Webinarium mierzy się obecnie z zapotrzebowaniem, którego skali do tej pory nigdy nie doświadczaliśmy. Co prawda już od kilku lat jest on nieodłączną częścią cyfrowego krajobrazu dla biznesu i edukacji, to do niedawna webinar był raczej narzędziem dla bardziej zaawansowanych marketerów, sprzedawców czy nauczycieli. Obecnie staje się jednym z fundamentalnych rodzajów komunikacji online. W tym artykule rozłożymy webinarium na czynniki pierwsze.
Globalne przełączenie się na tryb pracy i edukacji zdalnej spowodowało gwałtowny wzrost zainteresowania oprogramowaniem do webinarów i wideokonferencji. Technologia ta trafiła szybko na strony portali ogólnoinformacyjnych, gazet, czy na anteny radia i telewizji.
Nagle okazało się, że z pomocą webinarium można poprowadzić szkolne zajęcia lekcyjne, zorganizować międzynarodową konferencję naukową, czy też obronić pracę magisterską – a wszystko to zdalnie!
Zanim jednak pokażemy Ci ten rodzaj wydarzenia z każdej z strony, zacznijmy od definicji.
Table of Contents
Webinarium – co to jest?
Webinarium, znane powszechnie jako webinar, w najbardziej podstawowym ujęciu to seminarium, które odbywa się za pośrednictwem Internetu (seminar + web). Jest to multimedialna forma komunikacji zdalnej oparta o technologię, za której pośrednictwem organizator spotyka się ze swoją publicznością w wirtualnej sali konferencyjnej.
Wyposażony w zestaw przydatnych narzędzi organizator może prezentować swoje treści uczestnikom webinaru w sposób interaktywny i angażujący.
Jakie funkcje oferuje webinar?
Fenomen webinarów nie narodził się z dnia na dzień. Co roku organizowanych są setki tysięcy wirtualnych konferencji i gromadzą one miliony uczestników z każdego zakątka świata.
Dzieje się tak nie bez przyczyny. Webinary pomagają w prosty sposób komunikować się z rozproszoną publicznością, efektywnie przekazywać wiedzę i sprawdzać, jaki jest jej odbiór w czasie rzeczywistym.
Przyjrzyjmy się zestawowi najważniejszych funkcji, które oferuje platforma webinarowa ClickMeeting.
Pokój webinarowy – serce Twojego wydarzenia
Miejscem, w którym Twój webinar się odbywa, jest tzw. pokój webinarowy. Jest to wirtualna sala konferencyjna, w której spotykasz się z uczestnikami organizowanego przez siebie wydarzenia i Twoje centrum dowodzenia.
To właśnie w tym miejscu możesz użyć kamerkę internetową i mikrofon (wbudowany w Twoim komputerze lub jako zewnętrzne urządzenia podłączone na zasadzie „plug and play”) do komunikacji audiowizualnej z Twoimi odbiorcami. Mówiąc jak najbardziej wprost – mogą Cię oni zobaczyć i usłyszeć.
To również w pokoju webinarowym:
Uruchamiasz przygotowaną wcześniej prezentację lub inne pliki – graficzne, tekstowe, arkusze kalkulacyjne, lub materiały wideo;
Rysujesz i piszesz po wirtualnej tablicy, a efekty tej twórczej pracy możesz potem w prosty sposób udostępnić tym, którzy brali udział w Twoim wydarzeniu;
Włączysz wybrany przez Ciebie klip wideo bezpośrednio z YouTube;
Udostępniasz swój pulpit, po to, żeby oprowadzić swoją publiczność przez zakamarki dowolnej aplikacji, dokumentu, bądź po prostu po to, aby pokazać nad czym aktualnie pracujesz;
Uruchamiasz transmisję swojego wydarzenia na Facebooku lub YouTube;
Przeprowadzasz ankiety i testy, których wyniki możesz omówić jeszcze w trakcie webinaru;
Sprzedasz swój produkt, usługę czy kurs online, poprzez włączenie przycisku Call-To-Action linkującego do Twojej strony z formularzem rejestracji lub zakupu;
Komunikujesz się ze swoją publicznością w oknie czatu lub podczas moderowanej sesji Q&A.
