Ton premier webinaire est sur le point d’avoir lieu ? Ou bien tu as déjà beaucoup d’expérience, mais il arrive encore qu’un problème technique vienne perturber l’événement ?
Dans un cas comme dans l’autre, la conclusion est simple :
Tu as besoin d’une liste de contrôle pour les webinaires.
Télécharge la liste de contrôle des webinaires de ClickMeeting.
Elle t’aidera à t’assurer que tout est prêt pour démarrer le webinaire et laisser les participants entrer dans la salle.
Et nous avons une bonne information : nous avons préparé une liste de contrôle complète en 20 points que tu peux simplement imprimer et utiliser lors de tes prochains événements.
Tu trouveras ci-dessous un lien pour télécharger la liste de contrôle des webinaires préparée par les experts de ClickMeeting. Tu peux nous faire confiance, nous avons vraiment beaucoup d’expérience dans l’organisation d’événements en ligne !
Tu accueilles un webinaire ? Voici ce dont tu as besoin pour commencer
Tu as décidé d’organiser un webinaire. Que ce soit ta première fois ou que tu cherches à affiner ton processus, tout commence par s’assurer que tu as les bons outils à ta disposition. Heureusement, si tu travailles à partir d’un bureau à domicile ou d’un espace de travail bien équipé, tu as probablement déjà la plupart de ce dont tu as besoin.
L’essentiel : Pour réussir à organiser un webinaire, tu dois commencer par l’essentiel. Voici ce dont tu auras besoin pour assurer une présentation professionnelle et sans heurts :
- Une plateforme de webinaire fiable : D’abord et avant tout, tu auras besoin d’une plateforme éprouvée et fiable, telle que ClickMeeting, pour organiser ton événement. La bonne plateforme peut faire toute la différence en offrant une expérience transparente à la fois pour toi et pour tes participants.
- Un ordinateur portable avec une caméra intégrée ou un PC avec une webcam externe : La qualité visuelle est cruciale pour maintenir l’engagement pendant ton webinaire. Que tu utilises un ordinateur portable avec une caméra intégrée ou un ordinateur de bureau avec une webcam externe, assure-toi que ta caméra est capable de fournir une vidéo claire et de haute définition. De plus, l’utilisation d’une caméra externe pour ton ordinateur portable peut donner des résultats fantastiques. Pense donc à ce scénario !
- Casque d’écoute avec microphone : Un son clair est tout aussi important que la qualité vidéo. Investis dans une bonne paire d’écouteurs avec un microphone intégré pour minimiser les bruits de fond et t’assurer que ta voix est claire et nette. Sinon, si tu as une pièce avec une bonne acoustique et peu d’écho, envisage d’investir dans un microphone USB à condensateur.
Autres considérations : Bien que ces principes de base soient suffisants pour te permettre de démarrer, il est également utile de considérer quelques améliorations pour rehausser la qualité de ton webinaire :
- L’éclairage : Une source de lumière douce est essentielle pour créer une apparence professionnelle à l’écran. Place tes lumières devant toi et légèrement sur les côtés pour éviter les ombres dures et t’assurer que ton visage est bien éclairé, ce qui donne à ton public une vue claire de toi pendant ta présentation
Cette configuration de base est suffisante pour commencer ton voyage dans le monde des webinaires. Cependant, savoir comment configurer et optimiser chaque élément est tout aussi important que d’avoir le bon équipement. C’est là que notre liste de contrôle complète pour les webinaires entre en jeu, en te guidant à travers chaque étape pour que ton webinaire se déroule sans problème du début à la fin.
Ooh, et prépare-toi avec notre liste de contrôle pour les webinaires !
Ok, il y a encore une chose que tu ne dois oublier sous aucun prétexte :
Une bonne préparation.
Et qui dit bonne préparation dit plan bien pensé que tu pourras ensuite suivre point par point.
