Planst du dein Webinar für Montagmorgen? Dann könntest du bis zu 30 % der potenziellen Teilnehmer verpassen. Warum? Weil die meisten Leute am Montagmorgen ihre E-Mails checken, Probleme vom Wochenende klären und an alles Mögliche denken, nur nicht daran, an einer Online-Veranstaltung teilzunehmen. Aber es gibt eine bessere Lösung.
Laut den neuesten Daten aus dem Jahr 2024 ist Mittwoch um 16 Uhr der effektivste Zeitpunkt für Webinare. Das ist kein Zufall – es ist das Ergebnis der Analyse von Millionen von Online-Veranstaltungen, die auf Webinar-Plattformen durchgeführt wurden. In diesem Artikel zeigen wir dir genau, wann du Webinare veranstalten solltest, um die Teilnehmerzahl um bis zu 30-40 % zu steigern.
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Wichtige Erkenntnisse
- Mittwoch ist der klare Gewinner – Veranstaltungen in der Wochenmitte ziehen die meisten Teilnehmer an, während montags und am Wochenende die Teilnehmerzahlen deutlich niedriger sein können.
- 16 Uhr ist der beste Zeitpunkt – Veranstaltungen am Nachmittag (16:00–17:00 Uhr) und am Vormittag (8:00–9:00 Uhr) sind am beliebtesten.
- Dienstag und Donnerstag sind gute Alternativen – wenn der Mittwoch schon ausgebucht ist, bringen diese Tage auch viele Teilnehmer.
- Die Automatisierung der Terminplanung ist wichtig – Plattformen mit Funktionen für wiederkehrende Veranstaltungen, automatischen Erinnerungen und Kalenderintegrationen steigern die Teilnehmerzahl um 15 bis 20 %.
- Der deutsche Markt hat andere Vorlieben – während die meisten Länder den Nachmittag bevorzugen, zeigt der deutsche Markt eine klare Vorliebe für Veranstaltungen am Vormittag (7:00–9:00 Uhr).
Warum der Zeitpunkt wichtiger ist, als du denkst
Du hast wochenlang das perfekte Webinar vorbereitet. Du hast einen großartigen Redner, ein attraktives Thema und eine professionelle Präsentation. Du verschickst Einladungen – und plötzlich taucht die Hälfte der angemeldeten Leute nicht auf. Frustrierend? Auf jeden Fall.
Das Problem liegt oft nicht an deinen Inhalten oder deiner Werbung. Es ist der Zeitpunkt, den du für die Veranstaltung gewählt hast. Selbst das bestvorbereitete Webinar wird keine Teilnehmer anziehen, wenn es an einem Freitagnachmittag stattfindet, an dem alle mental schon mit den Gedanken woanders sind.
Die Daten der Plattform ClickMeeting 2024 sind hier eindeutig. Die durchschnittliche Online-Veranstaltung dauerte im letzten Jahr 106 Minuten und versammelte durchschnittlich 75 Teilnehmer. Diese Zahlen ändern sich jedoch drastisch je nach Wochentag und Startzeit. Der Unterschied zwischen dem optimalen und dem schlechtesten Zeitfenster kann 30 bis 40 % mehr Teilnehmer bedeuten. 
Betrachten Sie dies aus geschäftlicher Sicht. Wenn Sie normalerweise 100 Personen zu Ihrem Webinar einladen, könnte die Wahl des richtigen Zeitpunkts 130 bis 140 Teilnehmer bedeuten. Das sind 30 bis 40 zusätzliche potenzielle Kunden, Leads oder Community-Mitglieder. Und das alles durch eine einzige Entscheidung – wenn du auf „Veranstaltung planen” klickst.
Deine Teilnehmer checken ihre Handys etwa 96 Mal pro Tag. Sie werden mit Meetings, Terminen und Ablenkungen bombardiert. Dein Webinar konkurriert um ihre Aufmerksamkeit mit allem anderen, was in ihrem beruflichen und privaten Leben passiert. Wenn du den falschen Zeitpunkt wählst, kämpfst du schon vor dem Start einen schweren Kampf.
Mittwoch gewinnt – aber warum?
Wenn du die Teilnehmerdaten verschiedener Wochentage analysierst, zeigt sich ein Muster ganz klar. Der Mittwoch ist durchweg der beste Tag für Webinare. Das ist kein Zufall oder lokaler Trend – es ist ein globales Phänomen, das von Webinar-Plattformen weltweit beobachtet wird.
