Как провести вебинар? Полное руководство по организации вебинаров

Вебинары пользуются большим спросом, в масштабах, с которыми мы не сталкивались раньше. Вот уже несколько лет вебинары являются составной частью цифровой среды в сфере бизнеса и образования. Однако до недавнего времени вебинар был инструментом, скорее, для продвинутых специалистов по маркетингу, продавцов или преподавателей. Сегодня он становится одним из наиболее фундаментальных видов сетевых коммуникаций. В настоящей статье мы проведем тщательный анализ вебинаров.

Глобальный переход на удаленную работу и образование привел к резкому увеличению интереса к программному обеспечению для проведения видеоконференций и вебинаров. Эта технология быстро проникает на новые рабочие места, в газеты, радио или телевидение.

Неожиданно выяснилось, что при помощи вебинаров можно проводить обучение в школе, организовать международную научную конференцию или защитить свою дипломную работу – дистанционно!

Перед рассмотрением этого типа мероприятия со всех сторон давайте начнем с определения.

Что такое вебинар?

Вебинар, в наиболее широком понимании, это семинар, организованный через Интернет (англ. seminar + web). Это мультимедийная форма удаленной связи на основе технологии, при помощи которой организаторы могут встретиться со своей аудиторией в виртуальной переговорной.

Вооруженный комплектом полезных инструментов, организатор может презентовать контент участникам интерактивным и привлекательным способом.

Какие функции предлагает вебинар?

Феномен роста интереса к вебинарам возник не сегодня. От года к году организовываются тысячи виртуальных конференций, которые собирают миллионы участников со всего мира.

И этому существует объяснение. Вебинары помогают легко общаться с аудиторией, разбросанной по всему миру, обмениваться знаниями и контролировать их усвоение в режиме реального времени.

Давайте рассмотрим наиболее важные функции, предлагаемые платформой ClickMeeting.

Переговорная – место проведения вашего мероприятия

Место, где проходит ваш вебинар, называется переговорной. Это виртуальный переговорный зал, командный центр, где вы встречаетесь с участниками вашего мероприятия.

Здесь вы можете включить веб-камеру и микрофон (встроенные на вашем компьютере или внешнем автоматически конфигурируемом устройстве) для звукового и визуального общения со своей аудиторией. Здесь обеспечивается связь без помех – ваши участники видят и слышать вас.

В переговорной вы можете также:

• показывать предварительно подготовленную презентацию или другие файлы – графические, текстовые, электронные таблицы или видео материалы;
• рисовать и писать на виртуальной доске и просто обмениваться результатами своей работы с участниками вашего мероприятия;
• показать выбранный видеоролик непосредственно с платформы YouTube;
• использовать общий доступ к экрану, чтобы показать все нюансы и особенности вашего приложения, документа или продемонстрировать то, над чем вы сейчас работаете;
• осуществлять трансляцию вашего мероприятия на Facebook или YouTube;
• проводить тесты и опросы, результаты которых вы можете обсудить во время вебинара;
• продавать ваш продукт, услугу или онлайн-курс при помощи кнопки «Призыв к действию», которая поможет перенаправить участников на специализированный веб-сайт, страницу регистрации или покупки;
• общаться с вашей аудиторией при помощи окна чата или во время модерированного сеанса ответов и вопросов.

Как настроить оформление вашего семинара в соответствии с вашими потребностями

Указанный выше инструментарий не является единственным решением, которое поможет вам выбрать оформление вашего вебинара. Вы можете принимать полный спектр решений в отношении внешнего вида вашей переговорной – будут ли использоваться ваш логотип или фирменные цвета, какое фото или графика подчеркнут уникальность вашего мероприятия в качестве фонового изображения вашей виртуальной переговорной и других страниц:

• страницы регистрации;
• приемной с программой вебинара;
• страницы вашего профиля;
• страницы благодарности.

Вы хотите знать, как это можно легко сделать с помощью функции Custom branding? Смотрите это видео:

Для чего вы можете использовать вебинары?