Jak dostosować wygląd webinaru do Twoich potrzeb
Powyższy wachlarz narzędzi to nie jedyny aspekt, który daje Ci dużo możliwości co do tego, jak będzie wyglądać Twoje webinarium. Możesz też w pełni decydować, jak wygląda Twój pokój webinarowy – czy Twoje logo i kolory Twojej marki są tam widoczne, oraz jakie zdjęcie czy grafika podkreślają unikatowy charakter Twojego wydarzenia jako tło pokoju webinarowego oraz innych stron:
Strony z rejestracją;
Poczekalni z agendą webinaru;
Twojej strony profilowej jako organizatora;
Strony z podziękowaniem.
Chcesz zobaczyć, jak w prosty sposób korzysta się z funkcji Custom branding? Zobacz to wideo:
Do czego wykorzystać webinary?
Skoro odpowiedzieliśmy na pytanie „co?”, czas zabrać się za pytanie „po co?”. Jakie jest zastosowanie webinarów? Do jakiego rodzaju aktywności może nam się przydać organizowanie takich wydarzeń online?
Żeby móc dokonać podziału na wyraźne kategorie webinarów pod kątem ich wykorzystania, wzięliśmy pod lupę dane statystyczne z całego 2019 roku, przeanalizowaliśmy je, a następnie zaprezentowaliśmy w formie corocznego raportu State of Webinars.
Okazało się, że w ubiegłym roku, tylko na platformie ClickMeeting odbyło się aż 627 033 wydarzeń, które przyciągnęło 8 504 770 unikalnych użytkowników!
Po wnikliwej analizie byliśmy w stanie wypracować kilka przodujących kategorii, w które te wydarzenia się wpisały:
Kursy i szkolenia – 35.6% (z czego 25% stanowiły szkolenia wewnętrzne)
Prezentacje produktu i marketing – 27,8%
Spotkania biznesowe online – 11%
Wiara i ezoteryka – 2,7%
Pozostałe – 22%
Nowa rzeczywistość – całkowita komunikacja zdalna
Statystyki dotyczące webinarów z 2019 już same w sobie są imponujące i pokazują zdecydowany wzrost względem rezultatów z poprzednich lat. Natomiast wydarzenia związane z pandemią, które wprowadziły absolutną rewolucję w naszym sposobie funkcjonowania, sprawiły, że dla organizacji, firm, instytucji państwowych, służb zdrowia, a przede wszystkim dla instytucji edukacyjnych, webinary i wideokonferencje stały się kluczowe w świetle zachowania ciągłości działań.
Nasze obserwacje ponownie opieramy na danych liczbowych – marzec 2020 przyniósł ze sobą aż 299 906 wydarzeń zorganizowanych na platformie ClickMeeting. Jeśli zestawimy to z całkowitą liczbą webinarów i spotkań online z 2019, okaże się, że sam marzec odnotował 50% rezultatu z całego 2019! Na wydarzeniach tych zagościło 3 203 034 uczestników, co oznacza, że jeszcze dwa tak intensywne miesiące, a wynik z całego 2019 zostanie zdetronizowany.
Obecnie możemy mówić o dwóch zasadniczych trendach, które wymusiła akcja „zostań w domu”:
Praca zdalna – firmy w trybie przyspieszonym musiały przejść na tryb pracy w rozproszonych zespołach. Wiąże się to z koniecznością bieżącej komunikacji między menadżerami a pracownikami oraz między samymi pracownikami. Obok tradycyjnych e-maili, komunikatorów typu Slack, czy aplikacji do zarządzania projektami, wideokonferencje i webinary przychodzą na ratunek jako narzędzie do sprawnej komunikacji i współpracy.