Warum hat der Mittwoch so einen Vorteil? Die Leute sind schon im Arbeitsmodus. Das Chaos vom Montag, als die Woche geplant und dringende Sachen erledigt wurden, ist vorbei. Gleichzeitig ist das Wochenende noch nicht in Sicht, sodass die Teilnehmer sich mental noch nicht von der Arbeit abgemeldet haben. Am Mittwoch ist man im Sweet Spot der produktiven Zeit – konzentriert, aber nicht erschöpft.
Laut den neuesten Daten von State of Online Events 2025 steht der Mittwoch an erster Stelle der beliebtesten Tage für Online-Veranstaltungen, dicht gefolgt von Dienstag und Donnerstag. Das bestätigt eine seit Jahren beobachtete Regel: Die meisten Veranstaltungen finden in der Mitte der Woche statt.
Die Analyse der Daten von Millionen von Veranstaltungen auf unserer Plattform zeigt deutlich: Der Mittwoch ist nicht nur der beliebteste Tag, sondern auch der Tag mit den höchsten Besucherzahlen. Am Mittwoch sind die Leute am meisten bereit, zu lernen und sich zu engagieren. Es ist der perfekte Moment, um sie zwischen der Hektik der ersten Wochentage und der mentalen Vorbereitung auf das Wochenende zu erwischen.
Brand Manager @ ClickMeeting
Schau dir die Daten genauer an. Montags gibt’s den „Aufhol-Effekt” – deine potenziellen Teilnehmer scrollen durch Hunderte von E-Mails, die sich über das Wochenende angesammelt haben. Freitags haben die meisten Leute mental schon Feierabend gemacht und denken an das Wochenende, auch wenn sie formal noch arbeiten.
Das Wochenende? Vergiss es komplett, es sei denn, deine Veranstaltungen richten sich an ein ganz bestimmtes Publikum, das bereit ist, seine Freizeit für die berufliche Weiterentwicklung zu opfern.
Aber der Mittwoch hat noch einen weiteren versteckten Vorteil. Oft planen die Leute ihre Woche am Montag oder Dienstag. Wenn sie sich für dein Webinar am Mittwoch angemeldet haben, haben sie den ganzen Anfang der Woche Zeit, sich daran zu erinnern und es in ihren Terminkalender einzutragen. Gleichzeitig ist es nicht so weit in der Zukunft, dass sie es vergessen könnten.
Die goldenen Stunden: Wann genau soll man anfangen?
Du hast den Mittwoch als Tag für dein Webinar ausgewählt. Super! Aber jetzt kommt die zweite wichtige Frage: Wann sollst du anfangen?
16 Uhr ist der absolute Gewinner. Daten von ClickMeeting zeigen, dass diese Uhrzeit bei Veranstaltern am beliebtesten ist. Warum? Es ist der ideale Zeitpunkt des Tages. Die Leute haben zu Mittag gegessen und sind voller Energie. Gleichzeitig ist der Arbeitstag noch nicht zu Ende, sodass sie sich noch nicht müde fühlen.
Gleich hinter 16 Uhr folgt 17 Uhr – eine beliebte Wahl für Veranstaltungen, die sich an Menschen richten, die ihren Arbeitstag mit etwas Produktivem beenden möchten. Es ist auch ein guter Zeitpunkt für Teilnehmer aus den USA, wenn du eine Veranstaltung zur europäischen Zeit veranstaltest.
Aber vergiss die Morgenstunden nicht. 8 Uhr morgens ist die drittbeliebteste Startzeit für Webinare. Das ist eine super Wahl für interne Schulungen, Teambesprechungen oder Events, die sich an „Frühaufsteher” richten, die in der ersten Tageshälfte am besten funktionieren.
Interessante Muster zeigen sich, wenn man die regionalen Unterschiede betrachtet. In Polen, Spanien, Großbritannien und den USA sind Nachmittage und frühe Abende am beliebtesten – also der Zeitraum von 16:00 bis 19:00 Uhr. Der deutsche Markt sieht jedoch ganz anders aus. Dort finden die meisten Veranstaltungen zwischen 7:00 und 9:00 Uhr statt.
Was bedeutet das für dich? Wenn dein Hauptpublikum Fachleute aus deutschsprachigen Ländern sind, ist ein Termin am Vormittag vielleicht die bessere Wahl. Wenn du ein internationales Publikum in verschiedenen Zeitzonen ansprechen möchtest, musst du strategisch denken.
