Che cosa faresti se il tuo team Customer Success dedicasse da quattro a sei ore a ogni singola sessione formativa individuale, presentando sempre gli stessi contenuti? TimeTac, un’azienda austriaca che sviluppa software per il monitoraggio del tempo, si è posta proprio questa domanda. La risposta ha cambiato il modo in cui inserisce i clienti, genera lead e utilizza il tempo del team.
Table of Contents
📌 Punti chiave
- Le sessioni formative individuali costavano al team da quattro a sei ore per persona — il passaggio ai webinar da uno a molti ha eliminato questo spreco senza compromettere la qualità.
- Oggi pianificare i webinar di un intero anno richiede circa mezza giornata, grazie alla funzione di duplicazione delle riunioni di ClickMeeting e alla configurazione semplice.
- Il pubblico non comprende soltanto i clienti esistenti — TimeTac utilizza ClickMeeting anche per webinar di lead generation rivolti a potenziali clienti che non si sono ancora registrati.
- Webinar dedicati ad argomenti accuratamente selezionati hanno portato direttamente all’acquisizione di nuovi clienti, rendendo ClickMeeting parte del funnel di vendita di TimeTac.
- Lo strumento funziona interamente nel browser — nessun download e nessuna configurazione complicata, un aspetto importante per un pubblico esterno che non ha particolare dimestichezza con la tecnologia.
- TimeTac consiglia ClickMeeting a qualsiasi organizzazione che gestisca sessioni formative ricorrenti o contenuti educativi su larga scala.
Che cos’è TimeTac e perché il tempo è così importante per l’azienda?
TimeTac è un’azienda SaaS europea che offre alle imprese un software per il monitoraggio del tempo e delle presenze. La sua missione è racchiusa in una sola frase: “In tutto il mondo aiutiamo a utilizzare il tempo in modo significativo.” Non è soltanto uno slogan, ma la prospettiva attraverso la quale viene presa ogni decisione sul prodotto.
Sulla base di questa filosofia, TimeTac mira a creare trasparenza all’interno delle aziende e ad aiutare i team a trovare il tempo per ciò che conta davvero. Non sorprende quindi che, quando i processi interni hanno iniziato a consumare una quantità eccessiva di questa preziosa risorsa, l’azienda abbia cercato una soluzione.
Il team che avvertiva maggiormente la pressione era quello del Customer Success. 
Quale problema voleva risolvere TimeTac?
La causa principale era sotto gli occhi di tutti: un’inefficienza strutturale che molte aziende SaaS in crescita trascurano finché il costo non diventa impossibile da ignorare.
Perché le sessioni formative individuali stavano diventando insostenibili?
Alcuni anni fa, il team Customer Success di TimeTac svolgeva individualmente le sessioni formative fondamentali per gli utenti. Ogni sessione durava dalle quattro alle sei ore per persona. Moltiplicando questo tempo per il numero di nuovi clienti, clienti in fase di onboarding e utenti esistenti che avevano bisogno di un aggiornamento, il totale cresceva rapidamente.
Il problema di fondo era semplice: i contenuti erano sostanzialmente sempre gli stessi. Ogni cliente doveva conoscere le stesse funzioni, seguire gli stessi flussi di lavoro e ottenere risposta alle stesse domande. Eppure, settimana dopo settimana, il team ripeteva tutto individualmente.
Dopo una sessione di brainstorming, la soluzione è diventata evidente.
“Alcuni anni fa, ogni persona dedicava in media dalle quattro alle sei ore alle sessioni formative individuali per gli utenti chiave. Considerando l’intero team, si accumulava una quantità di tempo significativa. Dopo una sessione di brainstorming, abbiamo deciso di proporre questi corsi ogni settimana a un pubblico molto più ampio — nuovi clienti, clienti che utilizzano il servizio di onboarding e clienti esistenti — perché i contenuti sono sostanzialmente sempre gli stessi.”
Il modello è passato da uno a uno a uno a molti. Per riuscirci, serviva la piattaforma giusta.
Vuoi ampliare la formazione dei clienti?