Pobierz nasz darmowy poradnik i sprawdź, jak krok po kroku używać ClickMeeting do organizowania i przeprowadzania spotkań online:
Edukacja zdalna – szkoły i uczelnie jako pierwsze odczuły skutki pandemii i musiały natychmiastowo zamknąć swoje podwoje. Tryb nauczania jednak nie znosi pustki i przerw, dlatego też instytucje edukacyjne musiały szukać rozwiązań do kontynuacji nauczania. Webinary, już wcześniej wykorzystywane na całym świecie jako technologia doskonale wpasowująca się w trend e-learningu, okazały się zbawieniem. Pokój webinarowy doskonale sprawdza się jako w pełni wyposażona, wirtualna sala lekcyjna lub aula wykładowa.
Pobierz nasz darmowy poradnik i sprawdź, jak w pełni wykorzystać ClickMeeting do prowadzenia zdalnych zajęć edukacyjnych:
Webinarium a spotkanie online – jaka jest różnica?
Zatem rozróżniliśmy trzy przewodnie rodzaje wideokonferencji:
Kursy i szkolenia;
Prezentacje produktu i marketing;
Spotkania biznesowe online.
Podczas gdy, dwie pierwsze kategorie to webinary z krwi i kości, to spotkania biznesowe online to nieco odrębny twór, mimo iż ich organizatorzy mają do dyspozycji zdecydowaną większość narzędzi, co w przypadku prowadzenia webinarów.
Na czym w takim razie polega różnica między webinarami a spotkaniami online? Otóż te dwa rodzaje wydarzeń różnią się:
Celem – jeśli chcesz dotrzeć do większej grupy odbiorców, żeby poprowadzić wykład, zorganizować konferencję online, czy zaprezentować produkt dla setek potencjalnych klientów w tym samym czasie, webinar będzie Twoim narzędziem. Natomiast, jeśli chcesz poprowadzić spotkanie w grupie liczącej do 25 osób – spotkanie z kadrą menadżerską, zarządem, partnerami biznesowymi bądź członkami Twojego zespołu – wybór powinien paść na spotkanie online.
Liczbą uczestników – jak zaznaczyliśmy powyżej – webinar to forma komunikacji z większą, liczącą do 1000 osób, publicznością. Spotkanie online, natomiast, to bardziej kameralne wydarzenie, stworzone dla maksymalnie 25 uczestników.
Trybem wydarzenia – webinar precyzyjnie określa nadawcę i odbiorców treści (tryb prezentacji). W przypadku spotkania uczestnicy mogą w równy sposób uczestniczyć w wydarzeniu i zabierać głos na tych samych prawach, co organizator (tryb dyskusji).
Jak zorganizować webinar?
Wiedząc już, czym jest webinarium i w jakim celu możesz go wprowadzić do swoich codziennych aktywności, pozostaje nam przeprowadzić Cię przez proces organizowania takiego wydarzenia. Bez obaw, mamy cały szereg materiałów pomocniczych, w tym wideo poradniki. Wszystko po to, aby maksymalnie uprościć dla Ciebie całą operację.
Krok 1: Załóż konto
Jeśli nie posiadasz jeszcze konta na platformie ClickMeeting, to rejestracja darmowego, próbnego konta będzie Twoją linią startu. Natomiast, jeśli już to zrobiłeś, to zaloguj się do swojego panelu klienta.
Krok 2: Zaplanuj webinar
Po zalogowaniu kliknij przycisk „Zaplanuj webinar” – tak, to takie proste.
Tym sposobem zostaniesz przekierowany do formularza ustawień Twojego wydarzenia. Nadaj mu odpowiednią nazwę w zależności od tego, czego ma dotyczyć Twoje webinarium. Pomoże to nie tylko Twoim uczestnikom błyskawicznie zidentyfikować, czego dotyczy wydarzenie, ale również Tobie ułatwi to potem odszukanie danej konferencji, gdy będziesz już mieć ich kilkanaście w swoim dorobku.
Krok 3: Ustal rodzaj pokoju
Ten etap jest arcyważny, ponieważ odpowiedni wybór rodzaju wydarzenia otwiera przed Tobą znacznie różniące się między sobą możliwości:
Permanentny – ta opcja nie zakłada konkretnej daty i godziny rozpoczęcia Twojego wydarzenia. Wybierając ten rodzaj pokoju, tworzysz stałe miejsce konferencji, do której można dołączyć w dowolnym czasie.
