Webinar idealny istnieje. 10 rad dla prezentera! [Relacja z webinaru]

Mówią na mieście, że webinar sprzedaje. Być może wiesz to już z własnej praktyki, a może stawiasz pierwsze kroki w tym zakresie albo dopiero rozrysowujesz w głowie strategię dotarcia do swoich odbiorców dzięki tej formie komunikacji. Niezależnie od tego, czy jesteś “starym wyjadaczem” webinarowym, czy raczkującym prezenterem, warto poznać 10 rad, dzięki którym stworzysz wydarzenie idealne.

Podczas naszego webinaru Małgorzata Delegiewicz – na co dzień szkoląca klientów ClickMeeting z zakresu dem produktowych i przeprowadzania wydarzeń online – przedstawiła dobre praktyki i “sprzedała” kilka sprawdzonych tipów. 

Ten webinar to synteza wiedzy popartej wynikami ankiety przeprowadzonej w czerwcu 2022 roku oraz esencji poradnika 10 rad dla prezentera. Webinar idealny. Zapraszamy do zapoznania się z nagraniem oraz  poniższą relacją.

Poznaj perspektywę uczestników

Punkt ten odnosi się zarówno do rzeczy przez uczestników pożądanych, jak również tych, których prezenter powinien unikać.

Na podium “rozpraszaczy” znajdują się:

• hałasy, szepty i inne dźwięki
• włączone mikrofony pozostałych uczestników spotkania
• brak przygotowanych plików, które prezenter chce udostępnić.

Uczestnicy preferują wydarzenia, podczas których:

• prowadzący oferuje warsztatowy model spotkania
• jest w nim przestrzeń do aktywizowania uczestników
• prezenter wykorzystuje multimedia i narzędzia typu ankieta.

Poznaj platformę, z której korzystasz

Wiedzę na temat działania narzędzia, jakim jest platforma webinarowa, możesz zdobyć, korzystając z artykułów, wideo tutoriali lub filmików. 

Polecam podejście bardziej praktyczne, tj. stworzenie testowego wydarzenia i przeklikanie wszystkich funkcji, które będą potrzebne podczas spotkania z uczestnikami. Na przykład prezentacja: sprawdzam gdzie i jak ją wgrać oraz jak będzie wyglądała, kiedy ją wyświetlę. W takim wypadku polecam również sprawdzenie opcji dzielenia się ekranem. Dzięki takiemu testowemu webinarowi możesz przekonać się także czy jesteś w stanie swobodnie prowadzić wydarzenie i mówić bez przerwy w czasie, który założyłeś sobie na webinar.

Małgorzata Delegiewicz

Zadbaj o jakość dźwięku i obrazu

Bez uszczerbku na jakości wydarzenia możesz prowadzić webinar, wykorzystując mikrofon i kamerkę wbudowaną w laptop. 

Możemy użyć bardziej zaawansowanego sprzętu, ale w takim przypadku zalecam wcześniejsze sprawdzenie czy sprzęt jest kompatybilny i czy na przykład nie trzeba dokupić jakiegoś oprogramowania.

Małgorzata Delegiewicz

Przygotowując obraz i dźwięk pod wydarzenie online, należy pamiętać o:

• ustawieniu laptopa tak, aby swobodnie patrzeć na wprost, w kamerkę
• ustaleniu idealnej odległości, czyli takiej na wyciągnięcie ręki
• zadbaniu o oświetlenie, które powinno znajdować się za kamerką. Sprawdzi się więc okno, lampa biurkowa lub pierścieniowa
• wybraniu neutralnego tła, które nie będzie rozpraszać uczestników, czyli w kolorach firmowych lub uporządkowane z rozpraszaczy wzroku mieszkanie albo najlepiej pusta ściana
• sprawdzeniu, czy wszystko ustawione jest, jak planowaliśmy, za pomocą testera AV.

Przygotuj wszystkie niezbędne pliki

Dostęp do plików powinien mieć zarówno prezenter, jak i osoba wspomagająca, czyli moderator. 