Eine Sache, die du unbedingt vermeiden solltest: 12:00 bis 13:00 Uhr. Das ist für die meisten Menschen die Mittagszeit, was Konflikte mit der Mittagspause und einen drastischen Rückgang der Teilnehmerzahlen bedeutet. Wenn du eine Veranstaltung um die Mittagszeit durchführen musst, verschiebe sie auf 13:00 oder 13:30 Uhr, wenn die meisten Menschen mit dem Essen fertig sind.
Bei B2B-Veranstaltungen solltest du auch den späten Abend (nach 18:00 oder 19:00 Uhr) vermeiden. Zu dieser Zeit schalten die Menschen in den Home-Modus und sind nicht bereit, sich wieder mit der Arbeit zu beschäftigen. Für B2C-Veranstaltungen kannst du Abendtermine nutzen, vor allem, wenn deine Teilnehmer Berufstätige sind, die nur abends Zeit für ihre persönliche Weiterbildung haben.
Das Zeitzonenproblem – und wie man es löst
Nehmen wir an, dein Publikum besteht aus Fachleuten aus Polen, Deutschland, den Vereinigten Staaten und Australien. Du hast dich für Mittwoch um 16:00 Uhr polnischer Zeit entschieden. Für Europa ist das super. Aber was ist mit den USA? Für die ist es 10 Uhr morgens an der Ostküste – früh, aber okay. Und Australien? Dort ist es Mitternacht. Praktisch unmöglich.
Das ist das klassische Problem für Webinar-Organisatoren mit globaler Reichweite. Es gibt keine perfekte Zeit, die für alle gleichzeitig passt. Du musst also strategisch denken.
Erste Strategie: Finde heraus, wo sich der Großteil deiner Zielgruppe befindet. Wenn 70 % deiner Teilnehmer in Europa sind, passe die Zeit für sie an. Die restlichen 30 % werden sich entweder anpassen oder die Aufzeichnung anschauen. Das klingt brutal, ist aber eine echte Geschäftsentscheidung.
Zweite Strategie: Führe zwei Sitzungen durch. Dieser Ansatz wird vom Verte Training Center verwendet, das regelmäßig Veranstaltungen für Personal- und Buchhaltungsexperten organisiert. Sie veranstalten eine wiederkehrende Reihe namens „HR Wednesdays“ – Veranstaltungen, die jeden Mittwoch zur gleichen Zeit stattfinden. Diese Regelmäßigkeit schafft eine Gewohnheit zur Teilnahme und ermöglicht es den Leuten, das Webinar in ihren Zeitplan einzubauen.
Bei globalen Veranstaltungen kannst du dieselbe Veranstaltung zweimal durchführen – einmal für Europa und die USA, ein zweites Mal für den asiatisch-pazifischen Raum. Dank der Automatisierungsfunktionen von ClickMeeting kannst du die Präsentation sogar einmal aufzeichnen und dann in zwei verschiedenen Zeitfenstern „ausstrahlen”, wobei ein Moderator nur für Frage-und-Antwort-Runden zur Verfügung steht. So verdoppelst du deine Reichweite, ohne deinen Arbeitsaufwand zu verdoppeln.
Dritte Strategie: Nutze den internationalen „goldenen Zeitfenster”. Die Zeit von 14:00 bis 15:00 Uhr MEZ eignet sich überraschend gut für viele Zeitzonen gleichzeitig. An der US-Ostküste ist es dann 8:00 bis 9:00 Uhr (früh, aber machbar), 13:00 bis 14:00 Uhr in Großbritannien (gute Zeit), 14:00 bis 15:00 Uhr in Polen (Nachmittag) und 21:00 bis 22:00 Uhr in Singapur (spät, aber einige werden teilnehmen).
Das Wichtigste: Zeig die Veranstaltungszeit immer in der lokalen Zeitzone der Teilnehmer an. ClickMeeting macht das automatisch – wenn sich ein Teilnehmer aus den USA für deine Veranstaltung um 16:00 Uhr MEZ anmeldet, zeigt das System automatisch 10:00 Uhr EST in seiner Zeitzone an. Das verhindert Verwirrung und falsche Anmeldungen.