Поскольку мы уже ответили на вопрос «Что?», время перейти к ответу на вопрос «Зачем?». Для чего вы можете использовать вебинары? В каком виде деятельности вы можете использовать такие онлайн-мероприятия?

Чтобы подразделить вебинары на категории в отношении их использования, мы взяли для рассмотрения статистические данные за 2019 год, проанализировали их, а затем представили в виде нашего ежегодного отчета «Статистика вебинаров».

Мы выяснили, что в прошлом году только на платформе ClickMeeting было организовано 627 033 мероприятий, которые привлекли 8 504 770 уникальных пользователей!

После тщательного анализа мы смогли идентифицировать несколько ведущих категорий, в которые были включены следующие мероприятия:

• Онлайн-курсы и учебные семинары – 35,6% (25% из них были предназначены для внутреннего обучения компаний)
• Демонстрация продукта и маркетинг – 27,8%
• Деловые совещания онлайн – 11%
• Мировоззрение и эзотерика – 2,7%
• Прочее – 22%

Новая реальность – полностью дистанционное общение

Статистика по вебинарам, проведенным в 2019 году, является впечатляющей, и демонстрирует значительный прирост по сравнению с предыдущими годами. События, связанные с пандемией коронавируса, привели к полной революции в нашем образе жизни и сделали вебинары и видеоконференции жизненно необходимыми для организаций, компаний, государственных учреждений, системы здравоохранения и, главным образом, для образовательных учреждений.

Наши исследования снова базируются на цифрах – в марте 2020 года299 906 мероприятий были организованы на платформе ClickMeeting. Если мы сравним их с общим количеством вебинаров и онлайн-мероприятий за 2019 год, то количество мероприятий в одном только марте 2020 года составило 50% от общего количества за 2019 год! 3 203 034 участников приняли участие в этих мероприятиях, и это означает, что еще два месяца такой интенсивной деятельности помогут нам побить рекорд прошлого года.

Сейчас мы можем говорить о двух основных тенденциях, сформировавшихся в результате вынужденной самоизоляции:

• Удаленная работа – в короткие сроки компаниям пришлось переключиться на работу в удаленных командах. Это потребовало постоянной коммуникации между руководителями и сотрудниками, а также между самими сотрудниками. В дополнение к традиционным электронным письмам, мессенджерам, таким как Slack, или приложениям управления проектами, на помощь пришли видеоконференции и вебинары в качестве эффективного инструмента для общения и сотрудничества.

Загрузите наше бесплатное руководство и получите пошаговые инструкции о том, как использовать платформу ClickMeeting для организации и проведения онлайн-совещаний:

• Дистанционное образование – школы и университеты первыми пострадали от пандемии и были вынуждены закрыть свои двери для тысяч учеников и студентов. Однако учебный процесс не предполагает никаких перерывов, поэтому образовательным учреждениям пришлось искать решение, чтобы продолжить обучение. Вебинары, которые уже использовались как технология, идеально соответствующая тенденциям дистанционного обучения во всем мире, оказались настоящим спасением. Переговорная – это отличный выбор в качестве полностью оснащенного виртуального класса или лекционного зала.

Загрузите наше бесплатное руководство и получите пошаговые инструкции о том, как наилучшим образом использовать платформу ClickMeeting для дистанционного обучения:

Вебинар и онлайн-конференция: в чем разница?

Мы выделили три основных типа видеоконференций:

• курсы и учебные семинары;
• демонстрация продукта и маркетинг;
• деловые совещания онлайн.

Первые две категории соответствуют определению вебинара, в то время как деловые совещания онлайн несколько обособлены, несмотря на то, что в распоряжении их организаторов огромный выбор инструментов, как и в случае с вебинарами.