Mówiąc o plikach, mamy natomiast na myśli dwie kategorie:

1. Wgrywanie plików w postaci prezentacji, MP3 lub MP4 – zalecamy zrobić to jak najwcześniej, aby uniknąć sytuacji, kiedy pliki wgrywają się za długo, są zabezpieczone hasłem lub ich rozszerzenie jest nieprawidłowe.
2. Udostępnianie swojego ekranu – możliwą opcją jest przygotowanie zakładki z dokumentem, który chcemy pokazać. Uczestnicy widzą wówczas tylko tę konkretną kartę bez ryzyka zobaczenia bałaganu na pulpicie prezentera.

Zwróć uwagę na to, co ma miejsce przed i po wydarzeniu

Przed wydarzeniem zadbaj o odpowiednią komunikację w postaci:

• zaproszenia na wydarzenie oraz formularza zgłoszeniowego
• przypomnienia o wydarzeniu – dobrą praktyką jest wysyłanie maila godzinę, pół godziny i pięć minut przed startem.

Po wydarzeniu wysyłamy do uczestników:

• certyfikat
• podziękowanie za obecność lub mail follow-up do osób, które się zarejestrowały, ale nie pojawiły – to dobry moment, aby podzielić się nagraniem.

Zadbaj o jakość treści

Staranność i wysoka jakość treści to budowanie dobrego wizerunku prezentera. Powinna ona dotyczyć:

• prezentacji i materiałów merytorycznych
• komunikacji z uczestnikami
• poprawnego sformatowania, braku literówek i błędów gramatycznych
• konsekwencji i spójności w formie zwracania się do uczestników (formalnie czy luźno).

Warto pamiętać również, aby w prezentacji nie było za dużo tekstu, który skupi wzrok uczestników. Treść powinna być krótka, najlepiej przedstawiona graficznie, aby uczestnicy śledzili wystąpienie prezentera.

Małgorzata Delegiewicz

Kontaktuj się z uczestnikami i używaj różnych trybów

Im bardziej interaktywne i angażujące uczestników wydarzenie, tym będzie ono dla nich ciekawsze i więcej z niego wyniosą.

Sprawdzone sposoby absorbowania uczestników to:

• sesja Q&A
• prywatny czat – komunikacja z konkretnym uczestnikiem, której nie widzą pozostali
• moderacja czatu – niezbędna przy dużych wydarzeniach
• nadanie uczestnikom prawa korzystania z mikrofonu i kamery podczas zadawania pytań
• wplatanie z życia wziętych anegdot i żartów.

Będąc uczestnikiem jednego wydarzenia, trafiłam na świetny sposób zaangażowania mojej uwagi podczas całego spotkania. Prowadzący zapowiedział, że na koniec przeprowadzi test i trzy osoby z najlepszymi odpowiedziami otrzymają gratisy. Z żadnego innego webinaru nie zapamiętałam tyle informacji.

Małgorzata Delegiewicz

Panuj nad sytuacjami kryzysowymi

Uczestnicy nie oceniają Cię przez pryzmat sytuacji kryzysowych, które się wydarzyły. Ważniejsze dla nich jest to, jak sobie z daną sytuacją radzisz jako prowadzący wydarzenie. Przykładem takiej niezręcznej sytuacji może być nagłe szczekanie psa, sąsiad wiercący za ścianą czy dziecko wbiegające do pokoju, z którego prowadzisz webinar. Są one niezależne od Ciebie, więc nie warto się nimi przejmować. To, co możesz zrobić, to uśmiechnięcie się, przeproszenie za zakłócenia i kontynuowanie wydarzenia.

Natomiast problemy, na które masz wpływ, warto eliminować na bieżąco. Może to być na przykład włączony mikrofon uczestnika, który zbiera różne odgłosy. Korzystając z funkcji automatycznego wyciszenia mikrofonów, oszczędzimy frustracji pozostałym. W absolutnie wyjątkowych sytuacjach, kiedy uczestnik webinaru uparcie włącza swój mikrofon i nie chce współpracować, możesz go wylogować z wydarzenia.

W punkcie tym warto wspomnieć również o konieczności pilnowania czasu, aby zaplanowane treści i prezentacja zmieściły się w zapowiadanej godzinie trwania wydarzenia. Tip ode mnie personalnie – jeśli wydarzenie ma trwać dłużej niż 10 minut, zachęcam do posiadania szklanki wody obok siebie.