Wie die Automatisierung von Terminplänen die Teilnehmerzahl erhöht
Die Wahl des richtigen Zeitpunkts ist nur der Anfang. Der eigentliche Zauber beginnt, wenn du die Prozesse rund um diesen Zeitpunkt automatisierst.
Denk mal darüber nach: Jemand meldet sich zwei Wochen im Voraus für dein Webinar an. Super! Aber was passiert in diesen zwei Wochen? Wenn es keine Erinnerungen gibt, ist die Wahrscheinlichkeit groß, dass die Person es einfach vergisst. Die Leute sind beschäftigt. Die Kalender füllen sich. Andere Prioritäten tauchen auf.
Automatische Erinnerungen lösen dieses Problem auf elegante Weise. Mit ClickMeeting kannst du eine Reihe von Erinnerungen einrichten – zum Beispiel eine am Tag vor der Veranstaltung und eine weitere eine Stunde vor Beginn. Diese beiden einfachen E-Mails können die Teilnahmequote um 15 bis 20 % steigern.
Warum funktioniert das? Die erste E-Mail (am Tag zuvor) gibt den Leuten Zeit, ihren Tag rund um das Webinar zu planen. Sie können Besprechungen verschieben, andere Aufgaben frühzeitig erledigen und Fragen vorbereiten. Die zweite E-Mail (eine Stunde vorher) ist die letzte Erinnerung für diejenigen, die schon vorhatten, dabei zu sein, es aber in der Hektik des Alltags vielleicht vergessen könnten.
Aber Automatisierung betrifft nicht nur E-Mails. Die Kalenderintegration ist eine bahnbrechende Neuerung, die viele Organisatoren vergessen. Wenn ein Teilnehmer die Veranstaltung mit einem Klick zu seinem Outlook- oder Google-Kalender hinzufügen kann, steigt die Wahrscheinlichkeit, dass er erscheint, erheblich.
Warum? Weil dein Webinar plötzlich Teil seines digitalen Ökosystems ist. Er sieht es auf seiner To-do-Liste für diesen Tag. Er bekommt 15 Minuten vor Beginn eine Kalendererinnerung. Kurz gesagt: Er kann es unmöglich vergessen.
S-FX, das im Laufe der Jahre 698 Webinare für 24.735 einzelne Teilnehmer organisiert und einen Umsatz von mindestens 380.000 US-Dollar erzielt hat, betont die Bedeutung der Einfachheit: „Als webbasiertes Tool erfordert ClickMeeting niemals Downloads oder das Herumprobieren mit Optionen. Wir können Referenten in weniger als 15 Minuten auf der Plattform anmelden und schulen.“
Das ist enorm wichtig. Jede zusätzliche Hürde – das Herunterladen von Software, das Erstellen eines Kontos, das Verstehen komplizierter Anweisungen – ist ein potenzieller Punkt, an dem Sie einen Teilnehmer verlieren können. Die Automatisierung beseitigt diese Reibungspunkte.
Ein weiteres Automatisierungselement, das man in Betracht ziehen sollte: wiederkehrende Veranstaltungen. Wenn du eine regelmäßige Webinar-Reihe durchführst (wie „Marketing-Dienstage“ oder „Tech-Talks-Donnerstage“), kannst du mit der Funktion für wiederkehrende Veranstaltungen in ClickMeeting die Veranstaltung einmal festlegen – zum Beispiel „jeden Dienstag um 15 Uhr“ – und das System generiert automatisch die folgenden Sitzungen.
Das Verte Training Center nutzt diese Funktion für seine beliebte Reihe „HR Wednesdays”. Jeden Mittwoch zur gleichen Uhrzeit wissen die Teilnehmer, dass sie mit einer Veranstaltung rechnen können. Dank der Automatisierung müssen sie nicht jede Veranstaltung manuell planen – das übernimmt das System für sie. Das Ergebnis? Über 30.000 einzelne Teilnehmer und durchschnittlich 6.000 Anmeldungen für jede Veranstaltung.
Die „Twin-Session“-Strategie für maximale Reichweite
Was, wenn du ein Publikum aus ganz unterschiedlichen Zeitzonen bedienen musst, aber nicht dasselbe Webinar mehrmals live durchführen willst? Hier kommt die „Twin-Session“-Strategie ins Spiel.
