die dem User zur Verfügung gestellt wurden. Beliebt sind unter anderem die Umfragen, die in Webinaren oft eingesetzt werden. Zum Einsatz kommen auch die Chat-Funktion und die F&A-Funktion. Trotz der Vielfalt der Anwendungen bleibt die Bedienung der Plattform sehr einfach und lässt sich schnell und unkompliziert erlernen. Melanie Abmeier betont mehrmals, dass das Preis-Leistungs-Verhältnis und die Anpassbarkeit des Tools eine sehr wichtige Rolle bei der Auswahl gespielt haben und dass das Institut damit weiterhin sehr zufrieden ist.
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Wie wird ClickMeeting im August-Wilhelm Scheer Institut eingesetzt?
Das Unternehmen nutzt ClickMeeting vor allem für Webinar-Reihen und digitale Konferenzen. Die Teilnehmerzahl erreichte dabei bisher mehr als 500 Personen. Besonders zu betonen ist die einfache Zuschaltung externer Referenten, sodass auch die Einladung einer Referentin aus Singapur problemlos möglich war. Die Plattform funktionierte einwandfrei trotz Entfernung und unterschiedlicher Zeitzonen.
Gab es Herausforderungen bei der Einführung und Anwendung von ClickMeeting?
Die größte Herausforderung, die wir haben ist, dass es mittlerweile so viele Tools gibt und externe Referenten oft erst von einem Technik-Check überzeugt werden müssen
Die Einführung einer neuen Software-Plattform braucht Zeit und Geduld – doch die Vorteile, die damit einhergehen, sind meistens schnell sichtbar und der Effekt übersteigt deutlich die anfänglichen Probleme. Externe Referenten müssen meistens mit vielen verschiedenen Plattformen arbeiten können, die die Institutionen anbieten, bei denen sie Vorträge halten. Dabei war ClickMeeting keine Ausnahme – durch die große Auswahl an Tools waren einige Referenten bei der Anwendung etwas überfordert, dieses Problem ließ sich aber mit der Zeit auch lösen.
Die Lösung war einfach und nicht zeitaufwändig. Vor der Konferenz werden die Referenten in die neue Plattform „eingearbeitet“. Man macht einen Technik-Check und testet live alle Funktionen, die zum reibungslosen Ablauf der Konferenz oder des Webinars notwendig sind. Man schaltet also den Präsentationsmodus ein, man übt das Teilen des Bildschirmes und überprüft weitere Funktionalitäten. Seitdem dieser Check eingeführt wurde, fühlen sich die externen Referenten deutlich sicherer im Umgang mit ClickMeeting.
Die Hauptkunden des August-Wilhelm Scheer Instituts
Die meisten Kunden stammen aus dem B2B-Bereich. Es handelt sich also um kleine und mittelständische Unternehmen, an den Konferenzen nehmen aber auch Interessierte aus der Gesellschaft und Politik teil.
Dadurch, dass wir ein unabhängiges Digitalisierungsinstitut sind, können wir eine breite Gruppe bedienen und eine große Reichweite erzielen.
Interaktive Funktionen bei ClickMeeting
Melanie Abmeier nennt die YouTube-Funktion als eins der nützlichsten Features für die Tätigkeit des Instituts. Die direkte Verlinkung von YouTube-Videos in ClickMeeting sorgt für gute Übertragungsqualität und lässt die Verbindungsprobleme vermeiden, die z.B. bei der Verlinkung von Videos in einer PowerPoint-Präsentation auftreten können.
Die Webinare und Konferenzen im August-Wilhelm Scheer Institut werden meistens aufgezeichnet – dabei ist die eingebaute Aufzeichnungsfunktion sehr nützlich. Die Events werden gespeichert und können in der Zukunft als Wissensquelle nochmal verwendet werden. Die Teilnehmer erhalten nach der Veranstaltung den Zugang zur Aufnahme. Diese Möglichkeit wird von vielen Teilnehmern sehr geschätzt.
Auch die Teilnehmerstatistik wird häufig genutzt, um die Dynamik der Teilnehmergruppe zu verstehen. Die Anzahl der Teilnehmer wird während des gesamten Meetings überwacht, um festzustellen, wie viele Teilnehmer in welcher Session dabei waren. Daraus lässt sich ermitteln, welche Veranstaltungen für die Teilnehmer mehr oder weniger interessant waren und in welchen Bereichen man die Inhalte noch optimieren sollte. Dabei lassen sich natürlich auch die besten Sessions herausfinden, die das Interesse der meisten Teilnehmer geweckt haben.
Der Call-to-Action-Button sollte dabei nicht vergessen werden. Es handelt sich um ein sehr einfaches, aber effizientes Tool zur Produktplatzierung während der Online-Veranstaltung. Das August-Wilhelm Scheer Institut sieht in diesem Button eine hervorragende Möglichkeit, die Teilnehmer zum Mitmachen anzuregen und freut sich auf jede weitere Optimierung dieser Funktion.
Online-Veranstaltungen mit ClickMeeting als Mittel zur Erreichung der Unternehmensziele
Die einwandfreie Durchführung von Webinaren führte nicht nur zur Erhöhung der Kundenzufriedenheit, sondern auch zum Ausbau der Reichweite. Durch erfolgreiche digitale Veranstaltungen wurde das Institut auch außerhalb des Saarlandes bekannt.
Wir bekommen sehr positive Feedbacks nach unseren Konferenzen, was natürlich auch der Technik zugrunde liegt. Wenn wir einen reibungslosen Ablauf gewährleisten können, sind die Teilnehmer auch sehr zufrieden. Wir konnten auch deutlich mehr Klicks auf unserer Webseite verzeichnen (…). Desweiteren konnten wir beobachten, dass die Anzahl der Newsletter-Anmeldungen sich seit der Einführung der Webinare mehr als verdoppelt hat.
Erfolgreiche Online-Events durch einwandfreie Technik und nützliche Funktionen
Das Feedback der Kunden war bisher so gut wie immer positiv. Die Bedienung der Tools lässt sich schnell erlernen und bei der Durchführung der Veranstaltungen gibt es kaum technische Schwierigkeiten – das ist das Feedback des August-Wilhelm Scheer Instituts über den Einsatz von ClickMeeting in ihren Web-Konferenzen. Besonders geschätzt sind der webbasierte Aufbau, nützliche Tools und ein stabiler Ablauf. Zusammen mit dem unschlagbaren Preis-Leistungs-Verhältnis führt dies dazu, dass das August-Wilhelm Scheer Institut ClickMeeting allen Organisationen weiterempfehlen würde, die ähnliche Bedürfnisse haben.
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