Małgorzata Delegiewicz

Nagrywaj wydarzenia i informuj o tym uczestników

Uczestnicy liczą na to, że otrzymają nagranie lub podsumowanie webinaru na maila po jego zakończeniu. Jednocześnie aż 96% z nich oczekuje, że organizator poinformuje o nagrywaniu. Dla Ciebie jako prezentera jest to istotne również z innego powodu. Taka informacja pomoże uniknąć odpowiedzialności za bezprawne wykorzystanie wizerunku.

Skorzystaj z automatyzacji

Nagranie, o którym poinformowałeś uczestników i które przesyłasz im na zakończenie wydarzenia, możesz również wykorzystać do przyszłych webinarów:

• automatycznych, które uruchamiają się zgodnie z ustaloną przez Ciebie wcześniej konkretną datą i godziną.
• oraz na żądanie  – kiedy uczestnik sam decyduje kiedy uruchomi wydarzenie w dogodnym dla siebie momencie. 

W obu przypadkach webinary odbywają się bez Twojej obecności, ale pamiętaj, że w przypadku webinaru automatycznego w każdej chwili możesz z wersji automatycznej przejść do wersji na żywo i zacząć prowadzić spotkanie.

Działania, które możesz zautomatyzować:

• wysyłka wiadomości z zaproszeniami i przypomnieniami o nadchodzącym wydarzeniu
• stream wydarzenia w mediach społecznościowych
• publikacja wydarzenia na stronie profilowej
• rozpoczęcie nagrywania
• publikacja nagrania na YouTube
• wiadomość z podziękowaniami
• follow-up
• zaproszenia na nadchodzące wydarzenia
• dzięki integracji z innymi narzędziami pozyskiwanie leadów.

Checklista dla organizatora

W celu zminimalizowania stresujących sytuacji dla Ciebie oraz zapewnienia angażującego wydarzenia dla uczestników, warto pamiętać o poniższych kwestiach.

Przed wydarzeniem:

• zadbaj o prawidłowe ustawienie webinaru
• wyślij zaproszenia
• załaduj prezentację oraz pliki
• zrób próbę wydarzenia
• ustaw neutralną tapetę
• wyłącz komunikatory
• zminimalizuj szum w tle
• sprawdź sprzęt
• dostosuj wygląd pokoju wydarzenia
• pilnuj czasu.

W trakcie webinaru:

• przedstaw plan wydarzenia
• nie przedłużaj niepotrzebnie wstępu
• przeprowadź sesję pytań i odpowiedzi (Q&A)
• unikaj ciszy
• nie koncentruj się na błędach.

Po webinarze:

• podsumuj i pożegnaj się
• zbierz informację zwrotną
• zrób podsumowanie dla siebie, przeanalizuj i wyciągnij wnioski na przyszłość.

Sesja Q&A

Ile przeznaczyć czasu na jeden slajd?

To zależy, ile jest treści do przekazania. Nie ma konkretnego szacunku czasowego, ale w momencie zakończenia treści dotyczącej slajdu warto przejść płynnie do kolejnego. Nie należy przedłużać na siłę, ale też nie skracać w pogoni za kolejnym slajdem.

Czy istnieje możliwość, aby w prezentacji dodawały się animacje? Czy tylko statyczne pliki? 

Prezentacje są statyczne. Jednak jako obejście sugeruję wykorzystanie opcji współdzielenia ekranu i w ten sposób pokazania uczestnikom wersji animacyjnych.

Kiedy dzielimy się ekranem, to nie widzę czatu, czy tak jest?

Tak, zgadza się. Jednym z rozwiązań w takim wypadku jest korzystanie z dwóch monitorów. Na jednym współdzielimy ekran, na drugim mamy czat. Innym rozwiązaniem jest skorzystanie z aplikacji do współdzielenia ekranu i wypięcie samego czatu.

Ile powinien trwać webinar?

Z badań wynika, że skupienie uczestników trwa 45 do maksymalnie 60 minut. Zalecam na tyle czasu zaplanować wydarzenie.

Podsumowanie

Aby nauczyć się prowadzić webinar idealny, najlepiej sprawdzić, jak prezentują się wydarzenia online w praktyce, podczas miesiąca próbnego na platformie ClickMeeting. Przetestuj bezpłatnie wszystkie funkcje pokoju webinarowego i nabierz pewności, że jest to idealny sposób komunikacji z Twoimi odbiorcami. Życzymy udanych wydarzeń!