Die ultimative Webinar-Checkliste: Deine Schritt-für-Schritt-Anleitung für eine gelungene Online-Veranstaltung

Steht dein erstes Webinar an? Oder hast du schon viel Erfahrung, aber es kommt immer noch vor, dass ein technisches Problem die Veranstaltung unterbricht?

In jedem Fall ist die Schlussfolgerung einfach:

Du brauchst eine Webinar-Checkliste.

ClickMeeting Webinar-Checkliste herunterladen

Sie hilft dir, sicherzustellen, dass alles bereit ist, um das Webinar zu starten und die Teilnehmer/innen in den Raum zu lassen.

Und wir haben gute Informationen: Wir haben eine umfassende 20-Punkte-Checkliste vorbereitet, die du einfach ausdrucken und bei deinen nächsten Veranstaltungen verwenden kannst.

Unten findest du einen Link zum Herunterladen der von den ClickMeeting-Experten erstellten Webinar-Checkliste. Du kannst uns vertrauen, wir haben wirklich eine Menge Erfahrung in der Organisation von Online-Veranstaltungen!

Du veranstaltest ein Webinar? Das brauchst du für den Anfang

Du hast also beschlossen, ein Webinar zu veranstalten. Egal, ob es dein erstes Mal ist oder du deinen Prozess verfeinern willst, alles beginnt damit, dass du die richtigen Werkzeuge zur Verfügung hast. Wenn du von einem Heimbüro oder einem gut ausgestatteten Arbeitsplatz aus arbeitest, hast du wahrscheinlich schon das meiste, was du brauchst.

Das Wesentliche: Um ein Webinar erfolgreich zu veranstalten, solltest du mit den absoluten Grundlagen beginnen. Hier ist, was du brauchst, um eine reibungslose und professionelle Präsentation zu gewährleisten:

• Eine verlässliche Webinar-Plattform: Zuallererst brauchst du eine bewährte und zuverlässige Plattform, wie z. B. ClickMeeting, um deine Veranstaltung durchzuführen. Die richtige Plattform kann den Unterschied ausmachen, wenn es darum geht, einen reibungslosen Ablauf für dich und deine Teilnehmer/innen zu gewährleisten.
• Ein Laptop mit integrierter Kamera oder ein PC mit einer externen Webcam: Die visuelle Qualität ist entscheidend, um das Engagement während deines Webinars aufrechtzuerhalten. Egal, ob du einen Laptop mit integrierter Kamera oder einen Desktop-PC mit externer Webcam verwendest, stelle sicher, dass deine Kamera ein klares, hochauflösendes Video liefern kann. Und: Die Verwendung einer externen Kamera für deinen Laptop kann fantastische Ergebnisse liefern. Denke also über dieses Szenario nach!
• Kopfhörer mit Mikrofon: Ein klarer Ton ist genauso wichtig wie die Videoqualität. Investiere in ein gutes Paar Kopfhörer mit eingebautem Mikrofon, um Hintergrundgeräusche zu minimieren und sicherzustellen, dass deine Stimme klar und deutlich zu hören ist. Wenn du einen Raum mit guter Akustik und wenig Echo hast, kannst du auch in ein USB-Kondensatormikrofon investieren.

Zusätzliche Überlegungen: Auch wenn diese Grundlagen für den Anfang ausreichen, lohnt es sich, ein paar Verbesserungen in Betracht zu ziehen, um die Qualität deines Webinars zu verbessern:

• Beleuchtung: Eine weiche Lichtquelle ist wichtig für ein professionelles Erscheinungsbild auf dem Bildschirm. Platziere die Scheinwerfer vor dir und leicht seitlich, um harte Schatten zu vermeiden, und sorge dafür, dass dein Gesicht gut ausgeleuchtet ist, damit deine Zuhörer dich gut sehen können, während du präsentierst.

Diese Grundeinstellungen reichen aus, um deine Reise in die Welt der Webinare zu beginnen. Genauso wichtig wie die richtige Ausrüstung ist es jedoch, zu wissen, wie man die einzelnen Elemente konfiguriert und optimiert. Hier kommt unsere umfassende Webinar-Checkliste ins Spiel, die dich durch jeden Schritt führt, damit dein Webinar von Anfang bis Ende reibungslos abläuft.

Oh, und mach dich bereit mit unserer Webinar-Checkliste!

Ok, es gibt noch eine Sache, die du unter keinen Umständen vergessen darfst:

Eine gute Vorbereitung.

Und gute Vorbereitung bedeutet einen gut durchdachten Plan, den du dann Punkt für Punkt befolgen kannst.

