Organizar tus propios webinars puede ser muy sencillo. A diferencia de lo que parece, no tiene que implicar altos costos ni equipo profesional. Todo lo que necesitas es aprender algunos consejos que te ayudarán a montar un estudio básico de webinars en tu casa u oficina.
Y hay otra ventaja: no parecerás ni sonarás como un zombi. Algo que preocupa a todos los asistentes a eventos online.
Hoy en día, los diversos tipos de webinars y formación online ya no son solo una herramienta para educadores. De hecho, son herramientas eficaces utilizadas para promocionar y crear una imagen profesional tanto de empresas como de expertos independientes. Un webinar de alta calidad no solo puede atraer nuevas audiencias a tu empresa, sino también fortalecer las relaciones con los clientes leales.
¿Quieres comenzar tu aventura como organizador de webinars, pero no sabes en qué prestar atención? Has llegado al lugar adecuado. Hoy te diremos cómo prepararte adecuadamente para esta tarea.
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¿Cómo debería ser un webinar atractivo?
Un webinar atractivo debería estar adecuadamente preparado tanto en términos de contenido como de aspecto visual. La capa de contenido es una cuestión bastante individual y depende de factores como el tema, el grupo objetivo o el nivel de conocimiento de tus asistentes, por lo que nos limitaremos a dar solo algunas sugerencias en nuestros consejos sobre este tema. En primer lugar, crea un contenido breve y atractivo, piensa en el guion y asegúrate de realizar al menos un ensayo sin audiencia para comprobar la calidad del webinar. También será muy útil crear un plan para involucrar a tus asistentes.
Aquí, nos gustaría centrarnos en las cuestiones técnicas. ¿Cuáles son cruciales? En primer lugar, es necesario asegurar la calidad del vídeo y del sonido. Igual de importantes son la composición del encuadre y los elementos adicionales, como una presentación atractiva, vídeos, gráficos o tablas.
¿Cómo prepararse para un webinar?
Cuando te prepares para organizar tu propio webinar, además del contenido que quieres compartir con tu audiencia, también debes prestar atención a algunas cuestiones técnicas. No te preocupes: gracias a las plataformas modernas para webinars y reuniones en línea, como ClickMeeting, comenzar tu aventura con este formato será realmente fácil. Aquí tienes algunos consejos útiles que seguramente te serán de gran ayuda.
El equipo profesional no es imprescindible
A diferencia de lo que puedas pensar, para crear un buen webinar no hace falta tener la cámara de mejor calidad. Como sugiere el nombre, los webinars no son más que reuniones virtuales entre el presentador y los asistentes, que sustituyen a los seminarios presenciales. Por supuesto, también ofrecen muchas más posibilidades: puedes crear webinars automatizados o webinars bajo demanda, entre otras cosas. Así que incluso con solo una webcam integrada en tu portátil, puedes presentarte de manera profesional.
La resolución con la que tu cámara captura y transmite la imagen no es el parámetro que determina la calidad del vídeo en el webinar, ya que el software de webinars la reducirá de todos modos. Lo que importa durante un webinar no es tanto el equipo, sino más bien saber cómo configurarlo. Concéntrate principalmente en la luz y el fondo.
La luz: tu mejor aliado
Las personas son criaturas visuales y adoran las imágenes llamativas. ¡Aprovecha esto cuando prepares un webinar! Tu mejor aliado es la luz. Desafortunadamente, también es fácil cometer un error que puede afectar significativamente a la recepción del evento. Por eso, en primer lugar, debes ocuparte de que la iluminación sea óptima. A diferencia de lo que puedas pensar, esto no tiene que implicar alquilar un estudio profesional o invertir en equipo.
Aquí tienes algunos consejos prácticos.
- Si no tienes una lámpara profesional, solo siéntate frente a una ventana u otra fuente de luz. También puedes usar, por ejemplo, una lámpara de noche, una luz de escritorio o incluso una tarjeta blanca mostrada en un monitor. Además, presta atención a las luces de anillo: las encontrarás incluso en un supermercado normal, no cuestan mucho y te ayudarán a lograr excelentes resultados, incluyendo opciones de selección de color e intensidad de la luz.
- Sobre todo, asegúrate de iluminar tu rostro: esto es lo que juega un papel clave durante el webinar.
- Evita que la iluminación aparezca en el encuadre, ya que afectará negativamente la calidad de la imagen. Demasiada luz de fondo hará que la webcam se ajuste a ella, y como resultado, tu cara quedará oscura de manera poco natural.
- Si utilizas varias fuentes de luz en la habitación, asegúrate de que sean del mismo color.
Cuida el encuadre perfecto
Durante los webinars, hay una regla sencilla para ajustar el encuadre: debe mostrar principalmente tu cara. Al mismo tiempo, la imagen del orador no debe ocupar más de tres cuartas partes del encuadre.
Cómo te ves y lo que se puede ver en tu fondo, junto con la iluminación, son los aspectos más importantes que dan forma a una imagen atractiva. Por esta razón, te recomendamos encarecidamente que busques un lugar bien iluminado y compruebes lo que se ve en el encuadre. Podrás hacerlo fácilmente con una vista previa y un probador audiovisual incluso antes de que comience el evento.
