Dzięki rozwojowi technicznemu współpraca online czy prowadzenie zdalnych zajęć edukacyjnych są coraz prostsze. Zmienia się jednak nie tylko technologia, ale również przyzwyczajenia i zachowanie uczestników. Często to właśnie one w największym stopniu wpływają na przebieg wydarzeń.
W 2021 roku przeprowadziliśmy pierwszą ankietę dotyczącą etykiety spotkań online i spostrzeżeń oraz oczekiwań dotyczących zachowania innych osób. W czerwcu 2022 roku wróciliśmy do tego tematu. Zadaliśmy 500 uczestnikom wydarzeń online pytania dotyczące panujących w ich trakcie standardów oraz najczęściej pojawiających się problemów. To cenna wiedza dla wszystkich osób, które organizują webinary lub spotkania online albo po prostu biorą w nich udział. Dzięki temu łatwiej o stworzenie atmosfery sprzyjającej wymianie informacji i współpracy.
Table of Contents
Jak oceniamy zachowanie innych? Jest lepiej!
Najważniejszy wniosek płynący z badania jest bardzo optymistyczny. Ankietowani zauważyli poprawę zachowania uczestników wydarzeń online w ciągu ostatniego roku. Takiej odpowiedzi udzieliło 53% z nich. Jedynie 18% doszło natomiast do wniosku, że tak się nie stało.
Z czego to wynika? Zapewne spory wpływ ma na to po prostu coraz większe doświadczenie w braniu udziału w wydarzeniach online. O ile na początku pandemii wiele osób nie było przygotowanych do przejścia w tryb zdalny lub hybrydowy, z biegiem czasu zdążyliśmy się zapoznać zarówno z narzędziami, jak i z dobrymi zwyczajami, dzięki którym współpraca i dzielenie się wiedzą są bardziej wydajne.
Jednocześnie aż 49% respondentów oczekuje wprowadzenia jednolitego katalogu zasad etykiety podczas wydarzeń online. Przed rokiem takiej odpowiedzi udzieliło 53% ankietowanych. Widać więc, że czujemy się w świecie wirtualnych spotkań coraz pewniej, jednak wciąż napotykamy na wątpliwości.
Jeżeli chcesz je rozwiać, zapraszamy do zapoznania się z poradnikiem ClickMeeting Savoir-vivre w czasie spotkań online i webinarów.
Zachowanie uczestników a odbiór wydarzeń
Przyjęło się sądzić, że za sukces lub fiasko projektów online odpowiadają w głównej mierze kwestie techniczne. Nie zawsze jest to jednak prawda. W rzeczywistości w bardzo wielu przypadkach decydującą rolę odgrywa to, w jaki sposób zachowują się ich uczestnicy oraz – co równie istotne – w jaki sposób wykorzystują narzędzia.
Istnieje zespół czynników, które w szczególny sposób wpływają na to, jak odbieramy wydarzenie i ile jesteśmy w stanie z niego wynieść. Poprosiliśmy respondentów o wskazanie trzech, które ich zdaniem są najbardziej rozpraszające.
- Szepty, inne dźwięki i hałasy 63%
- Osoby, które nie zabierają głosu, mają włączony mikrofon 53%
- Osoby, które udostępniają ekran, nie mają przygotowanych dokumentów 31%
- Większość uczestników spotkania ma wyłączone kamery 25%
- Prowadzący nie patrzy w kamerę 22%
- Tło innych osób 20%
- Ubiór prowadzącego i uczestników 12%
Jak widać, zdecydowanej większości z nich da się zaradzić i to w stosunkowo prosty sposób. Wystarczy dobrze przygotować się do wydarzenia i po prostu stosować się do przyjętych norm zachowania. Ważnym aspektem jest korzystanie z funkcji ułatwiających współpracę. Jak podchodzą do nich inni uczestnicy?
Wyłączanie mikrofonu i podnoszenie ręki
Brak wyciszenia mikrofonu w chwili, kiedy nie zabiera się głosu, albo wchodzenie w słowo innym uczestnikom zamiast skorzystania ze statusu podniesionej ręki… Niemal każdy z nas zetknął się kiedyś z taką sytuacją w trakcie spotkania online. Doskonale wiadomo, jak bardzo jest to rozpraszające.
