Branża eventowa była jedną z pierwszych, która odczuła konsekwencje ogłoszenia pandemii. Odwoływanie, przekładanie terminów albo przenoszenie wydarzeń do świata online – przed takimi możliwościami stawali organizatorzy targów i konferencji. Ostatnie kilka miesięcy pokazały nam, że organizacja eventów w 100% wirtualnie jest jak najbardziej możliwa. Jak należy się do tego zabrać? Ucząc się od tych, którym się to udało.
Z tego artykułu dowiesz się między innymi:
Dlaczego wydarzenia organizowane online mogą w pełni zastąpić tradycyjne eventy
Jakie rozwiązania technologiczne są potrzebne, żeby zorganizować wirtualną konferencję
Jakimi narzędziami powinna dysponować platforma do wydarzeń online
Jak organizatorzy konferencji: Supercomputing Frontiers, Jira Day, czy Product Camp przenieśli swoje wydarzenia do przestrzeni cyfrowej
Table of Contents
Wszyscy pamiętamy jak w marcu tego roku Świat zaliczył dachowanie. Ale COVID-19 dał się branży eventowej mocno we znaki już w lutym 2020. Giganci tacy jak Facebook czy Google odwołali swoje ogromne wydarzenia, inni znaczący gracze przełożyli terminy swoich konferencji lub przekształcili je w wydarzenia online przy pomocy platform do wideokonferencji.
W specjalnym raporcie Webinary i widekonferencje w czasach pandemii, ClickMeeting przeprowadziło ankietę, której wyniki wskazują na wyraźny wzrost wykorzystania webinarów do organizowania konferencji czy paneli dyskusyjnych – w całości wirtualnie.
Doskonałym przykładem organizatora konferencji, który przed kryzysem odbywała się stacjonarnie i który nie przestraszył się przeniesienia swojego wydarzenia do świata online jest Interdyscyplinarne Centrum Modelowania Matematycznego i Komputerowego (ICM).
Ich międzynarodowa konferencja Supercomputing Frontiers odbyła się w całości na platformie ClickMeeting i ta decyzja nie tylko uratowała samo wydarzenie przed jej odwołaniem, ale również zwiększyła jej zasięg na skalę globalną i obniżyła barierę uczestnictwa, co docenili sponsorzy wydarzenia.
Jak przyznał dr Marek Michalewicz z ICM:
W tradycyjnym wydarzeniu spodziewalibyśmy się nie więcej niż 300 osób, głównie z Polski. W przypadku wydarzenia online trzykrotnie zwiększyliśmy liczbę uczestników i otworzyliśmy ją na cały świat.
Trzydniowa konferencja, która zgromadziła niemal 1000 uczestników i ponad 40 prelegentów z całego globu, wymagała nie tylko stabilnego systemu, ale również przeprowadzenia szkoleń dla prezenterów, z uwzględnieniem różnych stref czasowych.
Drugim dużym i międzynarodowym wydarzeniem, które nie wywiesiło białej flagi przed koronawirusem, była Jira Day – największa w Środkowej Europie konferencja poświęcona oprogramowaniu Jira – jednemu z najbardziej znaczących narzędzi do pracy w branży IT.
Ubiegłoroczna edycja tego wydarzenia odbywała się w scenerii Stadionu Narodowego w Warszawie i wszystko wskazywało na to, że tegoroczna odsłona również tam miała miejsce. Ale pandemia pokrzyżowała te plany i organizatorzy – firma Deviniti – przeniosła konferencję w przestrzeń cyfrową. A konkretnie – na platformę ClickMeeting, gdzie przez cztery dni, ponad 40 prelegentów prezentowało swoją ekspertyzę dla niemal 2,800 uczestników z całego świata.
Jak powiedział nam Julian Jeliński, odpowiadający za content marketing w firmie Deviniti:
Zmiana trybu wydarzenia na online sprawiła, że zmienił się in plus charakter uczestników. W konferencji wzięły udział osoby bardziej zdeterminowane, żeby poznać produkt, zdobyć merytoryczne informacje, czy też podjąć decyzję zakupową. Czyli byli to bardziej efektywni uczestnicy, a nie sztuczny tłum, który nierzadko można było zaobserwować podczas tradycyjnych, stacjonarnych konferencji.