Il en va de même pour la préparation elle-même. Si tu coches les points successifs de la check-list du webinaire, tu seras assuré que tout se passe comme tu l’as rêvé. Ne t’inquiète pas : tu n’as pas besoin de préparer cette liste de contrôle par tâtonnements. Nous l’avons fait pour toi !
Que faire de ta liste de contrôle pour les webinaires ?
La règle ici est simple mais incroyablement efficace : imprime ta liste de contrôle pour les webinaires et garde-la à portée de main pendant que tu prépares ton événement. Le fait d’avoir une copie physique à portée de main permet de s’assurer que rien ne passe à travers les mailles du filet dans les moments souvent agités qui précèdent un webinaire. Au fur et à mesure que tu franchis chaque étape, coche les tâches à l’aide d’un stylo ou d’un surligneur pour te donner la tranquillité d’esprit de savoir que tout est sur la bonne voie. Cette pratique simple t’aide non seulement à rester organisé, mais elle réduit également le stress en te fournissant une feuille de route claire de ce qui doit être fait. Dans le tourbillon des préparatifs de dernière minute, il est facile de négliger des détails petits mais cruciaux, comme s’assurer que ton microphone fonctionne ou que tes diapositives sont en ordre. Avec ta liste de contrôle en main, tu peux travailler méthodiquement sur chaque point, t’assurant ainsi que tu es parfaitement préparé et confiant avant de passer à l’action. De plus, tu peux envisager de garder la liste de contrôle à proximité pendant le webinaire en tant que guide de référence rapide. Ainsi, en cas de problème, tu pourras la consulter rapidement pour dépanner et résoudre les problèmes sur place. En faisant de ta liste de contrôle une partie intégrante de ta routine de webinaire, tu te prépares à un événement plus fluide, plus professionnel et plus réussi à chaque fois.
La liste de contrôle essentielle pour les webinaires : 20 étapes incontournables pour un événement réussi
Le principal avantage de notre liste de contrôle pour les webinaires ? Elle est vraiment courte et te permet de t’assurer instantanément que tout est sous contrôle. Voici une version un peu plus élaborée, dans laquelle nous expliquons également ce à quoi tu dois prêter une attention particulière.
- Alimentation électrique : Assure-toi que tes appareils sont connectés à une source d’alimentation fiable ou complètement chargés. Une perte soudaine de courant pourrait perturber ton webinaire, alors pense à utiliser une alimentation sans interruption (ASI) comme solution de secours.
- Câble réseau : Une connexion Internet filaire est plus stable que le Wi-Fi et réduit le risque de problèmes de connectivité. Connecte ton ordinateur directement à ton routeur à l’aide d’un câble Ethernet pour maintenir une connexion Internet solide et cohérente.
- Webcam : Teste ta webcam avant le webinaire pour t’assurer qu’elle fonctionne correctement. Une webcam de haute qualité donnera une image plus claire et plus professionnelle, ce qui t’aidera à maintenir l’engagement avec ton public.
- Casque d’écoute : Utilise une bonne paire d’écouteurs pour éviter les retours audio et t’assurer que tu peux entendre clairement les questions ou les commentaires de ton public. Un casque anti-bruit peut également aider à minimiser les distractions.
- Microphone : Un microphone de qualité est essentiel pour une communication claire. Teste ton microphone pour t’assurer qu’il capte clairement ta voix sans bruit de fond. Si possible, utilise un microphone externe dédié plutôt que de te fier au microphone intégré de l’ordinateur portable.
- Moniteur supplémentaire : si tu as accès à un deuxième moniteur, utilise-le ! Il peut s’avérer très utile lors d’une présentation ou d’un partage d’écran. Cela peut t’aider à gérer plusieurs fenêtres et tâches sans interrompre le flux de ta présentation.
- Matériel de présentation : Prépare tes diapositives, vidéos et autres supports de présentation bien à l’avance (et n’oublie pas de les télécharger dans ta bibliothèque de fichiers ClickMeeting !). Assure-toi qu’ils sont visuellement attrayants et pertinents par rapport à ton sujet, et entraîne-toi à les parcourir en douceur pendant ton webinaire.
