10 полезных советов для проведения интересного вебинара, который понравится вам и вашей аудитории

Организация вебинара – это не «китайская грамота». Но и пустяком это не назовешь. Особенно, если вы новичок в этом деле. К счастью, есть полезные советы для проведения вебинаров, которыми вы можете воспользоваться, чтобы организовать успешное мероприятие и осчастливить свою аудиторию. Применение этих советов поможет вам стать настоящим профессионалом в организации вебинаров.

В этой статье мы обсудим следующие вопросы:

• Как подготовиться к вебинару?

• Как подготовить переговорную, чтобы ваше мероприятие прошло наиболее эффективно?

• Что нужно делать, чтобы полностью контролировать процесс проведения онлайн-мероприятия?

Может быть, вы организовали курсы иностранного языка для широкой аудитории. Или вы школьный учитель, который организует онлайн-занятие для 30 учеников сразу.

Возможно, вы проводите интерактивные семинары, включающие множество элементов, таких как презентации, практические упражнения и сессии ответов и вопросов. Или вы организуете онлайн-конференцию с презентацией программного доклада и дискуссионными площадками экспертов.

Каждое из этих мероприятий достаточно сложно провести вживую. А как же организовать его в режиме онлайн? К счастью, у вас под руками есть технология, которая облегчит для вас множество проблем и сделает ваше мероприятие более интересным и эффективным для каждого участника.

Вам всего лишь нужно знать:

10 полезных советов для проведения вебинаров

Итак, начнем:

1.    Подготовьте программу мероприятия

Если вы не являетесь мастером проведения вебинаров экспромтом, мы рекомендуем вам начать с плана мероприятия. Сделайте его как можно более подробным, включая временные рамки, которые вам потребуются для использования того или иного элемента.

Это поможет вам придерживаться расписания и определить инструменты, которые вы хотели бы использовать и которые помогут сделать ваше мероприятие наиболее эффективным и функциональным.

Укажите все виды деятельности, которые будете проводить вы, другие докладчики и ваша аудитория. И продумайте, какие конкретные инструменты вам для этого понадобятся.

Нужен ли чат? Кто будет модератором обсуждений?

Будете ли вы предоставлять общий доступ к своему экрану или просто будете использовать презентацию?

Хотите ли вы провести опрос во время вебинара, а затем проанализировать ответы?

Если вы написали виды деятельности, которые будут выполнять ваши участники во время, например, практического семинара, подумайте, как лучшего всего организовать их в режиме онлайн. Потребуются ли вам дополнительные приложения во время проведения вебинара?

Если у вас есть несколько других докладчиков, определите, кто и когда будет выступать и нужно ли их видеть и слышать одновременно.

Вам потребуется ответить на некоторые вопросы – вы можете с уверенностью переходить к настройкам вашей переговорной.

Но перед тем, как вы сделаете это…

2.    Подумайте о вашем стиле преподавания

Макет переговорной – это одно дело (и разговор о нем займет не больше минуты). Но сначала подумайте о том, что поможет вам, как организатору, чувствовать себя уверенно (или поговорите с другими докладчиками о том, что им может понадобиться во время презентации.)

Удобно ли вам будет говорить и делать дополнительные заметки на доске? Или вам нужно подготовить материал заранее, а потом представить его вашей аудитории?

Подумайте, что поможет вам облегчить пояснение ваших идей и организовать обсуждение. Вебинар по сути то же самое, что и обычное занятие, встреча или конференция, но при этом вы не находитесь в одном помещении с аудиторией.

Поэтому вы должны себя чувствовать комфортно, чтобы провести его наилучшим образом.

Пока вы выполняете этот пункт, не забудьте о следующем…

3.    Подумайте о том, что нужно вашей аудитории

Пока вы поглощены подготовкой к вебинару, ни в коем случае не забывайте о своей аудитории. Подумайте о том, что бы они хотели получить в результате вебинара. Вы же не хотите, чтобы им стало скучно или они почувствовали себя растерянными. Или разочарованными.

Поставьте себя на их место и подумайте о том, чтобы вы хотели увидеть, учитывая формат мероприятия. Как лучше всего представить свой контент, чтобы заинтересовать людей и вовлечь их в процесс слушания?

Все ли они четко увидят? Запланировали ли вы время для их вопросов в конце?

Когда вы, хотя бы теоретически, продумали все эти пункты, войдите в переговорную и объедините их в единую картину.

4.    Выберите правильный макет для вашей встречи

Когда вы уже точно знаете, что будет происходить на вашем вебинаре, пришло время подготовить переговорную так, чтобы она соответствовала вашим целям.

Это такой же процесс, как и при проведении практического семинара вживую, проведении занятия в классе или организации встречи с вашими друзьями и родственниками. Иногда вам нужно переставить стулья и столы в помещении, чтобы все хорошо видели друг друга. Проектор нужно поставить справа, чтобы ничто и никто не мешал вам представлять презентацию или перемещаться по комнате.

 Доска или презентация должны быть хорошо видимыми и достаточно большими для текста, чтобы ваша аудитория могла легко читать его.

Вы уловили суть.

То же самое вы делаете в вашей переговорной. Вы можете увеличить окно чата, чтобы ваши участники могли легко задавать вопросы. Или спрятать его, когда вы сконцентрированы на работе с презентацией.

Разблокируйте панель с видеотрансляцией и перетащите ее туда, куда вам удобно. Или полностью спрячьте ее, чтобы ваша аудитория могла сконцентрироваться на том, о чем вы говорите, а не на вашем выражении лица (или прическе).

