Wydarzenia wirtualne odegrały kluczową rolę podczas pandemii COVID-19. Zarówno firmy, które wcześnie wykorzystywały tę technologię, jak i te, które niechętnie korzystają z wirtualnych spotkań, włączyły ją do swoich strategii. Według naszych danych w 2020 roku odbyło się 2,316,074 wydarzeń na platformie ClickMeeting – w porównaniu do zaledwie 627,033 wydarzeń rok wcześniej.
Obecnie, gdy niektóre firmy wracają do tradycyjnej pracy, a w pewnych częściach świata przywracane są spotkania twarzą w twarz, przedsiębiorstwa szukają sposobów na połączenie doświadczeń wirtualnych i bezpośrednich. I tu z pomocą przychodzą wydarzenia hybrydowe.
Table of Contents
Wydarzenie hybrydowe to wydarzenie na żywo, które łączy w sobie elementy stacjonarne i wirtualne, dzięki czemu uczestnicy mogą brać w nim udział niezależnie od miejsca, w którym się znajdują. Wydarzeniami hybrydowymi mogą być spotkania, sesje szkoleniowe, warsztaty, konferencje, targi, seminaria i każdy inny rodzaj wydarzenia, które możesz zorganizować dla swojej firmy.
Każde wydarzenie hybrydowe jest inne. W niektórych przypadkach firmy mogą dodać wirtualny element do wydarzenia, które zazwyczaj odbywa się w obecności ludzi – być może po to, aby wzmocnić wrażenia uczestników, sprawić, by wydarzenie było dostępne dla większej liczby osób (47% organizatorów twierdzi, że wydarzenia hybrydowe łączą międzynarodową publiczność) lub w wyniku ograniczeń spowodowanych pandemią. W innych przypadkach wydarzenie online może zostać rozszerzone o komponent stacjonarny. Istnieje nieskończenie wiele możliwości dotyczących struktury wydarzenia hybrydowego.
Wydarzenia hybrydowe pojawiły się na rynku już w momencie, gdy na scenę wkroczyły wydarzenia wirtualne, ale ostatnio zyskały na popularności, ponieważ świat balansuje między blokadami a “powrotem do normalności” w czasach COVID-19. Jedno z badań wykazało, że obecnie 63% firm zatrudniających 2000-5000 pracowników korzysta z wydarzeń hybrydowych, podobna zależność dotyczy 71% organizacji zatrudniających powyżej 5000 pracowników. Ponad jedna trzecia organizatorów wydarzeń i marketerów planuje w przyszłości wprowadzić więcej wydarzeń hybrydowych.
Wiele firm zaczyna zdawać sobie sprawę z korzyści płynących z organizacji wydarzeń hybrydowych – aż 86% organizacji B2B uzyskuje pozytywny zwrot z inwestycji (ROI) siedem miesięcy po wydarzeniu, a 45% dąży do osiągnięcia 3x ROI rok później. Jak więc dokładnie zorganizować własne wydarzenia hybrydowe, optymalizując ROI?
Wszystko zaczyna się od stworzenia planu i odpowiedniej organizacji. Wydarzenia hybrydowe są często bardziej skomplikowane pod względem planowania niż wydarzenia online i wydarzenia stacjonarne. Nie tylko należy zaplanować oba te wydarzenia pod względem logistycznym, ale również zrobić to w taki sposób, aby były atrakcyjne i wartościowe dla dwóch bardzo różnych grup odbiorców, posiadających odmienne doświadczenia. W rzeczywistości 38% organizatorów wydarzeń uważa, że potrzeba więcej czasu na przygotowanie się do organizacji wydarzeń hybrydowych.
Poniżej znajdziesz kilka wskazówek, które pomogą Ci stworzyć udane wydarzenie hybrydowe.
Wyznaczanie celów jest pierwszym krokiem w każdej rynkowej inicjatywie i dotyczy to także wydarzeń hybrydowych. Należy zacząć od poznania swoich nadrzędnych celów biznesowych, a następnie mapowania założeń wydarzeń hybrydowych w kontekście wsparcia większych inicjatyw. Aż 94% organizatorów wydarzeń hybrydowych B2B określa stworzenie pipeline’u sprzedażowego jako najważniejszy kluczowy wskaźnik efektywności (KPI) – czyli zwraca uwagę na to, ile leadów z wydarzenia do niego trafia.
Ponadto warto zmierzyć ogólne statystyki zaangażowania w wydarzenie, aby ocenić jego powodzenie:
Wiele z tych informacji można uzyskać dzięki ankietom i sondażom przeprowadzanym wśród uczestników. Niektóre platformy do wydarzeń hybrydowych i wirtualnych oferują również narzędzia analityczne i integracje. ClickMeeting, na przykład, posiada opcję integracji z Google Analytics. Dzięki niej możesz zobaczyć zachowanie użytkowników w formularzu rejestracyjnym, w poczekalni i na stronie z podziękowaniami.
W przypadku wydarzeń hybrydowych należy pomyśleć o technologii zarówno na użytek wirtualnych, jak i bezpośrednich uczestników. Dwie trzecie organizatorów imprez zastanawia się nad zapewnieniem odpowiednich rozwiązań technicznych, a jedna trzecia z nich miała do czynienia z wydarzeniami hybrydowymi, podczas których wystąpiły problemy z łącznością. Mimo to tylko 12% ma plan awaryjny dla problemów z siecią WiFi. Kwestie techniczne mogą negatywnie wpłynąć na wrażenia uczestników, a w poważnych przypadkach mogą doprowadzić do całkowitego wstrzymania wydarzenia.