Określony czasowo – najbardziej klasyczna forma webinaru, który odbywa się na żywo. Ustalasz tutaj precyzyjną datę i godzinę startu Twojego wydarzenia, jak również dostosowujesz go do danej strefy czasowej.
Automatyczny webinar – tak, automatyzacja wkroczyła również na salony webinarowe i pozwala Ci na prowadzenie Twojego webinarium na autopilocie. Ta funkcja jest niezwykle przydatna, jeśli prowadzenie webinarów na żywo jest dla Ciebie zbyt obciążające czasowo.
W przypadku automatycznego webinaru ustawiasz konkretną datę rozpoczęcia, analogicznie jak w punkcie drugim. Jednak tutaj, zamiast organizować prezentację na żywo, załadowujesz wcześniej nagrany webinar, z możliwością wzbogacenia go o ankietę, dodatkowy klip wideo czy przycisk Call-To-Action (CTA).
Cały jego urok polega na tym, że uruchamia się i odbywa automatycznie, co pozwala Ci zaoszczędzić mnóstwo czasu!
Zobacz, jak to działa:
Webinar na żądanie – czwarty rodzaj wydarzenia również pozwala na zmaksymalizowanie efektów pracy poprzez powtórne wykorzystanie nagranego wcześniej webinaru.
Różnica między webinarem na żywo, webinarem automatycznym, a webinarem na żądanie sprowadza się do tego, że webinar na żądanie nie odbywa się w określonym terminie, lecz jest dostępny dla uczestników w dowolnym momencie, na żądanie.
Ogromną zaletą tego rozwiązania jest nie tylko wygodniejsza dostępność Twoich treści dla zaproszonych uczestników – mogą oni dołączyć do wydarzenia, nie musząc dyscyplinować się konkretną datą czy godziną. Jeśli Twój obszar to marketing i sprzedaż, to webinary na żądanie mogą służyć jako maszynka do generowania leadów.
Zobacz, jak to działa:
Krok 4: Wybierz rodzaj dostępu
Kolejną decyzją na etapie ustawień webinaru, jest określenie rodzaju dostępu. Domyślnie, ustawiony jest wariant otwarty – dostępny dla wszystkich.
Oznacza to nie mniej nie więcej, że każdy, kto otrzyma link do Twojego wydarzenia, będzie mógł do niego dołączyć poprzez zwykłe kliknięcie. O ile jest to minimalnie łatwiejsze dla zaproszonych przez Ciebie uczestników, o tyle nie broni się jako bezpieczny sposób na prowadzenie webinarów.
Dlaczego? Ponieważ ostatni, gwałtowny wzrost zainteresowania wideokonferencjami wyzwolił również patologiczne zachowania, które przejdą do historii Internetu jako „zoomboming” – czyli ataki trolli włamujących się na wideokonferencje i zakłócających ich przebieg. W tym artykule zwracaliśmy już uwagę na to, jak się ochronić przed takimi atakami.
Jednym ze sposobów jest zabezpieczenie dostępu do wydarzenia hasłem…
…lub tokenem, który działa jak jednorazowy bilet – po tym, jak dany użytkownik użyje go do dołączenia do Twojego wydarzenia, nikt inny nie będzie już mógł z niego skorzystać. Jest to zatem najbezpieczniejsza z opcji.
A działa to właśnie tak:
Płatne webinary
Ostatnim rodzajem dostępu do webinarium jest ustawienie opłaty za uczestnictwo w wydarzeniu. Nie istnieje bardziej bezpośredni i prosty sposób na zarabianie na prowadzeniu webinarów. Jeśli dysponujesz unikalną ekspertyzą i umiejętnościami, które na rynku mają wymierną cenę, to dlaczego by nie uczynić z niej dodatkowego (bądź głównego, czemu nie?) źródła dochodu.