Jakościowi uczestnicy okazali się po konferencji bardziej podatni na przesyłane materiały edukacyjne i często proaktywne w kontakcie z organizatorami.
Sprawne przeprowadzenie wydarzenia wymagało natomiast przeszkolenia ponad 40 prelegentów z korzystania z platformy webinarowej oraz koordynacja ich uczestnictwa w wydarzeniu.
Mieliśmy na przykład prelegentów z Tokyo czy Montrealu, którzy łączyli się o 3:00 w nocy, podczas gdy w Polsce była godz. 10:00 – relacjonuje Julian Jeliński.
Ostatnim przykładem wydarzenia, które wzięło byka za rogi i przeniosło się do wirtualnej przestrzeni był wrześniowy ProductCamp – międzynarodowa konferencja dedykowana specjalistom pracującym na co dzień przy tworzeniu cyfrowych produktów oraz zarządzaniu projektami IT.
To trzydniowe święto dla ekspertów tytułujących się jako product managers, product designers, czy growth hackers również odbyło się na platformie ClickMeeting i w kulminacyjnych momentach gromadziło aż 1400 uczestników. Organizatorzy postanowili jednak zawiesić poprzeczkę jeszcze wyżej i wynajęli profesjonalne, wyposażone w kamery czy stoły mikserskie studio telewizyjne, z którego prowadzili transmisję typu live streaming.
Na tym jednak nie koniec. Jedną z głównych wartości płynących z tradycyjnych eventów był networking – nawiązywanie kontaktów biznesowych, z których korzystają zarówno uczestnicy jak i wystawcy. Twórcy ProductCamp pomyśleli też o tym i stworzyli tzw. World Cafe – wirtualną przestrzeń do networkingu i dzielenia się zawodowymi doświadczeniami czy kreatywnymi pomysłami.
A jak wyglądał dostęp do poszczególnych dni konferencji, sesji wykładowych, czy pokojów partnerów konferencji? Wydarzenie było biletowane, a każdy uczestnik otrzymywał token umożliwiający mu wstęp do poszczególnych pokoi, co można porównać do identyfikatora, który otrzymuje się na tradycyjnym evencie, który trzeba pokazać przed wejściem na każdą salę. Tutaj – był to wirtualny identyfikator.
Aby skutecznie przenieść swoje duże wydarzenie do cyfrowej przestrzeni, potrzebujesz przede wszystkim dedykowanej platformy, która umożliwia organizację skalowanych spotkań online, webinarów, czy wideokonferencji.
Jest wielu dostawców na rynku, natomiast jest kilka aspektów, których powinieneś wypatrywać dokonując wyboru platformy:
Skalowalność. Jeśli do tej pory na Twoje targi branżowe czy konferencję przybywało od kilkuset do kilku tysięcy osób, upewnij się czy Twoja platforma webinarowa udźwignie tak duży ruch i jest przygotowana technicznie do tego, żeby transmitować wydarzenie do szerszej publiczności. Technologia webcastingowa na przykład, pozwala na dotarcie do nawet 20 tysięcy widzów!
Integracja z płatnościami online. Jeśli Twój event był biletowany i chcesz nadal na nim zarabiać, to sprawdź, czy Twoja platforma ma możliwość integracji z systemami płatniczymi, typu PayPal czy PayU, oraz czy można ją połączyć z systemami do sprzedaży biletów, takimi jak Eventbrite.
Opieka techniczna. Organizacja dużego przedsięwzięcia wirtualnie, które trwa kilka dni i wiąże się z koordynacją kilkudziesięciu wystąpień czy sesji równoległych będzie znacznie łatwiejsze, jeśli Twój dostawca zapewni Ci dedykowanego opiekuna klienta i techniczne wsparcie na każdym etapie organizacji i prowadzenia wydarzenia.