Если схема вашего вебинара более разнообразна, вы можете изменять макет во время мероприятия, чтобы он соответствовал различным разделам вашего вебинара.

Вот как это выглядит на практике:

Чтобы поприветствовать участников своего вебинара и ознакомить их с правилами его проведения, вы можете использовать большое видео. Затем уменьшить его, когда другие докладчики комментируют слайды презентации, чтобы сконцентрировать на них внимание аудитории. Позднее вы можете снова увеличить панель видеотрансляции и разместить ее рядом с окном чата для модерированной сессии ответов и вопросов.

Если нужно, сделайте себе заметки в программе, чтобы знать как изменить макет для удержания внимания аудитории в ходе всего мероприятия.

5.    Убедитесь, что вы точно знаете, что увидят другие люди

Если вы знакомы с режимом докладчика в PowerPoint, вы поймете, как удобно пользоваться инструментами, которые не видит ваша аудитория (например, таймер или следующий слайд.) Но при этом не следует забывать, что участники вашего вебинара могут видеть экран немного по-другому.

Поэтому всегда нужно убедиться в том, что вы знаете, как будут выглядеть макеты экранов участников, независимо от их роли в вебинаре. Решите, какие элементы будете видеть вы, а какие стоит спрятать от аудитории или изменить их так, чтобы они не отвлекали ее во время проведения вебинара.

Если вы хотите, чтобы ваша аудитория видела все, что видите вы, вы можете синхронизировать макеты. Это поможет вам контролировать то, как другие участники видят экран (особенно если ваша аудитория не очень продвинута с технической точки зрения).

В этом сценарии вы можете расширить окно чата/видеотрансляции или изменить его положение, и то же самое будет отображаться для ваших участников, чтобы важные элементы вашей презентации не были закрыты.

Помните, что ваши участники могут быть незнакомы с инструментами для вебинара (или вообще с технологией). Поэтому вы можете все подготовить для них, вместо того, чтобы просить их спрятать окно или переместить его, и тем самым воспрепятствовать риску возникновения хаоса в процессе проведения вебинара.

6.    Не забудьте о записи макета

Если вы ведете запись вебинара, выберите тот макет, который вы хотите видеть на записи. Вы можете изменить макет во время записи, чтобы удержать внимание аудитории на ключевых элементах.

Это особенно полезно, если вы используете записи вебинаров позднее для продвижения их контента илиувеличения продаж (например, для своих автоматических вебинаров) или предоставления контента вашей конференции ее участникам после завершения.

Обратите внимание, что для записей вебинара используется режим участника, поэтому в кадр не попадет то, что не должны видеть ваши участники, например, инструменты модератора.

7.    Сохраните свой макет для работы в дальнейшем

Чем более подробно вы все спланировали, тем проще и быстрее вам будет сделать настройки для вебинара. Но оградите себя от стресса, сделайте все заранее. Если есть несоответствие между тем, чего вы хотите достичь, и тем, что предлагает технология, вы сможете скорректировать свои планы и сделать обходные решения.

Сохраните макет вашего вебинара и весь контент, который вы будете использовать, заранее, чтобы вам не пришлось об этом волноваться:

• загрузите вашу презентацию и другие файлы, такие как изображения, аудио- или видеофайлы до мероприятия;
• найдите видео на YouTube;
• создайте тесты или кнопки призыва к действию.

Вы можете сделать все это заблаговременно до начала вебинара в прямом эфире. Затем сохраните макет и весь ваш контент, и настройки вашей переговорной готовы к дню проведения вашего мероприятия.

Таким образом вы узнаете о том, как все это точно работает и что делать на разных этапах вебинара. Вы сможете сконцентрироваться на вашей аудитории и презентации вашего контента вместо того, чтобы нервничать от того, что вы не можете найти нужную кнопку.

8.    Практика, практика и еще практика

Настройка вашей переговорной заранее – отличная идея, но она не заменит подготовку. Замечательно, что у вас теперь все под рукой.

Проведите репетицию. Пройдите шаг за шагом все ваше мероприятия согласно вашей программе. Посмотрите все ли идет так, как вы запланировали. Если у вас есть другие докладчики или гости, пригласите их, чтобы у всех была возможность провести тест до начала мероприятия.

Теперь вы можете отработать все детали и запомнить что за чем идет и что вам нужно сделать (например, когда изменить макет переговорной).

А кроме этого, вы почувствуете прилив уверенности в том, что все будет хорошо, когда вы нажмете кнопку Начать мероприятие.

9.    Найдите кого-то, кто будет вам помогать

Если у вас есть возможность, пригласите соорганизатора. Он поможет вам, например, с модерацией чата или записью вопросов для ответов во время модерированной сессии ответов и вопросов в конце мероприятия (докладчику трудно сконцентрироваться на презентации и чате одновременно).

Убедитесь, что соорганизатор видит все происходящее на экране, чтобы он мог помочь вам наилучшим образом.

10. Расслабьтесь и дышите глубоко – вы сделали это!

Технология поможет вам. Когда у вас все элементы на месте, все (или почти все) пойдет как надо (за исключением того, что вы полностью не можете контролировать, например, отключение электроэнергии).

Выбор вашей переговорной и инструментов в соответствии с вашими потребностями и потребностями вашей аудитории поможет вам организовать потрясающее мероприятие, которое не только понравиться вашим участникам, но и поможет вам в достижении своих целей. А если вашим участникам понравится ваш вебинар, то они будут рекомендовать его другим.

Поэтому если вы хотите преуспеть в проведении вебинаров, попробуйте все различные опции переговорных перед тем, как вы займетесь следующим онлайн-мероприятием.