Was würden Sie tun, wenn Ihr Customer-Success-Team durchschnittlich 4 bis 6 Stunden pro Person für individuelle Schulungen aufwenden müsste – bei immer gleichen Inhalten? TimeTac, ein österreichisches SaaS-Unternehmen für Zeiterfassung, hat sich genau diese Frage gestellt. Die Antwort darauf hat verändert, wie das Unternehmen Kunden einarbeitet, Leads generiert und die Arbeitszeit seines Teams einsetzt.
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📌 Die wichtigsten Erkenntnisse
- Individuelle Schulungen kosteten das Team 4–6 Stunden pro Person – der Umstieg auf 1-to-many-Webinare hat diesen Aufwand eliminiert, ohne Abstriche bei der Qualität.
- Die gesamte Webinar-Planung für ein Jahr dauert heute ca. einen halben Tag – dank der Kopierfunktion und des einfachen Setups in ClickMeeting.
- Webinare dienen nicht nur der Kundenschulung – TimeTac nutzt ClickMeeting auch gezielt zur Lead-Generierung für Interessenten, die noch keine Kunden sind.
- Spezifische Themenwebinare haben direkt zur Kundengewinnung beigetragen – ClickMeeting ist damit Teil des Vertriebsprozesses geworden.
- Die Plattform läuft vollständig im Browser – keine Installation, kein technischer Aufwand für externe Teilnehmer.
- TimeTac empfiehlt ClickMeeting ausdrücklich für Unternehmen, die wiederkehrende Schulungen oder Inhalte skalierbar anbieten möchten.
Wer ist TimeTac – und warum ist Zeit ihr wichtigstes Thema?
TimeTac ist ein europäisches SaaS-Unternehmen, das Zeiterfassungs- und Anwesenheitssoftware für Unternehmen anbietet. Die Vision des Unternehmens lässt sich in einem Satz zusammenfassen:
„Die Vision von TimeTac lautet: ‚Across the Globe We Help to Use Time in a Meaningful Way’ – also weltweit dabei zu helfen, Zeit sinnvoll zu nutzen. Auf dieser Basis möchte TimeTac Transparenz in Unternehmen schaffen und Teams auf der ganzen Welt dabei unterstützen, Zeit für die wirklich wichtigen Dinge zu finden.”
Diese Haltung ist kein Marketingversprechen – sie ist die Grundlage jeder Produktentscheidung. Es ist daher kein Zufall, dass TimeTac das Problem ineffizienter interner Prozesse sehr ernst genommen hat. Den größten Handlungsbedarf gab es im Customer-Success-Team. 
Welches Problem wollte TimeTac lösen?
Hinter der Entscheidung für Webinare steckte eine strukturelle Ineffizienz, die viele wachsende SaaS-Unternehmen kennen – und oft zu lange ignorieren.
Warum wurden individuelle Schulungen zum Engpass?
Vor einigen Jahren führte das Customer-Success-Team von TimeTac Schulungen in Einzelgesprächen durch. Jede Sitzung dauerte zwischen 4 und 6 Stunden pro Person. Über das gesamte Team gerechnet – für Neukunden, Onboarding-Kunden und Bestandskunden – summierte sich das zu einem erheblichen Zeitaufwand.
Das eigentliche Problem: Die Inhalte waren immer dieselben. Jeder Kunde musste dieselben Funktionen kennenlernen, dieselben Abläufe durchgehen, dieselben Fragen stellen. Das Team wiederholte sich Woche für Woche – individuell, in Einzelgesprächen.
„Vor ein paar Jahren verbrachten wir pro Person im Durchschnitt 4–6 Stunden in individuellen Key-User-Schulungen, auf das gesamte Team gerechnet war dies sehr viel Zeit. Nach einem Brainstorming haben wir uns dazu entschieden, diese Schulungen wöchentlich für einen viel größeren Interessentenkreis anzubieten – Neukunden, Kunden im Onboarding Service sowie Bestandskunden –, da die Inhalte grundsätzlich ja immer die gleichen sind. Wir suchten nach einem Tool, mit welchem wir schnell und einfach 1-to-many-Schulungen abbilden können, und aus diesem Grund setzen wir ClickMeeting dafür primär ein.”