So funktioniert sie in der Praxis: Du nimmst deine Präsentation einmal auf – am besten in hoher Qualität, ohne Eile und mit der Möglichkeit, Fehler zu bearbeiten. Dann planst du dieselbe Veranstaltung zweimal in unterschiedlichen Zeitfenstern. Zum Beispiel: 11 Uhr MEZ für Frühaufsteher in Amerika und 16 Uhr MEZ für Europa und den asiatisch-pazifischen Raum.
Der Clou: In beiden Sessions spielst du dieselbe aufgezeichnete Veranstaltung ab, bist aber (oder jemand aus deinem Team) zur Moderation des Chats und der Live-Frage-und-Antwort-Runden. Für die Teilnehmer sieht es wie eine normale Live-Veranstaltung aus – sie sehen die Präsentation, können Fragen stellen und erhalten Antworten in Echtzeit.
Die Vorteile? Du verdoppelst deine Reichweite, ohne deinen Vorbereitungsaufwand zu verdoppeln. Du musst nicht zweimal präsentieren, was dir Zeit und Energie spart. Gleichzeitig erhalten die Teilnehmer in beiden Zeitzonen „ihre“ Veranstaltungszeit.
ClickMeeting unterstützt diesen Ablauf durch die automatisierte Webinar-Funktion. Du nimmst einmal auf, das System spielt automatisch ab und du bist nur für die Moderation der Interaktion dabei. E Level nutzt einen ähnlichen Ansatz für seine technischen Kurse und erreicht damit eine Teilnahmequote von 60–65 % und eine Teilnehmerbindung von über 85 %.
Du kannst diese Strategie auch auf ein „immergrünes asynchrones” Modell ausweiten. Du nimmst eine komplette Schulung auf, stellst sie den Teilnehmern auf Abruf zur Verfügung, damit sie sie jederzeit ansehen können, organisierst aber regelmäßig Live-Frage-und-Antwort-Runden – beispielsweise jeden Mittwoch um 16 Uhr. Die Teilnehmer sehen sich die Schulung in ihrem eigenen Tempo an, notieren sich Fragen und kommen dann zur Live-Runde, um diese zu stellen.
Diese Kombination bietet dir das Beste aus beiden Welten: die Flexibilität asynchroner Inhalte sowie die Community und die Echtzeit-Interaktion von Live-Veranstaltungen.
Veranstaltungsdauer – der nicht offensichtliche Faktor, der die Teilnahme beeinflusst
Bisher haben wir darüber gesprochen, wann du dein Webinar starten solltest. Es gibt jedoch noch einen weiteren zeitlichen Faktor, der die Teilnahme erheblich beeinflusst: die Dauer der Veranstaltung.
Daten aus dem Jahr 2024 zeigen, dass die durchschnittliche Veranstaltung auf ClickMeeting 106 Minuten dauerte. Das sind fast zwei Stunden. Aber das ist ein Durchschnittswert – die tatsächlichen Veranstaltungen reichten von 30-minütigen Kurzvorträgen bis hin zu 3-4-stündigen umfassenden Schulungen.
Welches Format eignet sich am besten? Das hängt von deinem Publikum und dem Ziel der Veranstaltung ab. Aber als Faustregel gilt: Längere Veranstaltungen haben eine höhere Teilnehmerzahl, aber niedrigere Anmeldezahlen. Kürzere Veranstaltungen ziehen mehr Anmeldungen an, werden aber weniger ernst genommen.
Betrachten Sie es aus der Perspektive der Teilnehmer. Wenn Sie ein 30-minütiges Webinar sehen, denken Sie vielleicht: „Okay, es dauert nur eine halbe Stunde, das kann ich zwischen zwei Meetings unterbringen.“ Die Anmeldung ist einfach. Aber genauso einfach ist es, sich zu entscheiden: „Ach, es dauert nur 30 Minuten, ich schaue mir die Aufzeichnung später an“ und nicht live dabei zu sein.
Eine zweistündige Veranstaltung erfordert dagegen mehr Engagement. Die Anmeldung ist schwieriger (man muss viel Zeit reservieren). Aber wenn sich jemand schon angemeldet hat, ist die Wahrscheinlichkeit größer, dass er auch kommt – weil er diese Zeit eingeplant und im Kalender reserviert hat, ist das mentale Engagement größer.
Die Daten bestätigen diese Vermutung. Die Teilnehmer verbrachten im Jahr 2024 durchschnittlich 70 % der Veranstaltungsdauer mit der Veranstaltung – das sind etwa 74 Minuten bei einer durchschnittlichen Veranstaltungsdauer von 106 Minuten. Das ist ein hervorragendes Ergebnis in Sachen Engagement!