Na zachętę, powołamy się na dane z naszego raportu State of Webinars. W 2019 roku płatne webinary organizowane na platformie ClickMeeting wygenerowały łącznie 360 000 USD. Natomiast najbardziej dochodowe wydarzenie dostarczyło jego organizatorowi 20 930 USD przychodu.
Jak zabrać się do organizowania płatnych webinarów? Koniecznie zobacz to wideo:
Krok 5: Zapisz i zacznij zapraszać
OK, mamy za sobą wybranie nazwy, rodzaju wydarzenia oraz rodzaju dostępu. Wystarczy teraz jedno kliknięcie, żeby zapisać wydarzenie i przystąpić do zapraszania uczestników oraz (o ile istnieje taka potrzeba) innych prezenterów.
Po rozesłaniu zaproszeń możesz ruszyć pełną parą z przygotowywaniem swoich treści, tworzeniem prezentacji i innych materiałów oraz szlifowaniem swoich umiejętności jako prezentera.
Krok 6 – Nieobowiązkowy – ustawienia promocji i automatyzacji
Co prawda na samym początku Twojej przygody z webinarami, ten krok nie jest absolutnie konieczny do zrealizowania udanego webinarium, ale zdecydowanie warto sprawdzić jego potencjał w kontekście sprawnej promocji i podtrzymania relacji z uczestnikami przed i po wydarzeniu.
Mimo że automatyzacja może sugerować wysoki próg wejścia, jeśli chodzi o technologię, to te narzędzia są niezwykle łatwe w obsłudze.
Na etapie konfigurowania ustawień Twojego wydarzenia, odwiedź zakładkę Automatyzacji.
Po rozwinięciu poszczególnych sekcji otworzą się przed Tobą możliwości, które pozwolą Ci wrzucić najwyższy bieg.
W Automatyzacji wydarzeń znajdziesz takie funkcje jak:
Promowanie wydarzenia na Twojej stronie profilowej;
Włączenia automatycznego nadawania wydarzenia na Facebooku lub YouTube;
Ustawienia automatycznego nagrania wydarzenia ze wskazaniem jak ma ono potem wyglądać;
Opublikowanie nagrania wydarzenia na Twojej stronie profilowej, kanale YouTube, czy wyeksportowanie go do Twojego konta Dropbox.
W sekcji Promowanie wydarzeń będziesz mógł ustawić sekwencję automatycznych przypomnień o Twoim nadchodzącym webinarium. Odpowiednie wiadomości mogą trafić do Twoich uczestników:
5 minut przed startem;
30 minut przed startem;
1 godzinę przed startem;
1 dzień przed startem;
Lub w dowolnym dniu i godzinie – Ty decydujesz kiedy!
Kolejna sekcja Działania follow-up to coś więcej niż wisienka na torcie. Jeśli szukasz rozwiązania, które pozwoli Ci na:
Wyświetlenie po wydarzeniu Twojej własnej strony z podziękowaniem dla uczestników webinarium;
Wysłanie im automatycznej wiadomości z podziękowaniem zaraz po zakończeniu wydarzenia (wiadomości, która będzie zawierać Twoją autorską treść, pliki, którymi chcesz się podzielić, nagranie webinaru, czy przycisk z prośbą o opinię);
Automatyczną wiadomość follow-up do osób, które zarejestrowały się, ale finalnie nie pojawiły się na Twoim wydarzeniu;
Automatyczne zaproszenie na Twoje kolejne wydarzenia, z opcją podziału na tych użytkowników, którzy byli i tych, którzy nie byli na Twoim webinarze…
…to masz to wszystko w zasięgu kilku kliknięć.
Jakie to wszystko ma znaczenie biznesowe i jak w prosty sposób to ustawić? Dowiesz się, oglądając ten materiał:
Krok 7 – Rozpocznij i poprowadź swój webinar
Świetnie! Wszystko jest dopięte na ostatni guzik. Promocja webinaru dobiegła końca, a start jest już za chwilę. Wystarczy teraz wejść do pokoju webinarowego i rozpocząć wydarzenie.