Szukając platformy do wydarzeń hybrydowych, zwróć uwagę na narzędzie, które może być gospodarzem wirtualnych wydarzeń na małą i dużą skalę. Na przykład ClickMeeting posiada funkcje, które pozwolą Ci na zorganizowanie konferencji online tak atrakcyjnej, jak ta odbywająca się na miejscu. Możesz transmitować różne sesje i podzielić wydarzenie na mniejsze grupy, zarówno w przypadku uczestników stacjonarnych, jak i internetowych.
W przypadku każdego wydarzenia hybrydowego należy wziąć pod uwagę dwa aspekty “miejsca”: fizyczny i wirtualny. Pod względem fizycznym potrzebna jest przestrzeń, która pomieści uczestników, prezenterów i transmisję na żywo. Jednak znalezienie odpowiedniego miejsca nie jest proste – to wyzwanie dla 35% organizatorów wydarzeń hybrydowych.
W kontekście czasu konieczne będzie nadanie priorytetu uczestnikom stacjonarnym, ale także zrównoważenie potrzeb uczestników wirtualnych. Zastanów się, gdzie znajdują się uczestnicy. Jeśli szkolisz grupę nowo zatrudnionych pracowników, którzy znajdują się w tym samym regionie, niektórzy w domu, a niektórzy w biurze, sprawa jest prostsza. Jednak wydarzenia, w których uczestnicy przebywają w różnych strefach czasowych i poza granicami kraju, są nieco trudniejsze. Prawie połowa organizatorów uważa, że trudno jest zaplanować hybrydowe wydarzenia z udziałem międzynarodowych uczestników z różnych stref czasowych.
Jeśli masz do czynienia ze złożonym harmonogramem, masz kilka opcji:
Prawdopodobnie największym wyzwaniem dla wydarzeń hybrydowych jest zrównoważenie potrzeb i zbudowanie łącznika pomiędzy uczestnikami stacjonarnymi i wirtualnymi. Jeśli utknąłeś w tym miejscu, nie jesteś sam. Ponad 70% organizatorów identyfikuje to jako swoje największe wyzwanie. I niestety, uczestnicy również odczuwają ten rozdźwięk: 39% wirtualnych uczestników odczuwa związany z tym dyskomfort.
Głównym celem jest sprawienie, aby komponent wirtualny był czymś więcej niż tylko dodatkowym cyfrowym doświadczeniem. Wydarzenia hybrydowe powinny raczej uwzględniać działania wirtualne w ramach doświadczeń na miejscu oraz łączyć uczestników po obu stronach, nie odbierając potencjału wynikającego z osobistego uczestnictwa. 57% respondentów twierdzi, że wolałoby uczestniczyć w wersji fizycznej wydarzenia hybrydowego niż w wersji wirtualnej..
Nawiązywanie kontaktów jest głównym czynnikiem wpływającym na zadowolenie uczestników, dlatego ważne jest, aby wykorzystać te możliwości w trakcie spotkania. Korzystaj z sal konferencyjnych, twórz małe grupy i zachęcaj uczestników bezpośrednich do korzystania z narzędzi cyfrowych, aby wzbogacić ich doświadczenia. Pozwól wirtualnym uczestnikom wziąć udział w sesji pytań i odpowiedzi oraz ankietach, a także daj im szansę na przekazanie swoich opinii.
Dobrym pomysłem jest również stworzenie cyfrowej przestrzeni, do której uczestnicy wydarzenia mogą w każdej chwili wejść i połączyć się ze sobą. Możesz również użyć narzędzia takiego jak poczekalnia ClickMeeting, aby zapewnić uczestnikom elastyczną przestrzeń do komunikacji.
Wielu prelegentów jest przyzwyczajonych do wirtualnych prezentacji – nie każdy ma doświadczenie z wydarzeniami hybrydowymi. Prawie połowa organizatorów wydarzeń twierdzi, że prelegenci mają trudności z utrzymaniem balansu pomiędzy obiema grupami odbiorców. Dlatego ważne jest, aby odpowiednio przygotować prelegentów, tak aby byli świadomi istnienia różnic. Możesz również zaproponować pomysły, w jaki sposób mogą oni zaangażować obie grupy w równym stopniu, np. zapoznając ich z narzędziami udostępnianymi przez platformę do wydarzeń wirtualnych.
Wydarzenia hybrydowe pozostaną z nami na stałe, a organizatorzy powinni wykorzystać narzędzia i taktyki, które sprawią, że będą satysfakcjonujące zarówno dla uczestników na miejscu, jak i online. Przygotowując własne wydarzenie hybrydowe, pamiętaj o następujących wskazówkach:
Rozwijasz swój biznes oparty na przekazywaniu wiedzy albo dopiero zastanawiasz się, czy to dobry kierunek?…
Jak wprowadzić młodych ludzi do świata, w którym sztuczna inteligencja jest powszechnie dostępna? Nauczyciel ma…
Sztuczna Inteligencja zyskuje na znaczeniu w każdej dziedzinie życia. Edukacja nie pozostaje pod tym względem…
Wystąpienia publiczne potrafią być bardzo stresujące. Jednocześnie są jednak bardzo ważnym aspektem pracy wielu ekspertów.…
Które narzędzia AI przydadzą się realnie w edukacji? W jaki sposób wykorzystać sztuczną inteligencję do…
Internet daje olbrzymie możliwości, ale wiąże się również z wieloma cyberzagrożeniami. Mogą być szczególnie niebezpieczne…