Так в чем же разница между вебинарами и онлайн-конференциями? Эти два типа мероприятий отличаются по следующим параметрам:

• Цель – если вы хотите обратиться к большей аудитории, чтобы прочесть лекцию, организовать онлайн-конференцию или представить продукт сотням потенциальным клиентов одновременно, вашим инструментом станет вебинар. С другой стороны, если вы хотите провести совещание в группе до 25 человек – совещание руководителей, управляющих, партнеров по бизнесу или членов группы – вам следует выбрать онлайн-конференцию.
• Количество участников – как было указано ранее, вебинар – это форма общения с большой аудиторией до 1000 человек. Онлайн-конференция, с другой стороны, предполагает малочисленное мероприятие, максимум на 25 участников.
• Режим мероприятия – вебинар точно определяет отправителя и получателей контента (режим презентации, также известный как режим только прослушивания). В случае онлайн-конференции участники могут участвовать в мероприятии и в разговоре имеют те же права, что и организатор (режим обсуждения).

Как провести вебинар?

Теперь, когда вы знаете, что такое вебинар и зачем вам стоит внедрять его в свою ежедневную деятельность, мы предоставим вам руководство по организации такого мероприятия. Не беспокойтесь, мы подготовили множество полезных материалов, включая видеоинструкциии. Все это предназначено для одной цели – сделать весь процесс простым для вас.

Шаг 1: Создайте свою учетную запись

Если у вас еще нет учетной записи на ClickMeeting, для начала зарегистрируйте бесплатную пробную учетную запись. Если вы уже сделали это, войдите в систему под своим именем пользователя.

Шаг 2: Создайте вебинар

После входа в учетную запись нажмите кнопку Создать вебинар.

Как вы видите выше, существует три типа вебинаров:

• Вебинар в прямом эфире – классический тип вебинара, проводимого в режиме реального времени;
• Автоматический вебинар – да, автоматизация пришла и на платформы по проведению вебинаров, и это позволит вам провести вебинар в режиме автопилота. Эта функция чрезвычайно полезна, если вы считаете, что на проведение прямых трансляций у вас уходит слишком много времени.

В случае автоматического вебинара вы устанавливаете конкретную дату мероприятия, как и во втором шаге. Однако в данном случае, вместо организации презентации в режиме прямой трансляции вы загружаете ранее записанный вебинар с возможностью дополнения его опросом, дополнительным видеороликом или кнопкой «Призыва к действию».

Преимущество этой опции в автоматическом запуске и проведении вебинара, что экономит вам много времени! 

Смотрите, как это работает:

• Вебинар по запросу – четвертый тип мероприятия также помогает вам достичь наибольшего результате в работе, повторно используя ранее записанный вебинар.

Разница между прямой трансляцией вебинара, автоматическим вебинаром и вебинаром по запросу состоит в том, что вебинар по запросу не организуется в конкретный день, а доступен участникам в любое время, когда они захотят его посмотреть.

Большим преимуществом этого решения является не только большая доступность вашего контента приглашенным участникам, а в том, что они могут присоединиться к мероприятию в любой день или время. Если вашей нишей является маркетинг и продажи, вебинары по запросу можно использовать как механизм привлечения потенциальных клиентов.

Смотрите, как это работает:

С помощью последних обновлений на платформе ClickMeeting вы можете теперь выбрать тип вебинара (вебинар в прямом эфире, вебинар по требованию, автоматический вебинар) в самом начале. Когда вы нажмете кнопку Создать вебинар, вы увидите раскрывающийся список для каждого типа вебинара, который вы хотели бы запланировать.

На этом этапе давайте выберем функцию Вебинар в прямом эфире. После этого вы будете перенаправлены на страницу с настройками мероприятия.

Дайте название мероприятию в зависимости от темы вашего вебинара. Оно не только поможет участникам вашего мероприятия определить, чему оно посвящено, но и облегчит вам его поиск на панели управления среди множества других ваших конференций.

Шаг 3: Установите тип переговорной

Этот этап является важным, поскольку правильный выбор типа переговорной открывает множество возможностей для вас:

• Постоянные – в этой опции нет конкретной даты и времени начала вашего мероприятия. При выборе этого типа переговорной вы создаете постоянное место вашей конференции, которую вы можете провести в любое время.

• Предстоящие – классическая форма вебинара, который проходит в режиме прямой трансляции. Здесь вы настраиваете точную дату и время своего мероприятия, а также его соответствие временным зонам.