Für Schulungsveranstaltungen organisiert das Verte Training Center standardmäßig 3-4-stündige Sitzungen – das entspricht einer Präsenzschulung. Für Themen, die keine so tiefgehende Behandlung erfordern, wurden aber auch kürzere Formate von 1–2 Stunden eingeführt. Diese Flexibilität ermöglicht es, die Dauer an das Thema anzupassen.
Deine Strategie sollte ähnlich sein: Wenn du ein komplexes Thema hast, das umfassend behandelt werden muss, scheue dich nicht, 2–3 Stunden einzuplanen. Menschen, die wirklich interessiert sind, werden die Tiefe zu schätzen wissen. Wenn du ein kurzes Update oder ein fokussiertes Thema hast, sind 45–60 Minuten vielleicht ideal.
Der Schlüssel: Kommuniziere die Dauer immer im Voraus. Wenn die Leute wissen, dass es sich um eine zweistündige Veranstaltung handelt, können sie entsprechend planen. Überraschungen („Ich dachte, es wären 30 Minuten, aber es ist schon eine Stunde vergangen“) frustrieren die Leute und führen dazu, dass sie die Veranstaltung vorzeitig verlassen.
Die ultimative Checkliste: Schritt für Schritt zum perfekten Timing
Fassen wir alles in einer praktischen Checkliste zusammen, die du bei der Planung deines nächsten Webinars verwenden kannst:
1. Wähle den Wochentag
Priorität 1: Mittwoch Priorität 2: Dienstag oder Donnerstag Zu vermeiden: montags, freitags, am Wochenende
2. Wähle die Uhrzeit
Für ein internationales Publikum: 14:00–16:00 Uhr MEZ Für ein lokales europäisches Publikum: 16:00–17:00 Uhr Für Frühaufsteher und Schulungen: 8:00–9:00 Uhr Unbedingt vermeiden: 12:00–13:00 Uhr (Mittagspause), nach 19:00 Uhr für B2B
3. Zeitzonen überprüfen
Finde heraus, wo sich dein Hauptpublikum befindet (50 %+). Optimiere die Zeit für sie. Zieh für sehr globale Zielgruppen doppelte Sitzungen in Betracht.
4. Leg die Dauer der Veranstaltung fest
Kurze Updates: 30–45 Minuten Standard-Webinare: 60–90 Minuten Umfassende Schulungen: 2–3 Stunden Kommuniziere die Dauer klar in der Werbung.
5. Konfiguriere die Automatisierung
Erinnern einrichten: 1 Tag vorher + 1 Stunde vorher Kalenderintegration aktivieren (iCal/Outlook) Für wiederkehrende Events: Nutze die Funktionen für wiederkehrende Events in ClickMeeting
6. Testen und optimieren
Verfolge die Teilnahme für verschiedene Tage/Uhrzeiten Vergleiche die Kennzahlen in der ClickMeeting-Analyse Führe A/B-Tests für verschiedene Zeitfenster für ähnliche Events durch Setze verstärkt auf das, was am besten funktioniert
7. Plan B vorbereiten
Mach eine Aufzeichnung für Nicht-Teilnehmer Schick eine Folge-E-Mail mit einem Link zur Aufzeichnung Plan das nächste Event schon zum optimalen Zeitpunkt
Sonderfall: hybride Events
Manchmal ist dein Event nicht zu 100 % online. Vielleicht veranstaltest du eine Konferenz mit der Möglichkeit zur Fernteilnahme oder eine Schulung, bei der einige Leute persönlich anwesend sind, andere online. Wie ändert sich dadurch der Zeitplan?
Das Verte Training Center hat hier interessante Erfahrungen gemacht. Im Juni 2022 organisierten sie die 1. Nationale HR- und Gehaltsabrechnungskonferenz im hybriden Format – einige Teilnehmer waren vor Ort, andere nahmen über ClickMeeting teil. Die Veranstaltung dauerte zwei Tage und behandelte umfassende rechtliche Themen rund um HR und Gehaltsabrechnung.
Bei hybriden Veranstaltungen wird das Timing noch wichtiger. Du musst die Bedürfnisse beider Gruppen erfüllen:
Die Teilnehmer vor Ort brauchen Zeit, um zum Veranstaltungsort zu kommen. Das heißt, ein zu früher Beginn (vor 9 Uhr morgens) kann für Leute aus anderen Städten ein Problem sein. Gleichzeitig kannst du nicht zu spät enden, weil die Leute nach Hause müssen.