- Préparation de l’enquête/du test : Si tu prévois d’inclure des sondages ou des tests, crée-les à l’avance. Cet élément interactif peut t’aider à évaluer l’engagement du public et à recueillir des commentaires précieux pendant ou après l’événement.
- Cadrage de la caméra : Place ta caméra à la hauteur des yeux et assure-toi que ton visage est centré dans le cadre. Un bon cadrage rend ta présentation plus personnelle et plus attrayante pour ton public.
- Mise au point de la caméra : Vérifie la mise au point de ton appareil photo pour que l’image soit claire. Si tu utilises une caméra à mise au point manuelle, règle la mise au point pour maintenir la clarté sur ton visage tout au long du webinaire.
- Lumières avant allumées : Un bon éclairage est essentiel pour une apparence professionnelle. Un éclairage frontal doux est parfait pour une apparence professionnelle. Utilise deux lumières devant toi légèrement sur les côtés pour éclairer ton visage de manière uniforme. Évite les lumières latérales trop fortes qui peuvent projeter des ombres peu flatteuses.
- Pas de lumières au plafond : Éteins les plafonniers qui peuvent créer des ombres ou des éblouissements. Mets plutôt l’accent sur un éclairage frontal doux pour créer une image plus flatteuse et plus claire.
- Fenêtres fermées : Ferme les fenêtres pour bloquer les bruits extérieurs comme la circulation ou le vent. Cela permet de maintenir un environnement calme et de s’assurer que ton public t’entend clairement sans distraction.
- Climatisation éteinte : éteins la climatisation ou les ventilateurs qui pourraient créer un bruit de fond. Si la pièce devient trop chaude, envisage de la rafraîchir avant le début du webinaire.
- Affiche « On Air » sur la porte : Si tu es dans un espace partagé, place un panneau « On Air » sur ta porte pour signaler que tu es en direct et que tu ne dois pas être dérangé. Cela permet d’éviter les interruptions pendant ta présentation.
- Téléphone en sourdine : Mets ton téléphone et tout autre appareil susceptible de produire des notifications ou de sonner pendant le webinaire en sourdine. Cela permet de s’assurer que tu restes concentré sur la présentation et sur ton public.
- Ordre du jour imprimé : Aie un ordre du jour imprimé ou une liste des points clés à portée de main. Cela t’aide à rester sur la bonne voie et à t’assurer que tu couvres tous les sujets importants pendant ton webinaire.
- Bouteille d’eau : Garde une bouteille d’eau à proximité. Parler pendant une période prolongée peut assécher ta gorge, et rester hydraté t’aidera à conserver une voix claire tout au long de la session. Évite de garder de l’eau dans le verre qui se trouve sur le bureau. Un mouvement accidentel de la main peut mettre fin à ton webinaire avant l’heure.
- Enregistrement activé : commence à enregistrer ton webinaire dès le début pour capturer l’intégralité de la session. Cet enregistrement peut être utilisé pour le suivi post-événement, le marketing ou les examens internes. N’oublie pas que dans ClickMeeting, tu peux définir un démarrage automatique de l’enregistrement. Une chose de moins à se rappeler !
- Engagement du public : Engage-toi auprès de ton public en maintenant un contact visuel avec la caméra, en répondant aux questions et en encourageant l’interaction par le biais de sondages ou de séances de questions-réponses. Établir une connexion avec ton public est la clé d’un webinaire réussi. Mais pour que cela soit possible à tout…. Assure-toi que ton public peut te voir et t’entendre ! Le meilleur moyen est de leur demander tout simplement.
Cette liste de contrôle complète couvre tous les aspects essentiels de la préparation d’un webinaire, garantissant que tu es bien équipé pour offrir un événement en ligne fluide, professionnel et engageant. Assure-toi que tout est prêt !
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