Шаг 4: Выберите тип доступа

Следующим решением на этапе настроек вебинара является определение типа доступа. По умолчанию для всех мероприятий устанавливается доступ для всех.

Это означает, что каждый, у кого есть ссылка на ваше мероприятие, сможет присоединиться одним щелчком мыши. Несмотря на то, что это элементарно просто для ваших участников, такой способ проведения вебинаров не самый безопасный.

Почему? Потому что резкий всплеск интереса к проведению онлайн-конференций за последнее время также привел к возникновению патологического поведения пользователей, которое войдет в историю как «зумбомбинг», т.е. атаки троллей, взламывающих онлайн-конференции и вклинивающихся в процесс их проведения. В этой статье мы уже описывали, как защитить себя от таких атак. 

Одним из способов является защита доступа к мероприятию с помощью пароля…

…или токена, который работает как одноразовый билет – если пользователь использует его, чтобы присоединиться к мероприятию, никто уже не сможет воспользоваться им. Поэтому это наиболее безопасный вариант.

И вот как это работает:

Платные вебинары

Последним типом доступа к вебинару является установка платы за посещение мероприятия. Не существует более открытого и простого способа зарабатывать деньги на проведении вебинаров. Если вы обладаете уникальным опытом и навыками, которые имеют определенную цену на рынке, почему бы не сделать их дополнительным (или основным) источником дохода?

Чтобы вдохновить вас, мы обратимся к данным нашего отчета «Статистика вебинаров». В 2019 году платные вебинары, организованные на платформе ClickMeeting, принесли сумму в 360 000 долларов США. При этом самое прибыльное мероприятие принесло своему организатору прибыль в 20 930 долларов США.

Как приступить к организации платных вебинаров? Вам стоит посмотреть это видео:

Шаг 5: Сохраните изменения и пригласите участников

Итак, мы обсудили, как выбрать название вебинара, тип переговорной и тип доступа. Теперь нужно сделать один щелчок мыши, чтобы сохранить изменения и начать приглашать участников и, если необходимо, других докладчиков.

После отправки приглашений по электронной почте вы можете продолжить работу и начать подготовку вашего контента, создать презентации и прочие материалы и совершенствовать свои навыки докладчика.

Шаг 6 – не обязательный – Настройте процессы продвижения и автоматизации

Несмотря на то, что в самом начале вашей работы с вебинарами этот шаг не является необходимым для проведения успешного вебинара, стоит ознакомиться с потенциалом этой функции в отношении эффективного продвижения и взаимодействия с участниками до и после мероприятия.

Автоматизация может казаться в высокой степени сложной с точки зрения технологии, но такие инструменты чрезвычайно просты в использовании.

На данном этапе конфигурирования настроек вашего мероприятия войдите в закладку «Автоматизация».

Когда вы зайдете в отдельные разделы, вы поймете, в чем потенциал автоматизации:

В закладке «Действия по автоматизации мероприятия» вы увидите следующие опции:

• публикация мероприятия на странице вашего профиля;
• автоматическая трансляция вашего мероприятия на Facebook или YouTube;
• настройка автоматического начала записи вашего мероприятия с указанием ее внешнего вида;
• публикация записи на странице вашего профиля, канале YouTube или экспорт в учетную запись Dropbox.

В разделе «Правила продвижения мероприятия» вы сможете настроить последовательность автоматической отправки электронных сообщений о предстоящем вебинаре. Соответствующие сообщения будут отправлены вашим участникам:

• за 5 минут до начала мероприятия;
• за 30 минут до начала мероприятия;
• за 1 час до начала мероприятия;
• за 1 день до начала мероприятия;
• или в любой день и время, которые устанавливаете только вы!

Раздел «После завершения мероприятия» – это нечто большее, чем просто вишенка на торте. Если вы ищете решения, которое позволило бы вам

• отображать страницу благодарности с URL для участников мероприятия;
• отправлять вашим участникам автоматическое письмо благодарности сразу же после завершения мероприятия (сообщение с вашим оригинальным контентом, файлами для доступа, записью вебинара или кнопкой для отзыва);
• отправлять автоматическое письмо после завершения вебинара тем участникам, которые зарегистрировались на ваш вебинар, но не присутствовали на нем;
• отправлять автоматическое приглашение на ваши следующие мероприятия с опцией разделения участников присутствовавших и отсутствовавших на мероприятии…

…то вы его нашли, и вам потребуется сделать лишь несколько щелчков мыши.