Remote-Teilnehmer sind flexibel, haben aber auch Erwartungen. Wenn die Veranstaltung den ganzen Tag dauert (z. B. von 9 bis 17 Uhr), kann es für Online-Teilnehmer schwierig sein, über einen so langen Zeitraum hinweg aufmerksam zu bleiben, ohne die physische Präsenz und Energie eines Live-Publikums.
Die Lösung? Strukturieren Sie die hybride Veranstaltung in klar definierte Sitzungen mit Pausen. Zum Beispiel: 9 bis 12 Uhr Vormittagssitzung, eine Stunde Mittagspause, 13 bis 16 Uhr Nachmittagssitzung. Remote-Teilnehmer können sich aussuchen, welche Sessions für sie am wertvollsten sind, und selektiv daran teilnehmen.
ClickMeeting unterstützt das durch gleichzeitiges Streaming auf YouTube oder Facebook – das erweitert die Reichweite über die registrierten Teilnehmer hinaus und ermöglicht es den Leuten, bei ausgewählten Teilen der Veranstaltung „vorbeizuschauen”.
Häufig gestellte Fragen zum Zeitpunkt von Webinaren – FAQ
1. Sollte ich Webinare immer mittwochs um 16 Uhr veranstalten?
Nein, das ist ein guter Ausgangspunkt, aber keine Regel. Nutze mittwochs um 16 Uhr als Standard, aber teste 2–3 Wochen lang andere Zeitfenster mit deiner spezifischen Zielgruppe. Deine Daten können von den Benchmarks abweichen. Der deutsche Markt bevorzugt beispielsweise frühere Uhrzeiten, und einige Branchen haben ihre eigenen Muster.
2. Was ist, wenn meine Zielgruppe zu 100 % in Asien ansässig ist?
Pass dich an die Ortszeit an. 16 Uhr MEZ ist in Asien später Abend. Versuche stattdessen, einen Termin zwischen 11 und 14 Uhr Ortszeit zu finden – das ist in Europa früher Morgen oder Mittag. Alternativ kannst du die Veranstaltung aufzeichnen und zu einem für deine Zielgruppe optimalen Zeitpunkt mit Live-Moderation abspielen.
3. Kann ich mehrere Webinare zu unterschiedlichen Zeiten veranstalten, um verschiedene Zielgruppen zu erreichen?
Klar! Das ist die Strategie der „mehreren Zeitfenster”. Nutze automatisierte Webinare in ClickMeeting, um denselben Inhalt mehrmals zu liefern, ohne jedes Mal selbst präsentieren zu müssen. Das ist besonders effektiv für zeitlose Inhalte und ein globales Publikum. S-FX macht das regelmäßig und organisiert 3–4 Veranstaltungen pro Monat.
4. Steigern E-Mail-Erinnerungen wirklich die Teilnehmerzahl?
Ja! Erinnerungen einen Tag und eine Stunde vor der Veranstaltung können die Teilnehmerzahl um 15–20 % steigern. Die Leute melden sich mit guten Absichten an, vergessen es aber dann. Erinnerungen halten die Veranstaltung im Gedächtnis. ClickMeeting automatisiert das, sodass du dich nicht daran erinnern musst.
5. Wie lange vor der Veranstaltung sollte ich die Anmeldung öffnen?
2–3 Wochen sind für die meisten Webinare ideal. Das gibt genug Zeit für die Werbung, ist aber nicht so weit im Voraus, dass die Leute es vergessen. Für große Konferenzen oder kostenpflichtige Premium-Veranstaltungen kannst du die Anmeldung sogar schon 2–3 Monate vorher öffnen. Für kurze Updates reicht vielleicht schon eine Woche vorher.
6. Sollte ich Veranstaltungen für Berufstätige am Wochenende anbieten?
Im Allgemeinen nein. Die Teilnahme am Wochenende ist sehr gering – die Leute wollen sich ausruhen und nicht an Webinaren teilnehmen. Ausnahme: sehr nischenorientierte Hobby-Communities oder spezialisierte Zertifizierungsschulungen, für die sich die Teilnehmer bewusst Zeit am Wochenende reservieren. Bei 95 % der Veranstaltungen solltest du dich jedoch an die Arbeitswoche halten.