Die Lösung war konsequent: Vom 1-zu-1-Modell zum 1-zu-viele-Modell. Dafür brauchte es die richtige Plattform.
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Wie nutzt TimeTac ClickMeeting heute?
Das Webinar-Setup von TimeTac ist keine einfache Lösung für ein einzelnes Problem – es ist eine zweigleisige Strategie, die sowohl Kundenbindung als auch Neukundengewinnung bedient.
Welche Teams setzen auf Webinare – und wofür?
ClickMeeting wird bei TimeTac hauptsächlich von zwei Abteilungen eingesetzt: Marketing und Customer Success. Beide führen externe Sessions durch, verfolgen dabei jedoch unterschiedliche Ziele.
„ClickMeeting wird primär von den Teams Marketing sowie Customer Success verwendet, um Webinare bzw. Schulungen extern durchzuführen, aufzunehmen und diese zu managen.”
Customer Success nutzt die Plattform für standardisierte, wiederkehrende Schulungen – offen für drei verschiedene Zielgruppen:
- Neukunden – schnelles Onboarding direkt nach Vertragsabschluss
- Kunden im Onboarding Service – begleitete Einführung mit strukturiertem Ablauf
- Bestandskunden – Auffrischung, neue Funktionen, offene Fragen
Das Marketing-Team setzt ClickMeeting für einmalige Webinare zu ausgewählten Themen ein. Diese Sessions richten sich auch an Leads – Interessenten, die TimeTac kennen, aber noch keine Kunden sind.
„Neben diesen Key-User-Schulungen verwenden wir ClickMeeting auch für einmalige Webinare zu den unterschiedlichsten Themen.”
Das Ergebnis: ClickMeeting steht bei TimeTac an der Schnittstelle zwischen Kundenservice und Vertrieb.
Welche Ergebnisse hat TimeTac erzielt?
Nach dem Wechsel von Einzelgesprächen zu Gruppenwebinaren hat TimeTac die Ergebnisse in zwei Bereichen beobachtet – interne Effizienz und externes Wachstum. Beide haben sich verbessert.
Hat der Umstieg auf Webinare Zeit gespart und neue Kunden gebracht?
Auf der Effizienzseite sprechen die Zahlen für sich. Die gesamte Webinar-Planung für ein Jahr dauert heute etwa einen halben Arbeitstag. Danach ist alles eingerichtet und einsatzbereit.
„Ein bereits bestehendes Meeting zu kopieren ist sehr einfach, deswegen hält sich hier der Admin-Aufwand auch sehr gering. Um die gesamte Webinar-Planung für ein Jahr durchzuführen, benötigen wir ca. einen halben Tag und dann ist die Sache erledigt und alles steht und ist eingerichtet.”
Das ist eine deutliche Veränderung gegenüber dem alten Modell, bei dem jede einzelne Schulung erheblichen Zeitaufwand für das Team bedeutete. Die gewonnenen Stunden können nun in höherwertige Kundeninteraktionen fließen.
Auf der Geschäftsseite haben die thematischen Webinare des Marketing-Teams messbare Ergebnisse gebracht.
„Wir hatten großen Erfolg mit eigenen Webinaren zu speziellen, ausgewählten Themen. Diese sind von den Interessenten gut angenommen worden, dadurch konnten wir einige Kunden gewinnen. Durch das Abhalten von regelmäßigen Schulungen wurde intern sehr viel an wertvoller Arbeitszeit gestreamt und Zeit eingespart.”
Zwei Ergebnisse auf einmal: weniger interner Aufwand und mehr externe Pipeline.
½ Tag
für die gesamte Webinar-Planung eines Jahres – statt stundenlanger Vorbereitung einzelner Schulungen
Welche Funktionen schätzt TimeTac am meisten?
Nicht jedes Team braucht dasselbe von einer Webinar-Plattform. Für TimeTac – mit wiederkehrenden, operativen Sessions für externe Zielgruppen – sind bestimmte Funktionen deutlich wichtiger als andere.
Welche ClickMeeting-Tools haben den größten Unterschied gemacht?
Auf die Frage nach den wichtigsten Funktionen hebt das TimeTac-Team drei Bereiche hervor.