Das Gleiche gilt für die Vorbereitung selbst. Wenn du die einzelnen Punkte der Webinar-Checkliste abhakst, kannst du sicher sein, dass alles so läuft, wie du es dir vorgestellt hast. Keine Sorge: Du musst diese Checkliste nicht durch Versuch und Irrtum erstellen. Wir haben es für dich getan!

Was ist mit deiner Webinar-Checkliste zu tun?

Die Regel ist einfach, aber unglaublich effektiv: Drucke deine Webinar-Checkliste aus und bewahre sie in der Nähe auf, während du dich auf dein Event vorbereitest. Wenn du sie zur Hand hast, ist sichergestellt, dass in den oft hektischen Momenten vor dem Webinar nichts vergessen wird. Wenn du die einzelnen Schritte durchgehst, kannst du sie mit einem Stift oder einem Textmarker abhaken, damit du sicher sein kannst, dass du alles richtig gemacht hast. Diese einfache Methode hilft dir nicht nur, den Überblick zu behalten, sondern reduziert auch den Stress, weil du einen klaren Plan hast, was zu tun ist. In der Hektik der Last-Minute-Vorbereitungen kann man leicht kleine, aber wichtige Details übersehen, z. B. ob dein Mikrofon funktioniert oder ob deine Folien in Ordnung sind. Mit deiner Checkliste in der Hand kannst du jeden Punkt methodisch abarbeiten und sicherstellen, dass du gut vorbereitet und sicher bist, bevor du auf Sendung gehst. Außerdem solltest du die Checkliste während des Webinars immer griffbereit haben, damit du sie schnell zur Hand hast. So kannst du sie bei Problemen schnell zu Rate ziehen, um sie an Ort und Stelle zu klären und zu lösen. Indem du deine Checkliste zu einem festen Bestandteil deiner Webinar-Routine machst, stellst du sicher, dass die Veranstaltung jedes Mal reibungslos, professionell und erfolgreich verläuft.

Die Checkliste für das Webinar: 20 Muss-Schritte für eine erfolgreiche Veranstaltung

Der Hauptvorteil unserer Webinar-Checkliste? Sie ist wirklich kurz und ermöglicht es dir, sofort sicherzustellen, dass du alles unter Kontrolle hast. Hier ist eine etwas ausführlichere Version, in der wir auch erklären, worauf du besonders achten solltest.