7. Wie gehe ich mit den Zeitunterschieden zwischen den USA und Europa um?
Option A: Wähle 14:00–15:00 Uhr MEZ (8:00–9:00 Uhr EST) – früh für die USA, aber möglich. Option B: Veranstalte zwei Events – eins für Europa (16:00 Uhr MEZ) und eins für die USA (16:00 Uhr EST / 22:00 Uhr MEZ). Option C: Nimm das Event einmal auf und zeig es in zwei Zeitfenstern mit Live-Moderation. Die Wahl hängt davon ab, wie wichtig dir die Live-Interaktion ist.
8. Was ist, wenn trotz guter Zeitplanung niemand an meinem Webinar teilnimmt?
Der Zeitpunkt ist nur ein Faktor. Überprüfe auch: Ist das Thema für das Publikum interessant? Hat die Werbung die richtigen Leute erreicht? Ist die Anmeldung einfach? Hast du Erinnerungen verschickt? Finden zur gleichen Zeit konkurrierende Veranstaltungen statt? Analysiere die E-Mail-Abschlussrate, die Klickrate und die Abbruchpunkte im Anmeldeprozess.
9. Wie oft kann ich wiederkehrende Veranstaltungen organisieren, ohne dass das Publikum ermüdet?
Das hängt vom Format und vom Wert ab. Verte veranstaltet wöchentlich Events (HR Wednesdays) und erhält jedes Mal über 6.000 Anmeldungen. Der Schlüssel zum Erfolg: gleichbleibende Qualität, abwechslungsreiche Themen, jedes Mal ein klarer Mehrwert. Bei weniger häufigen, hochwertigen Inhalten ist einmal im Monat ein sicherer Wert. Testen und beobachten Sie, ob die Anmeldungen zurückgehen – das ist ein Zeichen dafür, dass die Häufigkeit zu hoch ist.
10. Hat die Dauer der Veranstaltung Einfluss darauf, wann sie beginnen sollte?
Ja! Bei Veranstaltungen, die 3–4 Stunden dauern, solltest du einen späten Beginn vermeiden – niemand möchte um 21 Uhr fertig sein. Ein Beginn zwischen 9 und 10 Uhr ist besser. Bei kurzen Sitzungen von 30–45 Minuten bist du flexibler – sogar ein Beginn um 17 Uhr ist okay, da du vor 18 Uhr fertig bist. Kommuniziere immer im Voraus die voraussichtliche Gesamtdauer.
Zusammenfassung: Zeitplanung als Wettbewerbsvorteil
Wenn du ein Webinar zur optimalen Zeit – mittwochs um 16 Uhr – veranstaltest, kann das die Teilnehmerzahl um 30–40 % gegenüber einer ungünstigen Zeitplanung erhöhen. Die optimale Zeitplanung funktioniert aber nur, wenn die Teilnehmer auch wirklich daran denken, teilzunehmen.
Hier kommen die Automatisierungsfunktionen von ClickMeeting ins Spiel: Wiederkehrende Veranstaltungen machen manuelles Umplanen überflüssig, die Zeitzonenumrechnung zeigt jedem Teilnehmer die Ortszeit an, intelligente Erinnerungen halten die Veranstaltung im Gedächtnis und die Kalendersynchronisierung sorgt dafür, dass das Webinar im täglichen Arbeitsablauf der Teilnehmer erscheint.
Wenn du datengestützte Best Practices für die Terminierung (Mittwoch, 16 Uhr, Vermeidung der Mittagszeit) mit den Automatisierungsfunktionen von ClickMeeting kombinierst, schaffst du ein Webinar-Erlebnis, bei dem die Maximierung der Teilnehmerzahl automatisch und nicht zufällig erfolgt.
Bist du bereit, deine Zeitplanungsstrategie zu testen? Fang mit ClickMeeting an – mit einer 30-tägigen kostenlosen Testversion (keine Kreditkarte erforderlich) kannst du mit verschiedenen Zeitfenstern experimentieren, die Teilnahme im Analyse-Dashboard verfolgen und anhand deiner eigenen Daten optimieren.
Denn denk dran: Der beste Zeitpunkt für ein Webinar ist dann, wenn deine spezifische Zielgruppe tatsächlich dabei ist. Fang mit bewährten Benchmarks an (Mittwoch, Nachmittag), aber lass dich bei der weiteren Optimierung von deinen eigenen Daten leiten.
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