„Wir schätzen besonders die Kopierfunktion, mit der wir neue Webinare zeitsparend erstellen können. Das spart uns sehr viel Zeit. Auch die Personalisierungs- und Branding-Funktionen sind sehr gut ausgearbeitet.”
Die Kopierfunktion ist der praktischste Zeitsparer im Alltag. Ein neues Webinar anlegen bedeutet: bestehendes Webinar duplizieren, Details anpassen – fertig. Kein Aufbau von Grund auf, keine Wiederholung von Konfigurationsschritten.
Personalisierung und Branding sind für TimeTac wichtig, weil externe Sessions – ob für zahlende Kunden oder Interessenten – stets ein professionelles Bild vermitteln müssen. Ein auf die eigene Marke zugeschnittener Webinarraum stärkt die Wahrnehmung des Unternehmens in jedem Kontaktpunkt.
Chat-Management ist der dritte relevante Bereich. Mit externen Zielgruppen unterschiedlicher Größe ist geordnete Kommunikation während der Session entscheidend.
„Sowohl der öffentliche als auch der moderierte Chat funktionieren sehr gut. Außerdem ist die Möglichkeit, Teilnehmer*innen standardmäßig stummzuschalten, sehr hilfreich.”
Das sind keine spektakulären Funktionen – aber genau die Art zuverlässiger, durchdachter Werkzeuge, die wiederkehrende Sessions reibungslos machen.
„Unternehmen, die regelmäßig gut strukturierte Webinare durchführen, berichten immer wieder von denselben zwei Effekten: Ihre Kunden erzielen bessere Ergebnisse, und ihre Support-Teams verbringen weniger Zeit mit wiederkehrenden Fragen. TimeTac ist ein Paradebeispiel für diese Dynamik. Wer einmalige Einzelsitzungen durch ein skalierbares, professionell gebrandetes Format ersetzt, spart nicht nur Zeit – er schafft ein konsistenteres und professionelleres Kundenerlebnis.”
Tomasz Bołcun
Brand Manager @ ClickMeeting
Was denkt TimeTac über die Stabilität von ClickMeeting?
Externe Webinare erhöhen den Einsatz. Wenn die Zielgruppe die eigenen Kunden sind – nicht Kollegen –, fällt eine schlechte Plattformleistung direkt auf die eigene Marke zurück. TimeTac führt solche Sessions Woche für Woche durch, für neue und bestehende Kunden.
Ist die Plattform zuverlässig genug für externe, kundenorientierte Sessions?
Bei Sessions, die für Neu- und Bestandskunden offen sind, ist Zuverlässigkeit keine Option – sie ist Voraussetzung. Ein technisches Problem während eines Onboarding-Webinars hinterlässt genau den falschen ersten Eindruck.
TimeTacs Einschätzung ist klar und direkt:
„Das Tool ist im Großen und Ganzen sehr stabil und performant.”
Dieses knappe Urteil sagt oft mehr als jede Funktionsliste. Wenn ein Tool einfach funktioniert – Session für Session, Woche für Woche – hört es auf, etwas zu sein, über das man nachdenken muss, und wird zur Infrastruktur, auf die man sich verlassen kann.
Würde TimeTac ClickMeeting weiterempfehlen?
Nach Jahren wöchentlicher Sessions und messbarer Ergebnisse kann TimeTac aus eigener Erfahrung beurteilen, was die Plattform leistet – und für wen sie besonders geeignet ist.
Welchen Rat gibt TimeTac Unternehmen mit ähnlichem Schulungsbedarf?
Die Empfehlung von TimeTac ist eindeutig – und wird mit einer klaren Begründung untermauert.
„Ja, es ermöglicht wiederkehrende Schulungen oder Inhalte gut zu strukturieren und abzuhalten, dadurch wird Zeit an den richtigen Stellen eingespart. Das funktioniert vor allem gut bei Inhalten und Themen, welche immer die gleichen sind. Weiter ist das Setup und das Tool auch einfach zu bedienen, ohne vorher sich groß einarbeiten zu müssen.”