Después de todo, no querrás que tu imagen profesional se vea afectada por cosas como la ropa secándose en el fondo. Trata de asegurarte de que haya la menor cantidad de distracciones posible. Una simple pared de un solo color bastará si no tienes un fondo perfectamente minimalista.
Buena calidad de sonido
El audio de alta calidad es la piedra angular para transmitir información de forma online. Esto no implica tener micrófonos de última generación, al menos al inicio de tu camino con los webinars. Por supuesto, tenerlos no te hará ningún daño, pero hay algunas cuestiones menos emocionantes que debes tener en cuenta. Nos referimos, por ejemplo, al ruido causado por los miembros del hogar o los sonidos que vienen de fuera de la ventana. Por lo tanto, si quieres evitar situaciones incómodas, graba con las ventanas bien cerradas cuando estés solo en la habitación.
Puede ser útil colocar una nota en la puerta informando a tus compañeros de cuarto o colegas de trabajo que estás a punto de participar en un webinar.
También es una buena idea apagar el aire acondicionado y otros aparatos que emitan sonido.
Prepara, por ejemplo, unos auriculares con micrófono incorporado: te proporcionarán mucha más calidad que el micrófono integrado en tu portátil y no “recogerán” mucho ruido de fondo.
Si otro presentador está hablando o estás participando en una videoconferencia, recuerda silenciar el micrófono. Esto te ayudará a evitar el caos fácilmente.
Conoce tu software
Que no te pillen desprevenido y familiarízate con el software que utilizarás para realizar el webinar. Tómate el tiempo para probar todas las funciones disponibles para que, cuando grabes, puedas concentrarte en transmitir claramente tu contenido y no distraerte.
Ten en cuenta cómo cambiar la vista en la sala del webinar, ejecutar una presentación, realizar encuestas o compartir una pantalla. Para estar seguro, puedes preparar una lista de funciones que utilizarás durante la presentación y vincularla a un breve plan de acción. De esta forma, te sentirás realmente cómodo y seguro durante tu presentación.
Un contenido interesante requiere un plan
No todo el mundo se siente cómodo improvisando. Por eso recomendamos crear un guion para toda la reunión como preparación para un webinar. Lo mejor es incluir todas las cuestiones contempladas en el orden correcto y cualquier elemento adicional, como gráficos o tablas. Cuanta más información, mejor, ya que ayuda a evitar pausas y confusiones innecesarias.
Involucra a otras personas
Puedes llevar a cabo un webinar en solitario o con otro presentador. También puedes involucrar a tu audiencia, por ejemplo, utilizando la función de PyR. Ambas opciones te brindan nuevas oportunidades, haciendo que el evento sea más interactivo. Un ayudante es muy útil al principio de tu aventura en la formación y los webinars. Esa persona puede recopilar las preguntas de la audiencia, moderar el chat y asegurarse de que la reunión se desarrolle sin problemas. Así que, si tienes la oportunidad, pide ayuda.
Prueba de ensayo
Otro punto de una preparación adecuada para un webinar es una prueba de ensayo. ¿Cómo se lleva a cabo? Muy sencillo, trátala como un ensayo general antes de la presentación. Lo mejor es grabar y ver tus esfuerzos o pedir a alguien que los vea, ya que así verás tus errores y podrás corregirlos. Inmediatamente podrás comprobar si todo se ve como quieres o si algo necesita mejorar. También te sentirás más seguro durante la presentación porque, en primer lugar, habrás revisado todo y, en segundo lugar, ya tendrás práctica en transmitir el material dado.
Mantén la calma y revisa la lista de verificación
Una vez que te hayas encargado del equipo y su uso, creado un guion para el webinar, sacado a tus compañeros de cuarto del apartamento y elegido el momento perfecto del día para realizar el ensayo general, es hora de lo más importante. Ahora tienes que respirar hondo, tranquilizarte y darte cuenta de que te has ocupado de todo. Sin embargo, no creas que esto te mantendrá a salvo de todas las crisis posibles. La vida es caprichosa, y a menudo tendrás que lidiar con situaciones inesperadas. Y para manejarlas, solo la sangre fría y la distancia te salvarán. Por lo tanto, mantén la calma; incluso si algo no sale según lo planeado, no te dejes llevar.
Organizar un webinar es una tarea estresante, incluso para los más experimentados. Por lo tanto, para minimizar los nervios y las preocupaciones que conlleva, debes prepararte adecuadamente. Resumamos los conocimientos recopilados en este artículo en forma de una breve lista de verificación:
- Planea qué y cómo quieres comunicarte con tu audiencia.
- Familiarízate con el software y el hardware: aprende sus funciones y capacidades.
- Familiarízate con los materiales educativos disponibles;
- Cuida el encuadre adecuado: presta especial atención a una buena iluminación y un fondo atractivo.
- Informa a otras personas que estás asistiendo al webinar: una tarjeta colocada en la puerta, por ejemplo, puede ser útil.
- Lo más importante, sin embargo, es mantener la calma y darte cuenta de que no todo está bajo tu control. Aborda los posibles problemas con distancia y aprende de ellos. ¡Te deseamos mucha suerte!
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