Jak podchodzą do tego uczestnicy badania? 74% z nich stwierdza, że zabieranie głosu bez wcześniejszego zgłoszenia, które skutkuje powstaniem zamieszania, jest rozpraszające. Jednocześnie 76% respondentów deklaruje, że wycisza mikrofon wtedy, kiedy nie zabierają głosu, a kolejne 13% przynajmniej stara się to robić.
Przygotuj się do wydarzenia
Kolejnym czynnikiem, który w wyjątkowy sposób rozprasza uczestników, jest brak odpowiedniego przygotowania do wydarzenia. Oczywiście dotyczy to przede wszystkim prezenterów zarówno w przypadku webinarów, jak i spotkań online. Przygotowanie obejmuje przy tym kwestie merytoryczne oraz techniczne.
Aż dla 46% respondentów sytuacja, w której prezenter musi poszukiwać niezbędnych materiałów w trakcie trwania wydarzenia, jest irytująca. Jednocześnie 70% uczestników deklaruje, że mają gotowe pliki czy notatki na czas, a jedynie 8% ankietowanych nie zwraca uwagi na tę kwestię.
Co ciekawe, 79% badanych stwierdziło, że nigdy nie zakłócili wydarzenia w związku z koniecznością poszukiwania potrzebnego pliku. 21% niestety musiało radzić sobie z tym problemem.
Przestrzeń, cisza i porządek
Co jeszcze powinny objąć przygotowania? Z pewnością jednym z ważniejszych czynników jest komfortowa przestrzeń, która pozwoli w pełni skupić się na przebiegu wydarzenia i zminimalizować ryzyko wystąpienia potencjalnych problemów. Warto również upewnić się, że ważnego spotkania nie przerwie np. nieoczekiwany telefon. Porządek musi panować nie tylko w kadrze widocznym dla innych osób biorących udział w wydarzeniu, ale również w folderach czy na pulpicie, które będą udostępniane w trakcie spotkania.
- 69% uczestników dysponuje odpowiednią przestrzenią, która zapewnia ciszę podczas spotkań online. 23% stwierdza natomiast, że ma z tym problem.
- Tyle samo uczestników pamięta o wyciszeniu telefonów i innych urządzeń elektronicznych. Kolejne 19% robi to czasami, a 12% nie zwraca na to uwagi.
- 66% ankietowanych przed wydarzeniem upewnia się, że podczas udostępniania ekranu przez przypadek nie pokażą innym elementów, które nie powinny być udostępniane. Czasami robi to 16%, a nigdy 18% uczestników badania.
Jest jeszcze jeden element przygotowań, którego nie należy pomijać. Jednocześnie wystarczy naprawdę krótka chwila, aby zapobiec wielu potencjalnym problemom, które potrafią zniszczyć nawet najlepiej przygotowane wydarzenie.
Test urządzeń
Takie narzędzia jak tester AV pozwalają w mgnieniu oka upewnić się, że urządzenia audio i video pracują, jak należy. Jak często z nich korzystamy? Okazuje się, że 60% osób robi to zawsze, 26% czasami, a co dziesiąty uczestnik spotkań online decyduje się na to przed ważniejszymi rozmowami. Jedynie 4% respondentów albo w ogóle tego nie robi, albo planuje skorzystać z tej możliwości, ale o tym zapomina.
Zasady spotkań online wprowadzane przez firmy
Wróćmy na moment do kwestii opracowywania jednolitego katalogu zachowania podczas spotkań online. Co prawda tego typu dokument nie istnieje, ale wiele firm i organizacji decyduje się na wprowadzanie pewnych reguł podczas tworzonych przez siebie wydarzeń. Dzięki temu udaje im się działać sprawniej i przy okazji rozwiać wątpliwości pojawiające się wśród ich uczestników.
Jak wynika z naszego badania, na ten krok zdecydowało się 30% przedsiębiorstw. Jakie zasady wprowadzono?
- W 25% firm obowiązuje nakaz włączania kamer podczas spotkań online.