Narzędzia do prezentowania treści. Przywołaj z pamięci dowolną konferencję branżową – była tam przynajmniej jedna sala z wielkim ekranem, na której wyświetlane były prezentacje kolejnych prelegentów. W wirtualnej sali konferencyjnej, również możesz uruchomić prezentację lub dowolne inne pliki (arkusze kalkulacyjne, PDF-y, materiały graficzne czy wideo). Dodatkowo, prelegent takiego eventu może udostępniać swój ekran czy szkicować po wirtualnej tablicy.
Bezpieczeństwo danych uczestników. Większość platform do webinarów ma swoje centra biznesowo – technologiczne zlokalizowane w USA, co oznacza, że proces przetwarzania danych (w tym klientów pochodzących z Unii Europejskiej) odbywa się właśnie tam, czyli poza zasięgiem norm GDPR / RODO. Jeśli organizujesz wydarzenie online i chcesz, żeby wszystko odbywało się zgodnie z europejskim prawem, odszukaj dostawcę, który swoją infrastrukturę serwerową posiada w granicach UE.
Jeżeli sytuacja związana z pandemią utrzymała by się przed dłuższy czas, organizowanie wydarzeń w całości online jest sprawdzoną i efektywną alternatywą.
Jak twierdzi, Martyna Grzegorczyk, Communications and Outreach Manager w ClickMeeting, która przez kilka lat odpowiadała za organizację międzynarodowej konferencji Infoshare:
Część organizatorów ma obawę, że nic nie zastąpi nawiązywania kontaktów biznesowych, które znają z tradycyjnych eventów. Jednak nasze doświadczenie z ostatnich kilku miesięcy pokazują, że na wydarzeniach online bierze udział więcej osób niż na tym samym evencie, który wcześniej odbywał się w tradycyjnej offline’owej formule. Za przykład może służyć konferencja Product Camp, gdzie Organizatorzy spodziewali się na swoim wydarzeniu online maksymalnie 1000 uczestników, a w rzeczywistości było ich aż 1400. Wirtualne eventy pokazały zdecydowanie swoje mocne strony, więc jeżeli kiedyś ustaną zasady społecznego dystansu, to idealnym rozwiązaniem dla organizatorów będzie tworzenie wydarzeń hybrydowych – odbywających się zarówno stacjonarnie jak i online.
Do najważniejszych plusów wirtualnych eventów można zaliczyć:
Brak ograniczeń geograficznych, który otwiera wydarzenie dla uczestników i prelegentów bez względu na to, gdzie się znajdują. Zwiększa się też dostępność ekspertów z branży, którzy nie muszą przylatywać na Twoje wydarzenie z drugiego końca świata.
Skalowalność – omówione przykłady dowodzą, że wydarzenie online przekłada się na znacznie większą liczbę uczestników.
Niższy koszt – nie trzeba wynajmować venue, organizować cateringu czy zakwaterowania dla prelegentów.
Podsumowując, organizacja wirtualnych lub hybrydowych wydarzeń jest przyszłością dla branży eventowej. Niezależnie od tego, co się wydarzy.
Jak wprowadzić młodych ludzi do świata, w którym sztuczna inteligencja jest powszechnie dostępna? Nauczyciel ma…
Sztuczna Inteligencja zyskuje na znaczeniu w każdej dziedzinie życia. Edukacja nie pozostaje pod tym względem…
Wystąpienia publiczne potrafią być bardzo stresujące. Jednocześnie są jednak bardzo ważnym aspektem pracy wielu ekspertów.…
Które narzędzia AI przydadzą się realnie w edukacji? W jaki sposób wykorzystać sztuczną inteligencję do…
Internet daje olbrzymie możliwości, ale wiąże się również z wieloma cyberzagrożeniami. Mogą być szczególnie niebezpieczne…
Twoja wirtualna klasa zawiera wszystko, co niezbędne do nauczania online. Tak jak w tradycyjnej sali…