Prova ClickMeeting gratuitamente per 14 giorni, senza carta di credito. Oppure prenota una breve demo per scoprire come la piattaforma si adatta al flusso di lavoro del tuo team.
Come utilizza oggi ClickMeeting TimeTac?
La configurazione dei webinar di TimeTac non risponde a un singolo caso d’uso, ma a una strategia su due fronti che favorisce sia la fidelizzazione dei clienti sia l’acquisizione di nuove opportunità commerciali.
Quali team si affidano ai webinar e per quali scopi?
ClickMeeting viene utilizzato principalmente da due reparti di TimeTac: Marketing e Customer Success. Entrambi organizzano sessioni rivolte a un pubblico esterno, ma con obiettivi differenti.
Il Customer Success utilizza la piattaforma per proporre sessioni formative standardizzate e ricorrenti. Queste sessioni sono aperte a tre gruppi distinti:
- Nuovi clienti — per aiutarli a iniziare a utilizzare il prodotto il più rapidamente possibile
- Clienti che utilizzano il servizio di onboarding — per sostenere un’implementazione fluida e guidata
- Clienti esistenti — per rispondere alle domande, illustrare le nuove funzioni e consolidare le best practice
Il Marketing, invece, utilizza ClickMeeting per webinar singoli dedicati ad argomenti specifici e accuratamente selezionati. Queste sessioni sono aperte anche ai lead, cioè alle persone che hanno dimostrato interesse per TimeTac ma non sono ancora diventate clienti.
“Cercavamo uno strumento che ci permettesse di svolgere facilmente ed efficacemente sessioni formative da uno a molti ed è per questo che utilizziamo ClickMeeting principalmente a tale scopo. Oltre a questi corsi per gli utenti chiave, usiamo ClickMeeting anche per webinar singoli dedicati a una vasta gamma di argomenti.”
Questo doppio utilizzo — formazione e lead generation — colloca ClickMeeting all’incrocio tra customer success e vendite per TimeTac.
Quali risultati ha ottenuto TimeTac?
Dopo il passaggio dalle sessioni individuali ai webinar di gruppo, TimeTac ha monitorato i risultati in due dimensioni: l’efficienza interna e la crescita commerciale esterna. Entrambe sono migliorate.
Il passaggio ai webinar ha davvero fatto risparmiare tempo e acquisire nuovi clienti?
I risultati rientrano in due categorie: efficienza operativa e crescita commerciale.
Sul fronte dell’efficienza, i numeri parlano da soli. Oggi pianificare i webinar di un intero anno richiede circa mezza giornata lavorativa. Una volta programmate e configurate le sessioni in ClickMeeting, è tutto pronto.
“Duplicare una riunione esistente è molto semplice e riduce al minimo il lavoro amministrativo. Per pianificare tutti i webinar di un intero anno ci serve circa mezza giornata: dopo, tutto è configurato e pronto per iniziare.”
È un cambiamento radicale rispetto al modello precedente, nel quale ogni sessione formativa individuale richiedeva a un membro del team una quantità significativa di tempo dedicato. Il nuovo approccio ha liberato ore che possono essere destinate a interazioni con i clienti di maggior valore.
Sul fronte commerciale, i webinar tematici organizzati dal team Marketing hanno prodotto risultati tangibili.
“Abbiamo ottenuto ottimi risultati con i nostri webinar dedicati ad argomenti specifici e accuratamente selezionati. Sono stati accolti bene dai potenziali clienti e ci hanno aiutato ad acquisirne di nuovi. Organizzando sessioni formative regolari, abbiamo semplificato notevolmente i flussi di lavoro interni e risparmiato una quantità considerevole di prezioso tempo lavorativo.”
Due risultati in uno: maggiore efficienza interna e crescita della pipeline esterna.
½ giornata
per pianificare un intero anno di webinar, anziché dedicare ore alla preparazione di corsi individuali
Quali funzioni apprezza maggiormente TimeTac?
Non tutti i team cercano le stesse caratteristiche in una piattaforma per webinar. Per TimeTac, che organizza sessioni strutturate e ricorrenti destinate a un pubblico esterno, alcune funzioni contano molto più di altre.