Tak jak sygnalizowaliśmy wcześniej – niezależnie od tego, czy właśnie spotykasz się ze swoimi uczniami / studentami, leadami, klientami, czy też współpracownikami, masz do dyspozycji szereg narzędzi, które sprawią, że Twoje wydarzenie będzie angażujące i interaktywne:
Prezentacja oraz inne pliki;
Tablica do pisania i rysowania;
Włączanie klipów bezpośrednio z YouTube;
Przycisk CTA;
Zwróć uwagę, że możesz teraz mieć pełną kontrolę nad tym, jak wygląda Twój pokój webinarowy w trakcie wydarzenia – przesunąć lub schować okno AV, powiększyć lub zmniejszyć okno czatu:
Jak długo powinno trwać Twoje webinarium? To oczywiście zależy od Ciebie i od tego, jak obszerny materiał masz do zaprezentowania. Pamiętaj jednak o tym, że webinary to z definicji bardziej rozbudowana treść, która nie musi się bać tego, że jest za długa.
Powołując się znowu na nasz State of Webinars, średnia długość webinaru w 2019 roku wynosiła niemal 1,5 godziny, natomiast średnia długość uczestnictwa w tych wydarzeniach wyniosła aż 53 minuty!
Nie obawiaj się tej długości – skoro już udało się Tobie przyciągnąć uczestników gotowych zainwestować swój cenny czas w przyswojenie Twoich treści, zostaną z Tobą tak długo, jak tylko trzeba.
Osiągnij mistrzowski poziom integrując webinary z innymi aplikacjami
Abstrahując od tego, czy Twoim celem jako organizatora webinarów, jest realizacja aktywności edukacyjnych, szkoleniowych, marketingowych, czy sprzedażowych, to możesz wznieść się na wyżyny profesjonalizmu.
Jak? Z pomocą integracji platformy ClickMeeting z innymi aplikacjami z kategorii:
Systemów CRM (Customer Relationship Management): HubSpot, Keap (dawny Infusionsoft), czy Pipedrive;
LMS (Learning Management System): Moodle;
Marketing: GetResponse, HubSpot, Zapier;
Analityka i remarketing: Google Analytics, Google Tag Manager, Facebook Pixel;
Oraz innymi, takimi jak: Slack, Google Calendar, WordPress
.
To oczywiście zależy całkowicie od Ciebie, które z tych zewnętrznych narzędzi wprowadzisz do swojej webinarowej działalności.
Jedna z powyższych platform pomoże Ci jednak pójść o kilka kroków dalej i zbudować sieć połączeń, zależności i akcji, które zadzieją się automatycznie, na przykład po utworzeniu nowego webinaru na platformie ClickMeeting. Mowa o aplikacji Zapier – zobacz, jak to działa:
Webinarium – dlaczego warto?
Zanim jeszcze nastąpiły radykalne zmiany związane z pandemią, webinar już posiadał ugruntowaną, solidną pozycję jako wszechstronne i skuteczne narzędzie do komunikacji. Potwierdzały to najbardziej uznane raporty i badania dotyczące marketingu, video marketingu w szczególności, oraz globalne wykorzystanie przez nauczycieli, szkoleniowców, marketerów, sprzedawców czy organizacje samorządowe.
Webinary obecnie stały się czymś znacznie więcej niż tylko skutecznym narzędziem do prezentowania treści i dzielenia się wiedzą. Ostatnie zmiany w polskim ustawodawstwie honorują wideokonferencje i webinary jako pełnowartościowe narzędzia dla szkolnictwa i nauczania zdalnego oraz umożliwiające organom spółek kapitałowych przeprowadzanie wirtualnych posiedzeń / zgromadzeń, oraz zdalne podejmowanie uchwał.
Z pomocą prostej w użyciu i bogatej w funkcje platformie ClickMeeting oraz materiałami edukacyjnymi otwierającymi przed Tobą ścieżkę do perfekcyjnego opanowania tego narzędzia, możesz skutecznie zaadoptować webinaria w swojej organizacji czy indywidualnej działalności.
Trzymamy kciuki!
(7 votes, average: 4.43 out of 5)
Loading...