1. Stromversorgung: Stelle sicher, dass deine Geräte an eine zuverlässige Stromquelle angeschlossen oder voll aufgeladen sind. Ein plötzlicher Stromausfall könnte dein Webinar stören, also ziehe eine unterbrechungsfreie Stromversorgung (USV) als Backup in Betracht.
2. Netzwerkkabel: Eine kabelgebundene Internetverbindung ist stabiler als Wi-Fi und verringert das Risiko von Verbindungsproblemen. Schließe deinen Computer mit einem Ethernet-Kabel direkt an deinen Router an, um eine starke und beständige Internetverbindung zu gewährleisten.
3. Webcam: Teste deine Webcam vor dem Webinar, um sicherzustellen, dass sie richtig funktioniert. Eine qualitativ hochwertige Webcam liefert ein klareres und professionelleres Bild und hilft dir, die Verbindung zu deinem Publikum aufrechtzuerhalten.
4. Kopfhörer: Benutze einen guten Kopfhörer, um Rückkopplungen zu vermeiden und sicherzustellen, dass du die Fragen und Kommentare deiner Zuhörer/innen deutlich hören kannst. Kopfhörer mit Geräuschunterdrückung können ebenfalls helfen, Ablenkungen zu minimieren.
5. Mikrofon: Ein hochwertiges Mikrofon ist entscheidend für eine klare Kommunikation. Teste dein Mikrofon, um sicherzustellen, dass es deine Stimme klar und ohne Hintergrundgeräusche aufnimmt. Wenn möglich, verwende ein spezielles externes Mikrofon, anstatt dich auf das eingebaute Mikrofon im Laptop zu verlassen.
6. Zusätzlicher Monitor: Wenn du Zugang zu einem zweiten Monitor hast, nutze ihn! Er kann sich bei Präsentationen oder bei der Bildschirmfreigabe als sehr nützlich erweisen. So kannst du mehrere Fenster und Aufgaben verwalten, ohne den Ablauf deiner Präsentation zu unterbrechen.
7. Präsentationsmaterialien: Bereite deine Folien, Videos und andere Präsentationsmaterialien rechtzeitig vor (und vergiss nicht, sie in deine ClickMeeting-Dateibibliothek hochzuladen!). Achte darauf, dass sie optisch ansprechend und für dein Thema relevant sind, und übe, während deines Webinars reibungslos durch sie zu navigieren.
8. Umfragen/Tests vorbereiten: Wenn du Umfragen oder Tests einplanst, solltest du sie im Voraus erstellen. Mit diesem interaktiven Element kannst du das Engagement der Teilnehmer/innen messen und während oder nach der Veranstaltung wertvolles Feedback sammeln.
9. Kamerarahmen: Positioniere deine Kamera auf Augenhöhe und achte darauf, dass dein Gesicht in der Mitte des Bildes ist. Durch den richtigen Bildausschnitt wirkt deine Präsentation persönlicher und fesselnder für dein Publikum.
10. Kamerafokus: Überprüfe den Fokus deiner Kamera, um ein klares Bild zu erhalten. Wenn du eine Kamera mit manuellem Fokus verwendest, stelle den Fokus so ein, dass dein Gesicht während des gesamten Webinars klar und deutlich zu sehen ist.
11. Vordere Lichter an: Eine gute Beleuchtung ist wichtig für ein professionelles Auftreten. Eine weiche Frontbeleuchtung ist perfekt für ein professionelles Auftreten. Verwende zwei Scheinwerfer, die leicht seitlich vor dir stehen, um dein Gesicht gleichmäßig zu beleuchten. Vermeide grelles Seitenlicht, das unschöne Schatten werfen kann.
12. Keine Deckenleuchten: Schalte Deckenleuchten aus, die Schatten oder Blendung verursachen können. Verlasse dich stattdessen auf eine weiche Beleuchtung von vorne, um ein schmeichelhaftes und klares Bild zu erzeugen.
13. Geschlossene Fenster: Schließe die Fenster, um Außengeräusche wie Verkehr oder Wind abzuschirmen. Das sorgt für eine ruhige Umgebung und stellt sicher, dass dein Publikum dich ohne Ablenkung gut hören kann.
14. Klimaanlage aus: Schalte die Klimaanlage oder Ventilatoren aus, die Hintergrundgeräusche verursachen könnten. Wenn der Raum zu warm wird, solltest du ihn vor Beginn des Webinars abkühlen.
15. Schild „On Air“ an der Tür: Wenn du dich in einem Gemeinschaftsraum befindest, hänge ein „On Air“-Schild an deine Tür, um zu signalisieren, dass du live bist und nicht gestört werden darfst. Das hilft, Unterbrechungen während deiner Präsentation zu vermeiden.
16. Telefon stummschalten: Schalte dein Telefon und alle anderen Geräte, die während des Webinars Benachrichtigungen ausgeben oder klingeln könnten, stumm. So ist sichergestellt, dass du dich auf die Präsentation und dein Publikum konzentrieren kannst.
17. Gedruckte Agenda: Halte eine gedruckte Agenda oder eine Liste mit den wichtigsten Punkten griffbereit. Das hilft dir, den Überblick zu behalten und stellt sicher, dass du alle wichtigen Themen während deines Webinars abdeckst.
18. Wasserflasche: Halte eine Wasserflasche in der Nähe. Wenn du über einen längeren Zeitraum sprichst, kann das deine Kehle austrocknen, und eine ausreichende Flüssigkeitszufuhr hilft dir, während der gesamten Sitzung eine klare Stimme zu behalten. Vermeide es, Wasser in dem Glas auf dem Schreibtisch aufzubewahren. Eine versehentliche Handbewegung kann dein Webinar vorzeitig beenden.
19. Aufzeichnung einschalten: Beginne mit der Aufzeichnung deines Webinars zu Beginn, um die gesamte Sitzung festzuhalten. Diese Aufzeichnung kann für die Nachbereitung der Veranstaltung, für das Marketing oder für interne Überprüfungen verwendet werden. Vergiss nicht, dass du in ClickMeeting einen automatischen Start der Aufzeichnung einstellen kannst. Eine Sache weniger, die du dir merken musst!
20. Engagement des Publikums: Beziehe dein Publikum mit ein, indem du Blickkontakt mit der Kamera hältst, auf Fragen reagierst und die Interaktion durch Umfragen oder Fragerunden anregst. Der Aufbau einer Verbindung zu deinem Publikum ist der Schlüssel zu einem erfolgreichen Webinar. Aber damit das überhaupt…. möglich ist Stelle sicher, dass dein Publikum dich sehen und hören kann! Das geht am besten, indem du sie einfach fragst.

Diese umfassende Checkliste deckt alle wichtigen Aspekte der Webinar-Vorbereitung ab und stellt sicher, dass du gut gerüstet bist, um eine reibungslose, professionelle und ansprechende Online-Veranstaltung durchzuführen. Stell sicher, dass du sie parat hast!