Quali strumenti di ClickMeeting hanno prodotto la differenza maggiore nel flusso di lavoro quotidiano?
Interpellato sulle funzioni più importanti, il team TimeTac ha evidenziato tre aree.
“Apprezziamo molto la funzione di duplicazione, che permette di creare nuovi webinar risparmiando tempo. Ci fa guadagnare molte ore. Anche le funzioni di personalizzazione e branding sono ben sviluppate.”
La funzione di duplicazione è lo strumento più pratico per risparmiare tempo. Creare un nuovo webinar significa duplicarne uno esistente e modificare i dettagli, senza ricostruire tutto da zero.
La personalizzazione e il branding sono importanti perché TimeTac, come molte aziende SaaS B2B, dedica notevoli risorse al mantenimento di un’immagine professionale coerente. La possibilità di adattare la sala webinar al brand garantisce un’esperienza curata dal punto di vista del partecipante, che si tratti di un cliente pagante o di un potenziale cliente che valuta il prodotto per la prima volta.
La gestione della chat è la terza area. Quando il pubblico esterno può essere numeroso e diversificato, mantenere ordinate le comunicazioni durante una sessione è essenziale.
“Sia la chat pubblica sia quella moderata funzionano molto bene. Inoltre, la possibilità di disattivare per impostazione predefinita i microfoni dei partecipanti è molto utile.”
Non si tratta di funzioni appariscenti, ma di strumenti affidabili e ben implementati che rendono semplice anziché faticosa la gestione delle sessioni ricorrenti.
“Le aziende che si impegnano a organizzare webinar regolari e ben strutturati riferiscono costantemente due risultati: i clienti ottengono esiti migliori e i team di assistenza dedicano meno tempo alle domande ripetitive. La storia di TimeTac è un esempio perfetto di questa dinamica. Quando sostituisci le sessioni individuali ad hoc con un formato ricorrente, scalabile e coerente con il brand, non stai soltanto risparmiando tempo: stai costruendo un’esperienza cliente più professionale e uniforme.”
Tomasz Bołcun
Brand Manager @ ClickMeeting
Che cosa pensa TimeTac della stabilità di ClickMeeting?
I webinar esterni alzano la posta in gioco. Quando il pubblico è composto dai clienti anziché dai colleghi, una piattaforma che funziona male si riflette direttamente sul brand. TimeTac organizza ogni settimana sessioni per clienti nuovi ed esistenti, quindi non si tratta di una preoccupazione ipotetica.
La piattaforma è abbastanza affidabile per sessioni esterne rivolte ai clienti?
Per le sessioni aperte a clienti nuovi ed esistenti, l’affidabilità non è negoziabile. Un guasto tecnico durante un webinar di onboarding produce esattamente la prima impressione sbagliata.
La valutazione di TimeTac è diretta.
“Nel complesso, lo strumento è molto stabile e funziona bene.”
Una valutazione così sobria conta spesso più di qualsiasi elenco di funzioni. Quando uno strumento funziona semplicemente, sessione dopo sessione e settimana dopo settimana, smette di essere un elemento a cui devi pensare e diventa un’infrastruttura su cui puoi fare affidamento.
TimeTac consiglierebbe ClickMeeting?
Dopo anni di sessioni settimanali e risultati misurabili, TimeTac può valutare con cognizione di causa che cosa offre la piattaforma e per chi è più adatta.
Quale consiglio darebbe alle aziende con esigenze formative simili?
La raccomandazione di TimeTac è semplice ed è sostenuta da una motivazione chiara.
“Sì, ci permette di strutturare e proporre efficacemente sessioni formative o contenuti ricorrenti, aiutandoci a risparmiare tempo nelle aree giuste. Funziona particolarmente bene per argomenti e contenuti che rimangono sempre uguali. Inoltre, la configurazione e lo strumento stesso sono facili da usare e non richiedono un lungo onboarding preliminare.”
In questa raccomandazione emergono tre aspetti:
- I contenuti ricorrenti si adattano bene alla crescita — se il team propone ripetutamente la stessa formazione, i webinar sono il formato più efficiente disponibile.