- 17% badanych wskazało, że ich firmy regulują sposób zabierania głosu.
- 16% ankietowanych przyznało, że w ich firmach uczestnicy spotkań nie powinni korzystać z telefonów i innych urządzeń elektronicznych.
- W 13% przypadków ustalono formę powitania i pożegnania.
- W 12% firm ustalono dress code spotkań online.
Dress code wydarzeń online i wirtualne tło
Zwłaszcza w początkowym okresie pandemii spore kontrowersje wzbudzał ubiór uczestników różnego typu wydarzeń online. Z jednej strony zdarzało się, że wybierali zbyt formalne stroje, z drugiej strony – i to zdecydowanie częściej – stawiano na wygodny ubiór domowy, co niestety bardzo często również odbiegało od standardów, których oczekiwali inni uczestnicy spotkań.
W jakim stroju najczęściej uczestniczą w spotkaniach online respondenci?
- Strój typu casual wybiera 39% z nich
- 31% uczestników wydarzeń strawia na elegancki strój
- 15% zwykle wybiera dres lub inny wygodny domowy strój
- 2% uczestniczy najczęściej w spotkaniach w pidżamie.
Jak widać, coraz częściej udaje nam się odnaleźć odpowiedni balans pomiędzy formalnym strojem, który zapewne wybralibyśmy w przypadku np. stacjonarnych spotkań z ważnym klientem, a wygodnym dresem. Opcja casual jest także najczęściej polecana przez ekspertów do spraw wizerunku, choć rzecz jasna zdarzają się sytuacje, w których warto ubrać się nieco bardziej elegancko albo można pozwolić sobie na więcej luzu.
Spore kontrowersje wzbudza także wykorzystanie wirtualnego tła. Swego czasu była to dosyć często wykorzystywana funkcja, która pozwalała przy okazji np. ukryć nieporządek w pokoju. Z drugiej strony źle dobrane tło nie tylko nie prezentuje się estetycznie, ale na dodatek potrafi rozpraszać innych uczestników. Jak często sięgają po nie uczestnicy badania? Okazuje się, że korzysta z niego 26% osób. Połowa w ogóle nie używa tej funkcji, a 25% robi to czasami.
Nieoczekiwane sytuacje i sposób ich rozwiązywania
Nie ma się co oszukiwać: nie wszystko da się przewidzieć. W trakcie wydarzenia online może zaskoczyć Cię szczekanie psa, remont w mieszkaniu sąsiada, spóźniony kurier czy płacz dziecka. Lista sytuacji jest oczywiście o wiele dłuższa. Co zrobić w takiej sytuacji? Przede wszystkim uświadomić sobie, że to się po prostu zdarza i nie ma powodów do niepokoju. Przyda się oczywiście – jak w każdym innym przypadku – kultura osobista i dobra komunikacja z rozmówcami.
Co w takiej sytuacji robią nasi ankietowani?
- 70% uśmiecha się i przeprasza.
- 17% nigdy nie musiało mierzyć się z takim problemem.
- 7% bez słowa wstaje od komputera, aby rozwiązać problem.
- 6% udaje, że nic się nie dzieje i nie reaguje.
Jak zmieniły się wydarzenia online w ciągu roku? Podsumowanie
Wnioski płynące z naszego najnowszego badania – zwłaszcza w porównaniu z ankietą, którą przeprowadziliśmy przed rokiem – są bez wątpienia budujące. Przede wszystkim ponad połowa respondentów dostrzega ogólną poprawę zachowania uczestników w tym okresie. Nieznacznie spadła również liczba osób, które oczekują wprowadzenia jednolitego katalogu norm wydarzeń online, co może świadczyć o tym, że coraz częściej po prostu wiemy, jak się zachować. Jednocześnie już 30% firm decyduje się na wprowadzanie przynajmniej częściowych regulacji dotyczących etykiety. Badanie jednoznacznie potwierdza także, że chętnie korzystamy z funkcji ułatwiających współpracę i po prostu doceniamy to, w jaki sposób usprawniają przebieg wydarzeń i wspierają uczestników.
Loading...