Drei Punkte stechen in dieser Empfehlung heraus:
- Wiederkehrende Inhalte skalieren gut – wer immer wieder dieselben Schulungen anbietet, findet im Webinar-Format das effizienteste Modell.
- Zeit wird dort gespart, wo es zählt – nicht auf Kosten der Qualität, sondern durch den Wegfall von administrativem Mehraufwand und redundanter Wiederholung.
- Die Lernkurve ist minimal – neue Teammitglieder können die Plattform schnell übernehmen, ohne aufwendiges Einarbeiten.
Gerade der letzte Punkt verdient Aufmerksamkeit. ClickMeeting ist darauf ausgelegt, auch für technisch weniger versierte Nutzer zugänglich zu sein – was entscheidend ist, wenn externe Teilnehmer an den Sessions teilnehmen, die das Produkt kennenlernen wollen, nicht die Konferenzsoftware.
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FAQ
1. Was ist TimeTac und was bietet das Unternehmen an?
TimeTac ist ein europäisches SaaS-Unternehmen, das Zeiterfassungs- und Anwesenheitssoftware für Unternehmen anbietet. Die Mission lautet, Organisationen weltweit dabei zu helfen, Zeit sinnvoller einzusetzen und Transparenz in den Arbeitsalltag zu bringen.
2. Wie nutzt TimeTac ClickMeeting?
ClickMeeting wird bei TimeTac in zwei Abteilungen eingesetzt: Marketing und Customer Success. Customer Success führt wöchentliche Schulungswebinare für Neu-, Onboarding- und Bestandskunden durch. Das Marketing-Team nutzt die Plattform für themenspezifische Webinare zur Lead-Generierung.
3. Welches Problem hat ClickMeeting bei TimeTac gelöst?
Individuelle Key-User-Schulungen dauerten pro Person 4–6 Stunden. Über das gesamte Team gerechnet bedeutete das einen enormen Zeitaufwand. Der Wechsel zu Gruppenwebinaren mit standardisierten Inhalten hat diese Redundanz beseitigt und erlaubt es dem Team, deutlich mehr Kunden gleichzeitig zu erreichen.
4. Wie viel Zeit benötigt TimeTac für die Webinar-Planung?
Die Planung aller Webinare für ein ganzes Jahr dauert heute etwa einen halben Tag. Die Kopierfunktion in ClickMeeting ermöglicht es, bestehende Sessions schnell zu duplizieren und anzupassen.
5. Wer nimmt an den Webinaren von TimeTac teil?
Die Zielgruppen umfassen Neukunden, Kunden im Onboarding-Prozess, Bestandskunden sowie – bei themenspezifischen Webinaren – Interessenten, die noch keine TimeTac-Kunden sind.
6. Hat ClickMeeting TimeTac bei der Kundengewinnung geholfen?
Ja. Webinare zu sorgfältig ausgewählten Themen wurden von Interessenten gut aufgenommen und haben direkt zur Gewinnung neuer Kunden beigetragen.
7. Welche ClickMeeting-Funktionen nutzt TimeTac am häufigsten?
Die Kopierfunktion zur schnellen Erstellung neuer Webinare, die Personalisierungs- und Branding-Optionen sowie die Chat-Verwaltung – insbesondere die standardmäßige Stummschaltung von Teilnehmern – sind die meistgenutzten Funktionen.
8. Ist ClickMeeting zuverlässig genug für externe Kundensessions?
Nach Einschätzung von TimeTac ja. Das Tool sei im Großen und Ganzen sehr stabil und performant – eine wesentliche Voraussetzung für Sessions mit externen Teilnehmern.
9. Nutzt TimeTac Integrationen mit ClickMeeting?
Derzeit werden keine externen Integrationen genutzt. TimeTac hat den Wunsch geäußert, künftig eine automatische Google-Calendar-Integration sowie die Möglichkeit zu haben, einen Backup-Moderator zu hinterlegen.
10. Würde TimeTac ClickMeeting anderen Unternehmen empfehlen?
Ja, ausdrücklich. Besonders empfehlenswert sei die Plattform für Unternehmen mit wiederkehrenden Schulungen oder gleichbleibenden Inhalten. Als Hauptargumente nennt TimeTac die einfache Bedienung und den minimalen Einarbeitungsaufwand.
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