- Il tempo viene risparmiato dove conta — non attraverso scorciatoie che compromettono la qualità, ma riducendo il lavoro amministrativo e le ripetizioni superflue.
- La curva di apprendimento è minima — i nuovi membri del team possono diventare operativi senza dedicare giorni alla formazione sulla piattaforma.
Quest’ultimo punto merita attenzione. ClickMeeting è progettato per essere accessibile agli utenti senza particolari competenze tecniche, un aspetto essenziale quando si organizzano sessioni per un pubblico esterno eterogeneo che vuole conoscere il prodotto, non risolvere problemi con il software per videoconferenze.
Scopri che cosa può fare ClickMeeting per la formazione dei tuoi clienti
Unisciti alle migliaia di aziende che utilizzano ClickMeeting per formare i clienti, generare lead e far crescere la propria attività online. Inizia oggi la prova gratuita di 14 giorni.
FAQ
1. Che cos’è TimeTac e di che cosa si occupa?
TimeTac è un’azienda SaaS europea che offre alle imprese un software per il monitoraggio del tempo e delle presenze. La sua missione è aiutare le organizzazioni di tutto il mondo a utilizzare il tempo in modo più significativo, creando trasparenza sulle modalità di svolgimento del lavoro.
2. Come utilizza ClickMeeting TimeTac?
TimeTac utilizza ClickMeeting principalmente in due reparti: Marketing e Customer Success. Il Customer Success gestisce ogni settimana sessioni formative ricorrenti per clienti nuovi, in fase di onboarding ed esistenti. Il Marketing utilizza la piattaforma per webinar di lead generation dedicati ad argomenti specifici.
3. Quale problema di TimeTac ha contribuito a risolvere ClickMeeting?
Prima di utilizzare ClickMeeting, le sessioni formative individuali per gli utenti chiave duravano dalle quattro alle sei ore per persona. Considerando l’intero team, rappresentavano un enorme investimento di tempo. Il passaggio a webinar di gruppo con contenuti standardizzati ha eliminato la ripetizione, permettendo al team di raggiungere contemporaneamente molti più clienti.
4. Quanto tempo dedica TimeTac alla pianificazione dei webinar?
Pianificare tutti i webinar di un intero anno richiede circa mezza giornata. La funzione di duplicazione di ClickMeeting consente di copiare facilmente le sessioni esistenti riducendo al minimo il lavoro aggiuntivo.
5. Chi partecipa ai webinar di TimeTac?
I partecipanti comprendono nuovi clienti, clienti in fase di onboarding, clienti esistenti e, nel caso dei webinar dedicati ad argomenti speciali, lead che non sono ancora clienti di TimeTac.
6. ClickMeeting ha aiutato TimeTac ad acquisire nuovi clienti?
Sì. I webinar dedicati ad argomenti specifici e accuratamente selezionati sono stati accolti bene dai potenziali clienti e hanno contribuito direttamente a nuove acquisizioni.
7. Quali funzioni di ClickMeeting considera più utili TimeTac?
Le funzioni più apprezzate sono la duplicazione per creare rapidamente nuovi webinar, le opzioni di personalizzazione e branding e gli strumenti di gestione della chat, in particolare la possibilità di disattivare per impostazione predefinita i microfoni dei partecipanti.
8. ClickMeeting è affidabile per le sessioni rivolte ai clienti?
Secondo TimeTac, sì. L’azienda ritiene che lo strumento sia stabile e funzioni bene, un requisito essenziale per le sessioni aperte a un pubblico esterno.
9. TimeTac utilizza integrazioni con ClickMeeting?
Attualmente TimeTac non utilizza integrazioni esterne. L’azienda ha indicato che un’integrazione con Google Calendar e una funzione di moderatore di riserva sarebbero aggiunte utili.
10. TimeTac consiglierebbe ClickMeeting ad altre aziende?
Sì, senza esitazione. Lo consiglia in particolare alle aziende che organizzano sessioni formative ricorrenti o propongono contenuti con argomenti costanti. Tra i vantaggi principali evidenzia la facilità di configurazione e la curva di apprendimento minima.
Loading...