В чем значимость этой функции для бизнеса и как легко выполнить ее настройку? Смотрите данный материал:

Шаг 7: Начните проведение вебинара

Великолепно! Все готово. Мероприятия по продвижению вебинара завершены, и мероприятие начнется через несколько минут. Вам теперь нужно только зайти в переговорную и начать проведение мероприятия.

Как мы уже говорили ранее, не важно, с кем вы встречаетесь – со студентами или учениками, потенциальными клиентами, заказчиками или коллегами. В вашем распоряжении есть набор инструментов, которые сделают ваше мероприятие привлекательным и интерактивным:

• презентация и другие файлы;
• доска с инструментами для записи и рисования;
• отображение выбранного видеоролика непосредственно с платформы YouTube;
• общий доступ к экрану;
• тесты и опросы;
• кнопка призыва к действию;
• чат и сеанс вопросов и ответов.

Обратите внимание, что у вас есть полный контроль над тем, как выглядит ваша переговорная во время проведения мероприятия: вы можете переместить или убрать экран для аудио и видео, уменьшить или увеличить окно чата:

Какая длительность должна быть у вашего вебинара? Это зависит от вас и сложности вашего контента. Помните, что для вебинара, по определению, свойственно наличие обширного материала, и не стоит бояться, что он будет слишком длинным.

Согласно нашему отчету «Статистики вебинаров» средняя длительность вебинара в 2019 году составила почти 1,5 часа, в то время как средняя длительность присутствия на мероприятии – 53 минуты!

Не бойтесь! Если вы сумели привлечь участников к вашему мероприятию, которые готовы тратить свое драгоценное время для получения знаний, предлагаемых вами, они будут присутствовать столько, сколько нужно.

Достижение уровня мастера путем интеграции вебинаров с другими приложениями

Независимо от вашей цели как организатора вебинара при проведении образовательной и обучающей деятельности, маркетинга или продаж, вы можете достичь высот профессионализма.

Как? Путем интеграции вашей учетной записи ClickMeeting с другими приложениями следующих категорий:

• системы CRM (системы управления отношениями с клиентами): HubSpot, Keap (ранее Infusionsoft) или Pipedrive;
• LMS (системы управления обучением): Moodle;
• Маркетинг: GetResponse, HubSpot, Zapier;
• Аналитика и ремаркетинг: Google Analytics, Google Tag Manager, Facebook Pixel;
• Социальныесети: Facebook, Twitter, LinkedIn, YouTube;
• Прочие: Slack, Google Calendar, WordPress.

Решение остается за вами, какие внешние инструменты стоит использовать и внедрять в свой бизнес.

Одна из указанных выше платформ поможет вам больше других и автоматически построит сеть соединений, например, после создания нового вебинара на платформе ClickMeeting. Мы говорим о Zapier. Смотрите, как это работает:

Почему стоит заниматься вебинарами?

Еще до начала быстрых изменений, связанных с распространением пандемии, вебинар уже имел прочную и надежную позицию как разнообразный и эффективный инструмент общения. Это уже подтвердили наиболее авторитетные отчеты и исследования по маркетингу (особенно видеомаркетингу) и работы учителей, коучей, специалистов по маркетингу, продавцов или организаций местного управления во всем мире.

Сегодня вебинары стали не просто эффективным инструментом для представления контента и обмена знаниями. Переход всего мира на удаленную работу и дистанционное обучения из-за кризиса в связи с пандемией сделал эту форму коммуникации базовым инструментом.

С помощью простой в использовании платформы ClickMeeting с богатыми функциональными возможностями, открывающими путь к совершенному овладению этим инструментом, вы сможете успешно внедрить вебинары в работу вашей организации или индивидуальную предпринимательскую деятельность.

Удачи вам!